11 Perangkat Lunak Sistem Pelacakan File Terbaik untuk Bisnis di 2023

Diterbitkan: 2023-02-08

Rangkuman: Pengguna dapat melacak dan memelihara arsip file digital untuk diakses oleh pengguna resmi melalui perangkat lunak pelacakan file. Perangkat lunak apa yang terbaik untuk melacak dan mengelola file digital Anda? Temukan di bawah!

Mempertahankan repositori fisik dari semua file dan dokumen sulit dilakukan karena dapat dengan mudah hilang, atau data dapat dicuri. Selain itu, ada sebagian besar kumpulan data yang perlu ditangkap dan disimpan secara teratur. Oleh karena itu, memasukkan kumpulan data ini secara manual bisa sangat melelahkan dan memakan waktu.

Namun, dengan perangkat lunak pelacakan file, semua masalah ini dapat diatasi. Ini menyederhanakan proses berbagi dan melacak file, menangkap data, dan mendigitalkan file kertas.

Selain itu, ia hadir dengan berbagai protokol keamanan seperti proteksi kata sandi untuk menjaga keamanan file dan mencegah akses tidak sah. Karenanya, berinvestasi dalam perangkat lunak pelacakan file adalah investasi yang berharga.

Apa lagi yang akan Anda dapatkan dengan solusi pelacakan file dan apa saja pilihan teratas? Pelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak pelacakan file di bawah ini.

Daftar isi

Apa itu Sistem Pelacakan File?

Sistem pelacakan file membantu pengguna melacak, memelihara, dan menyimpan file data penting. Perangkat lunak ini menyederhanakan tugas melacak siapa yang telah mengakses file, mengedit, atau menghapus apa pun. Sistem ini juga memungkinkan pengguna mengelola file individu dan bisnis yang mencakup data, dokumen, catatan, dll. Dengannya, pengguna dapat mengerjakan beberapa file dengan pengguna yang berbeda secara real time.

11 Perangkat Lunak Sistem Pelacakan File Gratis untuk Usaha Kecil

  • Dokumen
  • Pelacak CMW
  • DocuWare
  • ProofHub
  • google Drive
  • Di tempat terbuka
  • M-File
  • Dokumen ONLYOFFICE
  • LogicalDoc
  • Dokmee
  • Hightail

Berikut adalah daftar beberapa perangkat lunak sistem pelacakan file gratis paling populer yang dapat Anda pertimbangkan untuk menyimpan dan melacak file digital Anda.

  • Kirim Dokumen

Dropbox

DocSend adalah perangkat lunak pelacakan file yang membantu berbagi dan melacak dokumen yang dibagikan melalui tautan. Melalui tautan ini, pengguna dapat melacak aktivitas file secara real time, membuat dan membagikan file yang dapat ditandatangani, membuat ruang data untuk berbagi file, dan sebagainya.

Keseluruhan Fitur DocSend

  • Kolaborasi file waktu nyata
  • Tetapkan izin granular untuk file
  • Dukungan untuk berbagi file zip dan audio
  • Batasi akses pengguna untuk file

Pro dan Kontra DocSend

  • Terintegrasi dengan mudah dengan Gmail, Outlook, atau Dropbox
  • Pengguna dapat berbagi banyak file melalui satu tautan
  • Docsend dapat mengonversi semua dokumen dalam format CSV
  • Tidak memiliki paket gratis
  • Hanya mendukung ruang penyimpanan 50 GB bahkan dalam paket perusahaan

Harga: Paket gratis tidak tersedia | Paket berbayar mulai dari INR 819,54/pengguna/bulan

  • Pelacak CMW

Pelacak CMW memungkinkan pengguna berbagi, memelihara, dan menyimpan semua dokumen digital dengan aman. Dari kontrol dokumen hingga manajemen file legal dan verifikasi file, perangkat lunak ini membantu bisnis dengan manajemen dokumen secara keseluruhan.

