Kecerdasan Bisnis Dalam Pendidikan: Edisi Sekolah

Sekolah menghasilkan lebih banyak data daripada yang dapat mereka tangani dan gunakan secara efektif. Dikelilingi oleh semua informasi ini, mereka masih kekurangan wawasan. Dan tidak heran – menangani banyak dokumen kertas secara manual atau, paling banter, spreadsheet Excel adalah kesenangan yang meragukan yang membutuhkan ribuan waktu yang sudah terbatas.

Untungnya, teknologi saat ini memungkinkan lembaga pendidikan membuat perubahan besar dalam cara mereka bekerja. Pada saat yang sama, mengabaikan tren EdTech menghasilkan banyak peluang yang terlewatkan. Sementara beberapa sekolah tenggelam dalam sejumlah besar data, yang lain menavigasi perairan ini dengan mudah berkat Business Intelligence (BI). Dalam artikel ini, kami menyelidiki bagaimana tepatnya BI membantu administrator sekolah, guru, siswa, dan orang tua.

Apa saja tantangan terkait pendidikan yang dapat ditangani dengan penerapan Business Intelligence?

Sekolah memiliki banyak hal:

Alokasi sumber daya keuangan yang tersedia. Pendanaan tergantung pada banyak faktor. Jumlah siswa dan ukuran kelas, kehadiran siswa dan hasil akademik, penawaran program, dan banyak lagi — semua ini penting bagi sponsor. Dalam situasi di mana sekolah harus berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, mereka sebaiknya memiliki pandangan yang jelas tentang apa yang sebenarnya mereka miliki.

Sumber daya guru yang terbatas. Mempersiapkan berbagai materi pembelajaran, melacak kemajuan siswa, bertemu dengan orang tua, mengisi laporan, – sepertinya guru membutuhkan time-turner untuk melakukan semua tugas ini. Ditambah dengan kurangnya tenaga profesional, volume pekerjaan seperti itu tidak mungkin ditangani tanpa bantuan teknologi. Sekolah membutuhkan dukungan teknologi untuk memantau beban kerja yang dialokasikan dan menyediakan guru dengan jadwal kerja yang seimbang dan ukuran kelas yang memadai.

Sejumlah besar dokumen. Penelitian McKinsey mengungkap bahwa otomatisasi 20-40% aktivitas kertas guru akan menghasilkan 13 jam per minggu. Ini akan membantu mengurangi beban kerja guru ke tingkat normal, karena sekarang setidaknya 50 jam per minggu. Administrator sekolah juga akan lebih lega setelah implementasi BI karena teknologi menyederhanakan manajemen administrasi dan membantu memenuhi persyaratan pelaporan lebih cepat.

Standarisasi pengalaman siswa. Pendekatan satu ukuran untuk semua menurunkan motivasi siswa dan berdampak negatif pada keterlibatan mereka. Ini mengarah pada kinerja yang buruk dan membuat peringkat sekolah menjadi lebih buruk. Juga, orang tua yang tidak puas dengan nilai anak mereka mungkin berpikir bahwa guru yang harus disalahkan dan hubungan di antara mereka akan menjadi tegang.

Kurangnya keterlibatan orang tua dalam proses pendidikan. Tidak heran, apalagi jika kedua orang tua bekerja dan waktu pertemuan dengan guru tidak bertepatan dengan waktu luang mereka.

Kurangnya visibilitas data sekolah untuk sponsor. Ketika orang berinvestasi dalam perbaikan, mereka jelas ingin melihat ke mana uang mereka pergi dan seberapa efektif kinerja sekolah.

Bagaimana teknologi BI mengubah kinerja tugas administratif?

Penerapan Business Intelligence dalam pendidikan menyediakan administrasi sekolah dengan:

1. Semua data yang diperlukan dikumpulkan di satu tempat

Semua informasi diatur dalam gudang sehingga administrasi sekolah tidak perlu mengambil data dari berbagai sumber. Pada tahap terakhir pemrosesan data, data divisualisasikan dalam bentuk dasbor intuitif dan mudah dianalisis dalam alat BI khusus seperti Power BI, Tableau, Qlik, dll. Mari kita ambil situasi dengan hibah sebagai contoh. Sekolah harus mencari dana, tetapi terlalu memakan waktu untuk melacak secara manual hibah yang dapat diajukan sekolah Anda. Berkat BI semua informasi tentang mereka dapat secara otomatis dikumpulkan, dianalisis, dan kemudian disajikan kepada para pemangku kepentingan.

