Cara Menguasai Seni Rupa Perencanaan dan Penganggaran Bisnis

Memulai bisnis adalah hal yang menantang: Anda harus bekerja keras dan melakukan yang terbaik untuk memastikan kesuksesannya. Namun, pekerjaan tidak berakhir bahkan ketika bisnis Anda benar-benar menjadi operasional. Anda masih harus melakukan lebih banyak lagi untuk memastikan bahwa itu akan tetap pada jalurnya.

Tentu saja, itu bisa sulit, terutama bagi pemula. Tampaknya Anda harus mengawasi begitu banyak hal dan fokus pada begitu banyak tugas mendesak setiap hari sehingga tidak ada waktu tersisa untuk perencanaan dan penganggaran bisnis. Namun, sangat penting untuk menemukan waktu itu, karena perencanaan dan penganggaran bisnis sebenarnya adalah salah satu hal terpenting untuk kesuksesan bisnis.

Kenapa begitu? Karena sebuah rencana memungkinkan Anda untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana Anda melihat bisnis Anda, bagaimana Anda ingin mengembangkannya, dan sebagainya. Saat Anda membuat rencana, Anda menetapkan target yang ingin Anda capai serta menentukan cara mengevaluasi keberhasilan bisnis Anda.

Pada dasarnya, perencanaan memberi Anda semua alat yang diperlukan yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan bisnis Anda dalam waktu dekat. Namun, ini hanya terjadi ketika perencanaan dilakukan dengan benar.

Apa yang Harus Disertakan dalam Paket Tahunan Anda?

Jika Anda ingin membuat rencana bisnis yang sempurna, Anda harus tahu apa yang harus dimasukkan di dalamnya dan seberapa besar itu. Tentu saja, tidak ada batasan ketat untuk ukuran rencana bisnis karena setiap bisnis berbeda. Namun, jika Anda melakukannya untuk pertama kalinya, saya sarankan memulai dengan rencana tahunan: tidak terlalu besar dan tidak terlalu pendek.

Rencana tahunan yang baik harus mencakup hal-hal berikut:

• ringkasan eksekutif
• daftar produk dan layanan yang Anda tawarkan (atau rencanakan untuk ditawarkan tahun ini)
• deskripsi rinci tentang target pasar Anda
• rencana keuangan
• rencana pemasaran serta rencana penjualan
• tonggak dan metrik
• deskripsi tim manajemen Anda

Untuk menulisnya dengan cara sebaik mungkin, Anda perlu meluangkan waktu untuk memikirkan status perusahaan Anda saat ini dan juga bagaimana tampilannya pada akhir tahun. Jelaskan target pasar Anda, pikirkan tentang tujuan yang harus dicapai tahun ini, tentang produk dan layanan yang harus diluncurkan.

Visualisasikan informasi untuk memudahkan Anda melihat keseluruhan gambar (ini sangat penting bagi mereka yang tidak memiliki banyak pengalaman dalam perencanaan). Anda dapat menggunakan bagan, dan berbagai jenis diagram seperti peta pikiran untuk memvisualisasikan dan mengatur ide dan rencana Anda.

Coba pilih beberapa tujuan utama untuk perusahaan Anda dan tambahkan ke rencana tahunan sespesifik mungkin: misalnya, jika Anda ingin meningkatkan penghasilan, Anda harus menentukan berapa banyak (10%, 15%, dll.). Ada baiknya juga untuk memikirkan hambatan yang mungkin Anda hadapi dan menemukan beberapa cara untuk meminimalkan potensi risiko yang dapat terjadi.

Ingatlah bahwa meskipun rencana bisnis harus spesifik dan terperinci saat Anda menulisnya, rencana itu tidak boleh statis pada akhir tahun. Tidak ada bisnis yang cukup dapat diprediksi untuk hal ini terjadi: Anda harus memahaminya dan bersiap untuk bertindak cepat, menambahkan perubahan pada rencana bisnis jika sesuatu yang tidak terduga terjadi.

Siklus Perencanaan Bisnis

Seperti yang saya katakan, perencanaan bisnis tipikal bukanlah hal yang statis – sebenarnya, ini adalah siklus yang biasanya terlihat seperti ini:

• Anda meluangkan waktu untuk mengevaluasi efektivitas bisnis Anda. Untuk melakukannya, Anda harus membandingkan kinerjanya saat ini dengan kinerja tahun lalu – atau dengan target yang ditetapkan awal tahun ini.
• Kemudian Anda harus memikirkan peluang yang mungkin muncul serta ancaman yang mungkin Anda hadapi.
• Ingatlah tentang keberhasilan dan kegagalan yang dialami bisnis Anda sepanjang tahun lalu. Analisis mereka dan pikirkan apa yang bisa dilakukan untuk mengulangi/menghindarinya.
• Pikirkan tujuan bisnis utama yang ingin Anda capai dan pastikan untuk menambahkannya ke rencana tahunan baru (atau edit yang lama menurut mereka).
• Buat anggaran.
• Datang dengan target anggaran.
• Lengkapi rencananya.
• Pastikan untuk meninjaunya secara teratur (setiap bulan, setiap tiga bulan, dll.), Lakukan perubahan jika perlu.

Ulangi seluruh siklus.

