Pandangan Dalam Tentang Pemberian Perusahaan

Tahun ini di Submittable kami mulai menghidupkan kembali program pemberian perusahaan kami. Kami telah melakukan investasi komunitas di masa lalu, tetapi setelah beberapa tahun perubahan, termasuk beberapa pertumbuhan yang cepat, sudah waktunya untuk memikirkan kembali prosesnya.

Kami menginginkan sebuah program yang akan membuat perbedaan yang berarti dalam kehidupan anggota masyarakat. Dan kami ingin karyawan memiliki suara yang kuat dalam mengarahkan dan mengeksekusi.

Sejujurnya, ketika kami mencari bantuan, kami menemukan banyak info tentang mengapa pemberian perusahaan itu penting, tetapi kami tidak menemukan banyak dari orang-orang yang benar-benar melakukan pekerjaan itu. Dan membangun sebuah program dalam teori sangat berbeda dari membangun satu dalam kenyataan.

Jadi sekarang kami telah melalui proses pemberian hibah penuh, kami ingin berbagi apa yang kami pelajari. Ada keberhasilan dan salah langkah di sepanjang jalan—keduanya akan memengaruhi cara kita melakukan sesuatu di waktu berikutnya.

Komitmen untuk memberi dari bawah ke atas

Salah satu bagian terbaik dari bekerja untuk perusahaan yang berdampak sosial adalah seluruh tim memikirkan kebaikan sosial. Kita semua berinvestasi dalam membuat dunia menjadi tempat yang lebih baik. Dan komitmen itu terbukti. Karyawan adalah pendorong besar program ini sejak awal. Di seluruh perusahaan, karyawan sangat vokal menginginkan program pemberian perusahaan.

Para pemimpin perusahaan mendengarkan. Mereka tidak hanya samar-samar setuju dengan gagasan itu. Mereka mengambil tindakan dengan membuat ruang dalam anggaran, membuat struktur untuk program hibah, dan membentuk tim tujuan perusahaan.

Undangan terbuka dikirim ke seluruh perusahaan, mencari sukarelawan. Karyawan muncul. Secara total, 11 orang berkumpul untuk membentuk tim tujuan perusahaan—dengan anggota dari setiap departemen di seluruh perusahaan. Penyebaran ini sangat penting. Saat membangun komite seperti ini, Anda ingin itu mewakili semua karyawan. Jika terasa seperti perpanjangan SDM atau pemasaran, Anda mungkin akan kesulitan untuk menginspirasi dan mempertahankan dukungan luas.

“Rasanya luar biasa menjadi bagian dari kelompok yang harus memberi kembali kepada komunitas kami—dan dengan cara yang mungkin belum tentu dilakukan sebagian besar perusahaan.”

— Stephanie Dunlap, Asisten Eksekutif

Filantropi berbasis tempat memperdalam hubungan karyawan dengan komunitas

Kami mengambil pendekatan berbasis tempat untuk memberi. Alih-alih berfokus pada satu tujuan khusus, kami bertujuan untuk mengangkat komunitas lokal dengan mendukung organisasi akar rumput yang memperkuat tatanan sosial. Kami memilih organisasi yang didedikasikan untuk kesetaraan, keberlanjutan, dan pembangunan hubungan.

Mengambil pendekatan berbasis tempat berarti kami dapat mempersempit fokus kami ke area lokal—Missoula dan Seattle untuk kami—dan kami dapat membantu menghubungkan karyawan lebih dalam dengan komunitas mereka. Karena kami tahu teknologi sangat kekurangan dana di lembaga nonprofit, kami mempersempit fokus kami ke TI, memungkinkan penerima hibah membelanjakan uang untuk kebutuhan teknologi apa pun.

Pada akhirnya, kami mendanai empat organisasi nirlaba yang berbeda—dua di Missoula dan dua di wilayah Seattle. Mitra hibah kami adalah:

• Be:Seattle: membangun kekuatan dan kepemimpinan penyewa dan orang-orang yang mengalami tunawisma.
• Aliansi Masyarakat untuk Keadilan Global: memperkuat gerakan kedaulatan pangan global melalui pendidikan dan mobilisasi masyarakat.
• EmpowerMT: mengembangkan pemimpin pemuda dan orang dewasa yang bekerja untuk mengakhiri penganiayaan, memperbaiki ketidaksetaraan sistemik, dan memperkuat masyarakat.
• Soft Landing Missoula: menyambut dan memberikan layanan pendukung bagi pengungsi dan imigran.

