Panduan Lengkap Analisis Dampak Bisnis dengan Template

Analisis dampak bisnis adalah salah satu komponen terpenting dari proses perencanaan manajemen kelangsungan bisnis. Selama analisis, Anda mengidentifikasi bagaimana potensi gangguan akan memengaruhi fungsi bisnis utama Anda dan kinerja keseluruhan organisasi Anda.

Dalam posting ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang analisis dampak bisnis bersama dengan template berguna yang dapat Anda gunakan untuk memulai proses perencanaan.

Apa itu Analisis Dampak Bisnis

Sesuai dengan namanya, proses BIA mengidentifikasi paparan dan dampak dari ancaman atau gangguan tertentu terhadap fungsi bisnis Anda dan organisasi Anda.

Konsekuensi dari gangguan tersebut dapat mencakup kerugian finansial, kehilangan reputasi, dan kehilangan posisi kompetitif di samping potensi kehilangan staf, kehilangan data, dan bahkan kehilangan akses ke gedung.

Analisis dampak bisnis terdiri dari mengevaluasi fungsi bisnis penting organisasi, menganalisis potensi dampak gangguan pada fungsi tersebut, dan mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan strategi pemulihan melalui mana sumber daya yang diperlukan untuk memulihkan dan melanjutkannya jika terjadi bencana akan ditentukan. .

Analisis dampak bisnis biasanya terdiri dari langkah-langkah berikut yang akan dipimpin oleh manajer BCP (Business Continuity Plan);

• Menetapkan kriteria dampak bisnis menggunakan kuesioner BIA
• Memprioritaskan kepentingan masing-masing unit bisnis terhadap kriteria yang telah ditetapkan
• Mengonsolidasikan temuan dan peringkat
• Mempresentasikan hasil akhir kepada manajemen eksekutif untuk mengonfirmasi klasifikasi kritis dan daftar prioritas

Elemen Analisis Dampak Bisnis

BIA yang sukses harus menghasilkan kiriman berikut.

• Laporan rinci informasi tentang,
  • Fungsi bisnis penting yang diprioritaskan
  • Klasifikasi kekritisan
  • Batas yang dapat ditoleransi
  • Prioritas restorasi

• Analisis dampak (baik kuantitatif maupun kualitatif) dari tidak tersedianya fungsi bisnis dan masalah serta kerusakan yang disebabkan oleh tidak tersedianya fungsi bisnis tersebut.
• Sumber daya minimum yang diperlukan untuk memulihkan fungsi bisnis penting yang diprioritaskan.

Kapan Melakukan BIA

BIA dapat digunakan saat Anda membutuhkannya,

• Mengevaluasi dampak gangguan pada fungsi atau proses bisnis dalam organisasi.
• Menentukan dan memahami sejauh mana ketergantungan fungsional dan operasional utama ada dalam organisasi.
• Tetapkan prioritas dan urutan di mana fungsi bisnis utama yang terganggu dan sistem TI harus dipulihkan.

Pentingnya dan Manfaat Analisis Dampak Bisnis

BIA adalah proses evaluasi diri yang dapat menghasilkan keuntungan sebagai berikut.

• Memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dan untuk dimasukkan ke dalam rencana kelangsungan bisnis.
• Membantu mengidentifikasi proses bisnis utama yang penting untuk kelangsungan hidup organisasi, dan mengarahkan upaya dan sumber daya menuju apa yang penting.
• Menilai efek gangguan terhadap operasi atau proses bisnis utama dalam organisasi.
• Membantu seluruh organisasi terlibat dalam perencanaan kesinambungan bisnis, sekaligus memungkinkan setiap kepala unit bisnis untuk mengevaluasi operasi dan menetapkan nilai waktu henti.
• Mengidentifikasi peralatan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi bisnis penting dan memastikan ketersediaannya.
• Menilai dampaknya terhadap pendapatan, dukungan investor, layanan pelanggan, keunggulan kompetitif, dan pangsa pasar jika fungsi bisnis penting tidak dapat dilakukan.
• Membantu mengidentifikasi sumber daya vital yang diperlukan untuk mempertahankan kondisi operasi utama yang normal dengan cara yang hemat biaya.

BIA vs Penilaian Risiko

Sedangkan penilaian risiko berusaha untuk mengidentifikasi ancaman yang akan mempengaruhi bisnis dan meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana, analisis dampak bisnis berusaha untuk membangun keseimbangan optimal antara skala waktu dan biaya pemulihan, yang membantu untuk membenarkan pengeluaran untuk penanggulangan risiko dan pemulihan. kemampuan.

Meskipun penilaian risiko dan analisis dampak bisnis diperlakukan sebagai aktivitas terpisah, untuk semua tujuan praktis keduanya merupakan bagian dari keseluruhan proses manajemen risiko suatu organisasi.

BIA vs. Perencanaan Pemulihan Bencana

BIA merupakan salah satu langkah vital dalam perencanaan pemulihan bencana. BIA digunakan untuk mengevaluasi dan mengumpulkan informasi tentang dampak yang tepat dari bencana pada organisasi. BIA, yang mengidentifikasi fungsi bisnis penting dan dampak gangguan pada mereka, memberikan wawasan yang diperlukan untuk menentukan strategi pemulihan bencana dalam menanggapi bencana.

BIA vs. Perencanaan Kontinuitas Bisnis

Analisis Dampak Bisnis dan analisis risiko adalah bidang manajemen kelangsungan bisnis. Sementara rencana kelangsungan bisnis didasarkan pada informasi, analisis risiko dan BIA memberikan informasi tersebut dan meletakkan dasar untuk semua rencana terkait.

