7 Tips Pakar Manajemen Tugas untuk Meningkatkan Produktivitas Anda di Tempat Kerja

Manajemen tugas yang efisien sangat penting untuk memastikan semuanya dilakukan secara terorganisir tanpa mengorbankan kualitas atau kreativitas.

Dengan begitu banyak hal yang harus dilakukan, melupakan tujuan Anda membutuhkan waktu. Namun, Anda dapat tetap di atas dengan strategi yang tepat dan mencapai tujuan Anda.

Artikel ini akan membahas tujuh tip ahli organisasi untuk membantu Anda mengelola tugas dengan lebih efektif dan meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja. Jadi tidak peduli seberapa sibuknya kehidupan bisnis Anda, Anda dapat menggunakan strategi sederhana ini untuk menyelesaikan pekerjaan.

7 Tips Manajemen Tugas dan Cara Mengimplementasikannya

1. Gunakan Matriks Eisenhower
2. Gunakan perangkat lunak manajemen tugas
3. Mengotomatiskan tugas yang berulang
4. Buat daftar periksa harian
5. Delegasikan tugas kepada orang yang tepat
6. Merampingkan komunikasi
7. Beristirahatlah dan praktikkan perawatan diri
   

Tapi pertama-tama, pertanyaannya harus ditanyakan:

Mengapa manajemen tugas begitu penting?

Manajemen tugas sangat penting karena setiap profesi, apa pun industrinya, membutuhkannya. Dengan mengelola waktu Anda secara bijak, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan peningkatan efisiensi.

Selain memberi Anda kendali atas beban kerja Anda, ini memungkinkan Anda merencanakan sehingga tugas tidak tumpang tindih. Juga, manajemen tugas yang baik mendorong kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim karena semua orang tahu apa yang harus mereka kerjakan dan kapan.

Manajemen tugas memerlukan perencanaan strategis, pengorganisasian, dan keterampilan komunikasi – dan dengan mengingat tips ini, Anda harus dapat mengelola tugas Anda seperti seorang profesional. Mari pertimbangkan Matriks Eisenhower.

1. Menggunakan Matriks Eisenhower

"Jika kurang dari dua menit, lakukan sekarang." - David Allen, konsultan produktivitas dan penulis " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "

Matriks Eisenhower adalah teknik yang ampuh untuk manajemen tugas. Dikembangkan oleh mantan Presiden AS Dwight D. Eisenhower, matriks terdiri dari empat kuadran:

• Penting dan mendesak
• Penting tapi tidak mendesak
• Tidak penting tapi mendesak
• Tidak penting dan tidak mendesak

Dengan membagi tugas ke dalam kategori ini, Anda dapat menggunakan matriks untuk menentukan tugas mana yang harus dikerjakan pertama, kedua, dst.

Bagaimana menerapkan

Tuliskan tugas Anda saat ini di atas kertas atau perangkat lunak manajemen tugas online . Tetapkan setiap tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi.

Lengkapi yang tidak penting atau mendesak. Kemudian buat rencana untuk menyelesaikan setiap tugas satu per satu.

Misalnya, jika Anda seorang pemasar media sosial yang menerapkan Matriks Eisenhower setelah menganalisis data kinerja kiriman, Anda mungkin melihat bahwa kiriman visual berkinerja lebih baik daripada kiriman berbasis teks. Jadi, sesuai metodenya, Anda dapat membuat konten visual melalui postingan teks saja.

Sumber gambar

Dengan menggunakan Matriks Eisenhower sebagai bagian dari strategi organisasi Anda untuk mengelola tugas bisnis, Anda dapat mengurangi tingkat stres sambil meningkatkan produktivitas dan mencapai kesuksesan!

Di bagian selanjutnya, kita akan melihat bagaimana perangkat lunak manajemen tugas dapat membantu meningkatkan produktivitas organisasi Anda ke tingkat berikutnya.

2. Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Tugas

"Buat sistem yang sesuai untuk Anda. Jangan memaksakan diri Anda ke dalam sistem yang tidak berfungsi." - Laura Vanderkam, pakar manajemen waktu dan penulis dari " 168 Jam: Anda Memiliki Lebih Banyak Waktu Daripada Yang Anda Pikirkan "

Mengelola banyak proyek secara bersamaan dapat menjadi tantangan, terutama ketika tenggat waktu adalah tenggat waktu yang ketat, dan beban kerja sepertinya tidak pernah berakhir.

Tanpa organisasi dan komunikasi yang tepat, bisnis Anda dapat mengalami tenggat waktu yang terlewat, kehilangan data, dan layanan pelanggan yang buruk . Ini dapat merugikan pendapatan Anda dan merusak reputasi Anda.

Menggunakan alat yang tepat dapat membuat proses ini mudah dan tidak merepotkan bagi tim dan individu. Perangkat lunak manajemen tugas adalah alat yang ampuh untuk bisnis dari semua ukuran untuk membuat tugas, menugaskannya ke anggota tim, dan melacak kemajuan dengan lebih efektif.

Perangkat lunak ini memungkinkan Anda menetapkan tenggat waktu untuk tugas individu dan mendapatkan pengingat saat tenggat waktu tersebut mendekati di dasbor pusat.

Anggota tim juga dapat berkolaborasi dan berkomunikasi tentang proyek tanpa beralih antara beberapa aplikasi atau platform, sehingga mengurangi kebingungan.

Bagaimana menerapkan

Pemasar pembuatan konten , misalnya, dapat membuat garis besar dan menugaskan bagian penulisan (penelitian/copywriting/optimalisasi SEO) kepada rekan satu tim.

Menggunakan dokumen bersama yang dapat diakses semua orang, mudah untuk melacak pembaruan dan melihat apa yang telah dicapai setiap anggota dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.

Perangkat lunak manajemen tugas populer seperti Trello, Asana, atau Basecamp sering menyertakan analitik yang memungkinkan Anda melacak kinerja tim Anda dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi peningkatan.

Sumber gambar

Saat memilih perangkat lunak manajemen tugas yang tepat untuk bisnis Anda, pertimbangkan kebutuhan dan anggaran Anda.

Cari perangkat lunak dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti penetapan tugas, tenggat waktu, pelacakan kemajuan, dan berbagi file.

Uji berbagai opsi perangkat lunak sebelum melakukan salah satunya, dan pastikan tim Anda terlatih dan nyaman menggunakannya.

3. Mengotomatiskan Tugas Berulang

Otomatiskan tugas yang sering Anda lakukan untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Gunakan alat seperti makro, skrip, dan perangkat lunak otomasi untuk merampingkan alur kerja Anda." - Laura Stack, pakar dan penulis produktivitas dan manajemen waktu tentang " Apa yang Harus Dilakukan Saat Terlalu Banyak yang Harus Dilakukan: Kurangi Tugas, Tingkatkan Hasil, dan Hemat 90 Menit Sehari ”

Mengotomatiskan tugas berulang di area seperti layanan pelanggan, pemasaran digital, atau manajemen proyek dapat mengoptimalkan alur kerja Anda.

Dengan perangkat lunak dan teknologi, pemilik bisnis dapat mengotomatiskan tugas seperti entri data, penagihan, dan pemasaran email, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.

Alat otomatis menyediakan fitur seperti email otomatis, sistem tiket , distribusi panggilan, dan chatbot untuk membantu pengunjung situs web atau pelanggan menemukan jawaban dengan cepat tanpa harus menunggu atau mengirim banyak email.

Selain itu, mereka memungkinkan Anda memprioritaskan permintaan berdasarkan urgensi atau kepentingan sehingga tim Anda dapat fokus pada item yang paling mendesak terlebih dahulu.

Bagaimana menerapkan

Misalnya, katakanlah Anda bertanggung jawab untuk mengirimkan email tindak lanjut setelah penjualan yang sukses—alih-alih membuat masing-masing email secara manual dan mengetik informasi yang sama berulang kali, Anda dapat menggunakan alat otomatisasi email .

Ini akan menghemat waktu sambil memastikan pelanggan Anda menerima komunikasi tepat waktu dari bisnis Anda.

