7 Praktik Teratas untuk Perizinan dan Kepatuhan Armada

Dunia perizinan dan kepatuhan armada dapat menjadi rumit karena terus berkembang. Ini seperti pemasaran yang dinamikanya terus berubah. Sebagian besar armada terdiri dari van, truk kecil, dan kendaraan lain yang digunakan untuk mengangkut barang atau orang. Untungnya, Anda dapat mengikuti banyak praktik terbaik untuk memastikan Anda selalu mematuhi hukum.

Untuk membantu Anda tetap berada di depan kurva, bagian berikut mencakup 7 praktik teratas untuk lisensi dan kepatuhan armada. Namun sebelum itu, mari kita lihat manfaat lisensi dan kepatuhan armada.

Manfaat perizinan dan kepatuhan armada

Ada beberapa keuntungan memiliki lisensi armada dan memastikan kendaraan Anda mematuhi semua peraturan yang diperlukan. Berikut beberapa manfaatnya:

• Ini membantu Anda menghindari denda dan penalti yang mahal.
• Membantu Anda tetap teratur dan memastikan bahwa kendaraan Anda selalu mengikuti standar keselamatan terkini.
• Ketenangan pikiran mengetahui bahwa kendaraan Anda beroperasi dengan aman dan legal.
• Membantu Anda membangun kepercayaan dengan pelanggan dan karyawan Anda. Mereka akan tahu bahwa Anda berkomitmen untuk mengikuti aturan dan menjaga mereka tetap aman.

Anda selalu dapat meningkatkan pemeliharaan armada dengan sistem telematika armada . Menurut Teletrac Navman, 86% armada saat ini menggunakan telematika. Dengannya, Anda selalu dapat menerima data waktu nyata, membantu Anda merespons keadaan darurat dengan cepat. Ini juga meningkatkan keamanan armada Anda .

7 praktik teratas untuk lisensi dan kepatuhan armada

1. Melacak kendaraan Anda

Jika Anda memiliki perusahaan yang memiliki banyak kendaraan, penting untuk melacaknya. Ini dapat dilakukan dengan sistem pelacakan kendaraan.

Sebuah sistem pelacakan kendaraan menggunakan GPS untuk melacak lokasi kendaraan. Itu juga dapat melacak kecepatan, jarak tempuh, dan data lainnya. Data ini dapat digunakan untuk meningkatkan manajemen armada.

Ada banyak jenis sistem pelacakan kendaraan. Beberapa sederhana dan hanya melacak lokasi. Lainnya lebih kompleks dan dapat melacak berbagai titik data.

Memilih sistem pelacakan kendaraan yang tepat tergantung pada kebutuhan Anda. Pertimbangkan jenis data yang ingin Anda kumpulkan, ukuran armada, dan anggaran Anda.

Sistem pelacakan kendaraan adalah investasi yang bagus jika Anda ingin meningkatkan manajemen armada Anda. Ini dapat membantu Anda menghemat uang dan meningkatkan efisiensi.

2. Mematuhi semua peraturan dan regulasi setempat terkait pengoperasian armada.

Kepatuhan DOT adalah istilah yang menjelaskan kepatuhan terhadap semua peraturan dan regulasi lokal, negara bagian, dan federal. Ini termasuk kepatuhan terhadap batas kecepatan, jam operasi, dan larangan parkir. Hal ini diperlukan untuk semua armada komersial di Amerika Serikat .

Anda harus tahu bahwa kepatuhan DOT (departemen transportasi) adalah bidang hukum yang kompleks dan selalu berubah. Anda harus memantau jumlah jam yang dihabiskan pengemudi Anda di jalan. Bekerja terlalu keras pada pengemudi dapat menyebabkan kelelahan, dan di sini Anda mempertaruhkan nyawa beberapa orang.

Penting untuk berkonsultasi dengan pengacara berpengalaman yang berspesialisasi dalam bidang ini. Pengacara yang berpengalaman dapat membantu Anda menavigasi jaringan hukum dan peraturan yang rumit dan memastikan bahwa armada Anda mematuhi semua hukum yang berlaku.

3. Pertahankan catatan terkini.

Mempertahankan catatan yang akurat dan terkini sangat penting untuk kepatuhan. Lacak semua perubahan pada armada Anda, termasuk penambahan baru, penghapusan, dan perubahan detail kendaraan.

Catatan perawatan membantu Anda melacak pekerjaan yang telah dilakukan kendaraan tertentu dan apa pun yang mereka butuhkan di masa mendatang. Anda harus memastikan bahwa setiap kendaraan dalam kondisi prima sebelum melepaskannya untuk keperluan tertentu.

Catatan memungkinkan Anda untuk merilis hanya kendaraan yang layak jalan. Pengemudi Anda harus mengisi laporan pemeriksaan kendaraan pengemudi (DVIR) sebelum dan sesudah setiap perjalanan. Atau lebih tepatnya, selama awal dan akhir setiap hari kerja.

DVIR mencakup semua yang memungkinkan berkendara yang aman, termasuk

• Sistem rem
• Sistem kemudi,
• Lampu
• Kaca spion samping dan belakang
• Peralatan keselamatan dan darurat,
• Roda kelima.

Pengemudi juga perlu mencatat jarak tempuh, bahan bakar yang dibeli, dan lokasi pembelian.

Selain itu, terus perbarui skor Kepatuhan, keamanan, dan akuntabilitas (CSA). Skor berkisar dari (0 hingga 100), dengan 0 sebagai yang terbaik dan 100 sebagai yang terburuk.

Skor didasarkan pada kategori berikut:

• kebugaran pengemudi,
• Pemeliharaan kendaraan
• Mengemudi tidak aman
• Kepatuhan dengan jam layanan yang diperlukan
• Frekuensi tabrakan
• Zat atau alkohol yang dikendalikan.

Jika pengemudi dan kendaraan Anda berada di luar skor CSA yang dapat diterima, mereka dapat dihentikan layanannya. Bisnis Anda juga bisa terkena sanksi. Berada di sisi kanan hukum sangat bagus jika Anda ingin meningkatkan skala bisnis Anda.

4. Pastikan kendaraan diasuransikan dengan benar.

Penting untuk memastikan bahwa semua kendaraan diasuransikan dengan benar. Ini termasuk kendaraan pribadi dan bisnis. Tidak ada yang tahu kapan kecelakaan akan terjadi. Jadi, tanpa asuransi, Anda dapat bertanggung jawab atas kerusakan apa pun, yang dapat menghabiskan banyak uang.

Anda harus mengetahui berbagai jenis asuransi. Ini termasuk:

• Asuransi pertanggungjawaban akan menanggung segala kerusakan yang Anda timbulkan pada orang lain atau properti mereka.
• Asuransi tabrakan akan menanggung segala kerusakan yang dialami kendaraan Anda dalam suatu kecelakaan.
• Asuransi komprehensif akan menanggung segala kerusakan pada kendaraan Anda dari faktor selain kecelakaan, seperti cuaca atau pencurian.

Pastikan untuk berbicara dengan agen asuransi Anda untuk menentukan pertanggungan apa yang tepat untuk Anda. Penting juga untuk meninjau polis Anda secara teratur untuk memastikan armada Anda tercakup dengan tepat.

5. Memiliki akses ke database yang terperinci.

Anda perlu membuat database terperinci. Alternatifnya, karena banyak pekerjaan, Anda dapat menyewa organisasi armada yang memiliki database. Basis data harus memiliki:

• Informasi di setiap plat nomor
• Kadaluarsa piring
• Nama pengemudi dilampirkan pada kendaraan
• Berat kendaraan
• Identifikasi pendaftaran wilayah

Basis data terperinci adalah cara terbaik untuk melacak semua kendaraan ditambah persyaratan lisensi di armada Anda. Karena setiap negara bagian memiliki peraturannya sendiri, Anda akan membiasakan diri dengan undang-undang di berbagai wilayah tempat armada Anda beroperasi.

