Sistem Otomasi Agensi: Bagaimana Pemilik Agensi Ini Menggunakan Teknologi untuk Mengelola 500 Klien dengan 5 Karyawan

Zack Spear adalah salah satu pemilik ICS Creative Agency, agen pemasaran Kanada yang menguasai seni otomatisasi dan efisiensi.

Sebagian besar biro iklan hanya dapat memimpikan rasio 1:100 klien terhadap karyawan mereka . Namun, ICS berhasil memberikan hasil kepada klien mereka dengan bantuan lima karyawan dan beberapa pekerja lepas favorit mereka. Pada satu waktu, mereka memiliki tidak lebih dari dua belas orang — termasuk pemilik — yang bekerja di bisnis klien.

Zack Spear adalah salah satu pemilik ICS Creative Agency. Artikel ini membahas cara favoritnya untuk mengotomatisasi proses agensi .

Model bisnis mereka adalah campuran dari layanan satu kali dan pekerjaan berulang yang menghasilkan pendapatan yang konsisten. Banyak klien mereka datang kepada mereka untuk situs web baru, kemudian membeli paket hosting setelah selesai. Meskipun situs web adalah spesialisasi mereka, ICS Creative Agency melakukan lebih dari sekadar membangun situs web: Mereka juga bekerja dengan klien dalam pengoptimalan mesin telusur, otomatisasi pemasaran, manajemen media sosial, dan pemasaran masuk.

Bagaimana mereka mencakup begitu banyak ceruk dengan tim yang relatif kecil? Kuncinya, menurut Zack, adalah otomatisasi dan talenta.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana ICS mendekati perekrutan, bersama dengan alat khusus yang direkomendasikan Zack untuk agensi yang ingin melakukan lebih banyak dengan jumlah waktu yang sama.

Daftar tindakan bonus:   [sg_popup id=”216″ event=”click”] Dapatkan ringkasan PDF 3 halaman kami [/sg_popup] item tindakan yang dapat Anda gunakan   untuk mengotomatisasi proses agensi Anda berdasarkan saran Zack.

Mempekerjakan Karyawan Agensi: Empat Tips dari ICS Creative Agency

Sebelum kita mendalami teknologi yang membuat ICS Creative Agency tergerak, pertama-tama mari kita jelajahi apa yang mereka lakukan untuk menarik dan mempertahankan karyawan berbakat mereka.

Zack memiliki empat nasihat utama dalam hal perekrutan.

1. Pekerjakan Orang Multi-Bakat

Ketika Anda memiliki tim kecil, setiap anggota “harus bisa memakai topi yang berbeda,” jelas Zack. Sementara di masa lalu, ICS Creative Agency telah mempekerjakan individu yang hanya bagus di satu segmen bisnis mereka, mereka menemukan itu bukan strategi yang baik untuk perusahaan mereka. “ Kecuali mereka benar-benar hebat dalam satu hal itu, itu tidak akan berhasil ,”   dia menjelaskan.

Sesuai dengan bentuknya, manajer komunikasi mereka juga melakukan manajemen media sosial dan pembuatan konten. Manajer pengembangan bisnis mereka berfokus pada penjualan dan memiliki pengetahuan yang kuat tentang pemasaran. Direktur kreatif mereka adalah seorang desainer grafis pemenang penghargaan tetapi juga seorang videografer ahli, editor, dan fotografer.

Ini adalah kebijakan yang mencerminkan cara kerja pemilik itu sendiri. Zack memulai pengembangan sebelum berspesialisasi dalam pemasaran digital, dan dia masih dapat bergabung dengan desain grafis saat dibutuhkan. Rekannya, Mike Capson, adalah seorang developer yang juga berpengalaman di bidang desain, video, dan fotografi.

Seandainya mereka tidak mempekerjakan karyawan multi-talenta — dan mereka sendiri yang multi-talenta — mereka akan membutuhkan tim yang jauh lebih besar untuk menangani jumlah pekerjaan yang sama.

