Panduan Mudah untuk Memahami Fase Siklus Hidup Manajemen Proyek

Menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya dari awal hingga akhir sambil mencegah penyalahgunaan sumber daya, waktu, dan uang bergantung pada seberapa baik Anda mengelola fase siklus hidup proyek.

Sekarang, berdasarkan jenis proyek dan persyaratannya, jumlah fase siklus hidup manajemen proyek dapat berubah; tetapi dalam posting ini kita akan membahas kelimanya dan langkah-langkah yang harus Anda ikuti selama masing-masing.

Apa itu Siklus Hidup Proyek?

Siklus hidup proyek adalah proses yang diikuti oleh manajer proyek saat menyelesaikan proyek. Ini mencakup urutan fase yang dilalui proyek dari inisiasi hingga penutupan.

Apa Lima Tahap Siklus Hidup Proyek?

Memecah proyek menjadi beberapa tahap sebenarnya memudahkan untuk mengelola dan mengontrolnya, serta berupaya meningkatkan kualitasnya.

Inisiasi Proyek

Tahap pertama inisiasi akan meletakkan dasar untuk beberapa tahap manajemen proyek berikutnya. Di sinilah Anda akan mendefinisikan proyek pada tingkat yang luas.

Di sini Anda akan,

• Evaluasi nilai dan kelayakan proyek untuk memutuskan apakah akan melanjutkannya. Selama studi kelayakan, Anda akan melihat apakah Anda dapat memenuhi persyaratan proyek dengan sumber daya yang tersedia dan mengembangkan kasus bisnis.

• Identifikasi pemangku kepentingan proyek. Di sini Anda akan melakukan analisis pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi mereka dan kebutuhan mereka dan memprioritaskan mereka berdasarkan pengaruh mereka.

• Mengidentifikasi kiriman proyek. Anda dapat menggunakan pencapaian untuk memecah hasil yang kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, sehingga lebih mudah untuk dilacak.

• Tentukan tujuan dan persyaratan (seperti sumber daya, anggaran, dan waktu yang dibutuhkan) proyek. Buat piagam proyek atau dokumen inisiasi proyek termasuk informasi ini. Ini juga harus mencantumkan kebutuhan bisnis, tujuan, pemangku kepentingan, dan risiko proyek.

Sumber Daya yang Berguna

Panduan Mudah Manajemen Pemangku Kepentingan

9 Alat Visual untuk Mengumpulkan Persyaratan untuk Perangkat Lunak Anda

Perencanaan proyek

Dalam fase perencanaan siklus hidup manajemen proyek, Anda akan menyusun strategi untuk melakukan langkah-langkah proyek atau dengan kata lain menentukan apa yang sebenarnya perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan sebelumnya.

Di sini Anda akan,

• Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan proyek dan ruang lingkup proyek. Anda dapat menggunakan kriteria SMART yang memandu Anda untuk menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu.

• Tata letak apa yang perlu dilakukan dan buat struktur rincian kerja yang akan membantu Anda memecah proyek menjadi tugas yang dapat dikelola berdasarkan hasil proyek.

• Membuat bagan pencapaian atau bagan Gantt tempat Anda dapat menampilkan pencapaian utama dan peta jalan produk yang menguraikan garis waktu proyek dan pencapaian proyek untuk tim

Templat jadwal proyek

Templat peta jalan produk

• Memperkirakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan dan membentuk tim yang kompeten dan memperjelas peran dan tanggung jawab mereka.

• Buat rencana manajemen risiko dengan mengidentifikasi potensi risiko yang dapat menghambat kemajuan proyek dan menguraikan langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menguranginya.
• Buat rencana komunikasi yang menentukan strategi komunikasi Anda untuk pemangku kepentingan.

• Lakukan analisis biaya untuk memastikan semuanya sesuai dengan anggaran Anda. Dan menetapkan ukuran kinerja berdasarkan ruang lingkup proyek, biaya dan jadwal untuk menilai kemajuan dan memastikan bahwa proyek akan tetap pada jalurnya.

Sumber Daya yang Berguna;

Panduan Visual untuk Merencanakan Proyek

Daftar Utama Teknik Manajemen Risiko Visual

Panduan Mudah Membuat Rencana Komunikasi yang Efektif

Menggunakan Gantt Charts dan Flowchart dalam Perencanaan Proyek

Eksekusi projek

Dalam fase eksekusi Anda mengimplementasikan apa yang telah Anda rencanakan. Tugas manajer proyek di sini adalah mengawasi kesalahan dan mengawasi tim sambil memastikan bahwa semua orang tetap pada rencana awal.

• Buat diagram alur kerja atau peta proses yang menguraikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh tim/individu untuk menyelesaikan setiap pencapaian dan pengadaan sumber daya yang diperlukan.
  

• Adakan rapat awal proyek di mana Anda dapat menjalankan diagram alur kerja, bagan pencapaian, struktur rincian kerja, dll. yang telah Anda buat dengan tim Anda. Bantu mereka memahami apa yang sebenarnya diharapkan dari mereka.
• Komunikasikan pembaruan proyek kepada pemangku kepentingan dan adakan pertemuan status jika diperlukan
• Lacak kemajuan dan perbarui jadwal proyek dan buat perubahan pada rencana proyek sesuai kebutuhan

Sumber Daya yang Berguna;

Panduan Mudah untuk Alur Kerja | Dengan Template Alur Kerja yang Dapat Diedit

Pemantauan Proyek

Fase ini mengharuskan manajer proyek untuk memantau kinerja proyek dan mengkomunikasikan statusnya kepada pemangku kepentingan.

Anda dapat menggunakan Indikator Kinerja Utama (KPI) seperti mengikuti jadwal, menjaga anggaran tetap terkendali, berhasil memberikan hasil proyek, dll. untuk mengukur kemajuan.

Jika diperlukan, temukan cara untuk mengoptimalkan kinerja dan membuat perubahan pada rencana manajemen proyek untuk memastikannya menghasilkan kinerja terbaik.

Penutupan Proyek

Fase ini menandai penutupan proyek ketika hasil akhir disampaikan. Anda dapat memanfaatkan pelajaran yang dipetik untuk mengoptimalkan proses proyek dan upaya tim selama proyek mendatang.

Di sini Anda akan,

• Lepaskan sumber daya yang digunakan untuk proyek dan alokasikan termasuk sisa anggaran untuk proyek mendatang.
• Menilai keberhasilan proyek dan berbagi laporan dengan para pemangku kepentingan. Identifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak dan dokumentasikan informasi dengan benar untuk referensi di masa mendatang.
• Evaluasi bagaimana kinerja tim dan beri tahu mereka di mana mereka perlu meningkatkan dan mengenali mereka untuk kesuksesan mereka.
• Secara resmi menghentikan setiap kontraktor yang dipekerjakan untuk proyek tersebut.
• Bersama-sama dengan tim membuat rencana untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tidak selesai selama proyek

Akhir dari siklus hidup proyek dapat ditandai dengan pertemuan penutup atau pesta untuk merayakan keberhasilan dan memberi selamat kepada tim.

Apa Strategi Manajemen Proyek Anda?

Setiap proyek, besar atau kecil, sederhana atau kompleks melewati beberapa fase ini. Adalah tugas manajer proyek untuk memiliki strategi manajemen siklus hidup proyek yang solid untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya.

Apa strategi Anda? Bagikan pengalaman Anda dengan kami di bagian komentar di bawah.