Fitur Keseluruhan Pelacak CMW

  • Perubahan waktu nyata pada proses dan dokumen
  • Pelacakan alur kerja lanjutan
  • Pencocokan dan verifikasi dokumen
  • Pemrosesan dokumen otomatis

Pro dan Kontra Pelacak CMW

  • Anda dapat menetapkan izin untuk semua dokumen.
  • Menawarkan kemampuan OCR (Pengenalan Karakter Optik) untuk memindai file teks dan mengubahnya menjadi format file yang dapat diedit.
  • Pengguna dapat menyimpan versi dokumen yang diedit melalui pembuatan versi dokumen.
  • Perangkat lunak kadang-kadang tertinggal selama otomatisasi tugas.
  • Prosedur rumit untuk membuat alur kerja kustom.

Harga: Paket harga yang disesuaikan menurut jumlah lisensi pengguna

  • DocuWare

sistem pelacakan file docware
sistem pelacakan file docware

DocuWare adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang dirancang untuk mengelola dan berbagi dokumen. Itu menangkap dan memproses data dan memungkinkan pengguna membagikannya melalui file yang aman.

Fitur Keseluruhan DocuWare

  • Enkripsi dan pemisahan dokumen
  • Pengindeksan cerdas yang digerakkan oleh AI
  • Pembuatan versi dokumen
  • Otomatisasi alur kerja
  • Digitalisasi dokumen

Pro dan Kontra DocuWare

  • Amankan semua dokumen dan data Anda dengan enkripsi (AES).
  • Ubah gambar atau anotasi dengan mudah tanpa mengubah konten aslinya.
  • Anda dapat mengekspor data atau file ke platform lain seperti ERP atau CRM untuk sinkronisasi.
  • Sulit untuk membuat alur kerja otomatis
  • Tidak cukup dokumentasi untuk memecahkan masalah

Harga: Harga tersedia berdasarkan permintaan di situs web DocuWare

  • ProofHub

ProofHub , perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan pengguna untuk mengirim, berbagi, atau berkolaborasi dalam file secara real-time. Ini mempermudah bisnis untuk berkolaborasi dalam proyek dengan opsi berbagi file waktu nyata. Selanjutnya, Anda juga dapat membuat anotasi file mereka secara bersamaan dengan anggota tim melalui ProofHub.

Fitur Keseluruhan ProofHub

  • Manajemen riwayat tugas
  • Laporan proyek
  • Pelabelan putih
  • Pembuatan bookmark untuk mencari file dan dokumen
  • Mengekspor proyek
  • Kontrol versi file

Pro dan Kontra ProofHub

  • Ini memungkinkan pengguna membatasi alamat IP untuk mencegah penggunaan yang tidak sah
  • Pengguna dapat memvisualisasikan tugas dan acara melalui kalender yang disesuaikan
  • Dengan ProofHub, Anda juga dapat membuat alur kerja yang disesuaikan
  • Navigasi papan Kanban sangat lambat
  • ProofHub tidak memiliki fitur penganggaran proyek

Harga: Tidak tersedia paket gratis | Paket berbayar mulai dari INR 3.708,07 per bulan.

  • google Drive

Gmail

Google Drive memungkinkan pengguna menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada file data. Ini membantu menjaga keamanan semua file yang disimpan dengan memberikan perlindungan terhadap serangan malware. Dengan fitur kolaborasi real-time, pengguna dapat dengan mudah mengerjakan file dan dokumen secara bersamaan.

