Kasus Penggunaan Bisnis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Manajemen Proyek telah lazim sejak umat manusia mulai membangun. Itu dapat ditelusuri kembali ke pembangunan Piramida Giza. Orang Mesir menggunakan prinsip Manajemen Proyek yang sama untuk mengelola tim pekerja untuk merancang struktur yang begitu besar dan kompleks. Saat ini, perangkat lunak manajemen proyek digital membantu bisnis dari semua ukuran mengelola dan melacak kemajuan proyek.

Dengan sistem manajemen proyek yang kuat, perusahaan dapat merencanakan, mengatur, mengelola, dan memimpin tim dan sumber daya mereka untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Perangkat lunak manajemen proyek 360 derajat meningkatkan operasi bisnis di dalam dan luar. Inilah sebabnya mengapa para pemimpin industri mengandalkan perangkat lunak semacam itu untuk meningkatkan hasil mereka.

Tantangan Yang Dihadapi Usaha Kecil Dalam Manajemen Proyek

Usaha kecil adalah yang paling terpengaruh oleh kurangnya manajemen proyek yang jelas. Keterbatasan sumber daya dan kendala anggaran dikombinasikan dengan proyek yang salah kelola dapat merugikan pertumbuhan perusahaan. Baca lebih lanjut tentang beberapa tantangan terbesar yang dihadapi usaha kecil dalam manajemen proyek.

• Kurang komunikasi

Tim kecil diharapkan memiliki komunikasi yang kuat satu sama lain. Namun, bekerja dalam struktur tim kecil yang bergerak cepat dapat membuktikan sebaliknya. Usaha kecil sekarang umumnya dikaitkan dengan kurangnya komunikasi baik secara internal maupun eksternal.

• Kurangnya tujuan yang jelas

Rintangan terbesar untuk struktur perusahaan yang dinamis dan berkembang mengarah pada tujuan yang tidak jelas. Permintaan ad-hoc yang konstan berarti perusahaan tidak fokus pada tujuan yang ditetapkan sebelumnya. 39% proyek gagal karena tujuan yang tidak jelas dan rencana proyek yang jelas. Perubahan menit terakhir yang tidak terstruktur dalam tujuan dapat menggagalkan keseluruhan proyek jika tidak ada sistem untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

• Anggaran terbatas

Startup dan usaha kecil biasanya bertahan dengan bantalan keuangan yang terbatas. Ini berarti organisasi menjalankan rencana keuangan yang ketat. Perubahan kecil di menit-menit terakhir atau penundaan yang tidak direncanakan dapat membahayakan pengiriman, sehingga memengaruhi anggaran bisnis.

• Kurangnya akuntabilitas

Startup terkenal dengan gaya manajemen on-the-go mereka. Ini berarti setiap sumber daya bekerja pada banyak proyek. Sementara manajemen mungkin menganggapnya sebagai cara kerja yang optimal; jika tidak ada pertanggungjawaban atas pekerjaan tersebut, hal ini selanjutnya dapat mempengaruhi banyak proyek sekaligus.

• Tenggat waktu yang kaku

Saat Anda duduk dengan selembar kertas untuk menentukan garis waktu proyek, lebih sering daripada tidak, Anda akan berakhir dengan garis waktu yang mustahil. Perusahaan kecil biasanya mendapatkan proyek dengan garis waktu yang hampir mustahil. Tanpa sistem manajemen yang tepat, setiap fungsi bisnis dapat merasakan dampak langsung.

Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Proyek Dapat Membantu Bisnis Kecil?

PMS membantu organisasi kecil dan startup merampingkan fungsi bisnis mereka untuk mengelola proyek secara efisien dan menyelesaikannya tepat waktu. Dari mengelola garis waktu proyek hingga memberikan pembaruan rutin dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, usaha kecil dapat memperoleh manfaat besar dari alat tersebut.

• Meningkatkan tingkat keberhasilan

Umumnya, sukses atau tidaknya suatu proyek ditentukan oleh apakah perusahaan menyelesaikan proyek tepat waktu atau tidak, seperti yang direncanakan di awal. Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda menetapkan tonggak, yang dapat membantu manajer mengevaluasi kemajuan proyek. Indikasi awal bahwa proyek mungkin tertunda memungkinkan manajer mengambil tindakan tepat waktu untuk pengiriman tepat waktu.

• Peningkatan perencanaan proyek dengan komunikasi yang lebih baik

Sistem manajemen proyek menyimpan database terpusat dari setiap proyek, kemajuannya, dan ketersediaan sumber daya. Ini memungkinkan perusahaan kecil dan pemula untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya. Sistem umum untuk melacak proyek juga memungkinkan semua orang yang terlibat berinteraksi lebih baik satu sama lain untuk mempercepat kemajuan. Manajer juga dapat memberi tahu klien tentang kemajuannya.

• Tetap pada anggaran

Setiap organisasi memperhatikan keuntungannya, tetapi kebutuhan itu jauh lebih penting bagi perusahaan kecil. Startup dan usaha kecil tidak memiliki ruang untuk kesalahan. Alat manajemen proyek yang efektif memungkinkan Anda untuk melacak anggaran Anda. Ini juga memungkinkan Anda melacak pengeluaran Anda dan mengidentifikasi area di mana karyawan menghabiskan waktu mereka dan di mana organisasi menghabiskan paling banyak untuk mengurangi jam kerja yang dapat ditagih. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan laba dan menyelesaikan proyek sesuai anggaran.

• Lacak akuntabilitas

Karyawan di perusahaan kecil dan perusahaan rintisan sering kali menyulap banyak tugas sekaligus. Perangkat Lunak Manajemen Proyek dapat membantu menentukan peran dan tanggung jawab. Dengan cara ini banyak orang tidak akan mengerjakan satu tugas, sehingga menghilangkan redudansi dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.