Gambar dari email pribadi

Mengotomatiskan tugas berulang dapat berdampak signifikan pada peningkatan manajemen tugas bisnis. Dengan meluangkan waktu, karyawan dapat fokus pada tugas tingkat tinggi yang membutuhkan perhatian manusia, seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Dengan demikian, membuat daftar periksa harian merupakan langkah integral untuk memastikan tim Anda tetap berada di jalur yang benar dan mencapai tujuannya.

4. Buat Daftar Periksa Harian

"Daftar tugas harus dinamis, fleksibel, dan harus disesuaikan agar sesuai dengan perubahan prioritas." - Julie Morgenstern, pakar dan penulis organisasi dan manajemen waktu dari " Manajemen Waktu dari Dalam ke Luar "

Kurangnya struktur dan rencana yang jelas dapat membuat hari kerja Anda kacau dan tidak produktif. Akibatnya, Anda mungkin merasa stres dan cemas, yang berujung pada penurunan kualitas kerja Anda.

Dengan membuat daftar periksa harian, Anda dapat menjamin bahwa tidak ada tugas yang gagal dan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang perlu diselesaikan.

Bagaimana menerapkan

Mulailah dengan membuat daftar semua tugas paling mendesak untuk hari itu. Kemudian hancurkan mereka menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola.

Selanjutnya, prioritaskan tugas Anda berdasarkan kepentingan dan tenggat waktu, dan sertakan catatan atau detail untuk membantu Anda menyelesaikannya. Terakhir, lacak kemajuan Anda sepanjang hari. Langkah ini juga dapat memiliki Matriks Eisenhower.

Misalnya, seorang pemasar konten dapat membuat daftar periksa harian yang mencakup menulis posting blog yang dapat dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil seperti — brainstorming ide, menguraikan posting, melakukan penelitian, menulis draf, mengedit, dan menerbitkannya.

Sumber gambar

Awasi tugas atau tenggat waktu baru di siang hari. Menambahkan tugas-tugas ini ke dalam daftar tepat waktu dapat membantu Anda tetap teratur dan mencegahnya lolos dari celah.

Tinjau daftar periksa Anda di akhir setiap hari untuk mengevaluasi kemajuan Anda dan sesuaikan prioritas dan perkiraan waktu Anda sesuai kebutuhan.

Daftar periksa harian memastikan bahwa Anda menangani semua tugas dengan serius. Akibatnya, lebih mudah untuk mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat.

5. Delegasikan Tugas kepada Orang yang Tepat

"Prioritas adalah kuncinya. Buatlah daftar tugas Anda dan fokuslah pada tugas yang akan berdampak terbesar pada tujuan Anda." - Brian Tracy, penulis dan pembicara motivasi dikenal karena karyanya tentang manajemen waktu dan produktivitas.

Dalam profesi apa pun yang melibatkan kerja tim atau kolaborasi, Anda ingin anggota tim menangani tugas yang selaras dengan kekuatan dan keahlian mereka.

Anda mungkin kewalahan dan kelelahan saat mencoba melakukan semuanya sendiri. Anda dapat mengelola beban kerja Anda secara efisien dengan mendelegasikan dan memastikan tugas diselesaikan sesuai standar Anda.

Bagaimana menerapkan

Saat mendelegasikan tugas, pertama-tama pertimbangkan keahlian dan keahlian masing-masing anggota tim. Dengan mengidentifikasi orang mana yang paling cocok untuk pekerjaan itu, Anda akan memastikan bahwa setiap anggota tim memanfaatkan kekuatan mereka dan mengerjakan tugas yang dapat mereka tangani.

Selain itu, dengan menugaskan pekerjaan berdasarkan tingkat keahlian, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan yang terjadi dan memaksimalkan kualitas keluaran dari tim Anda.

Delegasikan tugas seperti manajemen media sosial kepada anggota tim yang berpengalaman di bidang tersebut dan fokus pada pembuatan konten dan strategi.

Sumber gambar

Memberikan instruksi yang jelas untuk mendelegasikan tugas sangat penting untuk memastikan anggota tim memahami apa yang perlu diselesaikan dan tenggat waktu atau ekspektasi terkait.