“Merupakan suatu kehormatan untuk berkontribusi pada proses penyerahan Submittable kepada organisasi lokal di sektor ini. Menantikan untuk menggerakkan jarum di masa depan dan memberikan lebih banyak dukungan untuk amal di wilayah kami.”

— Nathan McDonough, Eksekutif Akun

8 pelajaran yang kami pelajari dalam proses memberi

Menciptakan program pemberian perusahaan yang berdampak membutuhkan perencanaan, pengulangan, dan kesediaan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan sulit. Dilakukan dengan baik, dapat meningkatkan kohesi tim dan memberikan dampak yang berarti bagi anggota komunitas.

1. Karyawan harus mendorong pengambilan keputusan

Pimpinan perusahaan harus menyiapkan dukungan dan infrastruktur untuk program pemberian, tetapi karyawanlah yang harus menetapkan prioritas dan membuat keputusan akhir.

Membangun struktur yang memungkinkan karyawan memiliki suara yang kuat. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat tim atau komite yang didedikasikan untuk mendorong proses tersebut. Tim ini harus memiliki struktur yang datar. Di dalamnya, seharusnya tidak ada hierarki. Semua orang meninggalkan gelar mereka di pintu.

Di tim tujuan perusahaan kami, VP dampak sosial, Sam Caplan, memimpin tim dengan mengarahkan percakapan, mengajukan pertanyaan, dan menetapkan tujuan. Kemudian, dia memberi ruang bagi semua orang untuk menimbang.

Pada akhirnya, karyawan harus membuat keputusan seputar organisasi seperti apa yang harus didukung dan bagaimana menyusun aplikasi dan proses peninjauan. Tim yang terdiri dari 11 orang memutuskan untuk melibatkan seluruh perusahaan dengan memberikan kesempatan kepada setiap karyawan di Submittable untuk meninjau dan menilai lembaga nonprofit lokal yang telah melamar.

Melibatkan seluruh perusahaan memungkinkan setiap karyawan untuk merasa terlibat dan terhubung dengan program tersebut. Namun untuk putaran berikutnya, kami akan berupaya untuk merampingkan proses dan memperjelas apa yang kami inginkan di setiap tahap peninjauan.

“Membangun dan melayani dalam tim terasa seperti cara sempurna untuk menerapkan nilai-nilai bersama dan tujuan perusahaan kami.”

— Sam Caplan, Wakil Presiden Dampak Sosial

2. Objektivitas bukanlah tujuan

Proses aplikasi dan peninjauan untuk lembaga nonprofit harus adil dan merata. Tapi jangan samakan itu dengan objektivitas. Bahkan, mungkin untuk bersikap adil dan merata sambil membiarkan karyawan menyalurkan nilai-nilai pribadi mereka ke dalam pekerjaan ini.

Salah satu cara terbaik untuk membantu karyawan merasa diinvestasikan dalam program pemberian perusahaan adalah dengan membiarkan mereka menghargai pengalaman mereka sendiri. Karyawan perlu merasa seperti mereka dapat membawa diri mereka sepenuhnya untuk pekerjaan ini. Jika mereka merasa bersemangat tentang suatu tujuan, berdayakan mereka untuk menyalurkan antusiasme itu ke dalam peran mereka.

Merangkul subjektivitas yang melekat dalam proses bisa sangat membebaskan. Ini memungkinkan orang untuk jujur ​​tentang hubungan pribadi mereka dengan suatu masalah. Kejujuran itu menciptakan dialog yang jauh lebih sehat dan lebih produktif daripada jika Anda mendorong orang untuk menuliskan preferensi mereka sebagai fakta objektif.

Dalam kelompok kami, sejumlah orang mengartikulasikan hubungan pribadi dengan penyebab tertentu. Itu tidak berarti kami mampu mendanai setiap penyebab tersebut. Tapi itu memberi ruang bagi orang untuk berbicara tentang pengalaman itu dan merasa didengar. Dan itu memicu diskusi penting tentang objektivitas dan bias yang masih berlangsung.

