Pemrosesan dokumen otomatis | AI dalam bisnis #6

Pemrosesan dokumen otomatis dimungkinkan dengan menggabungkan dua teknologi canggih: NLP (Natural Language Processing) dan AI (kecerdasan buatan). Apa yang keluar mencakup lebih dari sekadar menghasilkan faktur dengan tanggal dan nomor urut yang benar sehingga beberapa menyebutnya juga pemrosesan dokumen Cerdas (IDP).

Pemrosesan dokumen otomatis – daftar isi:

1. pengantar
2. Dokumen mana yang dapat Anda kelola secara otomatis?
3. Apa yang dapat dilakukan AI dengan dokumen perusahaan?
4. Pemrosesan dokumen otomatis – ringkasan

pengantar

Pemrosesan dokumen otomatis terutama berarti menghemat waktu dan membebaskan karyawan dari melakukan tugas yang membosankan dan berulang yang membutuhkan presisi tinggi. Mari kita mulai dengan menyalin data dari dokumen kertas ke dalam program layanan pelanggan. Dibutuhkan berjam-jam untuk mengalihkan pandangan Anda dari meja hitam-putih ke layar monitor atau memasukkan kontrak kertas ke pemindai dan mungkin menangani ambiguitas dan pengecualian.

Namun, ada lebih banyak solusi yang menggabungkan kecerdasan buatan (AI) , pemrosesan bahasa alami (NLP) dan pemrosesan dokumen cerdas (IDP) atau otomatisasi kognitif (CA) . Dan kombinasi fungsional mereka dimungkinkan oleh otomatisasi proses robot (RPA), yang merupakan perangkat lunak khusus yang mampu mengotomatiskan perjalanan dokumen yang ditangani melalui beberapa program. Ini untuk variasi yang sangat besar dan jangkauan aplikasi yang semakin luas sehingga otomatisasi dalam penanganan dokumen menjadi sangat populer.

Dokumen mana yang dapat Anda kelola secara otomatis?

Masalah ini menyangkut penentuan jenis dokumen apa yang harus ditangani dengan sistem otomatis. Ini termasuk:

• dokumen internal
• dokumen keluar
• dokumen masuk

Dokumen internal seringkali merupakan bagian pekerjaan perusahaan yang diremehkan atau bahkan tidak diperhatikan. Namun, Anda dapat membuat operasi dalam organisasi menjadi lebih efisien dan transparan dengan menerapkan pembuatan dokumen otomatis dan pengelolaan alur kerja dokumen internal. Misalnya, dengan sistem pengenalan suara pidato-ke-teks (STT), AI dapat menghasilkan ringkasan dan catatan tertulis, lalu mendistribusikannya ke peserta rapat dalam bentuk yang dipersonalisasi.

Anda dapat mempercayakan bagian tugas yang sama pentingnya kepada AI hari ini, yaitu pengelolaan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan. Opsi ini sangat cocok untuk e-niaga . Dengan database, template dokumen siap pakai, prosedur keamanan, dan personalisasi pemasaran dari kontak pelanggan, solusi berbasis AI dapat meningkatkan kinerja bisnis online secara signifikan.

Namun, AI juga dapat membaca dan memproses dokumen yang masuk. Ini mungkin tampak seperti tugas yang sangat sulit untuk diotomatisasi karena beragamnya dokumen yang harus Anda masukkan ke dalam alur kerja perusahaan. Dari faktur, dokumen asuransi dan kontrak hingga aplikasi pinjaman. Masing-masing dokumen ini memiliki bentuk yang sama sekali berbeda, dan di atasnya mungkin tidak terisi penuh atau sebagian tidak terbaca.

Sistem otomatis menangani masalah seperti itu dengan sempurna sehingga memunculkan perkembangan metode pemrosesan gambar (visi komputer) saat ini yang digabungkan dengan otomatisasi kognitif. Dengan kombinasi ini, otomatisasi dimungkinkan bahkan dengan data yang tidak pasti atau tidak terstruktur. Namun, ini melibatkan pengajaran model cara yang tepat untuk merespons, yaitu mempekerjakan seorang spesialis untuk menyesuaikan kecerdasan buatan dengan kebutuhan perusahaan.

Apa yang dapat dilakukan AI dengan dokumen perusahaan?

AI dapat mengelola dokumen di perusahaan melalui:

• membaca dan memproses dokumen
• membuat dan mendukung pembuatan dokumen
• manajemen dokumen

Di bawah ini kami akan fokus pada membaca, memproses, dan membuat dokumen. Di sisi lain, kita akan membahas manajemen dokumen ketika kita membahas BPM atau Manajemen Proses Bisnis.