Keseluruhan Fitur Google Drive

  • Dukungan untuk pembuatan versi riwayat
  • Simpan dan edit 100+ dokumen tambahan
  • Mendukung banyak format file
  • Simpan lampiran besar dengan mudah di Gmail

Pro dan Kontra Google Drive

  • Konversi PDF menjadi dokumen dengan mudah.
  • Google Drive memungkinkan pengguna mengerjakan dokumen dalam mode offline
  • Ini memungkinkan pengguna menerjemahkan dokumen
  • Hanya ruang penyimpanan 15 GB yang tersedia dalam paket gratis.
  • Pengguna dapat mengunggah file hingga 750 GB dalam sehari

Harga: Paket gratis tersedia | Paket berbayar mulai dari INR 130 per bulan

  • Di tempat terbuka

Perangkat lunak manajemen dokumen Alfresco membantu bisnis mengelola dan berbagi konten dan file. Dengan itu, pengguna dapat secara otomatis memelihara semua catatan dokumen, mengelola konten lintas platform, mengelompokkan file, memindai dan menangkap dokumen, dan mencari konten melalui filter yang relevan.

Fitur Keseluruhan Alfresco

  • Penyaringan file
  • Manajemen folder file
  • Peninjauan dan persetujuan dokumen
  • Alur kerja otomatis untuk tugas berulang
  • Keamanan tingkat perusahaan untuk perlindungan data

Pro dan Kontra Alfresco

  • Pengguna dapat memindai dan mengambil data dengan Alfresco
  • Muncul dengan fungsionalitas rollback penuh untuk mendapatkan versi file sebelumnya.
  • Pengguna dapat memindahkan konten atau file melalui berbagai tahapan tugas dengan model metadata.
  • Kurva belajar yang curam
  • Fungsionalitas pengeditan waktu nyata tidak berfungsi dengan baik.

Harga: Paket komunitas gratis tersedia| Harga sesuai permintaan untuk paket berbayar

  • M-File

File M

M-Files adalah suite komprehensif dengan banyak fitur canggih untuk manajemen dokumen dan pelacakan file online. Ini adalah perangkat lunak berbasis AI untuk mengkategorikan, menyimpan, dan menemukan dokumen dan file. Dengannya, pengguna dapat berbagi file melalui lampiran, atau URL, mendapatkan pratinjau file, mengelola versi file, mengelola izin untuk setiap file, mendeteksi file duplikat, dll.

Keseluruhan Fitur M-Files

  • Saran metadata yang didukung AI
  • Konversi file dalam berbagai format
  • Penulisan file bersama
  • Rendering dokumen tingkat lanjut

Pro dan Kontra M-Files

  • Ini memungkinkan pengguna berbagi file secara eksternal melalui tautan publik
  • Dengan kontrol versi yang diterapkan, pengguna dapat menyimpan perubahan di semua versi
  • M-Files memungkinkan pengguna melihat semua tugas melalui tampilan bagan Gantt
  • Hanya 100 karakter yang didukung untuk mengatur nama file.
  • Butuh waktu untuk berbagi dokumen melalui email.

Harga: Harga tersedia berdasarkan permintaan

  • Dokumen ONLYOFFICE

onlyoffice

ONLYOFFICE Docs, adalah editor online untuk mengedit dokumen teks, presentasi, formulir, dll. Itu juga dilengkapi dengan fungsi pelacakan file bersama dengan kolaborasi file, pengeditan bersama, perubahan trek, riwayat versi file, perbandingan dokumen, dan banyak lagi. Selain itu, ia hadir dengan pembaca dan konverter PDF untuk mengonversi PDF ke dalam format yang berbeda.

Fitur Keseluruhan Dokumen ONLYOFFICE

  • Obrolan bawaan untuk komentar waktu nyata
  • Berbagi dokumen publik
  • Manajemen izin file
  • Dukungan untuk penerbitan konten WordPress

Pro dan Kontra Dokumen ONLYOFFICE

  • Pengguna dapat menambahkan berbagai bentuk gambar dalam dokumen dan file
  • Ini memungkinkan pengguna mempratinjau file setelah mengedit
  • Anda dapat mengedit dokumen bahkan dalam versi offline
  • Fitur perlindungan dokumen terbatas
  • Fitur pengeditan bersama tidak berfungsi dengan baik

Harga: Tidak tersedia paket gratis | Paket berbayar mulai dari INR 659,68/pengguna/bulan

  • LogicalDoc

LogicalDoc adalah perangkat lunak manajemen dokumen untuk mengelola, berbagi, berkolaborasi, dan mengekspor file atau dokumen. Anda dapat mengirim file melalui email, mengekspor dokumen ke CSV, mengelola kontrol versi dokumen, membuat tag meta khusus untuk konten, dll. Ia juga menawarkan berbagai integrasi untuk berbagi file dengan pengguna lain secara mulus.

Keseluruhan Fitur LogicalDoc

  • Penanda dokumen
  • Konversi file dalam berbagai format
  • Dukungan untuk tanda tangan digital
  • File diimpor dari arsip ZIP
  • Anotasi dokumen waktu nyata

Pro dan Kontra LogicalDoc

  • Ini memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja yang berpusat pada dokumen.
  • Anda dapat membuat kalender untuk semua tugas dan proyek.
  • LogicalDoc mengenkripsi file untuk keamanan data
  • File besar mungkin memperlambat sistem.
  • Implementasi adalah kompleks bot

Harga: Paket komunitas gratis | Harga berdasarkan permintaan di situs web resmi LogicalDoc untuk paket lainnya

  • Dokmee

Dokmee

Perangkat lunak ECM Dokmee dirancang untuk berbagai tujuan termasuk berbagi file, menangkap dan menyimpan dokumen, pengambilan file, dll. Ini adalah perangkat lunak manajemen konten dan pelacakan file yang hebat untuk berbagi file secara global, membuat alur kerja yang disesuaikan, mengelola izin file, dan mengenkripsi ini file.

Keseluruhan Fitur perangkat lunak ECM Dokmee

  • Stamping dokumen otomatis
  • Pelacakan riwayat file
  • Mendukung banyak format file
  • pembuatan tanda tangan elektronik
  • Pengambilan file melalui kata kunci

Pro dan Kontra perangkat lunak ECM Dokmee

  • Tambahkan stempel khusus, catatan tempel, atau tanda tangan elektronik ke gambar dengan mudah
  • Ini secara otomatis menghapus file setelah periode tertentu yang dikonfigurasi
  • Dengan Dokmee, banyak pengguna dapat bekerja dan mengedit file secara real time
  • Manajemen alur kerja yang rumit
  • Perangkat lunak kadang-kadang tertinggal saat bekerja pada banyak file.

Harga: Harga ECM Dokmee tersedia berdasarkan permintaan

  • Hightail

Hightail adalah sistem pelacakan file online untuk berbagi file data besar dengan mudah dan memeriksa aksesibilitas konten melalui pengiriman file dan pelacakan pengiriman. Bersamaan dengan itu, dapat digunakan untuk melihat pratinjau file, menyinkronkan dokumen dengan platform cloud, berbagi file melalui tautan, melindungi file melalui kata sandi, dan sebagainya.

Fitur Keseluruhan Hightail

  • Kontrol versi file
  • Manajemen tugas tingkat lanjut
  • Kolaborasi dokumen waktu nyata
  • Kustomisasi pemberitahuan email

Pro dan Kontra Hightail

  • Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa untuk file dan dokumen
  • Ini memungkinkan Anda mengarsipkan versi file dan dokumen sebelumnya
  • Anda dapat memilih untuk memutuskan siapa yang dapat melihat komentar pada dokumen
  • Hanya batas kirim ukuran file 100 MB dalam paket gratis.
  • File dihapus secara otomatis setelah 1 minggu dalam paket gratis.

