5 Langkah untuk Memaksimalkan Nilai Proyek

Kesamaan yang dimiliki semua usaha kecil adalah keinginan mereka untuk berkembang dan dorongan untuk mencapai impian mereka. Namun, jalan menuju kesuksesan tidak selalu jelas. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana penerapan pendekatan pertumbuhan berbasis proyek dapat memaksimalkan nilai proyek dan dengan cepat memberikan manfaat bagi bisnis Anda.

1. Fokus

Ketika pertumbuhan dimulai, pemilik usaha kecil biasanya terjebak dalam tugas sehari-hari atau bersemangat meluncurkan terlalu banyak proyek sekaligus. Namun, tidak satu pun dari pendekatan ini yang mampu mendorong pertumbuhan berkelanjutan.

Menumbuhkan bisnis secara berkelanjutan ibarat menaiki tangga – Anda harus bergerak maju selangkah demi selangkah. Mulailah dengan membuat daftar berbagai opsi proyek yang tersedia untuk Anda. Kemudian, periksa dengan cermat setiap proyek untuk tiga hal:

• Seberapa penting proyek ini bagi bisnis saya?
• Seberapa layakkah proyek ini?
• Jika saya tidak mengerjakan proyek ini, apa konsekuensinya?

Di bagian atas daftar Anda, tempatkan proyek yang paling layak, penting, dan memiliki konsekuensi terbesar jika tidak diselesaikan. Dengan cara ini, Anda akan memiliki jalur yang jelas untuk melanjutkan.

2. Pemahaman

Agar sebuah proyek menjadi bermakna, Anda harus memahami bagaimana proyek tersebut akan memberikan nilai bagi organisasi Anda. Jadi, mulailah dengan menetapkan tujuan bisnis untuk menyelaraskan proyek. Menulis tujuan terkadang membutuhkan beberapa kali pengulangan, jadi cobalah memulai dengan pernyataan seperti:

• Kami melakukan proyek ini untuk mencapai tujuan x dan menghindari risiko y .
• Kami menjalankan proyek ini untuk memberikan nilai x karena ini memposisikan organisasi kami z .
• Kami menjalankan proyek ini karena jika tidak, maka konsekuensinya akan terjadi.
• Kami menjalankan proyek ini untuk meningkatkan bagian organisasi kami sehingga kami dapat melaksanakan z .

Menetapkan tujuan bisnis yang baik untuk memandu proyek Anda akan membantu Anda menentukan cara mengukur keberhasilan. Pertimbangkan hasil mana yang dapat diukur untuk menentukan apakah Anda telah mencapai tujuan Anda. Proyek menjadi paling kuat ketika tim Anda memahami nilainya dan dampak keberhasilan atau kegagalannya. Proyek-proyek ini kemungkinan besar memiliki tim yang termotivasi, dengan komitmen yang lebih kuat terhadap keberhasilan proyek.

3. Perencanaan

Sangat mudah untuk merasa bersemangat terhadap suatu proyek dan tujuannya, terutama ketika Anda melaksanakannya sendiri, atau dengan tim kecil. Hal ini membuat sangat menggoda untuk memulai sesegera mungkin.

Meskipun membuat rencana mungkin tampak seperti membuang-buang waktu, mengabaikan langkah ini adalah kesalahan utama. Kenyataannya adalah, rencana yang terstruktur dengan baik memberikan data penting untuk mengevaluasi kinerja proyek di kemudian hari. Di organisasi muda dengan pengalaman proyek terbatas, data ini sangat penting untuk membantu Anda terus meningkatkan penyampaian proyek. Dan, ketika proyek dikaitkan dengan nilai, Anda juga meningkatkan kemampuan Anda untuk mewujudkan nilai.

Rencana juga penting untuk mengevaluasi apakah suatu proyek berjalan sesuai rencana dan mengidentifikasi risiko yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilannya.

