3 alat untuk pemrosesan dokumen otomatis di perusahaan Anda untuk meningkatkan alur kerja Anda | AI dalam bisnis #6

Perusahaan saat ini memproses dokumen dalam jumlah besar, jadi ada baiknya mempertimbangkan untuk mengotomatiskannya juga. Pemrosesan dokumen otomatis, atau Intelligent Document Processing (IDP), adalah jawaban atas kebutuhan tersebut. Dengan IDP, kita dapat memindai, mengenali teks, mengklasifikasikan, dan mencari informasi dalam dokumen. Namun alat apa yang harus kita pilih agar prosesnya seefisien mungkin? Baca terus untuk mencari tahu!

Apa itu pemrosesan dokumen otomatis (IDP)?

Pemrosesan dokumen otomatis bukan hanya pemindaian atau OCR. Ini adalah serangkaian teknik yang memungkinkan Anda mengelola dokumen di perusahaan Anda secara efektif. Berikut adalah keuntungan utama menggunakan alat IDP:

• Menghemat waktu: Mengotomatiskan tugas yang berulang, seperti mengekstraksi data dari dokumen, memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.
• Meningkatkan akurasi: Alat IDP membantu mengurangi kesalahan pemrosesan dokumen, yang berarti penghematan dan mencegah masalah kepatuhan.
• Memperkuat kepatuhan: Alat IDP dapat diprogram untuk mematuhi peraturan dan regulasi tertentu guna membantu organisasi tetap patuh.
• Meningkatkan efisiensi: Alat IDP dapat membantu menyederhanakan pemrosesan dokumen, sehingga menghasilkan pekerjaan yang lebih efisien.
• Meningkatkan layanan pelanggan: Pemrosesan dokumen yang lebih cepat menghasilkan layanan pelanggan yang lebih baik.

Dokumen apa saja yang bisa diproses?

Tidak hanya invoice atau kontrak saja yang bisa diproses secara otomatis. IDP dapat menangani berbagai jenis dokumen. Diantaranya adalah:

• Kontrak – misalnya, kontrak kerja atau kontrak dengan pelanggan.
• Faktur – baik faktur masuk maupun keluar.
• Laporan – seperti laporan penjualan atau laporan keuangan.
• Korespondensi – surat, email, dan bentuk komunikasi tertulis lainnya.
• Formulir – survei, lamaran, pengiriman.
• Dokumen medis – grafik pasien, hasil tes.
• Dokumen keuangan – laporan bank, neraca.
• Dokumen hukum – tindakan hukum, keputusan administratif.

4 teknik pemrosesan dokumen otomatis

Intelligent Document Processing (IDP) bukan sekadar pemindai untuk mentransfer dokumen kertas ke komputer. Ada beberapa teknik yang memungkinkan kami memproses dokumen secara efisien. Diantaranya, perlu disebutkan:

1. OCR, Pengenalan Karakter Optik – teknik dasar membaca teks dari dokumen kertas. Ini paling sering menjadi titik awal untuk mengotomatisasi pemrosesan dan sirkulasi dokumen di sebuah perusahaan. Ini adalah solusi lama dan terbukti untuk memindai dan mengenali teks yang terdapat dalam dokumen kertas. Dengan meningkatnya digitalisasi, semakin banyak perusahaan yang menggunakan dokumen elektronik. Namun, dalam banyak kasus, persyaratan hukum mengharuskan pemeliharaan dan pemrosesan database kertas. Dengan demikian, OCR masih merupakan alat yang diterapkan secara luas.
2. Pengenalan teks – analisis struktur teks dalam dokumen. Langkah selanjutnya dalam pemrosesan dokumen otomatis adalah mengidentifikasi data digital. Bagian penting dari pemahaman mesin terhadap apa yang telah dipindai adalah membedakan data yang relevan dan tidak relevan. Artinya, mengenali informasi penting, misalnya dari branding perusahaan pengirim dokumen, atau distorsi atau kotoran yang tidak disengaja.
3. Klasifikasi dokumen – penetapan dokumen secara otomatis ke dalam kategori. Dokumen yang dikenali, atau informasi yang bersumber darinya, kemudian dikirim ke database digital. Mereka diklasifikasikan menurut jenis dokumen atau tindakan yang harus diambil berdasarkan dokumen tersebut. Hal ini dapat berupa, misalnya, mencantumkan tanggal pertemuan di kalender digital orang-orang yang diundang ke konser amal, atau mengirimkan email yang dipersonalisasi ke pelanggan yang mendorong adanya masukan setelah proses pengaduan.
4. Pencarian Dokumen – menemukan informasi dengan cepat dalam database dokumen. Berkat IDP, menemukan faktur dari kontraktor tertentu, atau tiket yang dibeli dengan jumlah tertentu, semudah mengetik kata di jendela pencarian.

