8 Cara Memaksimalkan Hari Kerja Anda dengan Komunikasi Asinkron

Mengapa hype seputar komunikasi asinkron? Patty Yan dari RingCentral menjelaskan mengapa ini lebih efektif dan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda juga dapat menggunakannya dalam bisnis Anda.

Pola kerja sudah beralih dari jam sembilan ke jam lima di kantor. Sebaliknya, mereka telah digantikan dengan jam kerja hibrida dan jam fleksibel yang sesuai dengan kehidupan karyawan.

Saat kami beradaptasi dengan ini, tantangan tertentu dihadapi tenaga kerja kami. Salah satunya adalah mengelola komunikasi yang efektif. Hal ini dapat menyebabkan hari yang panjang dihabiskan dalam pertemuan online yang tidak produktif, kesulitan dalam menyerahkan pekerjaan, dan kesalahpahaman.

Komunikasi asinkron dapat mengatasi kesulitan ini.

Dibutuhkan tekanan dari karyawan untuk selalu tersedia dan memungkinkan mereka kebebasan untuk melanjutkan pekerjaan mereka. Hal ini dapat membuat bisnis Anda lebih produktif. Anda mengurangi pengulangan informasi yang sama dan memberi karyawan otonomi atas jam kerja mereka.

Di era kerja hibrida, komunikasi asinkron juga penting untuk memaksimalkan produktivitas dan menghemat waktu.

Apa itu komunikasi asinkron?

Sebagian besar bisnis sudah menggunakan metode asinkron dalam komunikasi bisnis. Di sinilah pesan staf tanpa harapan tanggapan instan, meninggalkan informasi bagi penerima untuk sampai ke waktu mereka sendiri.

Contoh komunikasi asinkron termasuk email, papan pesan, alat manajemen proyek, dan portal berbagi dokumen.

Ini berbeda dari metode komunikasi sinkron, yang membutuhkan tanggapan instan. Ini termasuk panggilan online, konferensi video, dan pesan instan. Meskipun ini dapat bermanfaat dalam jumlah sedang, ketika digunakan secara berlebihan, mereka mengalihkan karyawan dari alur kerja mereka dan mencegah fokus yang mendalam pada tugas.

Di sisi lain, komunikasi asinkron berarti karyawan dapat menanggapi pesan ketika sesuai dengan jadwal mereka dan tidak ada gangguan.

Contoh komunikasi asinkron dan praktik terbaik: 8 cara untuk memaksimalkan produktivitas

Memprioritaskan komunikasi asinkron dapat memberikan manfaat produktivitas. Ini termasuk:

• peningkatan fleksibilitas untuk tim Anda
• komunikasi yang lebih komprehensif yang menyediakan semua informasi sekaligus
• dan manajemen proyek yang lebih mudah yang secara organik melacak langkah-langkah yang diambil.

Semua ini membantu Anda memaksimalkan hari kerja Anda. Selain itu, ini membatasi jumlah pertemuan yang direncanakan dan spontan sehingga Anda dan tim Anda dapat melanjutkan pekerjaan Anda.

Berikut adalah delapan contoh komunikasi asinkron untuk membantu Anda memaksimalkan output harian Anda.

#1. Alat manajemen tim

Menggunakan kalender tim atau alat manajemen tim alternatif membantu karyawan mengatasi jadwal masing-masing. Dorong staf untuk memblokir waktu di hari kerja mereka ketika mereka tersedia untuk tanggapan instan dan komunikasi sinkron, menciptakan slot untuk jam kantor.

Di luar jam tersebut, tim Anda dapat melanjutkan pekerjaan mereka tanpa khawatir kehilangan sesuatu atau mengantisipasi gangguan.

Alat manajemen tim dapat memetakan jadwal kerja yang fleksibel. Dengan mengetahui kapan mereka tidak lagi bekerja, karyawan tidak akan merasa perlu untuk bekerja sepanjang waktu atau mengakomodasi komunikasi di luar jam kerja mereka.

Ini memastikan anggota tim lainnya tahu kapan harus mengharapkan tanggapan tanpa memerlukan ketersediaan yang konstan. Ini juga membantu karyawan menjaga keseimbangan kerja/kehidupan yang baik, sehingga meningkatkan produktivitas mereka secara keseluruhan.

#2. Google Dokumen

Daripada mengandalkan umpan balik langsung pada dokumen, Anda dapat membuat anotasi Google dokumen untuk memungkinkan kolaborasi berlangsung secara asinkron.

Baik itu pelaporan pada sistem stok Anda atau mendapatkan persetujuan proyek, anotasi memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas pada waktu yang sesuai dengan jadwal mereka. Mereka dapat meninggalkan catatan untuk Anda atau anggota tim lain untuk ditanggapi nanti.

Ini sangat membantu untuk bisnis yang memiliki karyawan yang bekerja di zona waktu yang berbeda. Mengatur rapat sinkron mungkin rumit, sehingga staf bekerja berjam-jam untuk mendapatkan umpan balik yang mereka butuhkan.

Anotasi membantu proyek untuk terus bergerak, mengurangi jumlah waktu yang terbuang untuk menunggu rapat serah terima. Sebaliknya, tim di seluruh dunia dapat bekerja sama dalam file. Selain itu, mereka dapat mematuhi kebijakan dan mempertahankan standar kualitas tinggi saat bekerja (bukan di sekitar) jadwal mereka.

#3. Basis pengetahuan

Bagian dari mengurangi jumlah komunikasi sinkron dalam bisnis Anda adalah memungkinkan karyawan menemukan jawaban dan informasi untuk diri mereka sendiri.

Membuat basis pengetahuan atau papan informasi terpusat berarti semua karyawan dapat menemukan makna atau dokumen IVR yang terkait dengan proyek yang sedang mereka kerjakan. Ini mencegah informasi menjadi tertutup atau dibatasi untuk anggota tertentu dari tim Anda.

Kategorikan informasi ini berdasarkan topik atau proyek, sehingga membantu karyawan menemukan semua yang mereka butuhkan di satu tempat. Ini membuat basis pengetahuan Anda lebih mudah dinavigasi oleh staf dan tidak terlalu mengintimidasi, yang berarti mereka akan cenderung menggunakannya secara teratur.

Tetap perbarui informasi dan relevan, tautkan ke halaman atau dokumen informasi terkait lainnya. Ini menciptakan budaya untuk memeriksa basis pengetahuan bisnis Anda terlebih dahulu sebelum mengganggu anggota tim lainnya.

#4. Utas obrolan

Salah satu ketakutan seputar komunikasi asinkron adalah bahwa hal itu mengurangi kesempatan untuk mengirim pesan cepat untuk klarifikasi. Hal ini dapat menunda proyek karena karyawan menunggu jawaban yang hanya memakan waktu sebentar.

Namun, dengan membiasakan tim Anda menggunakan utas obrolan untuk topik tertentu, Anda memastikan informasi apa pun ditata dengan jelas, tanpa meninggalkan apa pun untuk mereka tebak.

Dengan mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin diajukan anggota tim Anda, Anda membuat komunikasi menjadi jauh lebih efektif. Ini menghentikan karyawan dari mengandalkan pesan tindak lanjut dan klarifikasi. Sebaliknya, mereka memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di ujung jari mereka.

Mengkategorikan utas obrolan ini berdasarkan topik dapat membuat navigasi mereka dan menemukan informasi yang diinginkan lebih mudah. Dengan demikian, Anda memungkinkan staf untuk menemukan penjelasan lengkap tanpa harus mengganggu orang lain.

#5. Email

Meskipun mereka adalah bentuk komunikasi bisnis yang hebat, Anda harus waspada terhadap email. Tidak semua orang menggunakannya dengan maksud yang sama. Beberapa menggunakannya untuk konfirmasi cepat atas suatu keputusan. Yang lain mengharapkan email menjadi lebih informatif dan memiliki waktu respons yang lebih lama.

Mengklarifikasi jenis pesan yang harus disampaikan email dan waktu respons yang diharapkan mencegah tim Anda menjadi frustrasi dan bingung. Itu dapat menyebabkan pesan berulang dan membuang-buang waktu.

Saluran lain lebih baik untuk tanggapan yang lebih peka terhadap waktu, sedangkan email cocok untuk menyampaikan informasi atau menetapkan harapan. Email harus menyertakan bagaimana pengirim ingin penerima merespons (jika ada) untuk menyelamatkan rantai email yang tidak diinginkan agar tidak mengganggu semua orang.

#6. Berbagi file awan

Saluran komunikasi yang berbeda cocok untuk berbagai tujuan dan peran dalam bisnis Anda. Jika Anda mungkin sudah memiliki email, telepon, dan platform rapat online untuk tetap berhubungan dengan tim hybrid Anda, pastikan Anda juga memiliki saluran yang dapat berbagi dan menyimpan file.