Hal-Hal Penting yang Harus Disertakan dalam Rencana Proyek

• Anggaran – Ketahui jenis investasi apa yang dapat dilakukan bisnis Anda pada suatu proyek dan bandingkan dengan keuntungan yang diharapkan. Pertimbangkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk memulihkan investasi, karena hal ini dapat memengaruhi jadwal Anda untuk merealisasikan proyek.
• Garis Waktu – Identifikasi tonggak penting yang diperlukan untuk merealisasikan proyek Anda dan tetapkan tujuan kapan hal tersebut akan tercapai. Analisis kondisi pasar dan kebutuhan bisnis lainnya yang akan menentukan kapan proyek dapat berhasil. Periksa apakah jadwal pencapaian selaras dengan kebutuhan bisnis jangka panjang dan sempurnakan lini waktunya menggunakan wawasan ini.
• Analisis risiko – Diskusikan pertanyaan-pertanyaan berikut dengan tim proyek Anda dan tinjau kembali pertanyaan-pertanyaan tersebut seiring kemajuan proyek:
  • Apa yang salah?
  • Seberapa besar kemungkinan masalah ini terjadi?
  • Apa saja dampak potensialnya?
  • Langkah-langkah apa yang dapat kita ambil untuk memitigasi risiko-risiko ini?
  • Apakah langkah-langkah ini harus segera diterapkan?
• Komunikasi – Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut untuk memastikan komunikasi yang efektif selama proyek berlangsung:
  • Siapa yang perlu tahu tentang proyek ini?
  • Informasi apa yang penting bagi mereka?
  • Seberapa sering mereka memerlukan pembaruan?
  • Apa cara paling efektif untuk menyampaikan informasi ini?
  • Bagaimana cara terbaik kita mendukung kebutuhan komunikasi ini?
• Ruang Lingkup – Tentukan daftar tugas minimum yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis. Ruang lingkup dapat didokumentasikan dalam beberapa cara, seringkali dimulai dengan pernyataan ruang lingkup – sebuah paragraf singkat yang menjelaskan hasil yang diharapkan dari proyek. Ini harus diikuti dengan daftar hal-hal yang tidak termasuk dalam cakupan. Ruang lingkup juga dapat ditentukan menggunakan:
  • Backlog – Daftar prioritas semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
  • Struktur rincian kerja – Matriks tugas yang berurutan yang disusun berdasarkan urutan penyelesaian.

4. Eksekusi

Pertimbangkan jenis keahlian yang dibutuhkan agar proyek berhasil dan siapa yang dapat menyediakannya. Kemudian, bertujuan untuk menciptakan tim yang beragam mungkin. Keberagaman – bila dibarengi dengan dukungan yang tepat dan lingkungan yang mendorong perdebatan dan diskusi terbuka – akan menghasilkan tim yang berkinerja tinggi.

Apakah sumber daya proyek akan didedikasikan untuk proyek ini, atau apakah mereka mempunyai tugas lain? Jika mereka memiliki tugas lain, pastikan timeline Anda mencakup kemungkinan, seperti:

• Seberapa sering tim proyek perlu bertemu?
• Apakah Anda akan menggunakan teknologi untuk membantu Anda mengelola pekerjaan yang sedang dilakukan?
• Bagaimana Anda tahu pekerjaan sudah selesai?
• Siapa yang akan bertanggung jawab atas proyek tersebut?

5. Belajar

Proyek yang memberikan nilai juga menawarkan peluang pembelajaran yang berharga. Jadi, pastikan untuk melakukan proyek retrospektif atau post-mortem dengan kelompok anggota tim dan pemangku kepentingan yang beragam. Menilai apa yang berjalan dengan baik, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mengakui pencapaian tim, dan meninjau metrik proyek.

Ringkas temuan Anda dalam sebuah laporan dan simpan agar mudah diakses untuk referensi di masa mendatang. Langkah ini penting untuk memaksimalkan nilai yang diperoleh organisasi Anda dari proyek. Dengan terus melakukan perbaikan berdasarkan pembelajaran, Anda dapat mempercepat laba atas investasi untuk proyek-proyek masa depan.

Bisnis Kecil BC Siap Membantu

SBBC adalah pusat sumber daya nirlaba untuk usaha kecil berbasis BC. Apa pun gagasan sukses Anda, kami siap memberikan dukungan dan sumber daya holistik di setiap langkah perjalanan Anda. Lihat rangkaian webinar bisnis kami, Pendidikan E-Learning sesuai permintaan , Saran Bicara dengan Ahli kami , atau jelajahi artikel bisnis kami .