6. Melakukan audit secara berkala

Audit rutin armada Anda akan membantu Anda mengidentifikasi area ketidakpatuhan apa pun. Audit harus dilakukan setidaknya setiap tahun dan lebih sering jika armada Anda mengalami perubahan yang signifikan.

Bagian penting dari setiap program manajemen armada komersial adalah audit berkelanjutan untuk memastikan kepatuhan terhadap pedoman program. Audit rutin melindungi organisasi Anda dari risiko hukum dan keuangan serta membantu memastikan keselamatan armada Anda dan orang yang mengoperasikannya.

Ada banyak cara berbeda untuk mengaudit armada, tetapi beberapa metode yang paling umum termasuk pemeriksaan kendaraan, pemeriksaan catatan perawatan, dan pemeriksaan riwayat pengemudi. Bergantung pada ukuran dan ruang lingkup armada Anda, Anda mungkin perlu menyewa perusahaan manajemen armada profesional untuk membantu kebutuhan audit Anda.

Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen armada untuk membantu Anda meringankan pekerjaan. Cari tahu lebih lanjut di sini.

Selain itu, lakukan penilaian risiko untuk memastikan semua pengemudi Anda fit untuk bekerja. Jika tidak, lihat bagaimana Anda dapat membantu mereka. Mereka harus setiap tahun melakukan tes mata dan pemeriksaan kesehatan umum.

Terlepas dari bagaimana Anda memilih untuk melakukannya, audit rutin armada Anda sangat penting untuk keberhasilan program manajemen armada Anda.

FAQ pertanyaan yang sering diajukan

Berikut adalah pertanyaan umum tentang lisensi dan kepatuhan armada.

1. Bagaimana Anda memulai perizinan dan kepatuhan armada?

Pertama, Anda harus memastikan bahwa semua kendaraan Anda terdaftar dan berlisensi. Anda juga harus memastikan bahwa pengemudi Anda dilisensikan dengan benar dan diasuransikan. Kemudian, Anda harus mengembangkan rencana kepatuhan yang menjelaskan cara memastikan armada Anda memenuhi semua peraturan yang berlaku.

Setelah itu siap, Anda akan siap untuk mulai mengoperasikan armada Anda. Ingatlah untuk tetap patuh, dan Anda akan baik-baik saja.

2. Bagaimana cara meningkatkan manajemen armada saya?

Ada banyak cara untuk meningkatkan manajemen armada. Beberapa langkah mungkin lebih efektif daripada yang lain, bergantung pada kebutuhan khusus bisnis Anda. Namun, beberapa langkah utama yang harus diambil bisnis untuk meningkatkan manajemen armada mereka:

• Tinjau sistem manajemen armada Anda saat ini.
• Mengidentifikasi area untuk perbaikan.
• Terapkan perubahan dan proses baru.
• Evaluasi hasil perubahan Anda.

3. Apa elemen kunci manajemen armada yang efektif?

Sistem manajemen armada adalah bagian penting dari setiap operasi armada. Bertanggung jawab untuk melacak dan mengelola armada kendaraan, dan memainkan peran penting dalam memastikan keamanan dan efisiensi armada.

Beberapa elemen kunci membentuk sistem manajemen armada, masing-masing penting untuk berfungsinya sistem.

Ini adalah:

• Sistem pelacakan GPS Memungkinkan manajer armada untuk melacak lokasi kendaraan setiap saat.
• Sistem perawatan kendaraan . Memastikan bahwa kendaraan dirawat dengan baik dan setiap perbaikan dilakukan tepat waktu.
• Sistem manajemen pengemudi . Ini memastikan bahwa pengemudi dilatih dengan benar dan mengikuti semua protokol keselamatan.

Kata terakhir

Melacak setiap kendaraan, tag, dan pelat bisa sangat banyak. Banyak bisnis mengandalkan kendaraan armada untuk menjaga operasi mereka berjalan lancar. Namun mengelola armada bisa menjadi tantangan, terutama dalam hal perizinan dan kepatuhan.

Dengan mengikuti praktik ini, Anda dapat menghindari banyak jebakan umum yang dapat menyebabkan masalah di kemudian hari.