Bersandar pada subjektivitas berarti Anda mungkin memiliki banyak perspektif berbeda tentang apa yang terbaik untuk komunitas. Kuncinya adalah membantu orang menemukan di mana nilai-nilai mereka tumpang tindih dan di mana mereka bersinggungan dengan misi perusahaan.

3. Dialog adalah bagian dari proses

Menciptakan ruang dan waktu bagi karyawan untuk berbicara merupakan komponen penting dari pengambilan keputusan kolaboratif. Hal ini memungkinkan mereka untuk menggali kompleksitas pekerjaan dampak sosial dan mengeksplorasi perspektif orang lain.

Karena orang membawa berbagai pengalaman dan nilai pribadi ke dalam pekerjaan, pasti ada beberapa ketidaksepakatan. Itu alami. Karyawan membutuhkan forum untuk membicarakan keputusan bersama.

Membuat ruang untuk dialog juga memungkinkan karyawan untuk mengakui bias dan titik buta. Sama pentingnya dengan memasukkan nilai-nilai pribadi ke dalam proses, ada baiknya juga memahami keterbatasan pengalaman pribadi. Dialog dapat membantu orang melihat titik buta dan bias tersebut dan memikirkan bagaimana pengaruhnya terhadap proses pengambilan keputusan mereka sendiri. Pekerjaan tidak selalu nyaman, tetapi sangat penting—terutama dalam konteks dampak sosial.

Ketika ketidaksepakatan muncul untuk kami, Sam mengajukan pertanyaan dan mengarahkan percakapan menuju tujuan bersama. Dia mendorong semua orang untuk berbagi pemikiran mereka. Bersama-sama, kami bekerja untuk menemukan solusi.

Seperti pengambilan keputusan kelompok lainnya, dibutuhkan kejujuran dan kasih karunia. Terkadang ada ruang untuk kompromi, dan terkadang tidak. Di sinilah struktur tim datar benar-benar terbayar. Setiap orang dapat menimbang, dan orang-orang mendengarkan perspektif yang berbeda dari mereka sendiri.

Membangun dialog ke dalam proses dan menjadi eksplisit tentang maksud dari dialog itu akan membantu tim Anda untuk menggali aspek yang lebih kompleks dari pemberian perusahaan.

“Melayani tim ini adalah kesempatan yang luar biasa untuk mempelajari berbagai cara dalam mendekati pemberian dan pemberian hibah dan untuk membaca tentang begitu banyak organisasi berharga yang melakukan pekerjaan penting. Kami mengumpulkan banyak wawasan bagus tentang bagaimana melakukan ini lebih baik lagi tahun depan.”

— Caroline Simms, Manajer Pemberdayaan Penjualan

4. Ukuran penting

Ukuran dana hibah Anda akan menentukan berapa banyak organisasi yang dapat Anda dukung secara bermakna, ukuran organisasi nirlaba yang akan mendapat manfaat, dan apa yang harus Anda minta dari mitra hibah.

Ada begitu banyak tujuan yang layak dan organisasi nirlaba yang kuat di luar sana, tetapi Anda tidak ingin menyebarkan uang begitu tipis sehingga setiap hibah tidak memberikan banyak dampak.

Total anggaran kami adalah $20,000. Kami memutuskan untuk mendanai empat hibah $5.000. Ini berarti kita bisa menyebarkan dampak tanpa terlalu mengencerkannya. Karena $5.000 dapat membuat perbedaan besar untuk organisasi nonprofit lokal yang kecil (tetapi akan terasa seperti penurunan dalam ember untuk organisasi yang lebih besar), kami memutuskan untuk fokus pada organisasi nonprofit dengan anggaran operasional yang lebih kecil. Kami memprioritaskan organisasi dengan anggaran operasional di bawah $500.000.

Kami juga memikirkan besaran hibah dalam kaitannya dengan proses aplikasi. Hibah $5.000 seharusnya tidak memerlukan aplikasi yang besar dan panjang. Kami bertujuan untuk mengurangi pertanyaan hingga informasi yang paling penting sehingga kami dapat meminimalkan beban staf nirlaba.

Saat Anda mengklarifikasi anggaran yang sedang Anda kerjakan, gunakan anggaran tersebut untuk membuat keputusan seputar cara membagi sumber daya Anda dan membangun proses aplikasi yang selaras dengan ukuran hibah Anda.

