5 Strategi Efektif untuk Optimasi Pengeluaran Bisnis

Mengelola pengeluaran bisnis secara efektif sangat penting untuk kesuksesan dan pertumbuhan finansial. Menurut sebuah studi oleh Grup Aberdeen, biaya yang berkaitan dengan perjalanan dan hiburan mencakup lebih dari 7% dari keseluruhan anggaran rata-rata perusahaan.

‍

Sangat penting untuk mengendalikan dan mengoptimalkan pengeluaran ini. Menerapkan sistem seperti ini memungkinkan perusahaan untuk:

‍

• mencapai profitabilitas yang lebih besar
• meningkatkan pengendalian biaya
• mengalokasikan sumber daya secara strategis

‍

Pada artikel ini, kami akan membahas lima strategi efektif yang dapat membantu bisnis mengoptimalkan pengeluaran mereka.

‍

Strategi ini mencakup berbagai aspek, mulai dari proses pengadaan dan analisis berbasis data hingga otomatisasi kebijakan perjalanan dan pengeluaran. Dengan menerapkan pendekatan ini, bisnis dapat:

‍

• merampingkan operasi
• mengidentifikasi peluang penghematan biaya
• menumbuhkan budaya sadar biaya

‍

Mari selami strategi-strategi ini dan temukan bagaimana strategi-strategi tersebut dapat mendorong perbaikan yang signifikan dalam manajemen pengeluaran.

Sumber

Merampingkan proses pengadaan untuk efisiensi biaya

Pembelian terpusat untuk tabungan terkonsolidasi

Apakah Anda muak dengan biaya bisnis setinggi langit?

-

Anda berada di tempat yang tepat! Buka potensi penghematan biaya melalui pembelian terpusat .

‍

Pembelian terpusat memungkinkan bisnis untuk:

‍

• mengkonsolidasikan upaya pengadaan mereka
• menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan pemasok
• memanfaatkan skala ekonomi untuk penghematan biaya

‍

Dengan memusatkan keputusan pembelian, bisnis dapat merampingkan proses dan mengoptimalkan manajemen rantai pasokan.

Konsolidasi vendor untuk operasi yang disederhanakan

Bagaimana Anda dapat mengurangi biaya perjalanan dan kompleksitas untuk bisnis Anda?

‍

Melalui konsolidasi vendor!

‍

Terlibat dengan banyak vendor dapat menyebabkan:

‍

• biaya administrasi yang lebih tinggi
• rantai pasokan yang terfragmentasi
• kehilangan kesempatan untuk diskon volume.

‍

Menurut sebuah studi oleh Deloitte, banyak perusahaan perlu mengurangi biaya perjalanan per karyawan lebih dari 20% untuk memenuhi target keberlanjutan 2030 mereka.

‍

Merampingkan efisiensi hari ini dengan mengkonsolidasikan vendor. Ini akan memastikan bisnis Anda dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih baik serta menyederhanakan pengelolaan faktur.

‍

Analitik data untuk manajemen pengeluaran yang cerdas

Pendekatan manajemen biaya tradisional seringkali tidak memiliki kemampuan untuk mengekstrak wawasan yang berarti dari data. Memanfaatkan analitik data, bisnis dapat membuka informasi berharga yang tersembunyi di dalam data pengeluaran mereka. Hal ini pada gilirannya akan membantu dalam membuat keputusan untuk mendorong penghematan biaya.

‍

Menurut sebuah studi oleh Grup Aberdeen, 60% perusahaan meningkatkan program mereka dengan kemampuan analitik data. Analitik mutakhir ini juga memungkinkan pengurangan biaya keterlambatan sebesar 55%.

Pelacakan pengeluaran waktu nyata

Metode pelacakan pengeluaran tradisional seringkali terbatas pada analisis post-facto. Yang membuatnya menantang untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya secara tepat waktu.

‍

Pelacakan pengeluaran waktu nyata memungkinkan bisnis untuk memantau pengeluaran saat terjadi . Memungkinkan Anda untuk mengambil keputusan proaktif dan mempertahankan kontrol biaya.

