5 kesalahan umum faktur

Kesalahan tidak bisa dihindari. Saat mengeluarkan faktur, itu cenderung terjadi sesekali. Kesalahan faktur mana yang paling umum? Bagaimana cara menghindari kesalahan penagihan? Apa konsekuensi yang bisa mereka dapatkan? Jika Anda ingin mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, baca artikel kami tentang 5 kesalahan umum faktur.

5 kesalahan umum faktur – daftar isi

1. Nomor faktur salah
2. Data rekanan salah
3. Tidak ada informasi tentang metode pembayaran
4. Deskripsi barang atau jasa yang salah
5. Kesalahan penagihan
6. Ringkasan

Nomor faktur salah

Setiap faktur harus memiliki nomor unik. Ini adalah sesuatu yang jelas tetapi dalam beberapa situasi, mudah untuk membuat kesalahan faktur ini. Ini terutama benar jika Anda menggunakan program seperti Word atau Excel atau yang setara untuk menerbitkan faktur. Sepintas, mungkin tampak seperti ini akan membuat pekerjaan faktur Anda lebih mudah. Dalam program seperti itu Anda dapat menyiapkan templat faktur yang sudah jadi, di mana Anda hanya perlu mengubah data saat mengeluarkan dokumen berikutnya. Tetapi solusi ini memiliki satu kelemahan besar.

Menimpa file berikutnya dapat menyebabkan Anda tersesat dalam penomoran. Dan menyimpan faktur sebagai halaman yang berurutan dalam dokumen Word atau lembar yang berurutan di Excel juga dapat menyebabkan ketidakakuratan.

Apa kesalahan faktur yang paling umum dalam penomoran faktur? Ada dua jenis: nomor faktur duplikat dan kesenjangan dalam penomoran. Kedua kesalahan faktur ini dapat memiliki konsekuensi yang tidak menyenangkan ketika otoritas pajak memeriksanya. Penomoran yang mengandung celah dapat menunjukkan bahwa tidak semua faktur yang diterbitkan termasuk dalam perhitungan pajak. Kesenjangan dalam penomoran akan menimbulkan keraguan serius bahkan jika itu tidak disengaja dan tidak dimaksudkan untuk menyesatkan otoritas pajak.

Jenis kesalahan kedua, yaitu dua atau lebih faktur dengan nomor yang sama tetapi isinya berbeda, mungkin juga menunjukkan bahwa faktur tersebut sengaja diterbitkan untuk menghindari pajak. Dalam hal ini mungkin juga ada masalah dengan pengeposan faktur tersebut, karena perangkat lunak akuntansi mungkin tidak mengizinkan Anda memasukkan dua atau lebih dokumen dengan nomor yang sama.

Memperbaiki kelalaian tersebut mungkin tidak mudah, terutama jika Anda telah mengirimkan faktur yang salah kepada pelanggan Anda dan baru kemudian menyadari bahwa Anda memiliki penomoran yang salah. Mereka tidak terlalu penting bagi kontraktor Anda, karena mereka tidak memeriksa penomoran faktur Anda dengan benar. Oleh karena itu, mereka dapat membayar tagihan tersebut tanpa masalah. Tetapi dalam kasus pemeriksaan pajak, Anda dapat dikenakan sanksi untuk itu. Itu sebabnya lebih baik untuk mencegahnya, misalnya, dengan menggunakan program atau aplikasi faktur di mana penomoran akan ditetapkan secara otomatis. Dengan cara ini Anda akan menghindari kesalahan faktur dan Anda akan yakin bahwa Anda tidak menerbitkan faktur dengan nomor yang salah.

Data rekanan salah

Kita hanya manusia dan salah langkah terjadi pada kita semua dari waktu ke waktu. Bisa jadi salah ketik nama perusahaan yang Anda faktur atau salah mengeja nama pelanggan Anda. Salah satu tipikal juga adalah alamat kontraktor yang salah. Dalam kasus seperti itu, dapat terjadi berbagai kesalahan: nomor gedung yang salah, kode pos yang salah, nama jalan yang salah, atau bahkan kota kantor pusat perusahaan yang salah eja. Bisa juga terjadi bahwa Anda salah menuliskan nomor pokok wajib pajak pelanggan Anda pada faktur.

Tampaknya ini hanya hal-hal kecil. Tapi tidak ada yang suka ketika nama atau nama keluarga mereka mengandung kesalahan ejaan. Selain itu, mereka dapat menyebabkan konsekuensi pajak. Data kontraktor yang salah dapat membuatnya tidak dapat mengenali faktur tersebut sebagai biaya bisnisnya. Dalam kasus seperti itu akan diperlukan untuk memperbaiki data. Ini akan memperpanjang waktu Anda harus menunggu pembayaran untuk faktur tersebut, karena pelanggan Anda dapat menahan pembayaran sampai mereka menerima dokumen dengan data yang benar.

Jenis cacat lainnya adalah menerbitkan faktur ke data penerima yang sama sekali berbeda. Ini bisa terjadi terutama ketika faktur dibuat secara manual dengan menimpa data dalam file. Dalam hal ini, jumlah barang atau jasa yang dijual yang benar disertakan dalam faktur, tetapi data penerima tetap dari faktur sebelumnya.

Selang waktu ini dapat menyebabkan Anda mengirim faktur tersebut ke penerima yang salah, yang tidak membeli barang yang tercantum di dalamnya dari Anda. Anda juga dapat mengirimkannya ke kontraktor yang telah membeli dari Anda, tetapi informasi penerima akan salah pada faktur itu. Sampai Anda memperbaikinya, Anda tentu tidak dapat mengandalkan penerimaan pembayaran untuk faktur semacam itu.

Bagaimana cara menghindarinya? Di sinilah program faktur dapat membantu Anda. Anda dapat menggunakannya untuk membuat database pelanggan Anda. Anda hanya perlu memeriksa data mereka sekali, sehingga Anda dapat menagih dengan sempurna nanti. Beberapa program memungkinkan Anda mengunduh data perusahaan dari catatan pemerintah, sehingga Anda dapat menghindari kesalahan ini saat menerbitkan faktur.

Tidak ada informasi tentang metode pembayaran

Semua orang suka memiliki uang yang disetorkan ke akun mereka. Tetapi kurangnya informasi tentang cara membayar dapat membuat pembayaran tagihan menjadi tidak mungkin.

Di sinilah berbagai kesalahan bisa terjadi, mulai dari tidak memiliki nomor rekening bank hingga salah nomor rekening hingga tidak tahu kapan dan bagaimana cara membayar tagihan. Ketidakakuratan di sini dapat memiliki berbagai konsekuensi. Melewatkan tanggal jatuh tempo mungkin akan mengakibatkan pelanggan membayar Anda untuk faktur dalam batas waktu yang sah. Namun nomor rekening yang salah atau bahkan kekurangannya akan mengakibatkan kontraktor tidak mampu membayar Anda. Hanya ketika Anda memperbaiki atau melengkapi data ini, Anda dapat mengandalkan pembayaran untuk faktur.

Deskripsi barang atau jasa yang salah

Faktur harus berisi deskripsi yang akurat tentang barang dan jasa yang dijual. Sementara dalam kasus kesalahan barang jauh lebih jarang terjadi, deskripsi layanan yang baik dapat menyebabkan banyak masalah. Pelanggan Anda tidak boleh ragu bahwa mereka membayar untuk apa yang mereka pesan. Karena itu, data di invoice harus sesuai dengan data di pesanan.

Tergantung pada prosedur yang dimiliki kontraktor Anda, beberapa mungkin memerlukan deskripsi lebih rinci tentang layanan yang Anda berikan, sementara yang lain mungkin tidak. Meskipun demikian, ada baiknya untuk memastikan keakuratannya agar Anda tidak mengalami masalah saat menerima pembayaran di kemudian hari. Deskripsi yang salah perlu diperbaiki, yang mungkin akan memakan waktu. Akibatnya, Anda mungkin menerima pembayaran untuk faktur tersebut lebih lambat dari yang Anda harapkan. Sebuah solusi untuk masalah ini mungkin untuk membuat katalog barang yang dijual dan deskripsi yang akurat dari layanan individu. Dengan cara ini Anda akan selalu memiliki deskripsi yang jelas dan terbaca dari penawaran Anda pada faktur.

Kesalahan penagihan

Faktur tidak boleh mengandung kesalahan akuntansi, tetapi situasi ini dapat terjadi. Ada beberapa tempat di mana mereka paling sering muncul. Ini termasuk jumlah total yang harus dibayar. Ini mungkin salah ditambahkan, membuat faktur dikecilkan atau dilebih-lebihkan. Tak satu pun dari opsi ini bermanfaat. Mengapa? Karena itu mencerminkan buruk pada orang yang mengeluarkan faktur.

Mungkin saja pelanggan tidak dengan hati-hati memeriksa apakah dokumen yang Anda keluarkan tidak mengandung kesalahan akuntansi dan membayar faktur semacam itu. Tetapi akibatnya, Anda mungkin menerima terlalu sedikit atau terlalu banyak uang. Dalam kasus pertama, Anda harus meminta pelanggan untuk membayar ekstra, yang mungkin membuat Anda mendapat sorotan yang buruk. Dalam kasus kedua, pelanggan dapat meminta pengembalian uang atas kelebihan pembayaran, yang dapat berdampak buruk pada reputasi perusahaan Anda. Dalam kedua kasus, faktur semacam itu dapat ditentang oleh pemeriksaan pajak, jadi lebih baik untuk menghindarinya.

Tempat lain di mana kesalahan akuntansi terjadi pada faktur adalah dalam perhitungan nilai barang yang dijual. Dalam hal ini, mungkin ada kesalahan dalam mengalikan jumlah potongan barang dan harga untuk satu potong. Ini paling sering terjadi ketika perhitungan dilakukan secara manual. Kesalahan juga dapat terjadi saat menghitung nilai PPN. Menggunakan program faktur akan membantu Anda menghindari kesalahan faktur seperti itu karena perhitungan dibuat secara otomatis di sana.

Kesalahan faktur – ringkasan

Kesalahan faktur terjadi pada semua orang. Namun, Anda harus menyadari bahwa mereka dapat memiliki konsekuensi hukum. Kesalahan faktur juga berkontribusi pada keterlambatan pembayaran dan dapat berdampak negatif pada kredibilitas perusahaan Anda. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan platform faktur khusus yang mengotomatiskan banyak proses dan pada saat yang sama memungkinkan Anda menghindari kesalahan dasar.

Baca juga: Apa yang harus disertakan dalam faktur? – 12 elemen penting

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting