Bagaimana memastikan kepatuhan merek dalam penerbitan media sosial Anda

Diterbitkan: 2022-10-05

Pada tahun 2018, Snapchat mengalami crash untuk jutaan pengguna karena masalah teknis. Merek mentweet bahwa mereka sedang memperbaiki bug. Berikut twitnya:

Selama crash, Dukungan Snapchat dengan cepat mengatasi masalah pengguna dan menawarkan solusi.

Mungkin, terlalu cepat.

Orang-orang merasa bahwa bot merespons kueri mereka dengan respons otomatis, dipicu oleh kata kunci seperti 'streak', 'lost streak', dll.

Segera, banyak pengguna (dan non-pengguna) mulai menguji teori dengan bergabung dengan 'kesenangan', meninggalkan Snapchat dengan wajah merah.

Ini adalah contoh bagaimana pesan yang tidak patuh memengaruhi merek.

Selain itu, postingan Anda kemungkinan akan tetap online selamanya, bahkan setelah Anda menghapusnya — terutama yang bermasalah.

Oleh karena itu, pastikan bahwa semua postingan sosial Anda mematuhi pedoman merek dan media sosial Anda.

Apa itu kepatuhan merek media sosial?

Kepatuhan merek media sosial adalah praktik untuk memastikan bahwa posting Anda mematuhi hukum dan peraturan industri dan TIDAK PERNAH keluar dari merek.

Konsistensi dalam elemen seperti logo, nada, slogan, warna, grafik, dll., di semua platform sosial sangat penting untuk kepatuhan merek media sosial.

Pentingnya kepatuhan merek media sosial

Meningkatkan pengenalan merek di semua saluran

Ketidakteraturan dalam logo merek Anda, warna, font, nada, dll., dapat mengakibatkan orang tidak mengenali merek Anda dan terus maju — temuan penelitian terbaru menunjukkan bahwa warna saja meningkatkan pengenalan merek hingga 80% .

Tidak hanya itu, merek yang disajikan secara konsisten empat kali lebih mungkin meningkatkan visibilitasnya (baik online maupun offline).

Melindungi merek Anda dari membuat klaim palsu

Tanpa strategi kepatuhan, karyawan dapat secara tidak sengaja memposting klaim dan informasi palsu di media sosial, yang mengakibatkan kontroversi yang tidak perlu yang dapat merusak reputasi merek Anda.

Panel independen dalam perusahaan untuk memoderasi posting Anda dapat membantu Anda membangun reputasi merek Anda.

Bagaimana memastikan kepatuhan merek dalam penerbitan media sosial Anda?

Berikut adalah tujuh cara untuk memasukkan kepatuhan merek ke dalam penerbitan media sosial Anda (dan seterusnya).

1. Pertahankan kebijakan media sosial yang diperbarui

Buat dokumen dasar pedoman kepatuhan untuk aktivitas sosial Anda dan bagikan dengan tim dan karyawan Anda.

Kebijakan kepatuhan media sosial yang signifikan berisi panduan terperinci, termasuk (namun tidak terbatas pada):

Informasi tentang akun resmi merek Anda di platform media sosial
Pedoman keterlibatan (misalnya, jenis posting yang dapat diikuti oleh karyawan)
Karyawan harus mengidentifikasi diri mereka di bio dan postingan yang relevan
Karyawan harus menambahkan penafian seperti ' Semua pendapat yang diungkapkan adalah milik saya dan TIDAK mencerminkan pendapat <nama perusahaan> ' di bio mereka saat berbagi pendapat tentang politik, dll.

Sumber

Instruksikan karyawan untuk menghindari berbagi informasi rahasia apa pun .
Mempromosikan hal positif dan mendidik karyawan tentang pelecehan media sosial dan cara melaporkan/menanganinya.
Mendidik karyawan tentang kekayaan intelektual, hak cipta, dan undang-undang penting lainnya.
Berikan akses mudah ke dokumen bermanfaat yang berisi pedoman komunitas, panduan gaya media sosial (jika ada), dll.
Latih karyawan tentang keamanan siber dan cara mengamankan akun mereka.