‍

Sebagian besar sistem manajemen pengeluaran tingkat lanjut dilengkapi dengan kemampuan pelacakan waktu nyata. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memantau pengeluaran saat terjadi. Selain itu, ini:

‍

• memungkinkan deteksi dini pengeluaran berlebihan
• mengidentifikasi penyimpangan anggaran
• mengambil tindakan korektif segera untuk mengoptimalkan biaya.

‍

Analitik prediktif untuk perkiraan biaya

‍

Peramalan pengeluaran yang akurat sangat penting untuk perencanaan anggaran yang efektif dan optimalisasi biaya. Memanfaatkan potensi analitik prediktif , bisnis dapat menganalisis data pengeluaran historis dan faktor relevan lainnya. Yang dapat membantu mereka dalam membuat prediksi berdasarkan informasi tentang pola pengeluaran di masa mendatang.

‍

Ini melengkapi organisasi dengan alat untuk:

‍

• membuat keputusan penganggaran berbasis data
• mengoptimalkan alokasi sumber daya
• mencapai efisiensi biaya

‍

Deteksi dan pencegahan penipuan

Apakah Anda menduga beberapa klaim pengeluaran dalam bisnis Anda adalah penipuan ?

‍

Klaim pengeluaran yang curang dapat berdampak signifikan pada keuntungan perusahaan. Bisnis dapat secara proaktif mendeteksi dan mencegah aktivitas penipuan. Ini dicapai dengan memanfaatkan teknik analisis data secara efektif. Menghasilkan protokol yang ketat untuk melindungi sumber daya keuangan mereka.

‍

Alat analitik data tingkat lanjut dapat menganalisis:

• data pengeluaran
• mengidentifikasi pola yang mencurigakan, dan
• mendeteksi potensi kasus penipuan.
• 
  
• 
  
• Algoritme pembelajaran mesin dapat menandai anomali, seperti pengiriman duplikat atau pola pengeluaran yang tidak biasa, memungkinkan bisnis mengambil tindakan cepat dan memitigasi risiko yang terkait dengan penipuan biaya.

‍

Sumber

Menerapkan strategi perjalanan hemat biaya

Biaya perjalanan bisnis dapat bertambah dengan cepat, berdampak pada keuntungan. Menggunakan strategi perjalanan sadar biaya memastikan perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran perjalanan mereka. Semuanya dapat dilakukan tanpa mengorbankan produktivitas atau kualitas.

‍

Memprioritaskan kepatuhan kebijakan perjalanan

‍

Kebijakan perjalanan perusahaan yang terdefinisi dengan baik menetapkan pedoman dan kendali bagi karyawan. Ini memastikan kepatuhan terhadap langkah-langkah penghematan biaya yang ditetapkan oleh organisasi Anda.

‍

Dengan memprioritaskan kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan mendapatkan kendali yang lebih besar atas pengeluaran perjalanan.

‍

Bisnis Anda harus menetapkan kebijakan perjalanan yang komprehensif. Itu harus mencakup pedoman tentang:

‍

• prosedur pemesanan perjalanan
• batasan biaya
• pemasok yang disukai
• proses persetujuan perjalanan

‍

Secara teratur mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada karyawan. Sediakan pelatihan bagi karyawan Anda untuk memastikan kesadaran dan kepatuhan. Ini akan menumbuhkan budaya perjalanan sadar biaya dalam organisasi Anda.

‍

Pemesanan grup untuk penghematan biaya

‍

Salah satu pendekatan berharga untuk penghematan perjalanan adalah memanfaatkan pemesanan grup. Misalnya, menggunakan layanan pemesanan grup yang disediakan oleh TravelPerk dapat menguntungkan perusahaan Anda dalam banyak cara.

‍

Perusahaan Anda dapat memperoleh potongan harga dan manfaat untuk:

‍

• akomodasi
• angkutan
• makanan dan jamuan
• layanan terkait perjalanan lainnya

‍

Pemesanan grup menawarkan penghematan biaya dan merampingkan logistik mengatur perjalanan untuk banyak karyawan.

