Area kegiatan proyek | #8 Memulai manajemen proyek

Sebuah proyek harus selalu diakhiri dengan pengiriman produk yang berharga atau realisasi tujuan bisnis. Namun, dapatkah kita menentukan bidang kegiatan proyek? Siapa yang terpengaruh oleh proyek dan melalui tahapan apa kemajuan atau siklusnya jika kita mempertimbangkan seluruh durasi proyek?

Area kegiatan proyek – daftar isi:

1. Area kegiatan proyek – pengantar
2. Fase proyek
3. Orang-orang di proyek
4. Manajemen proyek formal
5. Area kegiatan proyek – ringkasan

Area kegiatan proyek – pengantar

PMBOK 2021 memilih sebanyak delapan area yang interaksinya sangat penting untuk keseluruhan proyek apa pun. Ini adalah:

• pemangku kepentingan
• tim
• metode
• perencanaan
• eksekusi
• pengiriman
• pengukuran dan analitik, dan
• risiko pelaksanaan proyek.

Bidang-bidang di atas berbaur dan saling terkait. Selama siklus hidup proyek, kepentingan yang melekat pada masing-masing juga berubah. Namun, tidak ada yang dikecualikan atau ditutup secara definitif sebelum akhir proyek. Pernyataan ini tampak jelas saat memikirkan pentingnya partisipasi tim proyek untuk setiap fase proyek. Namun, perlu diingat ketika memikirkan fase proyek. Lagi pula, perencanaan tidak selesai sebelum pindah ke tahap eksekusi. Ini secara siklis terjadi karena lebih banyak pekerjaan yang dirinci dan rincian pelaksanaannya disepakati dengan para pemangku kepentingan.

Sekarang, mari kita lihat area proyek dari perspektif yang lebih luas. Apa masalah dan masalah yang harus dipecahkan di masing-masing?

Fase proyek

Dimensi waktu proyek terutama terkait dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengirimannya. Namun, bagaimana fase-fase ini saling terkait, berapa kali, dan dalam siklus apa mereka mengikuti satu sama lain terkait erat dengan metode pelaksanaan proyek, yang menentukan siklus hidupnya.

Dalam PMBOK, fase proyek didefinisikan sebagai sekumpulan aktivitas yang berhubungan secara logis yang mengarah ke satu atau lebih kiriman. Siklus hidup proyek hanyalah serangkaian fase yang mengarah dari visi hingga penyelesaian proyek.

Misalnya, dalam metode kaskade (Waterfall), fase-fase proyek mengikuti satu sama lain secara berurutan dan hanya sekali. Sebaliknya, jika proyek diimplementasikan dalam salah satu metodologi tangkas, mereka mengikuti satu sama lain berkali-kali, setiap kali mengambil hasil yang disampaikan dalam iterasi sebelumnya sebagai titik awal.

Misalnya, mari kita asumsikan bahwa tujuan proyek ini adalah mengembangkan aplikasi seluler khusus untuk memantau aktivitas fisik manula. Dalam pendekatan perencanaan pertama, kami menetapkan kerangka kerja umum proyek dan memilih metodologi tangkas. Pertama, kita perlu menentukan ruang lingkup proyek. Dengan kata lain, cari tahu:

• Berapa waktu dan anggaran yang kita miliki,
• Tim seperti apa yang kita butuhkan, dan
• Apa harapan para pemangku kepentingan, yaitu di satu sisi pelanggan, dan di sisi lain – senior yang akan menggunakan aplikasi tersebut?

Namun, dalam pendekatan perencanaan pertama, kami hanya menulis secara rinci tugas-tugas yang dimaksudkan untuk diselesaikan dalam urutan langsung. Artinya, biasanya yang terkait dengan perencanaan itu sendiri, tetapi diakhiri dengan hasil tertentu – misalnya, pembentukan tim. Hanya di putaran kedua dan selanjutnya, dengan partisipasi tim proyek, kami akan mempelajari tugas-tugas yang berkaitan dengan pembagian kerja dan pelaksanaan tugas-tugas milik proyek.

Orang-orang di proyek

Orang-orang yang penting untuk proyek adalah pemangku kepentingan dan tim proyek. Pemangku kepentingan dapat menunjukkan organisasi, kelompok, dan individu, antara lain:

• pelanggan atau pelanggan
• mitra bisnis
• penerima manfaat proyek – misalnya, senior dari proyek yang kami jelaskan di atas.

Jadi, kata “pemangku kepentingan” menggambarkan semua orang yang terpengaruh atau mungkin terpengaruh oleh pelaksanaan proyek.

Tim proyek, di sisi lain, terdiri dari para spesialis yang melakukan tugas bersama yang mengarah pada realisasi tujuan proyek. Dalam contoh dengan aplikasi seluler, setidaknya ada empat peran yang harus diisi dalam tim:

• programmer – bertanggung jawab atas sisi teknis solusi seluler,
• peneliti – yang tugasnya menghubungi senior dan menilai bagaimana aktivitas mereka dapat dipantau secara optimal menggunakan perangkat seluler,
• Desainer UX/UI -orang yang bertanggung jawab atas konten dan pengoperasian aplikasi dari sudut pandang pengguna, serta desain visualnya.

Orang yang bertanggung jawab atas tim dan proyek adalah Manajer Proyek, juga disebut Pimpinan Proyek. Terserah dia untuk menangani dimensi interpersonal dan formal dari manajemen proyek.

Manajemen proyek formal

Sisi formal manajemen proyek, yang menjadi tanggung jawab Manajer Proyek, meliputi:

• pemilihan dan implementasi metode manajemen,
• merencanakan dan memelihara dokumentasi, statistik, dan pengukuran yang diperlukan, seperti memantau kemajuan proyek,
• manajemen risiko.

Ini adalah bidang utama dari sudut pandang bisnis. Memang, pemilihan metode manajemen yang disesuaikan dengan tugas yang dihadapi merupakan faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan keseluruhan proyek. Perencanaan yang terus diperbarui, pemantauan proyek, dan analisis risiko sangat penting bukan hanya karena manfaat manajemen proyek berbasis pengetahuan, yang memungkinkan pembelajaran sadar dari kesalahan sendiri. Mereka juga penting karena – seringkali diamanatkan secara formal – persyaratan pemangku kepentingan untuk akses berkelanjutan ke dokumen yang menunjukkan status proyek saat ini.

Area kegiatan proyek – ringkasan

Setiap proyek terdiri dari delapan bidang tindakan, yang mencakup isu-isu mengenai: kerangka waktu pelaksanaan proyek, orang-orang yang terkena dampaknya dengan berbagai cara, dan kerangka tata kelola formal. Semuanya relevan di seluruh proyek dan saling mempengaruhi mendukung atau menghambat tujuan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek