Saatnya Karyawan Baru Memberikan Pengalaman

Bagi orang-orang yang menjalankan program pemberian dan kesukarelaan karyawan, satu pertanyaan terbesar adalah: Bagaimana Anda membuat orang berpartisipasi?

Saat mencoba menjawab pertanyaan ini sendiri, kami menyadari sesuatu. Itu pertanyaan yang salah. Betapapun pentingnya partisipasi, bukan itu yang harus memandu program pemberian karyawan.

Karena ketika Anda terlalu fokus untuk membuat orang lain muncul, Anda bisa kehilangan fokus dalam menciptakan pengalaman yang sebenarnya ingin mereka tunjukkan.

Masalahnya adalah: ketika metrik seputar partisipasi menjadi tujuan, metrik tersebut sering kali lebih diutamakan daripada pengalaman individu karyawan. Karyawan mulai merasa hanya sekedar statistik dan tidak memiliki rasa keagenan atau kepemilikan terhadap upaya CSR perusahaan.

Ketika kami melihat sekeliling, kami melihat bahwa banyak sistem yang dibangun untuk mendukung pemberian karyawan telah cacat karena kerangka kerja yang tidak tepat ini. Sebagian besar teknologi menciptakan pengalaman yang terputus-putus dan tidak menghubungkan pemberian dengan pekerjaan sehari-hari karyawan. Jadi, kami memutuskan untuk melakukan sesuatu.

Itu sebabnya kami menciptakan karyawan baru yang memberikan pengalaman. Fungsionalitas yang kami bangun dalam perangkat lunak kami akan membantu karyawan merasa lebih terhubung dan terlibat, serta meningkatkan tujuan mereka. Hal ini juga akan mengurangi beban kerja para profesional CSR dan SDM yang bertanggung jawab menjalankan program-program tersebut.

Langkah pertama adalah refleksi diri

Karyawan ingin memberi. Namun banyak yang tidak berpartisipasi dalam program pemberian di tempat kerja. Berdasarkan survei terbaru, 71% karyawan mengatakan mereka menginginkan budaya yang mendukung kegiatan memberi dan menjadi sukarelawan. Namun laporan CECP terbaru menunjukkan tingkat partisipasi sebesar 19,4% untuk program hadiah yang sesuai.

Kesenjangan partisipasi ini bukanlah hal baru. Pada tahun 2018, CECP melaporkan bahwa partisipasi dalam program pemberian karyawan sepanjang tahun hanya sebesar 10%.

Para profesional CSR dan SDM yang bertanggung jawab atas pemberian karyawan sangat ingin menutup kesenjangan ini. Mereka tahu bahwa keterlibatan karyawan yang kuat dalam program-program ini baik untuk budaya, retensi, dan produktivitas perusahaan.

Namun karena kurangnya perhatian terhadap partisipasi, banyak pengelola program yang mendorong masyarakat untuk terlibat, bukannya mengundang mereka. Sangat mudah untuk memahami dorongan hati ketika taruhannya begitu tinggi. Namun mencoba membujuk atau memaksa orang untuk berpartisipasi bisa menjadi bumerang. Tekanan tersebut melemahkan keinginan alami karyawan untuk memberi.

Sebaliknya, program-program yang diciptakan untuk membuat karyawan merasa lebih terhubung justru mempunyai efek sebaliknya. Alih-alih merasa diterima untuk hadir, karyawan malah merasa terpanggil. Antusiasme mereka memburuk dan mereka tidak berpartisipasi.

Dinamika ini menciptakan siklus yang sulit, di mana manajer program terus-menerus tidak mendapatkan umpan balik dan keterlibatan karyawan yang mereka perlukan untuk memandu strategi mereka. Seiring waktu, program tersebut semakin menjauh dari apa yang sebenarnya diinginkan karyawan.

Daripada membebani karyawan untuk berpartisipasi, para pemimpin perusahaan harus lebih melakukan refleksi diri. Saatnya beralih dari “bagaimana kita bisa membuat orang hadir?” hingga “bagaimana kita dapat menciptakan pengalaman yang ingin ditunjukkan oleh karyawan?”

Karyawan mendambakan rasa keterhubungan

Karyawan menginginkan apa yang diinginkan semua orang—rasa terhubung. Perasaan bahwa upaya sehari-hari mereka terikat pada tujuan yang lebih besar dan selaras dengan nilai-nilai mereka.

Kebanyakan pengusaha memahami perlunya koneksi. Mereka menciptakan semua jenis program karyawan secara khusus untuk mencapai tujuan ini—inisiatif bimbingan, tantangan kesehatan, penghargaan kinerja, pencapaian masa kerja, kelompok sumber daya karyawan, peluang menjadi sukarelawan, memberikan kampanye, dan banyak lagi.

Namun ketika program-program tersebut tidak terkait satu sama lain, karyawan tidak merasakan adanya hubungan yang mereka dambakan. Sebaliknya, mereka merasa program-program tersebut tersebar dan terputus. Atau lebih buruk lagi, tidak ada gunanya. Mereka mungkin mendapat kesan bahwa, di dalam perusahaan, pihak kanan tidak tahu apa yang dilakukan pihak kiri, dan tidak ada tujuan yang lebih besar. Keterlibatan menurun di semua program.