Membuat kebijakan media sosial saja tidak cukup. Anda perlu memperbaruinya secara berkala berdasarkan peraturan industri terbaru dan kebijakan media sosial.

Beri tahu karyawan tentang iterasi atau penambahan terbaru, setiap kali Anda memperbarui kebijakan media sosial Anda . Selain itu, sangat penting untuk secara teratur memberikan panduan terperinci kepada karyawan tentang pedoman kepatuhan.

2. Batasi akses ke akun sosial Anda untuk tim yang relevan

Berbagi kata sandi akun sosial Anda dengan banyak tim/karyawan meningkatkan risiko akses tidak sah.

Hanya tim yang relevan yang harus dapat mengakses akun sosial merek. Oleh karena itu, pedoman dan sistem yang mengelola peran dan izin harus diterapkan, memastikan bahwa Anda tahu PERSIS siapa yang memiliki akses ke akun sosial merek Anda.

Berikut beberapa hal yang perlu diingat saat memberi tim akses ke akun sosial merek Anda:

Tim harus diberikan izin/akses berdasarkan kebutuhan mereka. Misalnya, tim dukungan harus memiliki akses ke akun dukungan dan akses terbatas ke akun sosial merek lainnya.
Tim yang relevan harus memantau metrik kinerja — tim pemasaran merek Anda harus dapat memantau kinerja akun sosialnya.
Berikan akses ke penerbitan, manajemen aset, dll., hanya kepada karyawan yang relevan.
Gunakan saluran resmi perusahaan untuk menangani permintaan akses.

Ubah kata sandi akun sosial Anda secara teratur untuk memastikan keamanan akun dan mencegah pelanggaran keamanan saat karyawan keluar dari perusahaan Anda.

Selain itu, mengubah kata sandi Anda secara konsisten mencabut akses tidak sah yang diberikan secara tidak sengaja kepada karyawan/tim dan memungkinkan Anda untuk memeriksa siapa yang memiliki akses ke akun sosial.

3. Pastikan kepatuhan merek di postingan influencer Anda

Pemasaran influencer diproyeksikan menjadi industri senilai $24,1 miliar pada tahun 2025. Tetapi bekerja dengan influencer dapat berisiko bagi merek Anda jika mereka tidak patuh.

Jadi, Anda harus membuat kebijakan kepatuhan merek untuk influencer untuk memastikan bahwa konten yang mereka posting atas nama merek Anda mematuhi pedoman merek Anda.

Leslie Fair, pengacara senior, Federal Trade Commission (FTC) , memiliki nasihat ini untuk merek mengenai kontrak influencer:

“Apakah maestro film Sam Goldwyn yang berkata, 'Kontrak lisan tidak sebanding dengan kertas yang dicetaknya? Kebijakan tertulis untuk influencer tanpa pemantauan dan tindak lanjut yang efektif juga memiliki kekurangan yang sama. Awasi apa yang dilakukan influencer atas nama Anda. Jika Anda telah menyetujui posting influencer Anda sebelumnya, jangan beri mereka OK kecuali mereka memiliki pengungkapan yang memadai. Dan jika influencer Anda tidak mengikuti aturan Anda, ucapkan selamat tinggal.”

Inilah cara Anda dapat memastikan bahwa influencer Anda mematuhi merek:

Tambahkan pedoman kepatuhan merek Anda ke kontrak influencer Anda.
Atur pertemuan dengan influencer dan jelaskan pedoman kepatuhan merek Anda.
Bagikan jenis postingan yang telah disetujui sebelumnya dan pilihan kata yang disukai yang dapat dirujuk oleh influencer sebelum memposting.
Menginformasikan influencer tentang hashtags pilihan .
Tinjau konten mereka , gambar, tagar, penafian kemitraan berbayar, dll. sebelum disetujui.
Pantau postingan yang diterbitkan oleh influencer Anda selama kolaborasi.

4. Tetapkan proses persetujuan yang diatur

Mengabaikan jalur persetujuan yang diatur meningkatkan risiko posting yang tidak sesuai dipublikasikan secara tidak sengaja oleh tim Anda.

