Panduan Mudah Membuat Rencana Kontinjensi Bisnis

Bagaimana cara menghindari bencana? Bersiaplah untuk mereka.

Ketika segala sesuatunya berjalan dengan baik, Anda sering lupa untuk merencanakan saat-saat buruk. Tetapi ketika bencana melanda, Anda bisa kehilangan segalanya dalam sekejap.

Gempa bumi dapat membawa seluruh toko Anda ke tanah, klien terbesar Anda dapat memilih pesaing Anda daripada Anda, sistem Anda tiba-tiba dapat crash membuat Anda kehilangan data penting dll Ada kemungkinan tak terbatas bencana jika Anda benar-benar memikirkannya.

Itu sebabnya kurangnya rencana kontinjensi bisnis bisa menjadi bencana tersendiri.

Mari kita lihat mengapa Anda memerlukan rencana darurat bisnis dan cara membuatnya dalam beberapa langkah sederhana.

Apa itu Rencana Kontinjensi Bisnis?

Tapi pertama-tama, mari kita definisikan apa itu rencana darurat.

Rencana kontingensi adalah strategi proaktif yang menggambarkan tindakan atau langkah-langkah yang perlu diambil oleh manajemen dan staf organisasi dalam menanggapi suatu peristiwa yang dapat terjadi di masa depan. Ini memainkan peran penting dalam kelangsungan bisnis, manajemen risiko dan pemulihan bencana.

Ini membantu Anda tetap siap untuk kejadian tak terduga dan meminimalkan dampaknya. Ini juga menguraikan rencana untuk melaksanakan operasi bisnis normal setelah peristiwa itu terjadi.

Itu juga dikenal dengan nama seperti rencana B, rencana cadangan, dan rencana pemulihan bencana. Jika rencana utama Anda tidak berhasil, saatnya untuk menjalankan rencana B.

Manfaat Rencana Kontinjensi

Tanpa rencana darurat, Anda membuka diri terhadap risiko yang tidak perlu. Berikut adalah beberapa manfaat penting dari rencana darurat yang tidak dapat Anda hindari.

• Membantu bereaksi dengan cepat terhadap peristiwa negatif. Karena rencana darurat mencantumkan tindakan yang perlu diambil, setiap orang dapat fokus pada apa yang harus dilakukan tanpa membuang waktu dengan panik.
• Memiliki rencana darurat memungkinkan Anda meminimalkan kerusakan yang dapat terjadi akibat bencana dan meminimalkan kerugian produksi. Misalnya, jika Anda memiliki generator darurat, bahkan selama pemadaman listrik, tim Anda dapat bekerja dengan lancar.

Cara Membuat Rencana Kontinjensi

Rencana kontinjensi bisnis yang efektif didasarkan pada penelitian dan brainstorming yang baik. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti dalam proses perencanaan kontinjensi.

Langkah 1: Buat daftar risiko utama

Identifikasi peristiwa besar yang dapat berdampak negatif pada jalannya bisnis Anda dan pada sumber daya utama, seperti karyawan, mesin, sistem TI, dll.

Libatkan kepala tim lain, pakar subjek, dan bahkan orang luar seperti konsultan bisnis untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang hal-hal yang dapat menyebabkan masalah dan membahayakan arah.

Gunakan peta pikiran untuk mengatur dan mengkategorikan informasi yang Anda kumpulkan dari sesi curah pendapat dengan staf. Anda dapat dengan mudah membagikan ini kepada semua orang di organisasi untuk mendapatkan masukan mereka juga.

Langkah 2: Prioritaskan Risiko Berdasarkan Dampaknya

Setelah Anda membuat daftar semua kemungkinan risiko yang dapat terjadi di berbagai area bisnis Anda, mulailah memprioritaskannya berdasarkan ancaman yang ditimbulkannya.

Bagan probabilitas dampak risiko adalah alat praktis yang dapat Anda gunakan di sini. Ini membantu Anda mengevaluasi dan memprioritaskan risiko berdasarkan tingkat keparahan dampaknya dan kemungkinan terjadinya.

Langkah 3: Buat Rencana Kontingensi untuk Setiap Acara

Pada langkah ini Anda akan membuat rencana terpisah yang menguraikan tindakan yang perlu Anda ambil jika risiko yang Anda identifikasi sebelumnya terjadi.

Pertimbangkan apa yang perlu dilakukan untuk melanjutkan operasi normal setelah dampak dari peristiwa tersebut.

Di sini Anda perlu mengklarifikasi tanggung jawab karyawan, garis waktu yang menyoroti kapan hal-hal harus dilakukan dan diselesaikan setelah acara, pemulihan dan proses komunikasi dan langkah-langkah yang perlu Anda ambil sebelumnya untuk mencegah kerugian ketika acara telah terjadi (yaitu asuransi cakupan).

Anda dapat menggunakan format visual di sini untuk menyoroti tindakan. Semua orang akan lebih mudah memahaminya.

Templat 1

Templat 2

Templat 3

Langkah 4: Bagikan dan Pertahankan Rencana

Setelah Anda menyelesaikan rencana kontingensi, pastikan rencana tersebut dapat diakses dengan cepat oleh semua karyawan dan pemangku kepentingan.

Tinjau rencana darurat Anda dari waktu ke waktu dan perbarui sesuai kebutuhan. Dan itu adalah praktik terbaik untuk memberi tahu karyawan Anda tentang perubahan juga, karena mungkin termasuk pembaruan peran dan tanggung jawab mereka.

Apa Pendapat Anda tentang Rencana Kontinjensi?

Begitulah cara Anda membuat rencana darurat yang terperinci. Buat daftar insiden besar yang dapat membahayakan operasi bisnis Anda, prioritaskan berdasarkan dampak dan kemungkinannya, buat rencana tindakan yang menjelaskan apa yang harus Anda lakukan jika terjadi, dan tinjau serta perbarui secara berkala.

Bagaimana proses perencanaan kontinjensi di organisasi Anda? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.