Jika Anda ingin program keterlibatan karyawan Anda menjadi sumber koneksi, Anda perlu menciptakan pengalaman yang kohesif bagi karyawan. Sesuatu yang terikat pada sesuatu yang bermakna. Karena tidak mungkin untuk merasa terhubung pada tingkat yang lebih dalam jika Anda merasa frustrasi, bingung, atau seolah-olah Andalah yang harus menyatukan semuanya.

Karyawan perlu merasa bahwa program-program tersebut terhubung secara alami dan semuanya dipetakan ke tujuan yang lebih dalam. Mereka tidak menginginkan imbalan atau poin yang tidak berarti. Mereka ingin upaya sehari-hari mereka memberikan dampak yang melampaui tempat kerja.

Program memberi yang baik mengambil perspektif karyawan

Akar dari banyak masalah dalam program sumbangan perusahaan adalah mentalitas “check-the-box”. Seringkali, pengalaman karyawan diabaikan.

Untuk menutup kesenjangan partisipasi, manajer program perlu mempertimbangkan sudut pandang karyawan untuk memahami seperti apa peluang yang ada bagi mereka, di mana potensi hambatannya, dan bagaimana hal tersebut dapat dikaitkan dengan keseluruhan pengalaman mereka.

Kami mengambil pendekatan baru. Kami membahas pemberian karyawan dari sudut pandang karyawan untuk membantu mewujudkan pemberian dalam kehidupan sehari-hari.

Peralihan dari “mudah” ke “tanpa usaha”

Untuk meningkatkan partisipasi, banyak perusahaan fokus untuk membuat kegiatan memberi dan menjadi sukarelawan menjadi semudah mungkin. Itu dorongan yang tepat. Namun kami ingin memberikan lebih dari sekedar kemudahan untuk membuat pemberian menjadi lebih mudah . Memberi harus terjadi secara alami, hampir terasa otomatis.

Platform yang lugas dan intuitif adalah langkah pertama. Karyawan tidak ingin mengejar detail atau melalui proses yang panjang dan berlarut-larut untuk terlibat. Anda perlu memastikan tidak ada yang menghalangi mereka.

Namun betapapun mudahnya memberi, jika program ini tidak dikaitkan dengan inisiatif lain di tempat kerja, maka akan selalu ada risiko tertinggal dari prioritas lain baik di tingkat perusahaan maupun individu.

Kuncinya adalah mengintegrasikan pemberian ke dalam kehidupan sehari-hari karyawan sehingga partisipasi menjadi otomatis. Karyawan tidak perlu melakukan apa pun untuk terlibat; sejak hari pertama memberi adalah pilar pengalaman karyawan dan bagian alami dari alur kerja mereka.

Memberi menjadi mata uang bersama

Di banyak perusahaan, memberikan program secara langsung di sebuah pulau. Hal ini tidak tertanam dalam pengalaman karyawan yang lebih luas. Namun bagaimana jika setiap program penghargaan karyawan dapat memasukkan komponen memberi?

Inilah inti bagaimana Anda menghubungkan pemberian dengan pengalaman karyawan yang lebih luas. Alih-alih setiap program mempunyai imbalan atau insentifnya masing-masing, pemberian justru menjadi mata uang bersama. Kini, inisiatif apa pun dapat mencakup pemberian amal sebagai imbalan, termasuk:

• Tantangan kesehatan
• Penghargaan keselamatan
• Tonggak sejarah tenurial
• Pelatihan karyawan
• Program pujian
• Hibah sukarelawan
• kepemimpinan ERG

Misalnya, jika tim gudang menjalani 100 hari tanpa kecelakaan, mungkin setiap anggota tim mendapat $10 untuk disumbangkan ke tujuan yang mereka pilih. Atau, ketika karyawan baru menyelesaikan pelatihan awal mereka tepat waktu, mereka bisa mendapatkan $25 untuk disumbangkan. Anda dapat memilih tujuan dan jumlah yang sesuai dengan perusahaan dan karyawan Anda.

Ketika Anda menjadikan pemberian sebagai hal yang sama di seluruh program, Anda menciptakan hubungan alami antara pekerjaan sehari-hari karyawan dan tujuan yang paling mereka sayangi. Ditambah lagi, upaya mereka sehari-hari memiliki dampak yang nyata dan nyata di luar pekerjaan mereka.

Setiap karyawan mendapatkan akun pemberiannya sendiri

Setiap karyawan harus memiliki dompet dampaknya sendiri: rekening pribadi tempat dana dapat ditambahkan melalui pemotongan gaji, sumbangan satu kali, atau program karyawan apa pun yang mencakup komponen pemberian.

Karyawan dapat melihat dana dompet mereka tumbuh, dan mendistribusikannya kapan dan bagaimana mereka mau. Mereka juga dapat mengakses log transaksi pribadi kapan saja (yang sangat berguna selama musim pajak).