2. Kegiatan yang disederhanakan

Proses seperti mengelola anggaran, memesan sumber daya, membayar faktur, menangani penjadwalan, memastikan kompatibilitas sekolah dengan undang-undang dan peraturan yang relevan, mempekerjakan staf, dan lainnya memakan waktu. Ambil penjadwalan, misalnya. Ini adalah salah satu tugas administrasi paling menuntut yang hampir mustahil untuk dimasukkan ke dalam algoritme. Perencanaan selalu dilakukan oleh seseorang – perangkat lunak BI tidak akan secara otomatis membuat jadwal, tetapi akan menyoroti kesenjangan dalam jadwal yang dibuat oleh manusia. Misalnya, solusi Business Intelligence akan memusatkan perhatian Anda pada penyimpangan jadwal ketika guru hanya memiliki pelajaran pertama dan keempat, dan Anda akan dapat mengatur waktu karyawan Anda dengan lebih tepat dan efektif.

3. Pelaporan yang disederhanakan dengan visibilitas proses yang ditingkatkan

Dengan BI, data untuk berbagai jenis laporan, bersama dengan informasi penting untuk sponsor dikumpulkan secara otomatis. Alih-alih banyak tabel dengan teks dan angka, tabel ini dibungkus dengan visualisasi data yang mudah dipahami. Ketika pelaporan didasarkan pada visibilitas yang jelas dari proses sekolah, administrasi tidak bisa hanya menangkap informasi, tetapi mendapatkan wawasan yang benar-benar berharga darinya. Analisis data yang terorganisir dan disajikan dengan benar membantu menemukan cara baru untuk menghemat uang untuk sekolah.

4. Kemampuan untuk memprediksi perubahan di masa depan

BI dalam pendidikan menikah dengan Machine Learning (ML) dapat digunakan untuk meninjau di mana Anda akan berakhir jika Anda memutuskan untuk membuat perubahan atau tetap di jalur saat ini. Misalnya, teknologi akan membantu Anda memantau pendaftaran siswa dan ukuran kelas untuk perencanaan sumber daya dan menghitung persyaratan dan pembayaran pendanaan negara bagian. Ini bekerja dengan cara yang sama dengan kegiatan ekstrakurikuler seperti acara olahraga, pembersihan, keamanan, kuliah tamu, dll. Solusi BI mengumpulkan data tentang mereka dan, berdasarkan pengeluaran di tahun-tahun sebelumnya, membuat asumsi tentang pengeluaran masa depan sehingga Anda dapat mengalokasikan Anda anggaran dengan bijak.

5. Visibilitas karyawan

Kontrak guru matematika akan habis bulan depan, guru musik akan mengambil cuti hamil dalam dua bulan… Berapa banyak situasi seperti ini yang perlu Anda ingat untuk membuat keputusan tentang perpanjangan kontrak atau mempekerjakan guru baru tepat waktu? BI akan membantu Anda melacak tanggal-tanggal tersebut. Selain itu, Business Intelligence dalam pendidikan dapat dilihat sebagai kemungkinan untuk memantau keadaan dan beban kerja guru untuk mencegah kejenuhan mereka. Survei NEA mengungkapkan bahwa 55% guru di AS berencana untuk meninggalkan pendidikan karena kelelahan. Dengan BI, Anda akan dapat melihat jika beberapa jadwal guru kelebihan beban dan mengalokasikan kembali beban kerja. Jika Anda menghindari pergantian staf, itu akan menjadi nilai tambah bagi orang tua dan siswa karena tidak ada yang senang ketika guru terus berubah.

6. Identifikasi perilaku berisiko di kalangan siswa dengan mudah

Teknologi ini juga membantu memperhatikan, mengumpulkan, dan menganalisis perilaku siswa untuk melakukan penilaian risiko. Pendekatan semacam itu berkontribusi untuk membuat sekolah menjadi ruang yang lebih aman. Misalnya, di dasbor, guru dapat meninggalkan catatan tentang perilaku siswa. Solusi BI akan memvisualisasikan frekuensi komentar ini dan tingkat kepentingannya. Dengan menggunakannya, administrasi sekolah dapat menyoroti ketika perilaku siswa secara individu mengganggu orang lain, dan mengambil tindakan untuk mencegah perilaku berisiko ini berubah menjadi kecelakaan besar.

7. Peningkatan keterlibatan sponsor

Analisis yang sederhana dan jelas membantu menarik sponsor dan membuat mereka tetap terlibat dalam inisiatif sekolah. Ada kemungkinan besar mereka akan menggali laporan spreadsheet, sementara dasbor yang informatif dan nyaman memiliki peluang lebih tinggi untuk menarik perhatian mereka.

Selain itu, Business Intelligence dalam pendidikan memungkinkan Anda menghasilkan visual untuk sponsor secara otomatis. Tanpa perangkat lunak BI, staf administrasi biasanya menghabiskan waktu 2-3 minggu untuk mengumpulkan dan menyiapkan semua informasi yang diperlukan.

Bagaimana BI memengaruhi lanskap pendidikan bagi guru?

Tugas guru adalah tugas yang dapat diubah secara signifikan menjadi lebih baik dengan solusi BI. Penerapan Business Intelligence dalam pendidikan membantu:

1. Kurangi waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk dokumen

Guru penuh waktu bekerja 51-57 jam per minggu dan menghabiskan lebih dari setengah waktunya untuk kegiatan non-mengajar. Tidak heran jika tingkat depresi di kalangan profesional pendidikan jauh lebih tinggi daripada populasi umum – 32% vs. 19%. Pada saat yang sama, hampir setengah dari guru tidak berbagi masalah kesehatan mental mereka dengan siapa pun di tempat kerja karena mereka takut akan stigmatisasi.

Penerapan Business Intelligence dalam pendidikan dapat menyelamatkan guru dari minyak tengah malam dan meminimalkan dampak negatif pada kesehatan mental dan fisik mereka. Selain menjaga kesejahteraan karyawan Anda, Anda dapat memanfaatkan solusi BI untuk membebaskan waktu guru sehingga mereka dapat mengejar ketinggalan dengan siswa berkinerja buruk atau meningkatkan kualifikasi mereka.

2. Lacak kemajuan siswa secara real-time dan perbaiki dengan cepat

Memiliki data tentang kinerja siswa secara praktis di atas piring perak memungkinkan guru untuk menilai kemajuan mereka, menemukan bakat tepat waktu, atau mengidentifikasi masalah dan dengan cepat menemukan cara untuk memperbaikinya. Solusi BI membantu guru melacak jalur belajar siswa secara terus-menerus, bukan analisis pasca-fakta di akhir semester.

Guru mungkin memiliki firasat tentang siswa mana yang membutuhkan lebih banyak perhatian di beberapa titik, tetapi perangkat lunak BI mendukung firasat profesional ini dengan data aktual dalam bentuk yang mudah dipahami. Membuat spreadsheet untuk menganalisis data kinerja dan kehadiran memakan waktu bahkan untuk satu siswa, belum lagi analisis harus dilakukan untuk rata-rata 25+ siswa per kelas.

Sekarang, bayangkan seorang guru ingin menambahkan faktor ketiga untuk analisis, misalnya, data kesejahteraan atau faktor keluarga seperti perceraian, orang tua tunggal, kekerasan, dll, yang menunjukkan bahwa seorang siswa membutuhkan lebih banyak bantuan. Ini biasanya berarti guru harus mulai membuat spreadsheet baru, dan sepertinya dia harus menyerah pada rencana akhir pekan mereka untuk menyelesaikan proyek.

Memanfaatkan BI dalam pendidikan, Anda menggunakan waktu guru lebih efektif dengan membuat mereka sibuk hanya menganalisis informasi yang diproses secara otomatis.

3. Libatkan orang tua dalam proses pendidikan dengan informasi yang berarti tentang anak-anak mereka

Data terorganisir dan terstruktur juga nyaman untuk dibagikan dengan orang lain. Ini menghemat waktu guru untuk mempersiapkan pertemuan mereka dengan orang tua siswa. Waktu luang dapat dihabiskan untuk analisis yang lebih dalam dan lebih bijaksana dari informasi yang dikumpulkan secara otomatis.

Berikut adalah contoh dasbor di mana guru kelas dapat memantau skor keterlibatan siswa mereka dalam mata pelajaran yang berbeda, kehadiran, dan tingkat kinerja di semua disiplin ilmu dan meninjau parameter ini secara rinci untuk siswa dan mata pelajaran tertentu.

Guru mata pelajaran dapat meninggalkan umpan balik untuk memudahkan guru kelas dan orang tua memahami sepenuhnya keberhasilan siswa dalam mempelajari topik tertentu atau mata pelajaran secara umum.

Bagaimana Business Intelligence di sektor pendidikan membantu orang tua?

Karena anak-anak menghabiskan sebagian besar waktunya untuk belajar, sangatlah penting bagi orang tua untuk diberi tahu tentang kegiatan pendidikan dan kesejahteraan anak mereka di sekolah. Solusi BI memberi orang tua:

1. Real-time visibilitas kemajuan anak-anak mereka dan kemungkinan untuk tetap berhubungan dengan guru

Alasan paling umum mengapa orang tua tidak menghadiri pertemuan sekolah adalah karena mereka tidak dapat melakukannya karena jadwal kerja mereka. Di AS, persentase keluarga dengan anak di bawah usia 18 tahun dan dengan kedua orang tua bekerja penuh waktu adalah 59,8%, di antara negara-negara Eropa angka rata-ratanya adalah 61% tetapi di beberapa negara Skandinavia, melebihi 80%. Teknologi yang menyederhanakan dan mempercepat percakapan antara guru dan orang tua semakin berharga dalam situasi seperti ini.

Teknologi BI memungkinkan orang tua untuk mengakses data terkait dengan apa yang dipelajari anak mereka. Ini mendorong mereka untuk terhubung dengan guru anak mereka dan mengunduh materi pembelajaran jika siswa harus melakukan tugas tambahan untuk meningkatkan nilai mereka. Berkat dasbor langsung, orang tua dapat melihat tingkat kinerja sebenarnya dari anak-anak mereka. Fungsionalitas dasbor yang lebih kompleks memberi orang tua kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada guru tentang proses pembelajaran dan mendapatkan jawaban atau saran mereka.

2. Tetap berhubungan dekat dengan anak-anak mereka

Biasanya mudah untuk bertanya kepada anak-anak sekolah dasar Anda tentang bagaimana keadaan di sekolah – mereka cenderung menceritakan bagaimana hari mereka berjalan. Tetapi mendapatkan jawaban untuk pertanyaan yang sama dari remaja mungkin cukup rumit. Di sinilah solusi BI dapat banyak membantu. Dengan meninjau komentar guru di dasbor anak Anda, Anda dapat lebih memahami minat dan masalah mereka, dan menemukan topik untuk didiskusikan saat sarapan atau makan malam. Pembicaraan kecil seperti itu bukanlah hal kecil. Sebuah survei OECD telah menyelidiki hubungan antara kinerja siswa dan keterlibatan orang tua dalam proses pendidikan dan menunjukkan bahwa hanya 52% orang tua di seluruh dunia yang membahas kesejahteraan anak-anak mereka di sekolah setiap hari atau hampir setiap hari. Sementara itu, siswa yang orang tuanya melakukan ini setidaknya seminggu sekali lebih cenderung menyatakan tingkat kepuasan hidup yang tinggi dan mendapatkan nilai yang lebih tinggi.

Jadi, bagi orang tua, BI dalam pendidikan membuat kehidupan sekolah anaknya hanya dengan sekali klik.

3. Menyadari aspek non-akademik dari kehidupan sekolah anak

Melacak kemajuan belajar anak-anak sangat penting, tetapi ada juga hal lain yang menarik bagi orang tua, misalnya, makanan sekolah. Dengan solusi BI, orang tua dapat melihat menu sarapan dan makan siang untuk bulan depan dan memilih antara pilihan alternatif seperti daging atau hidangan vegetarian, jus buah daripada susu, jika siswa memiliki intoleransi laktosa. Hal ini sangat penting bagi siswa sekolah dasar yang, karena usia mereka, tidak selalu dapat mengidentifikasi apakah mereka dapat makan hidangan tertentu. Dan ketika orang tua diberi kesempatan untuk menentukan menu terlebih dahulu, mereka dapat menghindari kekhawatiran bahwa anak mereka akan salah makan atau tidak makan sama sekali.

Jika kantin sekolah mendukung teknologi pembayaran gelang, orang tua juga dapat memantau apa yang dibeli anak-anak mereka dan membatasi jumlah pembelian.

Bagaimana teknologi BI mendukung siswa?

Implementasi BI di sektor pendidikan memastikan pengalaman belajar yang lebih baik, membantu siswa mengembangkan bakat mereka, dan juga menciptakan ruang yang aman bagi mereka. Teknologi ini menawarkan siswa:

1. Pengalaman belajar yang dipersonalisasi

Karena guru dapat terus-menerus melacak kinerja individu setiap siswa, mereka dapat menyarankan materi tambahan dan lembar kerja yang dipersonalisasi berdasarkan topik yang dikuasai siswa. Penelitian RAND menunjukkan bahwa siswa yang memulai di bawah norma nasional dan kemudian mendapatkan kesempatan untuk memanfaatkan personalisasi dalam pembelajaran mencapai norma-norma ini pada akhir tahun akademik dan melampauinya dalam dua tahun.

“Pelajar berkembang dalam melakukan pekerjaan yang menantang tetapi mungkin, dan karena itu bermanfaat ketika berhasil,” kata Brian Galvin, Chief Academic Officer di Varsity Tutors.

2. Keyakinan akan dukungan psikologis yang aman tersedia setiap saat

Banyak sekolah memiliki psikolog atau konselor yang tersedia, tetapi hanya memiliki satu tidak cukup bagi siswa untuk mencari bantuan jika mereka membutuhkannya karena mereka tidak dapat memastikan bahwa data pribadi mereka akan aman. Sekolah harus memberi siswa kemungkinan untuk meminta nasihat atau membantu secara anonim dan memberi mereka kesempatan untuk bertemu secara pribadi dengan spesialis berdasarkan persetujuan mereka. Apa hubungannya dengan BI di bidang pendidikan? Perangkat lunak Business Intelligence memungkinkan psikolog untuk mengumpulkan permintaan siswa dan mencocokkannya dengan data tentang tingkat kehadirannya untuk pemahaman yang lebih mendalam tentang situasi jika siswa ingin mengungkapkan identitasnya. Pendekatan semacam itu membantu sekolah lebih memperhatikan keadaan psikologis siswa, iklim emosional di kelas dan, misalnya, memperhatikan kasus intimidasi pada tahap awal.

3. Perencanaan karir di SMA

Bayangkan betapa mudahnya bagi siswa untuk memilih profesi masa depan mereka jika data tentang kinerja mereka dalam mata pelajaran yang berbeda dikumpulkan secara otomatis sepanjang kehidupan sekolah mereka dan kemudian disajikan dalam dasbor yang jelas. Dengan cara ini, siswa mendapatkan potret digital lengkap dari diri mereka sendiri yang mencerminkan semua kekuatan dan kelemahan mereka. Selain itu, dasbor ini dapat menunjukkan perguruan tinggi dan universitas yang paling cocok untuk masuk sesuai dengan minat dan analisis skor siswa. Ini juga memungkinkan untuk menyoroti mata pelajaran atau area di mana perbaikan diperlukan jika siswa ingin mendaftar di universitas tertentu dan memilih jurusan tertentu.

Jika kita mengumpulkan semua pemangku kepentingan yang BI membantu dalam proses pendidikan, kita akan mendapatkan peta pikiran seperti itu.

Maksimalkan peluang Anda untuk menganalisis data

Kemungkinan yang datang dengan penerapan Business Intelligence dalam pendidikan tidak terhitung banyaknya. Namun, itu bukan tanpa lalat di salep juga. Ada begitu banyak data yang harus dikumpulkan dan dianalisis, sehingga Anda mungkin mengalami kelumpuhan dan kelelahan data bahkan sebelum memulai inisiatif Business Intelligence Anda. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengembangkan strategi inkremental yang dipikirkan dengan matang untuk mengimplementasikan perangkat lunak BI – untuk menentukan apa yang Anda butuhkan sudah setengah dari pertempuran. Menemukan mitra teknologi yang tepat, yang dapat mengembangkan dan mengimplementasikan beberapa komponen BI atau solusi lengkap, harus menjadi bagian integral dari perencanaan proyek Anda. Spesialis BI dengan pengalaman industri yang relevan akan membantu mengidentifikasi semua kemungkinan jebakan sebelumnya dan mencapai tujuan yang diinginkan dengan cara yang paling efisien, sehingga Anda hanya perlu menikmati bagaimana Business Intelligence mengubah cara Anda bekerja menjadi lebih baik.

Untuk mengetahui apa yang harus dimulai, pesan konsultasi dengan pakar BI kami.

Artikel ini awalnya diterbitkan di sini