‍

Melibatkan kemitraan perjalanan strategis

‍

Berkolaborasi dengan pemasok pilihan dan mitra perjalanan dapat memberi bisnis akses ke:

‍

• diskon eksklusif
• tarif yang dinegosiasikan
• layanan bernilai tambah

‍

Terlibat dalam kemitraan perjalanan strategis memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan pengeluaran perjalanan.

‍

Mengidentifikasi dan menjalin kemitraan dengan terpercaya:

‍

• agen perjalanan
• maskapai penerbangan
• hotel
• perusahaan persewaan mobil

‍

yang menawarkan harga bersaing dan keuntungan tambahan.

‍

Anda dapat menegosiasikan harga pilihan dan menggabungkan pemesanan perjalanan dengan mitra perjalanan pilihan Anda. Ini akan memungkinkan Anda menerapkan volume perjalanan kolektif dan membuka penghematan biaya untuk organisasi.

‍

Mengoptimalkan hubungan pemasok untuk penghematan biaya

‍

Hubungan yang kuat dengan pemasok dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dan peningkatan nilai bagi bisnis. Dengan mengelola hubungan pemasok secara strategis, perusahaan dapat:

‍

• menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan
• merampingkan proses
• mencapai efisiensi biaya

‍

Evaluasi dan pemilihan pemasok

‍

Bisakah Anda menemukan pemasok yang tepat untuk kebutuhan unik Anda?

‍

Proses evaluasi dan pemilihan pemasok yang efektif sangat penting. Mereka memungkinkan Anda mengidentifikasi mitra yang sejalan dengan tujuan ekonomi bisnis Anda.

‍

Idealnya, bisnis harus memastikan mereka terlibat dengan pemasok yang menawarkan:

‍

• penetapan harga yang kompetitif
• produk atau jasa yang berkualitas
• ketentuan yang menguntungkan

‍

Kembangkan kerangka evaluasi pemasok yang komprehensif. Itu harus memasukkan faktor-faktor seperti:

‍

• harga
• kualitas
• keandalan
• fleksibilitas
• kompatibilitas dengan nilai-nilai organisasi Anda

‍

Praktik terbaik melibatkan melakukan penilaian menyeluruh, meminta proposal, dan menganalisis kemampuan pemasok. Hasil ini akan membantu dalam membuat keputusan berdasarkan informasi yang mendorong penghematan biaya tanpa mengorbankan kualitas.

‍

Negosiasi dan manajemen kontrak

‍

Negosiasi yang terampil dan manajemen kontrak yang efektif sangat penting untuk mencapai harga dan persyaratan yang menguntungkan dengan pemasok. Menggunakan strategi terkini, bisnis dapat mendorong penghematan biaya dan membuat kesepakatan yang saling menguntungkan.

‍

Penting untuk melatih tim pengadaan dalam teknik negosiasi. Ini akan membantu mereka mendapatkan penawaran terbaik selama negosiasi pemasok.

‍

Berusaha keras untuk Menerapkan proses manajemen kontrak yang kuat di tempat kerja Anda. Ini akan:

‍

• memastikan kepatuhan
• Memantau kinerja
• mengidentifikasi peluang untuk optimalisasi biaya lebih lanjut.

‍

Tinjau kontrak secara teratur untuk mengeksploitasi kondisi pasar dan menegosiasikan persyaratan yang lebih baik. Ini akan mempromosikan hubungan win-win dengan pemasok Anda.

‍

Pengembangan pemasok kolaboratif

‍

Inisiatif pengembangan pemasok kolaboratif melampaui hubungan transaksional. Mereka bertujuan untuk membangun kemitraan jangka panjang yang mendorong penghematan biaya. Hal ini dilakukan melalui perbaikan proses bersama, inovasi, dan penciptaan nilai.