5. Keterlibatan karyawan bergantung pada detailnya

Sebagian besar karyawan hanya akan terlibat dan bersemangat tentang pemberian perusahaan jika mudah bagi mereka untuk melakukannya. Ada pada penyelenggara program untuk memudahkan orang berpartisipasi.

Anda perlu mengomunikasikan tujuan dan permintaan dengan jelas. Memiliki juru bicara yang ditunjuk dan nama untuk program dapat membantu mengurangi kebisingan bagi karyawan. Gunakan saluran yang digunakan karyawan untuk mengomunikasikan pengumuman perusahaan lain seperti email dan Slack. Mintalah para pemimpin dan manajer untuk menyoroti pekerjaan sebagai bagian dari pertemuan rutin semua perusahaan dan tim.

Dalam retrospeksi, ini adalah satu tempat di mana kita bisa melakukan pekerjaan yang lebih baik. Kami ingin semua orang di perusahaan memiliki kesempatan untuk mempertimbangkan keputusan akhir. Tetapi melihat ke belakang, kami menyadari bahwa kami meminta terlalu banyak dan membuat prosesnya sedikit berbelit-belit.

Luangkan waktu di ujung depan untuk memperjelas peran dan tanggung jawab dalam tim pemberi perusahaan. Karena ini adalah iterasi baru dari program kami, kami mengandalkan orang-orang untuk menjadi sukarelawan saat dibutuhkan. Hal ini membuat pekerjaan sedikit tidak merata, dengan beberapa anggota tim mengambil lebih dari bagian yang adil dari beban kerja mereka.

Untuk membantu meringankan beban kerja, gunakan alat penilaian dan penilaian yang mempermudah proses bagi mereka yang ingin ambil bagian. Jangan meminta orang untuk berurusan dengan spreadsheet raksasa atau mengunduh banyak file.

“Ikut serta dalam upaya pemberian korporat kami adalah pengingat yang kuat tentang mengapa saya senang bekerja di Submittable – karena saya bisa berbuat baik sambil bekerja dengan baik.”

— Jackson Crawford, Eksekutif Akun

6. Organisasi nirlaba tidak membutuhkan lebih banyak pekerjaan

Aplikasi hibah dan proses penghargaan Anda seharusnya tidak menambah pekerjaan ke piring staf nirlaba yang seringkali sudah penuh.

Organisasi-organisasi ini sibuk melakukan pekerjaan pembangunan komunitas yang penting, dan semakin melibatkan aplikasi Anda, semakin Anda menarik mereka menjauh dari pekerjaan itu.

Gunakan pendekatan berbasis kepercayaan. Siapkan proses dan aplikasi Anda untuk meminimalkan beban yang Anda bebankan pada tim tersebut. Minta hanya informasi yang benar-benar akan Anda gunakan untuk membuat keputusan, dan jangan meminta lembaga nonprofit untuk mengirimkan informasi yang tersedia untuk umum yang dapat Anda temukan sendiri.

Saat kami membangun aplikasi kami, kami berusaha untuk memikirkannya dari perspektif nirlaba, tetapi satu pelajaran besar berhasil kami dapatkan. Tidak peduli seberapa rendah kenaikannya, beberapa organisasi meluangkan waktu untuk mengisi aplikasi dan tidak mendapatkan imbalan apa pun. Karena kami hanya mendanai empat hibah, kami harus menolak lusinan organisasi nirlaba yang tidak terpilih.

Di masa depan, kami mungkin memikirkan kembali struktur proses ini. Mungkin alih-alih meminta aplikasi, anggota tim tujuan perusahaan akan mengidentifikasi calon mitra hibah tanpa memerlukan aplikasi. Atau, jika kami tetap membuka aplikasi, kami akan menguranginya lebih jauh.

Bagaimanapun Anda menyusun aplikasi Anda, Anda ingin memikirkannya dari perspektif organisasi nirlaba. Hindari permintaan duplikat dan buat pertanyaan sederhana dan lugas. Jadilah sefleksibel mungkin. Daripada meminta pelamar untuk memasukkan informasi mereka ke dalam format tertentu, pertimbangkan untuk membiarkan mereka mengirimkan laporan yang telah mereka buat untuk tujuan lain.