Harga: Paket gratis tersedia | Paket berbayar mulai dari INR 991,01 per bulan

Manfaat Sistem Pelacakan File

Menggunakan sistem pelacakan file dapat menguntungkan dalam beberapa cara, seperti –

  • Meningkatkan prosedur penyimpanan dan pengambilan file
  • Membantu mencegah penggunaan file yang tidak sah melalui izin yang dikontrol.
  • Menghilangkan risiko kehilangan informasi dengan mempertahankan jejak setiap file.
  • Membantu mengelola riwayat versi setiap file.
  • Membantu dalam meningkatkan keamanan file melalui proteksi password.
  • Tetapkan tanggal kedaluwarsa dengan mudah untuk tautan file bersama.

Fitur Utama Sistem Pelacakan File

Solusi pelacakan file hadir dengan beberapa fitur untuk menyimpan, berbagi, atau melacak file dengan aman. Beberapa fitur umum termasuk berbagi file dan pembuatan versi, pengaturan tanggal kedaluwarsa tautan, perlindungan file, dll. Fungsi utama lain dari perangkat lunak pelacakan file adalah:

  • Versi File: Sebagian besar sistem pelacakan file dilengkapi dengan fungsionalitas versi file yang menyimpan semua versi file yang telah diedit. Dengan demikian, membuatnya lebih mudah untuk melacak perubahan.
  • Berbagi File: Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna berbagi satu atau beberapa file di dalam dan di luar organisasi melalui tautan. Tautan ini juga dapat digunakan untuk membatasi akses ke file.
  • Pelacakan File Real-Time: Sistem pelacakan file memungkinkan pengguna melacak file secara real time untuk orang yang mengerjakannya dan perubahan yang dilakukan.
  • Pembuatan Ruang Data: Dengan perangkat lunak ini, bisnis dapat membuat beberapa ruang data untuk berbagi dan berkolaborasi pada file yang berbeda.
  • Manajemen Folder File: Anda dapat membuat folder file untuk mengkategorikan, menyortir, atau mengelola file.
  • Manajemen Izin File: Dengan mudah menetapkan peran dan izin kepada pengguna untuk mengakses file dan dokumen.
  • Keamanan Data: Dengan perangkat lunak ini, pengguna dapat menggunakan beberapa metode keamanan untuk menyimpan semua data yang ada dalam file dengan aman dan terjamin.

Kategori Terkait: Perangkat Lunak Transfer File Berkecepatan Tinggi | Alat ETL | Perangkat Lunak Enkripsi | Pengambilan Data Elektronik (EDC) | Perangkat Lunak Manajemen Data | Platform Ilmu Data | Layanan Keamanan Cloud

FAQ

  1. Apa itu pelacakan file?

    Pelacakan file adalah prosedur pelacakan file fisik dan digital. Ini termasuk melacak lokasi file, orang yang bekerja pada file yang berbeda, perubahan yang dibuat, dan sebagainya.

  2. Bisakah file dilacak?

    Ya, file digital dan fisik dapat dengan mudah dilacak dan dikelola melalui teknologi seperti RFID dan perangkat lunak pelacakan file.

  3. Bagaimana cara menggunakan sistem pelacakan file?

    Sistem pelacakan file dapat digunakan untuk melacak dan memelihara file dan dokumen. Pengguna dapat menambahkan tag RFID ke file fisik untuk menyimpan informasi mereka dan melacak lokasi penyimpanan. Untuk file digital, pengguna dapat membuat tautan yang juga dapat digunakan untuk berbagi dan melacak file.

  4. Bagaimana cara kerja sistem pelacakan?

    Sistem pelacakan file bekerja dengan membuat tautan khusus untuk setiap file yang disimpan. Tautan ini kemudian digunakan untuk berbagi dokumen, melacak lokasi file, memeriksa riwayat, mengelola izin file, dll.

  5. Mengapa pemantauan integritas file penting?

    Pemantauan integritas file penting karena membantu melacak detail file seperti izin dan detail modifikasi. Pemantauan ini penting karena setiap modifikasi pada file atau perubahan pada izin file dapat membuatnya rentan terhadap ancaman dunia maya dan pelanggaran data.