2. Sewa Tenaga Penjual

Agar adil, mempekerjakan seorang tenaga penjualan bahkan tidak masuk radar untuk Zack dan Mike sampai mereka didekati oleh seorang individu pada tahun 2010 yang menawarkan untuk bekerja berdasarkan komisi saja. Begitu mereka mendengar nadanya, mereka menyadari itu hanya bisa membantu agensi mereka.

Jika tenaga penjual mereka tidak berhasil, itu tidak akan memengaruhi jumlah mereka. Jika dia berhasil, satu-satunya tantangan mereka adalah mengikuti kecepatan perintah kerja mereka. Dalam benak Zack, ini adalah tantangan yang berharga.

Ketika penjualan mereka meningkat pesat, mereka menarik pekerja lepas untuk membantu mereka dengan beban kerja, yang pada akhirnya mengarah pada lebih banyak perekrutan internal juga.

3. Prioritaskan Rujukan

Beberapa karyawan terbaik Zack adalah referensi dari orang-orang yang dia kenal dan percayai. Yang lain adalah pekerja lepas yang pernah bekerja dengan mereka sebelumnya yang siap untuk beralih ke pekerjaan bergaji.

Itu tidak berarti Anda hanya boleh mempekerjakan orang yang telah dirujuk kepada Anda, tetapi ada baiknya bertanya kepada rekan-rekan Anda apakah mereka dapat merujuk bakat ke agensi Anda.

4. Perhatikan Waktu Respons yang Lambat (dan Tanda Merah Lainnya)

Di belakang, Zack menyadari ada beberapa tanda sederhana yang harus diperhatikan ketika Anda mewawancarai calon karyawan. Seberapa cepat mereka menanggapi email Anda? Bagaimana tata bahasa dan ejaan mereka dalam tanggapan email mereka? Jika Anda mengirimi mereka undangan kalender Google, apakah mereka menerimanya?

Jika seorang kandidat membutuhkan lebih dari beberapa hari untuk menanggapinya, Zack menganggap itu sebagai tanda bahaya. Dan jika mereka tidak tahu bagaimana menjadwalkan pertemuan dengan Anda, itu tidak menjanjikan, mengingat sebagian besar perekrutan agen harus mahir secara teknologi.

Saat Anda mempekerjakan lebih banyak anggota tim, Anda mungkin menemukan perilaku kecil lainnya yang bertindak sebagai petunjuk ketika seseorang tidak cocok untuk biro iklan Anda.

Alat yang Membuat Agensi Kreatif ICS Berjalan Sesuai Jadwal

Anggota tim multi-tugas yang berbakat yang menjaga ICS Creative Agency tetap berjalan adalah kunci keberhasilan agensi. Sayangnya mereka memiliki keterbatasan yang sama seperti orang lain: Hanya ada begitu banyak jam dalam sehari.

ICS Creative Agency sangat sukses karena cara mereka menggunakan teknologi untuk meningkatkan secara drastis apa yang dapat mereka capai pada hari tertentu. Berikut ini adalah teknologi favorit mereka dan bagaimana mereka menggunakannya untuk menangani begitu banyak klien secara efisien.

ClickUp: Organisasi

ClickUp adalah alat pilihan Zack untuk mengelola operasi agensi.

Siapa pun yang menjalankan operasi untuk sebuah agensi tahu betapa sulitnya untuk:

1. Dapatkan semua orang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang sama
2. Temukan perangkat lunak yang benar-benar berfungsi untuk alur kerja agensi.

“Saya jujur ​​menggunakan setiap alat manajemen proyek yang pernah dibuat,” kata Zack. Pencarian itu membawanya ke alat yang relatif baru bernama ClickUp. Alat ini menawarkan empat gaya dasbor yang berbeda, bersama dengan lebih dari 130 fitur yang melayani kasus penggunaan yang berbeda — berguna ketika Anda ingin orang-orang dalam peran yang sangat berbeda untuk berkolaborasi.