Proses persetujuan yang diatur memungkinkan Anda mengubah postingan agar lebih sesuai dan bahkan menandainya sebagai ketidakpatuhan pada tahap peninjauan bila diperlukan.

Anda dapat membuat proses persetujuan yang diatur dengan

Mendefinisikan jalur persetujuan multi-tier yang terdiri dari persetujuan pengguna, persetujuan berbasis antrian, atau persetujuan pengguna eksternal;
Dan menerapkan kerangka kerja yang sesuai secara global dengan aturan dan pedoman untuk mengonfigurasi alur kerja persetujuan Anda .

5. Buat pustaka konten yang telah disetujui sebelumnya

Mendefinisikan proses persetujuan yang diatur itu efisien, tetapi meninjau dan menyetujui semua posting tepat waktu bisa jadi rumit — kecuali Anda memiliki pustaka konten yang telah disetujui sebelumnya .

Pustaka konten yang telah disetujui sebelumnya terutama berisi:

Template postingan
Gambar-gambar
logo
GIF
Infografis
Video

Karena elemen ini telah disetujui sebelumnya, karyawan dan tim internal dapat menggunakannya untuk memublikasikan di seluruh akun sosial mereka tanpa memerlukan persetujuan sambil tetap mematuhi pedoman merek Anda.

6. Gunakan AI untuk meningkatkan strategi kepatuhan Anda

Selain membuat pustaka konten yang telah disetujui sebelumnya, AI juga dapat membantu menghemat waktu yang dihabiskan untuk meninjau dan meminta persetujuan.

Memasukkan AI ke dalam pedoman kebijakan kepatuhan Anda memastikan bahwa postingan Anda tidak bias, tidak relevan, kasar, atau agresif. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menerima peringatan real-time tentang posting yang tidak sesuai.

Tidak hanya teks, AI juga dapat memeriksa gambar, video, infografis, dan GIF animasi.

7. Waspadai akun tidak resmi

Memantau interaksi merek Anda dengan konsumen di media sosial dalam komentar, pesan, dll., Sangat penting untuk memberi Anda gambaran apakah pesan dan tanggapan Anda telah sesuai dengan pedoman media sosial merek Anda atau tidak.

Pemantauan yang konsisten juga membantu Anda mengidentifikasi akun palsu yang menyamar sebagai akun merek resmi Anda dan berinteraksi dengan pengguna Anda, yang mungkin merusak citra merek Anda.

Penipu seperti itu kemungkinan besar tidak akan mengikuti pedoman kepatuhan merek media sosial Anda karena tiga alasan utama:

Mereka tidak mengetahui pedoman kepatuhan merek media sosial Anda .
Mereka penipu dan tidak peduli dengan citra merek Anda .
Pesaing mungkin telah membuat akun semacam itu untuk mempromosikan produk mereka dan mencemarkan nama baik produk Anda.

Tetapi mengapa orang membuat akun merek palsu?

Alasan utamanya adalah:

Untuk mendapatkan akses ke informasi pribadi pengikut Anda , seperti detail kartu kredit, nama, informasi kontak, dll.
Untuk menawarkan diskon dan promosi palsu untuk menodai citra merek Anda.
Untuk menipu orang yang tidak menaruh curiga atas uang mereka .

Menambahkan tautan ke akun sosial Anda di situs web resmi Anda dapat membantu pengguna membedakan akun palsu dari akun resmi.

Selain itu, Anda harus tetap konsisten dengan memantau akun dan mention Anda untuk mengidentifikasi penipu dan segera menanggapi kekhawatiran pelanggan di media sosial.

Fakta:

Hampir 20% akun media sosial yang terkait dengan sepuluh merek teratas adalah penipuan.
Pada tahun 2020 , Pusat Pengaduan Kejahatan Internet mencatat lebih dari 28.000 pengaduan terkait spoofing, dengan kerugian total sekitar $216 juta.

Pada tahun 2021, Facebook menghapus hampir 1,3 miliar akun palsu .

Setelah Anda memastikan bahwa posting Anda sesuai dengan merek Anda, terus pantau dan tingkatkan strategi penerbitan media sosial Anda.