9 Langkah Implementasi ERP Menuju Fase Berikutnya Pertumbuhan Bisnis Anda

Langkah implementasi ERP apa yang harus Anda ikuti jika Anda tidak ingin berakhir di antara organisasi yang mengadopsi ERP menjadi tugas yang sulit? Strategi yang tepat untuk penerapan sistem baru dapat membantu Anda meminimalkan risiko penerapan ERP dan mencapai kluster sukses. Alur kerja yang kami sarankan relevan untuk sistem apa pun, misalnya, langkah-langkah implementasi SAP ERP umumnya sama dengan Odoo, Oracle, dll.

Dalam artikel ini, Analis Bisnis Senior kami telah mengungkap rahasia tentang cara membuat jalur terpendek dan terhalus menuju visibilitas dan manajemen proses bisnis sambil menghindari kesalahan yang menyakitkan di jalan.

Metode implementasi ERP: pendekatan big bang, bertahap, dan paralel

Mengidentifikasi bagaimana menerapkan sistem ERP langkah demi langkah adalah tulang punggung keberhasilan adopsi sistem. Namun, apakah prosesnya akan sama untuk startup dan untuk organisasi yang telah menjalankan beberapa sistem warisan lokal selama 30 tahun?

Anehnya, ya! Langkah-langkah implementasi ERP yang efektif serupa terlepas dari skala atau kompleksitas tugas organisasi Anda. Namun, apa yang membuat perjalanan implementasi ERP menjadi spesifik adalah metode penerapan yang Anda ikuti. Ada sejumlah pendekatan untuk dipilih, termasuk big bang, peluncuran bertahap, dan paralel.

• Metode ledakan besar. Ini adalah cara tercepat untuk mengimplementasikan ERP tetapi juga yang paling sulit, karena Anda perlu menangani pelatihan karyawan, siaran langsung, dan menangani bug – semuanya pada waktu yang bersamaan. Oleh karena itu, pendekatan ini bekerja dengan baik untuk organisasi yang hanya mencari 1-2 modul dalam sistem baru mereka.
• Pendekatan bertahap. Metode ini kurang berisiko daripada big bang karena Anda menerapkan modul atau unit bisnis baru satu per satu. Dibutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan semua langkah implementasi ERP, tetapi lebih mudah bagi Anda untuk mengontrol proses dan menangani masalah yang muncul. Pendekatan seperti itu tepat jika Anda memiliki perusahaan menengah dan berharap untuk menggunakan banyak modul di ERP baru.
• Peluncuran paralel. Ini adalah metode yang paling tidak berbahaya. Semua fungsi penting tetap terlindungi karena Anda tidak langsung meninggalkan sistem warisan Anda, tetapi menjalankan ERP baru secara paralel dengan sistem tersebut untuk melindungi fungsi yang harus terus beroperasi. Adopsi paralel adalah metode yang paling memakan waktu, jadi Anda akan bergerak perlahan… tapi pasti.

Saya menganjurkan pendekatan di mana kami, pertama-tama, menerapkan fungsi yang sudah dikenal pelanggan dari sistem lama mereka. Dan kemudian tambahkan fungsi dan modul yang belum pernah mereka gunakan sebelumnya tetapi diharapkan untuk dimiliki.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Langkah wajib yang harus Anda ikuti untuk adopsi ERP yang lancar dan efisien

Hanya 27% organisasi yang memanfaatkan panduan strategi digital saat mengimplementasikan ERP. Namun, perencanaan strategis adalah tulang punggung dari setiap penerapan perangkat lunak yang berorientasi pada hasil. Sebagai perusahaan yang menggabungkan pengembangan ERP dan layanan konsultasi, kami meninjau langkah-langkah implementasi ERP yang sukses secara detail.

1. Tetapkan persyaratan

Salah satu langkah terpenting implementasi ERP adalah penentuan yang kompeten dari persyaratan awal, yang membentuk apa yang akan Anda dapatkan. Namun, mengungkapkan kebutuhan dan keterbatasan bisnis mungkin cukup menantang, jika tidak mengecilkan hati. Oleh karena itu, aktivitas ini sebaiknya dipercayakan kepada analis bisnis profesional, yang dapat meminimalkan kesenjangan antara ekspektasi Anda dan hasil proyek.

Contoh paling umum dari kebutuhan pelanggan adalah kemampuan untuk melihat semua proses bisnis mereka di satu tempat. Berurusan dengan sistem yang berbeda – satu untuk tujuan akuntansi, yang lain untuk pemantauan penjualan, yang ketiga untuk operasi inventaris, dll. – menghambat visibilitas yang sangat didambakan ini.

Memproses banyak dokumen adalah persyaratan umum lainnya. Jumlah data yang perlu Anda tangani setiap hari, antara lain, akan menentukan ERP mana yang akan dipilih.

Adapun batasannya, mereka dapat mencakup, misalnya, hanya menggunakan solusi di tempat dan tetap mematuhi peraturan setempat.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Persyaratan pelanggan juga biasanya mengacu pada konfigurasi dan kustomisasi solusi out-of-the-box. Dengan pemikiran ini, sangat penting untuk menetapkan harapan Anda untuk fitur, konektivitas, dan kinerja ERP yang baru, karena ini juga memengaruhi pilihan satu sistem di atas yang lain.

2. Menyusun tim untuk mengerjakan proyek implementasi ERP

Jangan remehkan pentingnya membangun tim yang kuat dan terkoordinasi dengan baik. Siapa yang Anda butuhkan di sisi Anda untuk mengambil semua langkah dalam siklus hidup implementasi ERP? Untuk proyek pengembangan perangkat lunak apa pun, Anda mungkin memerlukan anggota tim inti tertentu, seperti manajer proyek, analis bisnis, perancang UX/UI, pengembang, dan QA.

Ada juga pakar yang lebih disukai yang partisipasinya dalam proyek akan membantu menjadikannya lebih aman dan kuat. Karena ERP adalah salah satu sistem penting untuk bisnis apa pun, waktu hentinya dapat meniadakan sebagian besar manfaat yang Anda peroleh dari penerapannya. Oleh karena itu, Anda dapat memperkuat tim inti Anda dengan para insinyur DevOps yang akan menjaga ketangkasan dan stabilitas sistem. Ketika penerapan kode terjadi secara teratur, Anda dapat menemukan dan memulihkan cacat di awal SDLC dan memiliki kemampuan untuk menerapkan perubahan bisnis lebih cepat.

Anggota lain yang lebih disukai dari tim proyek adalah konsultan peraturan. Orang ini menjamin bahwa sistem ERP Anda mematuhi persyaratan hukum negara tempat organisasi Anda berada.

Kepatuhan ERP juga dapat ditangani oleh analis bisnis. Kami selalu mempertimbangkan tidak hanya persyaratan dan batasan klien tetapi juga undang-undang negara tempat mereka menjalankan bisnis.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Selain itu, pastikan keterlibatan tingkat C untuk mengomunikasikan pentingnya penerapan sistem baru kepada karyawan biasa, melemahkan resistensi mereka terhadap perubahan dan memastikan keberhasilan peluncuran.

3. Identifikasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan dan kendala bisnis Anda

Langkah implementasi perangkat lunak ERP selanjutnya adalah menganalisis solusi yang tersedia dan menentukan mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda sebagaimana adanya atau dapat disesuaikan untuk memenuhi permintaan Anda. Anda harus memutuskan jumlah pengguna, peran mereka dalam sistem, dan alur dokumen Anda untuk memahami volume operasi per hari dan memilih ERP dengan kinerja yang sesuai.

