Proses bisnis adalah serangkaian tugas terkait yang berakhir dengan perusahaan mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan atau klien. Proses yang tidak efisien menyebabkan klien tidak senang, pekerja tidak puas, dan bahkan berpotensi melewatkan tenggat waktu pengiriman.

Cara terbaik untuk menangani proses yang tidak efisien adalah dengan memperbaikinya.

Mengapa Proses Bisnis yang Efisien Itu Penting

Proses yang efisien mengurangi beban kerja dan merampingkan pengiriman produk atau layanan. Proses bahkan dapat mencakup tugas-tugas yang relatif sederhana. Misalnya, proses keuangan sederhana seperti bagaimana Anda menagih pelanggan adalah sebuah proses.

Ketika sebuah bisnis gagal meningkatkan dan merampingkan prosesnya, ia berisiko tertinggal di pasar dan kehilangan pelanggan karena pesaingnya. Meningkatkan proses bisa sesederhana memiliki metodologi untuk menyelesaikan tugas yang kompleks, atau mendistribusikan tugas itu di antara anggota tim lainnya.

7 Langkah Meningkatkan Proses Bisnis

Seperti yang dijelaskan dalam diskusi ini, perbaikan proses bisnis adalah proses tambahan. Perubahan yang terjadi pada perusahaan tidak akan serta merta mempengaruhi apapun dalam jangka pendek. Potensi perubahan efisiensi bisnis dari waktu ke waktu adalah apa yang harus difokuskan oleh tim perbaikan proses.

1. Definisi Proses

Langkah pertama dalam strategi peningkatan proses bisnis apa pun adalah menentukan dengan tepat proses apa yang ingin ditingkatkan oleh perusahaan. Biasanya, tim yang mengerjakan perbaikan proses menggunakan diagram seperti diagram alur atau diagram jalur renang. Seperti yang dilaporkan Lucid Chart, diagram jalur renang melakukan fungsi diagram alur yang khas, tetapi juga memberikan tanggung jawab kepada individu atau departemen tertentu.

Contoh diagram jalur berenang dari suatu proses

Mendefinisikan proses dapat berarti menggunakan masukan dari orang-orang yang menangani proses setiap hari. Wawancara dan diskusi membantu menginformasikan tim perbaikan proses tentang sub-langkah yang mungkin tidak langsung terlihat.

2. Jelajahi Peluang Terkait

Dalam wawancara untuk definisi proses, orang-orang yang menggunakan proses itu secara teratur dapat menawarkan wawasan tentang potensi peningkatan yang dapat menguntungkan sistem. Peluang terkait ini mungkin perlu ditelusuri jika mereka lebih meningkatkan efisiensi sistem.

Pengembangan pernyataan masalah yang terperinci menawarkan apresiasi kepada tim perbaikan proses tentang di mana perubahan pada operasi dapat dan harus terjadi. Selain itu, tim dapat menentukan dan menghapus langkah dan sub-langkah yang tidak relevan dalam proses jika tampaknya tidak memenuhi tujuan.

3. Analisis Proses

Pada langkah ini, tim perbaikan proses dapat melihat diagram jalur renang dan mencari tahu di mana kemacetan terjadi dalam sistem. Seperti yang dicatat Kiss Flow, tanpa langkah analisis yang tepat, tim cenderung membuang waktu dan sumber daya untuk mencari masalah dengan cepat.

Secara umum, langkah analisis dapat dipecah dengan mengajukan beberapa pertanyaan terkait, seperti:

• Di mana sebagian besar biaya untuk bisnis terjadi?
• Apakah ada langkah yang tampaknya membuat kemacetan?
• Bagian mana dari proses yang paling membuat pelanggan atau anggota tim frustrasi?
• Di mana sebagian besar penundaan terjadi?
• Langkah atau sub-langkah mana dari proses yang membutuhkan waktu paling lama untuk diselesaikan?
  
  

Metode analisis seperti Analisis Akar-Penyebab atau Analisis Sebab-Akibat dapat membantu tim mengatasi masalah mendasar yang menyebabkan masalah tersebut. Memecahkan masalah sendiri hanya berurusan dengan gejala masalah, yang akan muncul kembali di kemudian hari dan membutuhkan tim untuk menanganinya lagi.