Bagaimana cara kerja perangkat lunak pengolah dokumen otomatis?

Perangkat lunak pengolah dokumen adalah alat yang menggunakan teknik IDP untuk mengotomatisasi proses perusahaan. Ini berjalan baik di komputer maupun di cloud dan dapat berintegrasi dengan sistem lain, seperti ERP (Enterprise Resource Planning) atau CRM (Customer Relationship Manager).

Dokumentasikan AI dari Google

Document AI adalah layanan berbasis cloud dari Google yang memiliki fitur pemrosesan dokumen otomatis. Ini memanfaatkan pembelajaran mesin untuk mengekstrak data terstruktur dari dokumen tidak terstruktur.

Document AI menawarkan banyak fitur yang menjadikannya alat canggih untuk pemrosesan dokumen, seperti akurasi tinggi, skalabilitas, fleksibilitas, dan keamanan. Dengan teknologi Google Cloud AI dan serangkaian model terlatih atau model kustom di Workbench, Document AI dapat memproses berbagai jenis dokumen dengan akurasi dan kecepatan tinggi. Keuntungannya yang tidak diragukan lagi adalah:

• Platform tunggal untuk pemrosesan dokumen – menggunakan platform tunggal memungkinkan akses cepat ke semua model dan alat, termasuk model terlatih untuk pemrosesan dokumen seperti OCR dan Form Parser, serta model khusus untuk industri tertentu.
• Teknologi AI dari Google – AI Dokumen menggunakan pengenalan gambar (termasuk OCR) dan teknologi pemrosesan bahasa alami (NLP) dari Google untuk membuat model terlatih untuk dokumen bernilai tinggi dan bervolume tinggi.
• Pengayaan data – kemampuan untuk memverifikasi dan memperkaya informasi yang diproses menggunakan teknologi grafik pengetahuan Google, yang memungkinkan Anda memeriksa nama perusahaan, alamat, dan data lainnya berdasarkan informasi yang tersedia di Internet.
• Menambahkan Verifikasi Manusia ke Proses – Fitur AI Human-in-the-Loop baru mencapai akurasi lebih tinggi dalam pemrosesan dokumen dengan menambahkan momen penerimaan manusia ke proses yang dipilih.

Kekuatan Document AI dari Google adalah integrasinya dengan layanan Google Cloud lainnya, yang membantu Anda dalam menciptakan alur kerja tingkat lanjut. Cobalah secara online di alamat ini.

Rossum

Meskipun Document AI dari Google adalah yang terbaik bagi perusahaan yang ingin memanfaatkan teknologi cloud canggih dan mengintegrasikan pemrosesan dokumen dengan layanan cloud lainnya, Rossum adalah pilihan tepat bagi perusahaan yang membutuhkan solusi fleksibel dan terukur yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu. .

Sumber: Rossum.ai

Dengan kata lain, Rossum adalah alat yang sedikit kurang canggih namun lebih sederhana digunakan yang menggunakan kecerdasan buatan untuk mengekstrak data dari dokumen. Ini dapat menghilangkan proses entri dokumen manual dan meningkatkan akurasi data. Berkat cloud, Rossum cepat, akurat, dan mudah digunakan. Ini berfungsi dengan baik untuk memproses berbagai jenis dokumen, seperti faktur, kontrak, dan formulir.

• Pengambilan data otomatis : Alat ini secara otomatis mengklasifikasikan dokumen, menghilangkan kesalahan entri data yang dapat menimbulkan biaya dan penalti. Ini dapat memproses data dokumen dalam semua format dan saluran, mengotomatiskan komunikasi untuk menghilangkan pelacakan manual, menyaring spam dan dokumen duplikat, serta merutekan dan memproses dokumen dengan sistem antrian yang fleksibel.
• Fitur lanjutan : Rossum menawarkan fitur seperti pra-pemrosesan, validasi, pasca-pemrosesan, dan pelaporan. Hal ini menjadikan alat ini serbaguna dan dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis.
• Solusi yang disesuaikan : Rossum menawarkan solusi yang disesuaikan untuk berbagai industri dan kebutuhan, seperti akuntansi, orientasi, manajemen rantai pasokan, manajemen pesanan, dan jaminan kualitas.

Dokumentasi

Docsumo paling cocok untuk perusahaan yang ingin memproses dokumen dengan cepat dan efisien tanpa harus terlibat dalam proses pelatihan model yang rumit. Ini adalah platform untuk dengan mudah memproses data dari sejumlah besar dokumen tidak terstruktur dengan akurasi lebih dari 99%. Ia menawarkan banyak fitur seperti klasifikasi dokumen otomatis, kategorisasi data, OCR cerdas, validasi data waktu nyata dan banyak lagi.

Sumber: Docsumo.com

Docsumo sangat ideal untuk perusahaan kecil dan menengah yang ingin menyederhanakan pemrosesan dokumen mereka.