Hingga saat ini, Anda telah memikirkan keterbatasan Anda dan mengetahui ERP mana yang tidak cocok untuk Anda. Misalnya, jika persyaratan privasi data mendikte kebutuhan perangkat lunak di tempat, pertanyaan tentang cloud atau ERP di tempat bahkan tidak muncul.

Contoh serupa mengacu pada tingkat penyesuaian yang dimungkinkan oleh sistem yang berbeda. Jika proses bisnis Anda tidak sesuai dengan standar, Anda memerlukan ERP yang fleksibel dalam hal penyesuaian. Tidak ada yang mau mengikuti jejak Lidl, sebuah organisasi yang menghabiskan tujuh tahun menyesuaikan SAP dengan harga spesifiknya. Tetap saja, proyek tersebut gagal pada akhirnya, dan perusahaan menyia-nyiakan €500 juta.

Selain keterbatasan, pilihan ERP ditentukan oleh kebutuhan pelanggan. Dalam praktik kami, ada organisasi yang memiliki beberapa badan hukum. Dan sangat penting untuk menemukan ERP yang memungkinkan pelanggan untuk melihat semua perusahaan mereka dalam satu sistem dan beralih dengan mulus di antara mereka tanpa harus login ulang. Kami membandingkan beberapa ERP dan menyarankan Odoo karena Odoo memiliki fitur multi-perusahaan yang memungkinkan penerapan fungsionalitas yang diminta pelanggan.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Ada banyak pemain ERP di pasar, dari raksasa dengan sejarah hampir 50 tahun, seperti SAP, hingga pendatang baru yang inovatif, seperti Odoo atau Salesforce. Kami telah membahas perbedaan antara Odoo dan SAP ERP secara detail dengan analis bisnis dan pengembang utama tim ERP kami. Dan menurut kami ini layak dibaca!

4. Konfigurasikan atau sesuaikan sistem ERP Anda

Hanya 3,6% bisnis yang benar-benar puas dengan solusi siap pakai. 96,4% lainnya memerlukan penyesuaian atau, setidaknya, konfigurasi sistem agar sesuai dengan proses mereka.

Kami pertama-tama mengonfigurasi ERP out-of-the-box untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan pelanggan sebanyak mungkin. Dan jika itu tidak cukup dan fungsionalitas yang diperlukan tidak tersedia dalam solusi yang sudah jadi, kami menawarkan penyesuaian.

Misalnya, Anda memerlukan laporan saldo saham pada tanggal tertentu. Atau, selain kolom default, seperti kontak dan penjualan, Anda menginginkan kolom dengan status faktur. Ini adalah hal-hal yang membutuhkan penyesuaian.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Selama langkah implementasi ERP ini, Anda juga harus menjaga integrasi dengan layanan yang Anda perlukan. Ini mungkin termasuk layanan pembayaran dan pengiriman, seperti PayPal dan DHL, dan layanan Business Intelligence, seperti Power BI dan Tableau.

Kami juga mengintegrasikan ERP dengan sistem apa pun yang Anda miliki. Misalnya, Anda menggunakan sistem akuntansi yang menghasilkan laporan pajak, debit dan kredit, dll. Atau Anda sudah menjalankan CRM dengan corong penjualan yang disiapkan yang sepenuhnya memenuhi kebutuhan Anda. Maka lebih masuk akal untuk berintegrasi dengan sistem ini daripada menggantinya dengan yang baru yang harus disesuaikan dari awal.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

5. Migrasikan data Anda

Oracle menyatakan bahwa migrasi data dapat menghabiskan 10 hingga 25% dari seluruh biaya proyek, menjadikannya langkah paling penting dalam implementasi ERP.

Memindahkan semua data historis bukanlah suatu pilihan. Di era big data, organisasi tenggelam dalam lautan data yang tidak terorganisir, tidak terstruktur, dan tidak lengkap. Oleh karena itu, menjaga kualitas data harus menjadi prioritas utama Anda pada tahap ini. Tentukan data yang berarti dan periksa apakah ada duplikat dan kesalahan sebelum memulai migrasi.

