Manfaat membuat rencana komunikasi

Setiap perusahaan – apa pun industrinya – menyampaikan pesannya setiap hari kepada pelanggan, calon pelanggan, mitra bisnis, karyawan, anggota komunitas, dan pemangku kepentingan lainnya. Beberapa entitas sering kali melakukan aktivitas ini secara ad hoc (tanpa strategi yang dikembangkan dan dipikirkan dengan matang), sehingga gagal mencapai hasil yang diharapkan.

Di sini, solusi terbaik melibatkan pembuatan rencana komunikasi berdasarkan berbagai jenis analisis, diikuti dengan penerapannya dan pembaruan rutin. Di bawah ini kami menjelaskan secara rinci apa itu rencana komunikasi dan apa manfaatnya bagi perusahaan.

Apa itu rencana komunikasi?

Rencana komunikasi perusahaan merupakan dokumen rinci yang merupakan bagian integral dari strategi pemasaran yang diterapkan. Ini menggambarkan bagaimana perusahaan akan menyampaikan pesannya secara eksternal (dan terkadang secara internal kepada karyawan – tergantung pada ukuran dan operasi organisasi, misalnya) di semua saluran yang dijalankannya (situs web, media sosial, grup tematik, buletin, tempat offline, dll.).

Penggunaannya ditujukan untuk memastikan komunikasi informasi yang konsisten dan efektif kepada berbagai kelompok pemangku kepentingan. Dengan cara ini, hal ini membantu, antara lain, membangun merek, menjangkau dan membangun hubungan dengan audiens, dan mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan.

9 elemen penting dari rencana komunikasi

Bagaimana tepatnya pembuatan rencana komunikasi berlangsung akan bergantung pada kebutuhan individu organisasi. Namun, Anda akan menemukan elemen umum ini di sebagian besar:

• Analisis situasi saat ini – termasuk presentasi tentang bagaimana pesan kepada dunia luar dibangun sejauh ini dan hasil apa yang dihasilkan, serta identifikasi tantangan dan peluang utama di bidang yang ditunjukkan.
• Tujuan – hasil yang ingin dicapai perusahaan,
• Strategi merek – menguraikan misi merek , visi, kepribadian, nada, nilai-nilai, dan isu-isu lain yang memengaruhi cara merek ingin membangun pesannya.
• Analisis pesaing – bagaimana pemain lain di industri menjalankan saluran mereka.
• Target audiens dengan saluran penjangkauan – deskripsi yang menunjukkan siapa yang menjadi target perusahaan dengan pesannya dan di mana perusahaan akan hadir untuk menjangkau pelanggannya.
• Strategi anti-krisis – mendefinisikan bagaimana bertindak dalam krisis (misalnya munculnya kebocoran data dari perusahaan), yang mana perlu mengambil sikap publik.
• Jadwal kegiatan – indikasi kegiatan apa dan kapan akan dilakukan (yang mencakup, antara lain, kampanye yang dilaksanakan, postingan yang dipublikasikan di media sosial, kemitraan yang terjalin, dll.).
• Anggaran – jumlah uang yang harus dirinci dan dialokasikan untuk pelaksanaan kegiatan tertulis.
• Sarana evaluasi – untuk menentukan bagaimana efektivitas kegiatan yang dilaksanakan akan diukur.

Manfaat membuat rencana komunikasi

Kurangnya strategi penjangkauan yang tepat dapat mengakibatkan pesan-pesan yang kacau dan terkadang juga bertentangan, yang pada akhirnya melemahkan citra perusahaan sekaligus mempengaruhi kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis. Di bawah ini kami tunjukkan manfaat terpenting yang diberikan pengembangannya kepada perusahaan yang beroperasi di berbagai industri:

• Memastikan konsistensi pesan – membantu membangun citra perusahaan yang benar (konsisten dengan nilai-nilai, misi, visi, kepribadian, dll.) di semua tingkatan dan melalui berbagai saluran,
• Meningkatkan kesadaran – memungkinkan Anda menjangkau kelompok sasaran yang berbeda dengan lebih efektif, menghasilkan kesadaran merek yang lebih besar dan jangkauan pesan yang lebih besar,
• Menyesuaikan pesan dengan audiens target – berkat analisis yang tepat, kebutuhan dan harapan konsumen dapat diketahui dan, akibatnya, menyesuaikan pesan Anda kepada mereka (menawarkan nilai kepada mereka), yang meningkatkan pengakuan dan membangun kepercayaan pelanggan terhadap merek,
• Kesiapsiagaan krisis – rencana komunikasi yang dirancang dengan baik mencakup strategi manajemen krisis yang memungkinkan respons cepat dan efektif terhadap situasi yang tidak terduga, meminimalkan potensi konsekuensi negatif,
• Menghemat sumber daya – rencana ini membuat aktivitas komunikasi lebih terorganisir dan efisien, menghemat waktu staf dan sumber daya lain yang diperlukan.
• Peningkatan penjualan – akibatnya, semua manfaat di atas mengarah pada fakta bahwa (berkat pesan yang lebih baik kepada pelanggan) perusahaan dapat menjual lebih banyak.

Ringkasan

Membuat rencana komunikasi yang disesuaikan, menerapkannya, kemudian mengembangkan dan memperbaruinya tentu membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Namun, Anda harus memperlakukannya sebagai investasi yang dapat membawa banyak manfaat (terutama dalam membangun hubungan dengan khalayak utama) dan mendongkrak keberhasilan perusahaan dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif.

Ingatlah bahwa pembuatan rencana komunikasi dilakukan lebih dari satu kali karena merupakan alat yang memerlukan pembaruan rutin (misalnya, setahun sekali), terutama dalam bidang tujuan dan apakah kebutuhan dan harapan audiens sasaran (serta tujuan) situasi pasar) berubah. Penting juga untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan mencapai hasil yang diharapkan – jadi jangan lupa untuk melakukan evaluasi rencana dan menarik kesimpulan positif dan negatif dari evaluasi tersebut.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Zofia Lipska

Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun dalam pemasaran digital, Sophia tidak hanya mengetahui aturan industri ini tetapi juga mengetahui cara melanggarnya untuk mencapai hasil yang luar biasa dan kreatif.

Lihat semua postingan