Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Zoho Contracts

Kontrak adalah dokumen hukum yang mengatur hampir setiap sen yang masuk atau keluar dari bisnis. Jika bisnis dilengkapi dengan perangkat lunak manajemen kontrak yang tepat untuk mengelolanya, maka mereka dapat mengubah kontrak dari dokumen statis menjadi aset strategis. Dalam lanskap bisnis yang berubah begitu cepat dengan evolusi teknologi, langkah-langkah regulasi sering muncul.

Selain itu, rantai pasokan global semakin kompleks dan model pemasaran dan penjualan menjadi semakin beragam. Ini adalah keadaan yang menyebabkan kebutuhan akan kontrak digital yang dapat dengan mudah diakses dan diubah. Ada peningkatan permintaan untuk platform CLM yang kuat yang memungkinkan Anda untuk mengelola dan mendapatkan hasil maksimal dari kontrak Anda.

Perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak yang kuat memungkinkan Anda mengotomatisasi dan merampingkan proses kontrak dan membuka potensi nyata di dalamnya. Dengan CLM seperti Zoho Contracts, tim hukum dapat menghemat banyak waktu yang dapat diinvestasikan dalam tugas bernilai tinggi.

Di blog ini, kita akan melihat detail Zoho Contracts dan fungsi yang ditawarkan perangkat lunak ini.

Apa itu Zoho Contracts?

Zoho Contracts adalah solusi sederhana untuk semua tantangan kontrak. Ini membantu dalam merampingkan proses Manajemen Siklus Hidup Kontrak secara efisien dengan platform yang kaya fitur sambil mencapai kepatuhan dalam skala besar dengan biaya yang lebih rendah.

Penerapan platform CLM seperti Zoho Contracts memungkinkan Anda mengurangi waktu siklus kontrak, mengurangi risiko bisnis, dan meningkatkan tata kelola kontrak. Ini adalah solusi kontrak lengkap yang menghilangkan kebutuhan akan banyak aplikasi.

Semua pemilik bisnis dapat tetap di atas kontrak bisnis mereka ke mana pun mereka pergi. Aplikasi Zoho Contracts membuat dasbor seluler yang dipersonalisasi yang menawarkan wawasan tentang metrik kontrak utama. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur yang dibutuhkan saat Anda jauh dari meja kerja.

Selain menawarkan efisiensi dalam operasi legal, perangkat lunak Zoho Contracts memfasilitasi hasil bisnis yang lebih baik. Ini membahas aspek-aspek yang disebutkan di bawah dari operasi hukum.

Merampingkan Siklus Hidup Kontrak

Ada lima tahap yang termasuk dalam siklus hidup kontrak yang ditangani oleh Zoho Contracts dan disebutkan di bawah ini:

• Penulisan : Zoho Contracts hadir dengan perpustakaan ekstensif template kontrak yang telah ditentukan sebelumnya dan kemampuan untuk membuat template khusus di Zoho Contracts yang membuat pembuatan kontrak menjadi mudah. Templat jenis kontrak bersama dengan pustaka klausa di Zoho Contracts menghadirkan pendekatan sistematis untuk pembuatan kontrak. Ini membantu dalam menghemat banyak waktu pada tahap penulisan sambil memastikan bahwa ada konsistensi bahasa di semua kontrak. Editor dokumen dilengkapi dengan kemampuan perakitan dokumen tingkat lanjut, fitur pengeditan kolaboratif, fitur bidang yang dapat diisi, komentar kontekstual, dll.
• Persetujuan : Semua kontrak adalah dokumen yang mengikat secara hukum sehingga konten yang disertakan di dalamnya harus jelas, ringkas, dan akurat. Proses persetujuan kontrak dapat meningkatkan kepatuhan dan mengurangi risiko dengan memastikan bahwa pemangku kepentingan mengetahui ruang lingkup kontrak sebelum dilaksanakan. Zoho Contracts dapat digunakan oleh admin untuk menyiapkan alur kerja persetujuan baik berurutan maupun paralel dan mengaitkannya dengan jenis kontrak. Pemberi persetujuan dapat menambahkan komentar kontekstual dalam dokumen dan menyetujui atau menolaknya juga.
• Negosiasi : Berbeda dengan pendekatan tradisional di mana Anda mengirim kontrak bolak-balik sebagai lampiran email, Zoho Contracts membantu Anda dengan akses terkontrol ke kontak rekanan dengan tautan yang dilindungi kata sandi. Kontak rekanan dapat berkolaborasi satu sama lain secara real-time, menyarankan perubahan relevan yang harus dilakukan pada dokumen, membuat komentar kontekstual, dan mengatur visibilitas. Fitur pelacakan riwayat negosiasi dan perbandingan perubahan ini sangat berguna ketika ada berbagai putaran negosiasi.
• Eksekusi: Zoho Contracts adalah sistem CLM yang telah terintegrasi sebelumnya dengan perangkat lunak tanda tangan elektronik yang disebut Zoho Sign yang menjadikan langkah penting dalam siklus hidup kontrak ini menjadi sangat cepat dan mudah. Waktu penyelesaian untuk siklus email, pencetakan, penandatanganan, dan faks dapat dihilangkan atau dikurangi secara signifikan. Anda dapat menandatangani dan mengamankan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum dalam beberapa menit. Perintah penandatanganan juga dapat ditentukan yang mencakup seluruh grup penandatangan, penandatangan organisasi, penandatangan rekanan, perwakilan lainnya, dll.
• Manajemen Pasca-eksekusi: Penggunaan Zoho Contracts juga mendukung tahap pasca-eksekusi bersama dengan amandemen, ekstensi, penghentian, dan pembaruan. Perangkat lunak ini dilengkapi dengan templat surat yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat disesuaikan untuk setiap tahap ini. Template konvensional hanya menawarkan struktur kerangka dokumen di mana semua anggota dapat mengedit konten secara kontekstual dan membuatnya lengkap. Di sisi lain, Zoho Contracts memungkinkan pengguna untuk mengubah kontrak dengan membuat perubahan dalam kontrak karena surat amandemen yang dihasilkan secara otomatis menangkap perubahan saat ini bersama dengan seluruh riwayat kontrak. Pengurangan ekstrim dari intervensi manual apa pun dalam pembuatan dokumen ini membuat manajemen siklus hidup kontrak pasca-eksekusi menjadi sangat sederhana dan mudah.

Membuat Kontrak Bukti Risiko

Zoho Contracts adalah perangkat lunak manajemen kontrak luar biasa yang dapat membantu mendapatkan akses ke templat yang telah ditentukan sebelumnya untuk kontrak yang umum digunakan seperti NDA dan MSA. Template dapat bertindak sebagai rel panduan bagi penulis kontrak. Anda dapat mengubah detail sebanyak yang Anda butuhkan saat membuat kontrak. Anda juga dapat membuat template Anda sendiri.

Pembuatan kontrak instan juga diaktifkan dengan penggunaan Zoho Contracts karena Anda cukup menambahkan informasi kontrak dan rekanan dalam formulir untuk menghasilkan kontrak dengan semua detail yang tepat. Kontrak dapat dibuat berdasarkan template yang memberdayakan semua anggota untuk membuat kontrak sambil juga memastikan bahwa ada konsistensi bahasa di semua kontrak.

Zoho Contract hadir dengan editor dokumen bawaan dengan semua fitur dalam pengolah kata canggih yang disebut Zoho Writer. Penawaran cloud memungkinkan Anda untuk membuat kontrak dari mana pun Anda berada. Terakhir, pemilih klausa lanjutan memungkinkan penulis kontrak untuk mencari dan memasukkan klausa dalam kontrak dengan mudah. Semua klausa dalam templat yang telah ditentukan sebelumnya termasuk yang Anda tambahkan tersedia di pustaka klausa.