‍

Berkolaborasi dengan pemasok strategis untuk:

‍

• mengidentifikasi peluang penghematan biaya
• merampingkan proses
• mendorong keuntungan efisiensi

‍

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat berkolaborasi:

‍

• Bagikan data dan wawasan
• melakukan pemecahan masalah bersama
• mengeksplorasi pendekatan inovatif bersama-sama.

‍

Sumber

Solusi teknologi untuk pelacakan pengeluaran yang efisien

‍

Metode pelacakan pengeluaran manual tradisional dapat memakan waktu, rawan kesalahan, dan tidak efisien. Dengan memanfaatkan potensi solusi teknologi ini, bisnis dapat mengotomatiskan dan merampingkan proses pelacakan pengeluaran mereka

‍

Ini mengarah pada peningkatan akurasi, peningkatan efisiensi, dan peningkatan kontrol biaya.

‍

perangkat lunak manajemen biaya

‍

Perangkat lunak manajemen pengeluaran menyediakan platform terpusat bagi karyawan untuk:

‍

• mengirimkan laporan pengeluaran
• menangkap kuitansi
• melacak pengeluaran secara real-time.

‍

Alat ini mengotomatiskan alur kerja persetujuan pengeluaran, menegakkan kepatuhan kebijakan, dan menghasilkan laporan komprehensif. Perangkat lunak ini memungkinkan bisnis untuk mendapatkan visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran mereka.

‍

Terapkan solusi perangkat lunak manajemen pengeluaran yang mudah digunakan. Idealnya, perangkat lunak yang terintegrasi dengan sistem keuangan dan menawarkan fitur canggih lainnya. Beberapa fitur ini adalah:

‍

• pemindaian tanda terima
• aksesibilitas seluler
• penegakan kebijakan
• proses penggantian otomatis.

‍

Hal ini mendorong karyawan untuk dengan mudah melacak dan melaporkan pengeluaran. Secara bersamaan itu dapat memberi tim keuangan data yang akurat untuk analisis dan pengambilan keputusan.

‍

Solusi pembayaran digital

‍

Metode pembayaran tradisional seperti cek dan uang tunai dapat menjadi rumit untuk dilacak dan direkonsiliasi. Dengan mengadopsi solusi pembayaran digital, bisnis dapat merampingkan transaksi pengeluaran, menghilangkan proses manual, dan mendapatkan visibilitas real-time ke dalam pola pengeluaran.

‍

Integrasikan solusi pembayaran digital seperti kartu kredit perusahaan atau aplikasi pembayaran seluler ke dalam proses manajemen pengeluaran. Ini tidak hanya menyederhanakan transaksi pengeluaran tetapi juga memungkinkan bisnis untuk menangkap data transaksi terperinci secara otomatis, memfasilitasi kategorisasi, pelacakan, dan rekonsiliasi pengeluaran yang akurat.

‍

Sumber

‍

Manajemen pengeluaran yang lancar

‍

Optimalisasi biaya bisnis menuntut pendekatan berpikiran maju dan komitmen terhadap keunggulan. Menggunakan otomatisasi dan memanfaatkan analitik data tingkat lanjut memastikan bisnis dapat membuka tingkat baru efisiensi dan kontrol biaya.

‍

Idealnya, bisnis Anda harus menciptakan kemitraan strategis dengan pemasok dan penyedia layanan tepercaya. Ini dapat membuka pintu untuk peluang dan diskon penghematan biaya eksklusif. Berhati-hatilah untuk memelihara hubungan ini dan memanfaatkan sinergi kolaboratif.

‍

Ingat, pengoptimalan pengeluaran bisnis yang efektif adalah perjalanan yang berkelanjutan. Butuh adaptasi dan inovasi. Tetap mengikuti tren yang sedang berkembang.

‍

Terus-menerus mengevaluasi dan menyempurnakan strategi sadar anggaran Anda, akan mengembangkan bisnis Anda ke ketinggian baru. Bisnis Anda harus mengadopsi pola pikir peningkatan berkelanjutan untuk upaya ini.

‍

Dengan formula sukses ini, bisnis dapat menciptakan keunggulan kompetitif dan mencapai kesuksesan finansial jangka panjang.

‍