Selama salah satu proyek kami, migrasi data sangat ekstensif sehingga kami harus mengalokasikan tim khusus untuk menanganinya. Setelah data diperbarui, kami memetakannya – mencocokkan entitas dari sistem lama ke entitas terkait di ERP baru.

Misalnya, di sistem lama, entitas disebut "klien" dan memiliki nilai tertentu dalam kodenya. Namun dalam sistem baru, itu disebut "kontak" dan memiliki nilai yang berbeda dalam kode. Oleh karena itu, tujuan kami adalah menjelaskan secara akurat cara mencocokkannya. Itu selalu merupakan bagian tugas manual, tetapi migrasi data itu sendiri dapat dilakukan secara otomatis.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Setelah membersihkan dan memetakan data, Anda perlu menguji sistem sebelum dirilis. Misalnya, Anda harus memeriksa apakah kinerjanya akan berubah saat berhadapan dengan volume data sebenarnya.

Jumlah data nyata dalam produksi mungkin jauh lebih besar daripada data uji di meja uji. Oleh karena itu, data keluaran (misalnya, laporan) atau kueri basis data sederhana dapat berjalan lebih lambat di lingkungan kehidupan nyata daripada di server pengujian. Kami mempertimbangkan aspek ini saat memeriksa beban pada sistem.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

6. Jalankan tes

Pengujian kinerja adalah langkah wajib dalam mengimplementasikan perangkat lunak apa pun. Kecuali jika Anda ingin mengungkap cacat parah setelah rilis dan membayar enam atau tujuh kali lebih banyak untuk menanganinya.

Semakin awal Anda menemukan masalah di SDLC, semakin rendah biaya untuk memperbaikinya. Oleh karena itu, berikut adalah 3 tes kinerja teratas yang harus Anda jalankan untuk memastikan pembangunan sistem ERP yang tangguh.

• Pengujian regresi. Saat Anda bekerja di tingkat kode dan membuat perubahan, penting untuk memeriksa apakah perubahan tersebut tidak memengaruhi fitur yang ada secara negatif.
• Pengujian kewarasan. Tipe ini bertujuan untuk memverifikasi rasionalitas sistem. Tidak ada gunanya beralih ke tes lain jika, secara teknis, sistem menyatakan bahwa 2+2=5.
• Pengujian asap. Ini dilakukan untuk memeriksa apakah perangkat lunak tersebut stabil dan membantu mendeteksi kerusakan parah yang parah dan penghenti.

Semua jenis tes dapat diotomatisasi untuk menyederhanakan dan mempercepat tugas.

7. Latih pengguna akhir Anda

Menurut survei McKinsey, 70% proyek implementasi perangkat lunak gagal karena penolakan karyawan untuk menerima sistem baru. Situasi yang mengecilkan hati seperti itu dapat dihindari dengan memberikan pelatihan yang tepat kepada staf. Inilah sebabnya mengapa pelatihan untuk kelompok pengguna yang berbeda tidak dapat diabaikan dalam peta jalan implementasi ERP Anda. Ini dapat diadakan dalam dua format, dan kami menyarankan keduanya untuk meminimalkan resistensi karyawan terhadap perubahan.

• Menyediakan pengguna akhir dengan panduan pengguna. Mitra implementasi ERP Anda menyiapkan manual pengguna terperinci untuk karyawan dari berbagai departemen. Analis bisnis menguraikan langkah demi langkah apa, bagaimana, di mana, dan kapan harus dilakukan. Dengan pendekatan ini, pengguna akhir akan merasa nyaman bekerja di sistem baru sejak hari pertama peluncurannya.
• Melakukan pelatihan tatap muka atau e-learning. Merangkul teknologi baru selalu membuat stres bagi karyawan yang berpegang pada pendekatan 'selalu-seperti-itu'. Dalam kasus penolakan yang kuat untuk beralih ke sistem baru, keterlibatan eksekutif adalah kunci perubahan paradigma dalam pemikiran staf. Apalagi jika implementasi ERP adalah salah satu tahapan transformasi bisnis Anda yang didukung oleh teknologi.

Tujuan utama dari pelatihan ini adalah untuk memberikan 100% pengetahuan tentang cara menggunakan sistem baru dan mengubah karyawan dari lawan menjadi pendukung perangkat lunak saat ini.

Mengapa langkah implementasi proyek ERP ini harus dilakukan sebelum live dengan sistem yang baru?

Jika pelatihan diadakan setelah penerapan, ada risiko tinggi gelombang ketidakpuasan karyawan yang tidak mengerti cara bekerja di sistem baru akan menyapu Anda. Melatih staf ketika Anda harus menyelesaikan pasca-rilis yang mendesak adalah tugas yang tidak ingin saya tangani siapa pun.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

8. Rencanakan dan mulai kegiatan go-live

Pada langkah implementasi ERP ini, seluruh tim mengawasi kinerja sistem, menyelesaikan bug, dan menyempurnakan.

Tanggal penerapan sistem selalu disetujui oleh pelanggan, karena peluncuran ERP menyiratkan periode baru untuk departemen akuntansi. Tidak mungkin memulai semuanya dari awal pada 1 Januari. Untuk keandalan, pelanggan kami menjalankan sistem baru dan lama mereka secara paralel selama satu atau dua bulan pertama.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Kami juga menyarankan untuk melakukan tindak lanjut pasca siaran langsung untuk memastikan adopsi penuh pengguna akhir dari sistem baru.

9. Evaluasi kesuksesan sesuai dengan persyaratan yang Anda tetapkan

Saatnya untuk kembali ke tujuan yang Anda tetapkan di awal proyek dan meninjau apakah Anda telah mencapainya. Jika Anda ingin meningkatkan penjualan dan sistem ERP yang baru seharusnya menangani lebih banyak penjualan per hari, dapatkah itu dilakukan?

Contoh nyata: salah satu pelanggan kami menetapkan tujuan untuk mengurangi waktu pemrosesan permintaan dari 20 menit menjadi setidaknya 15 menit. Oleh karena itu, kesesuaian sistem baru dengan KPI ini merupakan salah satu kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan proyek. Kami membangun sistem yang berhasil membuat laporan dalam 5 menit, yang terbukti sukses. Melampaui ekspektasi – itulah yang mendorong kami untuk maju.

— Volha Homza, Analis Bisnis, *instinctools

Mengikuti strategi implementasi yang cerdas membuat ERP Anda bernilai setiap dolar

Menerapkan ERP adalah salah satu investasi yang harus Anda lakukan untuk menjaga data Anda tetap bersih dan teratur di satu tempat dan menyederhanakan pertumbuhan Anda. Namun, bagaimana Anda mencapai tujuan ini tanpa mengosongkan kantong? Pada tahun 2022, 41,4% proyek implementasi ERP telah melampaui anggarannya. Masalah utama dengan pembengkakan anggaran terkait dengan masalah organisasi, data, dan teknis. Ambisi membutuhkan perencanaan strategis yang cermat. Organisasi sering kali begitu terpesona dengan ketangkasan ERP mereka di masa depan dan manfaat yang akan mereka peroleh berkat itu sehingga mereka mengabaikan semua langkah yang terlibat dalam implementasi ERP dengan benar. Sebagai mitra konsultasi dan pengembangan perangkat lunak perusahaan yang berpengalaman, *instinctools dapat menavigasi organisasi Anda sepenuhnya melalui penerapan ERP, menghemat banyak waktu dan uang serta membantu menghindari kesalahan yang tidak menguntungkan.

Artikel ini awalnya diterbitkan di sini.