“Saya menikmati kesempatan untuk terlibat dalam proses pemberian korporat tahun ini. Itu membuat saya menyadari betapa pentingnya akses ke teknologi bagi organisasi nirlaba untuk sepenuhnya terhubung dengan orang lain.”

— Jessica Waltz, Spesialis Dukungan Teknis

7. Teknologi dapat merampingkan proses untuk semua orang

Temukan solusi teknologi yang mempermudah proses pemberian hibah pada karyawan dan organisasi masyarakat. Ini membuat semua orang lebih terlibat dan membuat keseluruhan program lebih efektif.

Menggunakan Submittable, tim kami dapat mengumpulkan, meninjau, dan memberikan suara pada aplikasi semua di satu tempat. Lembaga nonprofit dapat dengan mudah mengirimkan informasi mereka, berkolaborasi dengan kolega mereka, dan mendapatkan pembaruan instan.

Platform ini juga memusatkan komunikasi. Tidak ada yang hilang dalam utas email atau diteruskan dari satu orang ke orang lain. Sebaliknya, kita semua bisa melihat interaksi, dan menarik informasi yang kita butuhkan.

Memiliki semuanya di satu tempat penting untuk proses peninjauan dan pengambilan keputusan. Itu juga membantu merampingkan pekerjaan di backend. Kami dapat segera memberi tahu penerima hibah dan meminta informasi tambahan seperti detail perbankan dan logo organisasi.

Menggunakan distribusi dana digital memungkinkan kami mengirimkan uang secepat mungkin. Kami tidak ingin memberikan hibah dan kemudian membuat penerima hibah menunggu cek kertas. Setelah organisasi mengirimkan detail perbankan mereka, dengan mengklik tombol, kami dapat mengirimkan dana secara langsung kepada mereka.

Meskipun teknologi membuat segalanya lebih mudah, kami menyadari ada peluang untuk memanfaatkan platform secara lebih strategis. Dengan cara yang sama kami membantu klien mengoptimalkan pemberian hibah mereka dari tahun ke tahun, kami akan terus menyesuaikan dan bereksperimen untuk menemukan cara baru untuk menyederhanakan dan merampingkan proses untuk semua orang.

8. Memberi adalah bagian dari hubungan yang berkelanjutan

Hibah tersebut merupakan awal dari hubungan dengan mitra masyarakat. Setelah mendanai lembaga nonprofit, Anda ingin mencari cara lain untuk memberikan dukungan dan melanjutkan percakapan.

Kunci untuk hubungan ini adalah bahwa mereka dibangun di atas kepercayaan dan saling menghormati. Saat Anda membentuk kemitraan ini, Anda ingin melakukannya sambil menghormati waktu dan otonomi staf nirlaba. Proses hibah dapat mengatur nada ini. Jika Anda menyiapkan aplikasi untuk meminimalkan beban yang dibebankan pada organisasi nirlaba, Anda meletakkan dasar untuk kemitraan yang kuat.

Sekarang kami memiliki hubungan dengan keempat organisasi ini, kami akan terus mencari lebih banyak cara untuk tetap terlibat. Itu mungkin berarti lebih banyak pendanaan di masa depan, tetapi itu juga dapat mencakup peluang sukarela untuk staf kami atau menggunakan suara kami untuk menyebarkan berita tentang apa yang dilakukan organisasi nirlaba ini.

Sebagai permulaan, kami menantikan untuk meluncurkan seri Makan Siang dan Belajar, mengundang organisasi untuk berbicara dengan staf kami tentang pekerjaan komunitas mereka. Dan selama Konferensi Audio Dampak kami baru-baru ini, perusahaan berjanji untuk menyumbangkan $2 untuk setiap pendaftaran konferensi yang akan diberikan kepada mitra hibah kami. Secara total, ini memberi kami tambahan $3.200 untuk didistribusikan.

Berkembangnya pemberian perusahaan untuk masa depan

Secara internal, kami mengambil pelajaran ini dan menggunakannya untuk membentuk program masa depan. Bagi kami, itu berarti meluangkan waktu untuk mendiskusikan hasil dan mengklarifikasi di mana teknologi cocok dengan prosesnya.

Pemberian hibah tidak boleh statis. Kita semua harus bertujuan untuk terus berkembang menjadi lebih efisien dan lebih berdampak. Kami senang menjadi bagian dari evolusi.