“Saya suka template prebuilt. Katakanlah kita memiliki situs web baru: Yang saya lakukan hanyalah membuka ClickUp, membuat ruang bernama (nama klien) , dan memilih jenis proyek — dalam hal ini, pengembangan situs web baru. Kemudian itu hanya membangun seluruh kerangka kerja dengan siapa yang melakukan apa, berapa tanggal jatuh tempo, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan,” katanya.

Zack menyukai seberapa cepat produk itu berkembang. “Mereka memiliki sekitar 50 pengembang, jadi mereka merilis produk dan fitur baru hampir setiap minggu. Integrasinya luar biasa,” katanya. Integrasi favoritnya adalah dengan Slack. “Kami dapat membuat tugas secara langsung di Slack dan melihatnya di ClickUp,” tambahnya.

ClickUp gratis hingga 100MB penyimpanan. Setelah itu, mereka mengenakan biaya $5/bln/pengguna untuk penyimpanan tak terbatas, integrasi tak terbatas, dan pelaporan lanjutan.

ReportGarden: Pelaporan Kampanye

ReportGarden menghasilkan laporan yang mudah dipahami untuk klien secara otomatis.

Bertemu dengan klien untuk membahas data kampanye memakan waktu. Dan sementara dia senang menjawab pertanyaan dan menjadwalkan pertemuan sesuai kebutuhan, Zack bukan penggemar pertemuan bulanan hanya untuk membahas angka.

Jadi, dia menggunakan ReportGarden untuk menyiapkan dasbor khusus untuk klien yang relevan. Ketika mereka ingin melihat bagaimana kinerja kampanye mereka, mereka masuk ke portal mereka dan melihat dasbor yang disiapkan Zack untuk mereka. Jika mereka ingin berbicara dengan seseorang dari agensi setelah melihat data, mereka dapat mengklik tautan dan menjadwalkan ruang di kalendernya.

Sementara beberapa klien lebih menyukai laporan, sebagian besar kliennya paling menikmati fitur dasbor. “Klien yang lebih terlibat menyukai dasbor khusus dan dapat melihat data waktu nyata. Mereka suka bahwa mereka bisa masuk dan berpikir, 'Oh, oke. Ini adalah jumlah hit yang saya miliki hari ini versus laporan yang menunjukkan kepada saya angka untuk bulan itu,'” katanya.

Dia juga menyukai betapa mudahnya ReportGarden digunakan — dan diinterpretasikan. “Saya telah melihat alat pelaporan lain, dan alat ini tampak sangat rumit, sedangkan ini ditujukan untuk rata-rata orang yang bukan pemasar,” katanya. ReportGarden memudahkannya untuk menyesuaikan pelaporan dan memudahkan kliennya untuk memahami bagaimana upaya pemasaran mereka lakukan.

Harga untuk ReportGarden mulai dari $149/bln.

HubSpot: Otomatisasi Alur Kerja

Sementara HubSpot memiliki seperangkat alat pemasaran yang luas, Zack menggunakannya untuk tujuan tambahan: otomatisasi alur kerja.

Tanyakan kepada pemasar mana pun, dan mereka akan memberi tahu Anda bahwa HubSpot dikenal dengan otomatisasi pemasaran. Tapi Zack dan timnya menggunakan HubSpot untuk otomatisasi alur kerja .

Awalnya, mereka mulai menggunakan HubSpot untuk CRM. “Kami mendapati diri kami memberi tahu klien tentang HubSpot CRM, dan itu membuat mereka bertanya kepada kami bagaimana cara kerjanya. Kami menyadari bahwa jika kami akan menghabiskan waktu untuk itu, maka jelas kami perlu mengenakan biaya untuk itu, ”katanya.

Jadi, dia memaksakan diri untuk duduk dan mendapatkan sejumlah sertifikasi HubSpot, mengetahui bahwa pengetahuan itu akan sangat berguna bagi kliennya. Sementara itu, dia menyadari mereka bisa menggunakannya untuk proses internal mereka.

