Alat AI untuk Lembaga Nonprofit: 5 Kasus Penggunaan Praktis AI dalam Pemberian Hibah

Dalam hal kecerdasan buatan (AI), organisasi nirlaba berada di persimpangan jalan yang kritis. Mereka tahu betapa pentingnya merangkul inovasi, terutama dalam pekerjaan yang didorong oleh misi, namun ada juga yang merasa tidak yakin tentang cara menggunakan alat AI secara bertanggung jawab. Kunci keberhasilannya terletak pada pandangan bahwa alat AI adalah alat canggih yang memerlukan pengawasan manusia, wawasan, dan konteks agar bisa efektif.

Mengintegrasikan AI ke dalam bidang nirlaba berarti mengambil pendekatan yang terukur dan bijaksana. Alat AI ditujukan untuk memberdayakan manusia, bukan menggantikannya.

Alat AI saat ini untuk lembaga nonprofit memberikan manfaat praktis dan langsung: menghemat waktu, menyederhanakan proses administratif, dan membantu lembaga nonprofit fokus pada misi inti mereka. Dalam semangat ini, alat AI kami adalah sistem pendukung strategis yang membantu penyandang dana dan pemberi hibah berbuat lebih banyak demi kebaikan yang lebih besar.

Berikut lima kasus penggunaan praktis alat AI dan organisasi nirlaba:

1. Buat formulir melalui chatbot

Pembuatan formulir dapat menjadi salah satu tugas yang paling memakan waktu bagi administrator hibah, terutama mereka yang mengelola beberapa program kompleks sekaligus. Daripada bersusah payah membuat formulir aplikasi yang sempurna, manfaatkan kekuatan chatbot AI untuk membuat formulir dalam hitungan detik melalui perintah bahasa alami.

Dengan mengaktifkan chatbot dalam perangkat lunak manajemen hibah, Anda dapat membuat templat aplikasi yang disesuaikan dengan program Anda. Kemudian Anda dapat mengubah pertanyaan, dan menambah atau menghapus pertanyaan yang tidak sesuai. Pembuatan templat ini menyelamatkan Anda dari memulai dari awal setiap kali Anda perlu membuat formulir aplikasi.

Chatbot AI juga dapat menelusuri semua dokumentasi bantuan untuk Anda, menjaga formulir Anda tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Chatbot ini dapat mengisi template yang sudah ada dengan semua informasi yang benar, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri dan pemformatan data manual.

2. Ekstrak informasi dari PDF

Bayangkan bagaimana perangkat lunak HR saat ini dapat memindai resume pelamar kerja dan secara otomatis menguraikan riwayat pekerjaan mereka ke dalam formulir online. Demikian pula, alat AI dapat memindai dokumen PDF seperti 1099 dan W2 untuk mengisi data tersebut dengan lancar ke dalam formulir permohonan hibah yang sesuai.

AI dapat secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memasukkan data secara manual dari PDF ke dalam formulir. Entah pekerjaan itu biasanya jatuh ke tangan pelamar atau pemberi dana, ini adalah kemenangan besar. Penyandang dana dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk membangun hubungan dan mengevaluasi pelamar, dan mereka tidak perlu khawatir akan membebani pelamar secara berlebihan dengan pekerjaan administratif. Alat-alat ini juga dapat meminimalkan jumlah kesalahan manusia yang dapat terjadi dengan transkripsi PDF manual.

3. Membantu pelamar mengajukan permohonan pendanaan lebih cepat

Proses permohonan tidak hanya memakan waktu bagi pemberi hibah, namun juga bagi pemohon. Penerima hibah sering kali mendaftar ke banyak program berbeda, namun harus menyesuaikan jawaban mereka untuk setiap formulir tertentu. Alat AI dapat menyimpan jawaban pelamar, memungkinkan mereka menyalin dan menggunakan kembali jawaban mereka di formulir berikutnya.

Misalnya, ekstensi Chrome dapat terintegrasi langsung ke browser pelamar, secara otomatis mengenali kolom formulir dan menyarankan jawaban relevan yang disimpan sebelumnya. Pelamar dapat mengelola perpustakaan tanggapan tersimpan, yang dapat mereka kurasi, edit, dan atur—mulai dari informasi kontak dasar hingga pernyataan misi organisasi mereka. Dengan cara ini, penerima hibah dapat menyiapkan portofolio jawaban mereka untuk dimasukkan dengan mudah.

Alat AI seperti ini dapat membantu pelamar secara signifikan meningkatkan jumlah lamaran yang mereka kirimkan tanpa mengurangi kualitas jawaban mereka. Khususnya bagi organisasi yang mengajukan beberapa hibah secara bersamaan atau mengajukan permohonan dengan tenggat waktu yang ketat, penghematan waktu ekstra ini sangatlah berharga.

4. Terapkan chatbots sebagai sumber dukungan

Asisten yang didukung AI dapat meningkatkan pengalaman dukungan untuk komunitas yang Anda layani, pemohon hibah, dan staf Anda. Chatbots tersedia 24/7, memberikan respons langsung dan akurat terhadap pertanyaan umum. Ketika seseorang mengajukan pertanyaan tentang tenggat waktu permohonan hibah, atau apa yang diharapkan dari proses evaluasi, mereka dapat menerima bantuan tanpa penundaan, dengan informasi terkini tersedia.

Chatbot ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan staf pendukung manusia Anda, namun untuk membebaskan mereka guna memenuhi kebutuhan dukungan yang lebih kompleks yang memerlukan sentuhan pribadi. Penggunaan alat AI secara bertanggung jawab berujung pada alokasi sumber daya yang optimal, memberdayakan manusia untuk mendedikasikan waktu dan keterampilan mereka pada hal yang paling berharga.

5. Jadikan konten lebih mudah diakses

Organisasi nirlaba melayani beragam komunitas, termasuk mereka yang mungkin menghadapi hambatan dalam mengakses informasi. Alat AI dapat membantu Anda membuat sumber daya dan aplikasi Anda lebih mudah diakses oleh semua orang, dengan menerapkan inklusivitas dan kesetaraan dalam pemberian hibah.

Memastikan aksesibilitas konten melalui AI meliputi:

• Subjudul dan transkripsi otomatis untuk konten video atau audio : Menjadikan materi multimedia dapat diakses oleh individu tunarungu atau gangguan pendengaran.
• Terjemahan bahasa : Terjemahkan formulir dan sumber daya ke berbagai bahasa. Sangat membantu bagi organisasi nirlaba yang melayani komunitas multikultural yang mungkin tidak menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa utama.
• Dukungan untuk layanan suara-ke-teks dan teks-ke-suara : Untuk individu dengan gangguan penglihatan atau yang mengalami kesulitan mengetik, menjadikan platform digital dan input teks lebih mudah dinavigasi.

Kunci untuk membuka alat AI demi kebaikan yang lebih besar

Alat AI harus membantu lembaga nonprofit dan pelamar melakukan lebih banyak hal baik secara bersama-sama. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi nirlaba harus mengikuti beberapa praktik terbaik yang penting.

1. Terus beri tahu manusia

Seperti yang ditekankan oleh Beth Kanter, salah satu penulis The Smart Nonprofit: Staying Human in an Automated World , alat AI ada untuk menambah, bukan menggantikan elemen manusia. Gagasan Kanter tentang “co-bonding” dengan AI, mirip dengan “co-piloting” Microsoft, mencerminkan kemitraan yang digerakkan oleh manusia di mana teknologi dan wawasan manusia bekerja secara harmonis.

“Itu semua tentang penggunaan yang bertanggung jawab, dan ini bukanlah pengganti yang murah bagi staf. Dan itu bukanlah sesuatu di mana Anda dapat memotong dan menempelkan hasilnya tanpa penilaian dan pengeditan manusia. Ini bukanlah debu peri ajaib yang hanya tinggal Anda menekan sebuah tombol dan ia akan melakukannya,” saran Kanter. “Anda harus belajar bagaimana cara mengatasinya.”