Menawarkan otonomi ini memberikan karyawan kekuatan untuk memutuskan apakah mereka ingin menyumbang dalam jumlah yang lebih kecil sepanjang tahun atau menabung untuk memberikan satu sumbangan besar kepada satu organisasi. Mereka juga memiliki kemampuan untuk menunggu peluang pencocokan perusahaan atau acara komunitas tertentu. Singkatnya, karyawan memiliki kendali penuh atas pemberian mereka.

Filantropi menjadi bersifat pribadi

Memberi harus bersifat pribadi. Setiap orang mempunyai tujuan yang dekat dengan hatinya. Program donasi Anda dapat memberdayakan mereka untuk memperdalam komitmen tersebut dengan membiarkan mereka memilih kepada siapa mereka ingin menyumbang—apakah mereka ingin berdonasi ke organisasi yang mereka kenal atau mencari organisasi baru.

Setiap karyawan harus memiliki dasbor pribadi tempat mereka dapat melakukan segalanya, mulai dari menyiapkan donasi, melihat dan mendaftar untuk peluang menjadi sukarelawan, dan terhubung dengan ERG. Dasbor ini bahkan dapat menyarankan peluang mendatang yang disesuaikan dengan lokasi dan preferensi mereka. Selain itu, dengan integrasi, karyawan dapat mengakses dasbor mereka dari ruang digital tempat mereka bekerja, seperti Slack atau Microsoft Teams.

Karyawan tidak harus memberi sesuai jadwal perusahaan. Mereka harus bisa memberi kapan pun mereka mau dan tahu bahwa sumbangan mereka akan langsung memberikan dampak. Jika perangkat lunak CSR Anda mengumpulkan donasi dan mencairkannya setiap bulan atau dua bulan sekali, lembaga nonprofit harus menunggu untuk mendapatkan uang tersebut.

Penundaan ini berdampak buruk pada upaya tanggap bencana. Jika karyawan mencoba menyalurkan sumber daya ke komunitas yang memiliki kebutuhan mendesak, mereka tidak ingin sumbangan mereka tertahan selama berminggu-minggu. Pastikan untuk memilih solusi yang tidak menambah penundaan yang tidak perlu. Anda tidak ingin teknologi yang Anda gunakan membuat karyawan merasa kurang berdaya atau semakin tersingkir dari hal-hal yang mereka pedulikan.

Perusahaan muncul

Meskipun karyawan ingin memberi, mereka tidak ingin merasa bahwa merekalah satu-satunya yang melakukan bagian mereka. Perusahaan sendiri harus mengalokasikan dana untuk kampanye donasi—baik berupa donasi pendamping, Dollars for Doers, hibah komunitas, atau insentif amal kecil.

Banyak perusahaan sudah terbiasa melakukan penawaran sumber daya. Namun karena keterbatasan perangkat lunak, upaya tersebut cenderung dilakukan sedikit demi sedikit. Karyawan mungkin mendengar tentang sumbangan perusahaan, namun mereka tidak memiliki kendali langsung atas sumbangan tersebut.

Atau, beberapa struktur insentif dapat terbuang percuma dengan kartu hadiah yang belum ditukarkan atau barang curian perusahaan yang tidak bersifat pribadi yang hilang di belakang lemari. Kini, kontribusi perusahaan tersebut dapat disalurkan langsung ke rekening sumbangan pribadi karyawan. Jadi karyawan dapat melihat penambahan dana dan menggunakannya sesuai keinginan dan waktu.

Bagi perusahaan, ada keuntungan tambahan jika menyertakan komponen memberi pada program karyawan lainnya. Ini adalah alat untuk membantu mencapai tujuan perusahaan. Mencoba membuat 100% karyawan menyelesaikan pelatihan yang dibutuhkan tepat waktu? Ingin meningkatkan masukan antar rekan? Rayakan produktivitas? Mengaitkan jumlah uang yang kecil dengan pencapaian tertentu adalah cara yang bagus untuk menginspirasi karyawan secara pribadi, dan untuk membangun ROI yang jelas ke dalam program sumbangan Anda.

Ketika semuanya bertambah, Anda menciptakan budaya perusahaan yang lebih kuat dan memperdalam kepercayaan terhadap merek Anda.

Hubungkan pemberian karyawan dengan tujuan yang lebih dalam

Saat ini, keberadaan program pemberian pegawai saja tidak cukup. Anda harus berhati-hati dalam menciptakan pengalaman yang membuat karyawan merasa terhubung dengan tempat tinggal mereka, orang-orang yang bekerja dengan mereka, dan hal-hal yang mereka pedulikan. Begitulah cara Anda menutup kesenjangan partisipasi.

Perangkat lunak CSR Submittable dapat membantu Anda memberikan sumbangan dalam keseharian, sehingga semua orang dapat merasa lebih terhubung. Jika Anda mencari mitra untuk membantu Anda meluncurkan atau mengubah pemberian karyawan di organisasi Anda, hubungi kami. Kami di sini untuk membantu.