Paling sering, titik awal untuk mengotomatisasi pemrosesan dan sirkulasi dokumen di perusahaan adalah OCR (Optical Character Recognition), yang merupakan solusi lama dan terbukti untuk memindai dan mengenali teks yang terkandung dalam dokumen kertas. Dengan meningkatnya digitalisasi, semakin banyak perusahaan yang ingin memilih dokumen elektronik. Namun, dalam banyak kasus, persyaratan hukum mengharuskan pemeliharaan dan pemrosesan database kertas. Dengan demikian, OCR masih merupakan alat yang diterapkan secara luas.

Langkah selanjutnya dalam pemrosesan dokumen otomatis adalah identifikasi data digital. Bagian penting dari pemahaman mesin tentang apa yang telah dipindai adalah membedakan data yang relevan dari data yang tidak relevan. Yaitu, mengenali informasi penting dari, misalnya, merek perusahaan yang mengirim dokumen, atau distorsi atau kotoran yang tidak disengaja.

Dokumen yang dikenali atau informasi yang diambil darinya kemudian dikirim ke database digital, di mana mereka dapat memberikan masukan untuk tindakan selanjutnya. Ini bisa berupa, misalnya, memasukkan tanggal pertemuan di kalender digital dari mereka yang diundang ke konser amal, atau mengirim email yang dipersonalisasi ke pelanggan yang mendorong umpan balik setelah proses pengaduan selesai.

Anda juga dapat langsung membuat dokumen perusahaan sesuai dengan template dan data yang dimasukkan ke dalam database. Namun pendekatan cerdas lainnya adalah untuk mendukung pembuatan dokumen oleh perangkat lunak dengan kecerdasan buatan. Salah satu alat paling sederhana, namun paling berguna di bidang otomatisasi dokumen adalah korektor otomatis (pemeriksa ejaan otomatis). Itu tidak hanya dapat memperbaiki ejaan dan tata bahasa tetapi juga memberi saran tentang keterbacaan teks dengan menghitung kata dan kalimat.

Pemrosesan dokumen otomatis – ringkasan

Pemrosesan dokumen otomatis menggabungkan solusi kecerdasan buatan, pemrosesan bahasa alami, dan optimalisasi proses bisnis. Perangkat lunak sudah melakukan banyak tugas yang membosankan dengan cepat dan tepat. Namun, untuk melakukannya memerlukan pemahaman tentang sifat masalah yang harus dipecahkan, serta definisi yang baik tentang dependensi dan kondisi untuk membuat, mengedarkan, dan mengakses dokumen perusahaan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Robert Whitney

Pakar JavaScript dan instruktur yang melatih departemen TI. Tujuan utamanya adalah meningkatkan produktivitas tim dengan mengajari orang lain cara bekerja sama secara efektif saat coding.

Lihat semua posting

AI dalam bisnis:

1. Kecerdasan buatan dalam bisnis - Pendahuluan
2. Ancaman dan peluang AI dalam bisnis (bagian 1)
3. Ancaman dan peluang AI dalam bisnis (bagian 2)
4. Aplikasi AI dalam bisnis - gambaran umum
5. Apa itu NLP, atau pemrosesan bahasa alami dalam bisnis?
6. Pemrosesan dokumen otomatis
7. AI dan media sosial – apa yang mereka katakan tentang kita?
8. Penerjemah otomatis. Lokalisasi cerdas produk digital
9. Chatbot teks berbantuan AI
10. Operasi dan aplikasi bisnis voicebots
11. Teknologi asisten virtual, atau bagaimana cara berbicara dengan AI?
12. Bisnis NLP hari ini dan besok
13. Bagaimana kecerdasan buatan dapat membantu BPM?
14. Akankah kecerdasan buatan menggantikan analis bisnis?
15. Peran AI dalam pengambilan keputusan bisnis
16. Apa itu Intelijen Bisnis?
17. Menjadwalkan posting media sosial. Bagaimana AI dapat membantu?
18. Posting media sosial otomatis
19. Kecerdasan buatan dalam manajemen konten
20. AI kreatif hari ini dan besok
21. AI multimodal dan aplikasinya dalam bisnis
22. Interaksi baru. Bagaimana AI mengubah cara kita mengoperasikan perangkat?
23. RPA dan API di perusahaan digital
24. Layanan dan produk baru yang beroperasi dengan AI
25. Pasar kerja masa depan dan profesi yang akan datang
26. AI Hijau dan AI untuk Bumi
27. EdTech. Kecerdasan buatan dalam pendidikan