Mari jelajahi bagaimana perampingan komunikasi dapat lebih meningkatkan proses manajemen tugas Anda.

6. Merampingkan Komunikasi

"Kejelasan adalah kuncinya. Bersikaplah spesifik dan langsung dalam komunikasi Anda, dan hindari detail dan jargon yang tidak perlu." - Erica Dhawan, pakar dan penulis komunikasi dan kolaborasi dari " Bahasa Tubuh Digital: Cara Membangun Kepercayaan dan Koneksi, Tidak Peduli Jarak "

Ketika komunikasi bisa lebih baik, kesalahan bisa terjadi dalam penyelesaian tugas, serta keterlambatan. Di sisi lain, kerja tim yang efektif dan manajemen tugas bergantung pada komunikasi yang baik.

Bagaimana menerapkan

Pertama, tetapkan harapan untuk waktu respons dan saluran komunikasi sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama. Kemudian, gunakan email atau sistem pesan instan untuk mengirim informasi dan pembaruan agar semua orang tetap terhubung dan mendapat informasi.

Kedua, jadwalkan waktu setiap hari untuk diskusi kelompok tentang kemajuan yang dicapai sepanjang hari. Membuat semua orang mendiskusikan tantangan mereka satu sama lain membuat lebih mudah untuk menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. Selain check-in harian, dorong dialog terbuka di antara anggota tim untuk mendorong kolaborasi.

Misalnya, tim manajemen proyek dapat menyiapkan papan Trello untuk menetapkan dan melacak tugas, menjadwalkan check-in reguler melalui Zoom atau Slack, dan menetapkan harapan untuk waktu respons.

Sumber gambar

Sekarang setelah kita membahas pengelolaan tugas berdasarkan tim, mari kita beralih ke bagian penting dari manajemen tugas bisnis yang sering terabaikan — beristirahat dan mempraktikkan perawatan diri.

6. Beristirahat dan Latih Perawatan Diri

"Beristirahatlah saat kamu lelah. Segarkan dan perbarui dirimu, tubuh, pikiran, dan jiwamu. Lalu kembali bekerja." - Ralph Marston, pembicara motivasi dan penulis yang dikenal karena karyanya tentang pengembangan dan kesuksesan pribadi.

Menjaga kesehatan fisik dan mental Anda diperlukan untuk mencapai tujuan Anda dan melakukan yang terbaik. Mengabaikan perawatan diri dapat menyebabkan kelelahan, kelelahan, dan penurunan kesejahteraan secara keseluruhan.

Bagaimana menerapkan

• Beristirahat sejenak, seperti berjalan kaki 15 menit di luar ruangan atau sesi peregangan
• Makan makanan sehat dan camilan
• Baca buku sebelum tidur, atau bermeditasi selama 10 menit setiap pagi
• Tidurlah yang cukup setiap malam. Kurang tidur berkorelasi dengan penurunan kinerja di siang hari.

Sumber gambar

  Memasukkan aktivitas ini ke dalam rutinitas sehari-hari dapat memiliki manfaat yang luas di luar kesehatan fisik.

Pekerja yang mendekati pekerjaan dengan bersemangat, santai, dan percaya diri lebih siap untuk menghadapi tantangan hari ini.

Kesimpulan

Manajemen tugas bisnis yang efektif berarti memprioritaskannya berdasarkan tingkat kepentingannya dan merencanakan secara memadai agar semuanya berjalan lancar.

Memasukkan tip-tip ini ke dalam rutinitas harian Anda mungkin memerlukan sedikit dedikasi dan usaha, tetapi hasilnya sepadan. Anda tidak hanya akan meningkatkan kesuksesan bisnis Anda tetapi juga meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan pribadi Anda.

-------------------------------------------------- -------------------------

Biodata penulis:

Oliver Stasinszky adalah pemimpin tim penjangkauan di LiveAgent dengan latar belakang e-commerce dan layanan pelanggan. Dia bersemangat menulis, membaca, dan mempelajari cara memainkan alat musik apa pun.