• Evaluasi proyek yang efektif

Evaluasi proyek dengan bantuan perangkat lunak memungkinkan bisnis mengidentifikasi celah dan kekuatan. Perusahaan dapat menggunakan ini untuk memperbaiki kesenjangan terkait proyek mereka dan menggandakan kekuatan mereka. Alat PMS menawarkan laporan yang memberi tahu Anda pencapaian apa yang dicapai dan di mana penundaan terjadi.

Bacaan yang Disarankan: Panduan Lengkap untuk Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Tepat

Studi Kasus Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Usaha Kecil

Studi Kasus 1

Studi Kasus 2

Tantangan Yang Dihadapi Perusahaan Dalam Manajemen Proyek

Perusahaan besar dengan sumber daya yang besar juga tidak luput dari tantangan manajemen proyek. Mengelola proyek di perusahaan besar seperti memecahkan kubus Rubik. Manajer harus mempertahankan beberapa elemen proyek di atas sambil tetap fokus pada semua elemen lain dan mengidentifikasi rute terbaik untuk menyelesaikan tugas. Baca lebih lanjut tentang tantangan manajemen proyek perusahaan.

• Konflik sumber daya

Bahkan organisasi yang terstruktur dengan baik dapat menghadapi konflik sumber daya saat harus mengelola ratusan proyek sekaligus. Banyak sumber daya terkadang berakhir dengan mengerjakan proyek yang sama ketika hanya ada satu sumber daya yang diperlukan. Selain itu, perencanaan yang buruk terkadang berarti perusahaan tidak memiliki sumber daya yang tersedia (tenaga kerja, bahan mentah, perangkat lunak, perangkat keras, mesin, dll.) untuk suatu proyek.

• Lingkup merayap

Scope creep adalah salah satu tantangan manajemen proyek terbesar yang mengacu pada bagaimana persyaratan proyek telah berubah dari waktu ke waktu dibandingkan dengan lingkup pekerjaan yang telah disepakati sebelumnya. Perubahan ruang lingkup ini menyebabkan perubahan di hampir semua hal yang berkaitan dengan proyek.

• Keterampilan tim yang tidak cocok

Sebagai seorang manajer, Anda diharapkan memiliki tim anggota terampil yang paling cocok untuk suatu pekerjaan. Jika ada ketidaksesuaian dalam tingkat keterampilan dan persyaratan proyek, proyek pasti akan menghadapi rintangan di sepanjang jalan.

• Manajemen risiko yang buruk

Manajer perlu menilai risiko yang terkait dengan proyek mereka. Anda perlu memastikan bahwa tim Anda selalu siap untuk beradaptasi jika diperlukan. Manajer Proyek bukan paranormal, yang berarti, betapapun kerasnya mereka berusaha, mereka tidak dapat membuat daftar semua risiko yang terkait dengan proyek tersebut.

• Tenggat waktu yang terlewat

Jika salah satu dari petunjuk yang disebutkan di atas menghalangi proyek Anda, itu pasti akan menunda pengiriman akhir. Hanya 2,5% perusahaan yang mengklaim bahwa mereka menyelesaikan 100% proyek mereka tepat waktu. Semua pihak yang terlibat dapat frustasi jika sebuah proyek terlambat disampaikan dan ini selanjutnya dapat menghambat pertumbuhan perusahaan.

Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Proyek Dapat Membantu Perusahaan Besar?

Perusahaan besar dengan ribuan karyawan juga bisa mendapatkan keuntungan dari Sistem Manajemen Proyek. Ini memungkinkan organisasi untuk melacak semua proyek, membaginya lebih lanjut menjadi sprint kecil, memastikan bahwa sumber daya tidak terlalu banyak bekerja atau kurang bekerja dan memastikan bahwa perusahaan siap menghadapi semua risiko yang timbul dari suatu proyek.

• Perencanaan sprint

Perusahaan dapat merencanakan pekerjaan mereka melalui perencanaan sprint dalam perangkat lunak manajemen proyek mereka. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membagi proyek menjadi bagian-bagian kecil dan membuat sprint terencana untuk setiap bagian. Ini memungkinkan tim untuk fokus pada tujuan tertentu sambil terus meninjau prioritas dan rencana.

• Dokumen proyek

Perusahaan dapat mendokumentasikan seluruh proyek dan ruang lingkup pekerjaan mereka pada sistem manajemen proyek mereka. Ini akan membantu perusahaan mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman dalam tim dan membantu semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka.

• Lacak beban kerja

Manajer proyek yang baik secara konstan menilai tenaga kerjanya untuk menetapkan bahwa pemanfaatan sumber daya selalu optimal. Perangkat lunak PMS dapat membantu manajer melacak beban kerja dan ketersediaan semua sumber daya yang tersedia.

• Tugas beresiko

Sementara seorang manajer tidak mungkin menilai semua potensi risiko yang terkait dengan proyek, perangkat lunak manajemen proyek yang kuat dapat melakukannya dengan penilaian risikonya. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi titik-titik risiko, dan membantu Anda merencanakan kemungkinan insiden.

Studi Kasus Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Perusahaan Besar

Bacaan yang Disarankan: 20 Sumber Terbuka dan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Gratis

Kesimpulan

Perangkat Lunak Manajemen Proyek tidak lagi opsional. Saat ini, perusahaan mengandalkan alat manajemen proyek untuk merampingkan operasi bisnis mereka dan memberikan hasil tepat waktu. Dengan PMS, perusahaan dapat melacak kemajuan, mengubah rencana, dan memberikan hasil yang luar biasa 100% setiap saat. Jadi, jangan tunggu lagi dan dapatkan alat manajemen proyek untuk bisnis Anda.