Data Kontrak Dapat Diubah Menjadi Wawasan Bisnis

Fitur Dasbor memungkinkan Anda memperoleh gambaran umum tingkat tinggi tentang bisnis Anda secara sekilas sambil membuat keputusan yang tepat dengan cepat. Anda dapat melihat KPI mengenai kesehatan dan pertumbuhan bisnis Anda di ujung jari Anda.

Selain fitur Dasbor, fitur Laporan juga membantu mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti di semua aspek sistem manajemen kontrak. Anda dapat memeriksa hal-hal seperti pencapaian, klausul, kewajiban, pihak lawan, kinerja, dan atribut kontrak umum lainnya.

Meningkatkan Tata Kelola

Zoho Contracts adalah perangkat lunak manajemen kontrak canggih yang memungkinkan admin membuat keputusan yang tepat dengan mendapatkan wawasan bisnis yang dapat ditindaklanjuti yang diperoleh dari berbagai data kontrak. Muncul dengan lebih dari 30 laporan standar di berbagai aspek manajemen kontrak. Dan dasbor yang dipersonalisasi menawarkan ikhtisar tingkat tinggi tentang kontrak bisnis secara sekilas.

Selain itu, Zoho Contracts juga memungkinkan pelacakan aktivitas pada tiga level berbeda termasuk level kontrak, level pengguna, dan level tahapan (persetujuan, negosiasi, tanda tangan). Semua jenis aktivitas yang dilakukan oleh pengguna pada level ini dilacak secara kronologis. Pelacakan tingkat tahap memberi pemilik kontrak informasi tentang apakah orang yang terlibat dalam tahap ini telah menerima pemberitahuan email, melihat dokumen, dan melakukan tindakan yang dimaksud bersama dengan stempel waktu.

Admin dapat menyusun seluruh proses siklus hidup kontrak dengan mengonfigurasi pustaka klausa, templat surat kontrak, templat tipe kontrak, dan alur kerja persetujuan untuk tipe kontrak. Aktivitas, akses, dan log audit menawarkan visibilitas yang lebih baik atas aktivitas di seluruh organisasi.

Mengurangi Risiko Bisnis

Menambahkan klausul yang sesuai seperti batasan tanggung jawab dan ganti rugi dapat menghilangkan semua risiko pada tingkat kontrak individual dan hanya proses manajemen kontrak holistik yang dirancang dengan mempertimbangkan mitigasi risiko yang dapat membuat bisnis benar-benar siap menghadapi risiko. Penggunaan Zoho Contracts dilengkapi dengan kemampuan alur kerja tinjauan dan persetujuan sejawat yang menawarkan transparansi yang lebih baik atas item kontrak kepada hampir semua pemangku kepentingan yang terlibat. Anda dapat menyiapkan pustaka klausa dengan bahasa yang disetujui secara hukum dan templat tipe kontrak yang berfungsi sebagai panduan bagi penulis kontrak. Pengaturan tata kelola memberikan kontrol yang lebih baik kepada admin untuk proses kontrak sekaligus meningkatkan kepatuhan.

Faktor risiko penting untuk bisnis adalah tidak memenuhi kewajiban kontrak. Kegagalan untuk mematuhi kewajiban dapat mengakibatkan konsekuensi peraturan dan keuangan yang merugikan dan juga meninggalkan organisasi dengan hubungan bisnis yang rusak. Sistem CLM seperti Zoho Contracts memastikan bahwa semua kewajiban yang terkait dengan kontrak dapat dilacak dan dikelola dari bagian kewajiban kontrak. Pemilik kontrak dapat menetapkan kewajiban kepada masing-masing pemilik bisnis dan mengatur pengingat untuk mereka. Admin juga dapat terus memantau kewajiban ini dengan bantuan laporan berbasis kewajiban.