Ini harus mudah diakses dan karyawan Anda harus percaya diri menggunakannya, meningkatkan ketersediaan file Anda tanpa harus bertanya kepada orang lain.

Menggunakan berbagi file cloud dapat berarti bahwa dokumen tertentu atau file yang umum digunakan tersedia untuk tim Anda terlepas dari lokasi atau perangkat mereka. Ini berarti anggota tim yang berbeda dapat bekerja secara asinkron pada dokumen yang sama tanpa harus meminta salinan.

Ini juga berarti file bisnis utama tersedia bagi siapa saja untuk mencari dan mendapatkan informasi, mengurangi kebutuhan akan komunikasi sinkron.

#7. Komunikasi yang direkam

Sebanyak komunikasi yang sepenuhnya asinkron mungkin diinginkan, ada keadaan di mana itu tidak sesuai dengan tagihan. Kerja tim bergantung pada tingkat kolaborasi waktu nyata, dan manajemen karyawan memang membutuhkan pertemuan dan pertemuan tatap muka sesekali.

Namun, rapat dan panggilan ini dapat direkam sehingga informasi yang mereka liput dapat diakses kembali dalam situasi serupa di masa mendatang.

Ini memaksimalkan komunikasi sinkron jika diperlukan sambil menambahkan informasi yang disimpan yang dapat diakses karyawan. Dengan menyimpan rekaman ini, Anda tidak perlu mengulang pertanyaan atau diskusi serupa berkali-kali.

Pendekatan ini membatasi jumlah panggilan dan rapat spontan dan membantu mengatur sumber daya untuk digunakan karyawan sebelum harus mengganggu rekan kerja.

#8. video instruksional

Saat berkomunikasi dengan anggota tim lain, pastikan mereka benar-benar memahami maksud Anda. Hindari asumsi bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan jelaskan niat Anda. Menggunakan video instruksional adalah cara yang bagus untuk memastikan hal ini. Anda bahkan dapat menunjukkan contoh tanggapan yang sesuai atau cara melakukan tugas.

Jadi, gunakan petunjuk yang jelas dalam video instruksional Anda. Dengan demikian, Anda meminimalkan kebutuhan akan penjelasan lanjutan dan memastikan pemirsa akan melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan. Ini menghemat waktu untuk semua orang yang terlibat, menghilangkan kebutuhan untuk percakapan waktu nyata.

Sebagai gantinya, anggota tim dapat terlibat dengan video instruksional saat mereka membutuhkannya tanpa mengharuskan orang lain dalam tim untuk membicarakan tugas tersebut.

Jadikan komunikasi Anda tidak sinkron

Dengan mengadaptasi alur kerja bisnis Anda menjadi lebih asinkron, Anda dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan mengakomodasi kerja tim dengan lebih baik di seluruh jadwal kerja yang fleksibel.

Metode ini memungkinkan komunikasi yang efektif, menjelaskan sepenuhnya informasi atau harapan, dan mengurangi klarifikasi yang diperlukan dan dorongan untuk pesan instan. Dengan cara ini, Anda mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk pengelolaan email dan sebagainya, sehingga mereka dapat bekerja tanpa gangguan.

Pindah ke komunikasi asinkron tidak terjadi dalam semalam. Ini adalah perubahan budaya kerja dan berarti memperkenalkan saluran dan cara baru untuk berinteraksi. Berangkat dengan sengaja untuk tidak terlalu bergantung pada tanggapan instan dan percakapan membutuhkan beberapa latihan untuk membiasakan diri.

Namun, cara komunikasi asinkron ini akan menguntungkan tim Anda dalam jangka panjang. Baik mengelola tenaga kerja hibrida, mengerjakan jadwal yang berbeda, atau hanya ingin berkomunikasi dengan lebih efektif, ini adalah strategi kemenangan.

Penulis: Patty Yan adalah Manajer Pemasaran Produk EMEA untuk RingCentral Office, pemimpin dalam solusi komunikasi cloud dan sistem telepon PBX virtual. Patty bersemangat dalam menciptakan nilai dan diferensiasi, memastikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan dan mitra. Dia memperoleh banyak pengalaman pemasaran produk internasional, manajemen produk, GTM, dan pengembangan pasar di berbagai SaaS berteknologi tinggi. Dia bukan orang baru di UC, dimulai di Tandberg, lalu Cisco, yang mendorong peluncuran kolaborasi dan layanan video, dan Enghouse dengan tanggung jawab global untuk CCaaS yang dihosting.