Dan belajar menggunakannya berarti memastikan selalu ada manusia yang bertanggung jawab atas alat AI Anda, menjaga penggunaan AI Anda tetap etis dan bertanggung jawab.

2. Gunakan data secara bertanggung jawab

Privasi dan keamanan adalah hal terpenting saat menggunakan alat AI. Kumpulkan, simpan, dan gunakan data hanya jika diperlukan. Hal ini termasuk mendapatkan persetujuan dari individu yang datanya dikumpulkan, memastikan data hanya digunakan sesuai tujuan, dan melindungi data dari akses tidak sah, seperti memasuki model publik.

3. Bersikaplah transparan

Pelamar ingin tahu kapan mereka berinteraksi dengan AI. Setiap bagian dari aplikasi Anda yang didukung oleh AI harus diberi label seperti itu dan memiliki opsi untuk tidak ikut serta.

Dalam organisasi Anda, tetapkan pedoman yang jelas mengenai kapan dan bagaimana menggunakan AI secara bertanggung jawab. Pastikan staf Anda mengetahui secara garis besar cara kerja alat AI. Mereka tidak perlu mendalami sains secara mendalam, namun setiap orang yang menggunakan alat ini harus memiliki pemahaman sepintas tentang cara kerjanya sehingga mereka dapat menjelaskannya kepada pelamar jika diperlukan.

4. Pantau adanya bias

Meskipun ada klaim yang bertentangan, alat AI tidak kebal terhadap bias yang mirip dengan manusia. Sistem AI belajar dari kumpulan data yang sangat besar, dan jika kumpulan data tersebut mengandung bias, keluaran AI kemungkinan besar akan melanggengkan bias tersebut.

Pemantauan terhadap bias sangat penting untuk memastikan bahwa alat AI adil, merata, dan melayani semua orang tanpa diskriminasi. Evaluasi alat Anda secara rutin untuk memastikan proses yang didukung AI tidak melanggengkan ketidakadilan secara tidak sengaja. Ada baiknya juga untuk melibatkan berbagai tim dalam pengembangan dan pemantauan alat AI untuk mengurangi risiko mengabaikan potensi bias.

5. Tetap fokus pada misi Anda

Saat Anda memasukkan AI ke dalam proses Anda, pertahankan misi Anda di depan dan di tengah. Karena meskipun AI dapat membantu Anda bergerak lebih cepat dan akurat, penerapan AI tidak boleh menjadi tujuan utama Anda.

Lanskap AI masih muda dan masih berkembang. Saat Anda mempelajari penggunaan AI, bagikan kesuksesan Anda dengan komunitas nirlaba yang lebih luas. Dengan saling belajar, kita dapat mempercepat kemampuan kolektif sektor filantropi dalam menggunakan AI demi kebaikan.

Ambil pendekatan AI yang berpusat pada manusia

AI sudah berdampak pada cara dunia bekerja. Seperti yang dikatakan Beth Kanter, inilah saatnya untuk mulai mengadopsinya, namun kita perlu melakukannya dengan penuh pertimbangan dan tanggung jawab, dengan cara yang berpusat pada kemanusiaan.

“Kita harus bertanggung jawab,” kata Kanter. “Kreativitas manusia, penilaian kita, hal yang menjadikan kita manusia, itulah yang harus kita pertahankan.”

AI mengurangi banyak pekerjaan manual, pekerjaan kasar, menyalin dan menempel, dan sebagainya, sehingga menghemat waktu manusia. Terserah pada kita untuk memutuskan bagaimana menginvestasikan kembali waktu yang baru ditemukan ini. Bagi organisasi nirlaba, hal ini berarti memperdalam dampak, memperluas jangkauan, dan mencari cara untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.

AI benar-benar dapat membuat dunia menjadi tempat yang lebih baik, terutama jika dipimpin oleh manusia yang bertanggung jawab dan berorientasi pada misi.