Bagaimana Melakukan BIA

Di sini kami telah mencantumkan langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk melakukan BIA yang efektif.

Rencanakan proses BIA Anda

Analisis dampak bisnis adalah proyek itu sendiri. Dan seperti proyek biasa lainnya, itu membutuhkan perencanaan. Dengan rencana yang tepat yang menetapkan ruang lingkup analisis, sasaran dan sasaran, tim proyek, garis waktu, anggaran, dan pemangku kepentingan yang terlibat, Anda akan dapat menyelesaikannya sampai akhir tanpa rintangan yang tidak terduga.

Temukan dokumen manajemen proyek yang lebih relevan dengan daftar lengkap template dokumentasi proyek kami.

Mengumpulkan informasi

Untuk melakukan BIA yang efektif, Anda harus memiliki ide dan informasi langsung tentang,

• Bagaimana proses bisnis utama bekerja
• Input dan output dari proses
• Sumber daya dan alat yang dibutuhkan
• Durasi proses
• Pengguna akhir dari proses
• Potensi gangguan pada proses
• Dampak keuangan, operasional, dan hukum dari ancaman tersebut

Anda dapat mengumpulkan informasi ini dengan,

• Berbicara atau mewawancarai pemilik proses dan pemangku kepentingan
• Membuat dan membagikan kuesioner analisis dampak bisnis untuk mengumpulkan informasi tentang fungsi bisnis, sistem pendukung, dan sistem TI

Verifikasi dan Analisis Informasi

Validasi dan verifikasi keakuratan informasi yang dikumpulkan melalui kuesioner dengan pemilik proses bisnis dan koordinator unit bisnis.

Saat Anda menganalisis informasi, identifikasi fungsi bisnis yang penting untuk menjaga bisnis Anda tetap maju. Buat daftar proses-proses ini bersama dengan sumber daya yang diperlukan seperti karyawan, bahan mentah, peralatan, dll. yang diperlukan agar proses tersebut tetap beroperasi dan tetapkan jadwal dan anggaran untuk pemulihannya.

Dengan cara ini ketika salah satu proses terganggu, Anda akan tahu mana yang harus dipulihkan terlebih dahulu dan dengan mudah menentukan sumber daya mana yang benar-benar penting.

Dokumen dan Presentasikan Temuan

Selama fase analisis ini, Anda perlu menyiapkan ringkasan eksekutif dan laporan BIA. Tujuan dari laporan analisis dampak bisnis adalah untuk memberikan wawasan yang diperlukan oleh manajemen senior untuk mengembangkan strategi pemulihan yang didukung data.

Sementara laporan harus mencakup prioritas pemulihan yang didukung oleh grafik data, bagan, dan alat bantu visual lainnya, mempresentasikan temuan, rekomendasi, dan langkah selanjutnya kepada manajemen senior baik dalam laporan tertulis maupun lisan.

BIA harus dikunjungi kembali dan diperbarui seiring perubahan bisnis karena perubahan organisasi dan teknologi.

Template BIA

Analisis Dampak Bisnis Kosong

Templat Laporan Analisis Dampak Bisnis

Bagaimana Cara Membuat Bantuan Saat Melakukan BIA

Alat visual untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lebih baik

Anda dapat membuat apa saja mulai dari diagram alur sederhana hingga struktur rincian kerja yang rumit dengan pustaka bentuk standar Crately untuk lebih dari 50 jenis diagram. Baik Anda hanya memetakan proses, membuat alat bantu visual untuk laporan BIA Anda, atau menyusun dasbor untuk presentasi, Anda dapat melakukannya dengan mudah di Creately.

Pusatkan semua informasi Anda

Bawa semua informasi tentang proses bisnis, pemangku kepentingan, dan tim Anda ke kanvas dengan catatan terintegrasi dan kemampuan database. Creately memiliki dokumen lengkap untuk setiap bentuk di ruang kerja, memungkinkan Anda menyimpan banyak informasi apakah itu langkah dalam peta proses atau sel dalam registri pemangku kepentingan. Buat satu sumber kebenaran untuk tim Anda selama proyek BIA Anda.

Koordinasikan semua pekerjaan Anda di satu tempat

Alat manajemen proyek gesit bawaan Creately, termasuk tampilan proyek (yaitu papan Kanban, garis waktu, bagan Gantt, dll.), penugasan peran, pelacakan kemajuan, dan integrasi, memungkinkan tim untuk merampingkan menjalankan proyek mereka langsung di dalam aplikasi.

Kolaborasi waktu nyata

Buat tim Anda tetap terlibat dan berkolaborasi seperti Anda berada di ruangan yang sama di mana pun Anda berada. Pelacakan mouse waktu nyata, pratinjau yang disinkronkan, komentar dan utas diskusi, berbagi dan izin lanjutan, dan riwayat versi untuk melacak perubahan.

Punya Lebih Banyak Tips Melakukan Analisis Dampak Bisnis?

Melakukan analisis dampak bisnis dapat memakan waktu dan membutuhkan banyak usaha, tetapi hasilnya dapat menjadi pelajaran dan berharga. Pada akhirnya, Anda akan memperoleh wawasan berharga tentang organisasi Anda dan fungsinya yang diperlukan untuk memajukannya.

Kami berharap panduan ini akan membantu Anda menjalankan BIA dengan sukses.

Punya tips lain untuk dibagikan? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.