• Keserbagunaan – Docsumo dapat memproses berbagai format dokumen, seperti faktur, laporan bank, kontrak, bill of lading, tagihan energi, dan banyak lagi.
• Ekstraksi cerdas – Berkat teknologi AI yang canggih, Docsumo dapat secara akurat mengekstrak dan meninjau hanya bidang yang Anda perlukan dari dokumen rumit tersebut.
• Validasi Data – Membuat aturan dan rumus seperti Excel untuk memvalidasi data yang diekstraksi dalam dokumen, antar dokumen, atau terhadap database.
• Klasifikasi otomatis – Docsumo dapat secara otomatis membedakan berbagai dokumen sebelum memprosesnya, sehingga data dapat ditransfer ke database yang sesuai.
• Integrasi dengan sistem – Terlepas dari industrinya – asuransi, keuangan, logistik – Docsumo menawarkan API siap pakai yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sistem yang ada.
• Keamanan – Platform ini mematuhi GDPR, bersertifikat SOC2, dan mematuhi HIPAA, memastikan bahwa data perusahaan aman dan berada di bawah kendali Anda.

Docsumo telah mendapat pujian dari banyak perusahaan di seluruh dunia, termasuk perusahaan seperti Arbor Realty Trust dan National Debt Relief, yang menawarkan tingkat pemrosesan tanpa sentuhan sebesar 95% dan akurasi 99% berkat otomatisasi komprehensifnya.

Ringkasan

Pemrosesan dokumen otomatis adalah kunci untuk menyederhanakan pekerjaan di banyak perusahaan. Dengan alat seperti Document AI dari Google, Rossum, dan Docsumo, perusahaan dapat mempercepat proses bisnis, meningkatkan akurasi data, dan meningkatkan layanan pelanggan. Memilih alat yang tepat bergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan, namun semua solusi ini menawarkan fitur-fitur canggih yang membantu perusahaan sukses di dunia digital saat ini.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Penulis: Robert Whitney

Pakar JavaScript dan instruktur yang melatih departemen TI. Tujuan utamanya adalah meningkatkan produktivitas tim dengan mengajari orang lain cara bekerja sama secara efektif saat membuat kode.

Lihat semua postingan

AI dalam bisnis:

1. Ancaman dan peluang AI dalam bisnis (bagian 1)
2. Ancaman dan peluang AI dalam bisnis (bagian 2)
3. Aplikasi AI dalam bisnis - ikhtisar
4. AI dan media sosial – apa pendapat mereka tentang kita?
5. Chatbot teks yang dibantu AI
6. Pengoperasian dan aplikasi bisnis voicebots
7. Teknologi asisten virtual, atau bagaimana cara berbicara dengan AI?
8. Bisnis NLP hari ini dan besok
9. Bagaimana kecerdasan buatan dapat membantu mengatasi BPM?
10. Akankah kecerdasan buatan menggantikan analis bisnis?
11. Peran AI dalam pengambilan keputusan bisnis
12. Apa itu Intelijen Bisnis?
13. Menjadwalkan posting media sosial. Bagaimana AI dapat membantu?
14. Postingan media sosial otomatis
15. Kecerdasan buatan dalam manajemen konten
16. AI kreatif hari ini dan masa depan
17. AI multimodal dan penerapannya dalam bisnis
18. Interaksi baru. Bagaimana AI mengubah cara kita mengoperasikan perangkat?
19. RPA dan API di perusahaan digital
20. Layanan dan produk baru yang beroperasi dengan AI
21. Pasar kerja masa depan dan profesi yang akan datang
22. AI Hijau dan AI untuk Bumi
23. Teknologi Pendidikan. Kecerdasan buatan dalam pendidikan
24. Apa kelemahan ide bisnis saya? Sesi brainstorming dengan ChatGPT
25. Menggunakan ChatGPT dalam bisnis
26. Aktor sintetik. 3 generator video AI teratas
27. 3 alat desain grafis AI yang berguna. AI generatif dalam bisnis
28. 3 penulis AI hebat yang harus Anda coba hari ini
29. Menjelajahi kekuatan AI dalam penciptaan musik
30. Menavigasi peluang bisnis baru dengan ChatGPT-4
31. Alat AI untuk manajer
32. 6 plugin ChatGTP mengagumkan yang akan membuat hidup Anda lebih mudah
33. 3 grafik AI. Menghasilkan kecerdasan dalam bisnis
34. Bagaimana masa depan AI menurut McKinsey Global Institute?
35. Kecerdasan buatan dalam bisnis - Pendahuluan
36. Apa itu NLP, atau pemrosesan bahasa alami dalam bisnis
37. Pemrosesan dokumen otomatis
38. Google Terjemahan vs DeepL. 5 aplikasi terjemahan mesin untuk bisnis