4. Desain Ulang Sistem

Setelah tim menyoroti masalah mendasar yang memengaruhi proses, mereka mulai mendesain ulang untuk menghilangkan masalah tersebut. Sesi brainstorming awal mendapatkan ide-ide di atas meja. Setelah tim menghasilkan daftar solusi yang cukup besar, mereka dapat mulai mempersempit solusi yang tidak hemat biaya atau terlalu memakan waktu untuk diterapkan.

Solusi yang dipilih harus diekspos ke analisis risiko dan analisis dampak untuk melihat sejauh mana solusi yang diusulkan tim, dan apa potensi dampak dari penerapan solusi ini.

5. Temukan Sumber Daya yang Tersedia

Setelah menyelesaikan rencana untuk mendesain ulang sistem, tim perlu menemukan sumber daya yang mereka miliki untuk mengimplementasikan desain ulang. Sumber daya ini dapat berkisar dari sumber daya manusia hingga perangkat lunak, perangkat keras, dan infrastruktur.

Komunikasi dengan departemen sumber daya manusia, TI, dan pemangku kepentingan lainnya membantu tim memahami bagaimana desain ulang sistem mereka akan terjadi, serta memberi tahu mereka tentang masalah internal apa pun yang dapat memengaruhi penyelesaian proses.

6. Melembagakan Perubahan dan Menginformasikan Pemangku Kepentingan

Sementara peningkatan proses bisnis dapat dilakukan secara bertahap, perubahan besar memang terjadi dari waktu ke waktu, yang mengguncang bisnis hingga ke intinya. Perbaikan mungkin memerlukan penggantian tim, infrastruktur, dan bahkan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Mengaktifkan perubahan ini mungkin memerlukan pengelolaan seluruh proyek itu sendiri.

Masalah penting lainnya yang dihadapi oleh perbaikan proses adalah ketidakmampuan banyak orang untuk menerima perubahan. Untuk mengatasi hal ini, tim dapat menggunakan model teoretis seperti Model Perubahan 8 Langkah Kotter. Seperti yang disebutkan dalam Artikel Bisnis Pendidikan, model ini adalah metode sederhana untuk menerapkan kerja tim, transparansi, dan komunikasi ke dalam metodologi peningkatan proses.

7. Tinjauan Proses

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, perbaikan proses adalah proses bertahap. Bahkan proses yang baru dirubah tidak bekerja seperti yang diharapkan karena dunia adalah tempat yang tidak terduga. Untuk menawarkan saran untuk proses iterasi berikutnya, sistem tinjauan konstan diperlukan.

Metodologi seperti Kaizen dapat berguna dalam memastikan bahwa efisiensi proses ditingkatkan di setiap iterasi. Kaizen, seperti yang didefinisikan oleh Kaizen Institute, adalah sistem perbaikan berkelanjutan yang diterapkan pada strategi kompetitif jangka panjang bisnis.

Tidak Ada yang Segera Terjadi

Di dunia digital kita yang serba cepat, kita mengharapkan hasil langsung dengan semua yang kita lakukan. Itu adalah harapan yang tidak realistis dalam hal perbaikan proses bisnis.

Sebaliknya, tim yang didedikasikan untuk peningkatan proses bisnis melihat waktu sebagai serangkaian siklus, dengan setiap langkah semakin dekat untuk mencapai efisiensi penuh. Perubahan yang terjadi di dalam organisasi, terutama yang berdampak pada tugas sehari-hari perusahaan, terjadi secara bertahap. Memiliki tim perbaikan proses bisnis memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan keunggulan kompetitifnya dengan terus merampingkan proses produksi atau pengirimannya.

Samantha Wallace adalah seorang penulis dan editor teknologi veteran yang telah bekerja di beberapa perusahaan e-commerce. Dia telah meliput teknologi online selama lebih dari lima tahun.

Dia adalah Advokat Konten untuk GreenwingTechnology.com.