“Kami memiliki setiap jenis layanan yang kami tawarkan dalam satu folder. Kami telah menulis, dengan token yang dipersonalisasi, semua email yang akan kami kirimkan selama proyek itu, ”katanya. Mereka dapat secara otomatis mengirim hal-hal seperti email awal, email yang menjelaskan anggota tim mana yang akan mereka tangani, email yang mendokumentasikan apa yang akan mereka kerjakan dalam minggu tertentu, email yang memberi tahu mereka bahwa desain beranda mereka sudah siap. untuk ditinjau, dan lain sebagainya.

Email untuk seluruh alur kerja mereka turun ke saluran yang mereka buat. “Kami menghabiskan banyak waktu pada awalnya untuk membuat email-email itu karena pada dasarnya kerangkanya sama. Jika Anda melakukan proyek yang sama atau jenis pekerjaan yang sama, Anda dapat menggunakan kembali dan kemudian mempersonalisasikannya, ”katanya.

HubSpot beroperasi pada model freemium dan dapat mencapai $3200/bulan.

Slack: Komunikasi

Slack adalah cara yang bagus untuk memfasilitasi percakapan internal dan komunikasi klien.

Ada banyak sekali alasan mengapa Zack dan timnya suka menggunakan Slack. “Ini nyaman, ada di ponsel Anda, di desktop Anda. Semua ada sejarahnya. Itu menyimpan semua file dalam satu area. Itu membuat setiap klien di satu area, ”katanya tentang platform pesan instan.

Saat ini, mereka menggunakan aplikasi baik untuk komunikasi internal maupun untuk komunikasi klien. Tim memiliki saluran khusus klien secara internal, tetapi mereka juga memelihara "saluran dukungan" untuk setiap klien. “Itu hanya membuat percakapan menjadi lebih mudah. Tidak ada lagi, 'Hei, saya mengirim email kepada Eric dan saya belum mendengar kabar darinya, apakah Anda tahu jawabannya?' Semua orang di halaman yang sama. Saya pikir itu ide yang baik untuk berhenti menggunakan email sebanyak itu. Itu membuat semuanya sangat transparan, ”katanya.

Dan meskipun dia berbagi ruang kantor dengan karyawannya, mereka berbicara lebih banyak di Slack daripada secara langsung. “Ini kantor konsep terbuka, tapi kami masih membicarakan Slack sepanjang hari,” dia tertawa.

Slack gratis untuk sebagian besar pengguna; fitur premium mulai dari $6.67/pengguna aktif/bulan.

PandaDoc: Proposal

PandaDoc memungkinkan Anda membuat dokumen hukum dan kuesioner dengan cepat. (Kredit gambar: GetApp)

Zack menggunakan PandaDoc, alat proposal, untuk membuat dokumen hukum selama proses penjualan. Dia juga menggunakannya untuk membuat kuesioner untuk diisi oleh klien. “Salah satu alur kerja pertama yang kami aktifkan adalah di mana klien menerima kuesioner dalam email. Ini semua tentang seperti apa situs yang Anda inginkan, siapa pesaing utama Anda, apa yang Anda sukai dan tidak sukai dari situs mereka, apakah Anda memiliki tagline perusahaan… dapatkan informasi sebanyak mungkin,” jelas Zack.

Ini adalah alternatif baginya untuk mendapatkan semua informasi dalam rapat, yang menghabiskan waktunya (dan berarti direktur kreatifnya mendapatkan akun bekas dari informasi itu). Sebaliknya, adalah tanggung jawab klien untuk mengisi kuesioner.

“ Jika ada keraguan dari klien, maka mereka mungkin tidak cocok. Jika mereka tidak meluangkan waktu lima menit untuk mengerjakan kuesioner, itu tanda bahaya, karena akan ada lebih banyak informasi yang kami butuhkan dari mereka selama proyek berlangsung,” tambah Zack.

Sekarang mereka telah membangun beberapa template, alat ini sebagian besar drag-and-drop untuk membuat kontrak bergerak. Dan setiap kali mereka mempelajari sesuatu dari interaksi klien, mereka kembali ke PandaDoc dan mengubah template.

Paket tim untuk PandaDoc adalah $49/bulan/pengguna.

Aplikasi Marvel: Prototipe dan Mock-Up

Marvel App memungkinkan Anda mendesain dan berbagi mock-up dengan klien. (Kredit gambar: Lucia Bustamante)

“Kami menggunakan Aplikasi Marvel dalam proses desain kami. Alih-alih mengirimkan halaman .png panjang kepada seseorang, kami menggunakannya untuk memberi Anda gambaran tentang seperti apa tampilannya di desktop dan seluler,” kata Zack.

Sebelum mereka mulai menggunakan Aplikasi Marvel, mereka menghabiskan banyak waktu untuk menjelaskan kepada klien bahwa halaman web mereka tidak akan terlihat persis seperti file PNG yang sangat panjang.

“Ini juga memberikan cara bagi klien untuk memiliki umpan balik langsung pada desain. Mereka dapat mengklik apa pun itu dan berkata, 'Kami tidak suka ini,' atau, 'Ubah ini menjadi itu.' Tidak ada dugaan,” ujarnya.

Gabungkan kemampuan itu untuk mendapatkan umpan balik dengan fakta bahwa semua komunikasi pada desain disimpan di satu tempat — Aplikasi Marvel — dan Anda memiliki alat prototipe yang menghemat waktu berjam- jam dalam komunikasi bolak-balik dengan klien.

Paket tim untuk Aplikasi Marvel mulai dari $42/bulan.

QuickBooks: Akuntansi

QuickBooks adalah alat akuntansi pilihan Zack.

Lewatlah sudah hari-hari spreadsheet untuk menghitung nomor perusahaan. Setiap pemilik agensi yang ingin mendapatkan kembali banyak waktu dan kewarasan tanpa membayar akuntan penuh waktu membutuhkan solusi perangkat lunak.

Karena QuickBooks bekerja di cloud, memungkinkan ICS Creative Agency untuk terhubung dengan salah satu pemroses pembayaran mereka, PLOOTO. PLOOTO memungkinkan transfer dana elektronik dan pembayaran berulang; itu akan mengikat dengan faktur di Quickbooks Online dan menandainya sebagai dibayar ketika pembayaran selesai.

Zack menggunakan Quickbooks untuk mengelola akuntansi agensi dan mengirim faktur ke klien secara otomatis. Artinya, dia jarang terlibat dalam tindak lanjut jika klien terlambat membayar.

Harga untuk Quickbooks sangat bervariasi tergantung pada versi yang Anda pilih dan apakah Anda membeli saat sedang obral.

Kesimpulan

Teknologi telah mengubah cara ICS Creative Agency melakukan bisnis. Begitu banyak proses mereka yang otomatis, yang memungkinkan mereka mengalokasikan tenaga manusia untuk aktivitas yang diperhitungkan.

"Ini pasti memberi Anda lebih banyak wawasan tentang apa yang terjadi," kata Zack tentang alat yang mereka gunakan. “Semuanya transparan. Anda dapat melihat siapa yang melakukan apa; tidak perlu bagi Anda untuk menebak apa yang sedang dilakukan. Dan itu memungkinkan saya untuk lebih fokus mengembangkan bisnis daripada melakukan semua hal langsung.”

Sementara itu, menekan biaya perekrutan berarti mereka memiliki lebih banyak pendapatan. Saat ini, mereka menginvestasikan kembali keuntungan tersebut ke dalam bisnis.

“ Apa pun yang kami peroleh telah kembali ke bisnis dan karyawan. Kami melakukan kenaikan gaji rutin, kami melakukan tunjangan rutin, dan kami melakukan banyak kegiatan membangun tim untuk menjadikannya budaya yang baik. Dan kemudian jelas, kami berinvestasi dalam produk perangkat lunak ini, yang tidak murah. Tapi itu membuat segalanya lebih baik di jalan.”

Daftar tindakan bonus:   [sg_popup id=”216″ event=”click”] Dapatkan ringkasan PDF 3 halaman kami [/sg_popup] item tindakan yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatiskan proses agensi Anda berdasarkan saran Zack.