Mempromosikan Integrasi Lintas Fungsional

Kontrak dianggap sebagai dokumen dinamis yang menyentuh semua bagian bisnis. Pentingnya peran kontrak yang semakin meningkat membutuhkan visibilitas dan kolaborasi lintas fungsi di atasnya. Integrasi Zoho CRM memungkinkan profesional penjualan untuk memulai kontrak dari bagian terkait dari catatan kesepakatan di CRM dan melacak status kontrak dari CRM.

Sebagian besar profesional pengembangan bisnis melaporkan bahwa setiap inefisiensi dalam proses kontrak menyebabkan pengakuan pendapatan yang lambat. Penyebab utamanya adalah tim penjualan dan hukum bekerja dalam silo daripada bersama-sama. Kesepakatan yang dimenangkan dan telah ditutup sering ditandai sebagai selesai setelah perjanjian penjualan ditandatangani yang berarti bahwa setiap inefisiensi dalam proses manajemen siklus hidup kontrak suatu organisasi berdampak pada pertumbuhan pendapatan.

Kurangnya transparansi atau kesulitan dalam komunikasi antara penjualan dan tim hukum mengakibatkan waktu siklus kontrak yang lama dan bahkan terkadang dapat mengakibatkan hilangnya kesepakatan. Dengan integrasi Zoho CRM , Anda dapat membuat semacam transparansi antara proses penjualan dan kontrak sekaligus meningkatkan waktu siklus secara signifikan.

Integrasi dapat membuat aspek fungsional penting dari Zoho Contracts menjadi relevan bagi tenaga penjualan dalam Zoho CRM. Manajemen siklus penjualan yang ditawarkan oleh Zoho CRM dan manajemen siklus hidup kontrak yang ditawarkan oleh Zoho Contracts bekerja sama sebagai proses kontrak terbaik untuk tim penjualan.

Kontrol dan Kepatuhan yang Jauh Lebih Baik

Zoho Contracts adalah perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak yang sangat fungsional yang membuat semua pemangku kepentingan mengetahui potensi risiko dan peluang dalam kontrak sebelum menjadi aktif dengan menambahkan mereka sebagai pemberi persetujuan. Anda dapat mendesain alur kerja persetujuan Anda sendiri baik secara berurutan maupun paralel. Pemberi persetujuan juga dapat berkolaborasi melalui bagian komentar.

Ada repositori pusat di mana semua kontrak dapat disimpan. Ada juga opsi pencarian dan filter yang memungkinkan visibilitas dan aksesibilitas yang jauh lebih baik. Seseorang dapat terus memantau semua aktivitas pengguna di platform CRM Zoho Contracts. Sangat mudah untuk melihat riwayat semua kemajuan, perubahan, dan saran yang dibuat di satu tempat.

Dengan kontrol versi, semua versi kontrak dapat dilihat dalam urutan kronologis. Dimungkinkan juga untuk membandingkan versi dan memulihkan versi yang lebih lama secara bersamaan. Ada fitur lain dari Tampilan Kalender yang menawarkan tampilan kalender tampilan bulan dari semua jadwal kontrak dan pengingat.

Anda tidak akan pernah melewatkan kewajiban atau peluang apa pun untuk pembaruan dengan bantuan peringatan pengingat. Terakhir, dengan Peran dan Izin Pengguna, Anda dapat menetapkan peran untuk pengguna di organisasi. Ada izin akses yang berbeda untuk setiap peran yang memungkinkan kontrol yang lebih baik atas perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak .

Kesimpulan

Zoho Contracts dapat memberdayakan organisasi dan individu dengan kontrol yang lebih baik atas kontrak karena alur kerja otomatisnya yang mengesankan. Ini memiliki portofolio produk yang luas dan integrasi tanpa batas yang membuat alur kerja sangat mudah dikelola.

Anda dapat dengan cepat mengatur Zoho Contracts hanya dengan sedikit dukungan dari konsultan Zoho yang bersertifikat dan berpengalaman. Profesional akan dapat memperkenalkan Anda ke semua fitur sambil juga mengimpor kontrak utama Anda. Hubungi Encaptechno untuk tetap mengikuti kontrak sepanjang siklus hidupnya.