Perencanaan dan Penganggaran Bisnis

Ketika bisnis masih kecil dan berkembang, mungkin tampak tidak perlu merencanakan anggarannya. Namun, sangat penting jika Anda ingin menghindari risiko keuangan dan dapat berinvestasi dalam peluang ketika muncul.

Terlebih lagi, dengan pesatnya pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin menemukan diri Anda dalam situasi di mana Anda tidak dapat lagi mengendalikan semua uang. Perluasan bisnis biasanya mencakup pembentukan berbagai departemen yang bertanggung jawab untuk hal-hal yang berbeda – dan masing-masing departemen ini perlu memiliki anggarannya sendiri.

Seperti yang Anda lihat, semakin besar bisnis Anda, semakin rumit jadinya. Meskipun tidak apa-apa untuk tidak mengendalikan setiap sen sendirian, Anda tetap harus memastikan bahwa bisnis Anda terus berkembang alih-alih menjadi tidak menguntungkan. Itulah mengapa sangat penting untuk membuat rencana anggaran yang memungkinkan Anda memahami pendapatan pasti yang diperoleh bisnis Anda pada akhir bulan dan jumlah yang dapat Anda simpan atau belanjakan untuk hal-hal yang berbeda.

Penting untuk diingat bahwa rencana bisnis bukanlah ramalan dengan cara apa pun. Itu tidak memprediksi berapa banyak uang yang akan Anda hasilkan pada akhir tahun. Sebaliknya, ini adalah alat untuk memastikan bahwa bisnis Anda akan tetap menguntungkan bahkan setelah menutupi semua pengeluaran yang diperlukan.

Selain itu, rencana bisnis juga memastikan bahwa Anda akan memiliki kesempatan untuk menginvestasikan uang ke proyek masa depan, mendanai semua yang harus didanai tahun ini, dan memenuhi semua tujuan bisnis.

Manfaat Anggaran Bisnis

Seluruh perencanaan anggaran memiliki banyak manfaat:

Ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi keberhasilan bisnis Anda: ketika Anda tahu persis berapa banyak keuntungan yang diberikan bisnis Anda pada awal tahun, Anda dapat membandingkannya dengan keuntungan pada akhir tahun, memahami apakah tujuan keuangan Anda sudah terpenuhi atau belum.

Ini memungkinkan pengelolaan uang secara efektif: misalnya, jika Anda menyimpan uang untuk perkiraan pengeluaran satu kali, Anda tidak akan terkejut oleh mereka.

Ini membantu mengidentifikasi masalah sebelum benar-benar terjadi: misalnya, jika Anda mengevaluasi anggaran Anda dan melihat bahwa pendapatan yang tersisa setelah menutupi semua pengeluaran cukup kecil, Anda akan memahami bahwa Anda perlu menghasilkan lebih banyak keuntungan tahun ini.

Ini membantu membuat keputusan yang lebih cerdas, dengan hanya menginvestasikan uang yang Anda mampu untuk investasikan.

Ini memungkinkan Anda untuk mengelola bisnis Anda secara lebih efektif, mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke proyek-proyek yang paling membutuhkannya.

Ini membantu dalam meningkatkan motivasi staf.

Pada dasarnya, ketika Anda memiliki rencana anggaran yang siap, Anda akan terlindungi.

Bagaimana Membuat Anggaran?

Ada begitu banyak artikel yang ditulis tentang cara membuat anggaran bisnis yang sempurna, tetapi kebanyakan dari mereka mempersempit ke 5 hal sederhana ini:

• Evaluasi sumber penghasilan Anda. Anda harus mencari tahu berapa banyak uang yang dihasilkan bisnis Anda setiap hari untuk memahami berapa banyak uang yang dapat Anda investasikan dan belanjakan.

• Buatlah daftar pengeluaran tetap Anda. Yang ini berulang setiap bulan dan jumlahnya tidak berubah. Beberapa orang lupa untuk mengecualikan jumlah yang diperlukan untuk menutupi pengeluaran ini dari pendapatan bulanan, tetapi penting untuk melakukannya untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang anggaran Anda.

• Jangan lupa tentang biaya variabel. Yang ini tidak memiliki harga tetap tetapi tetap harus dibayar setiap bulan. Buatlah perkiraan jumlah yang harus Anda bayar dan masukkan ke dalam anggaran Anda.

• Prediksi pengeluaran satu kali Anda. Setiap bisnis membutuhkannya dari waktu ke waktu, tetapi jika Anda merencanakan anggaran Anda dengan melupakan pengeluaran-pengeluaran ini, membelanjakan uang untuk itu dapat sangat memengaruhinya dan tidak secara positif.

• Ketika Anda membuat daftar semua sumber pendapatan dan pengeluaran, inilah saatnya untuk menggabungkan semuanya. Evaluasi berapa banyak uang yang akan Anda miliki setiap bulan setelah Anda menutupi semua pengeluaran ini. Kemudian pikirkan bagian mana dari jumlah itu yang dapat Anda investasikan untuk sesuatu.

Meskipun seluruh proses pembuatan anggaran mungkin tampak terlalu rumit, Anda tetap harus meluangkan waktu untuk melakukannya. Ini benar-benar sepadan dengan usaha - apalagi, rencana seperti itu dapat membantu Anda tidak hanya sepanjang bulan depan tetapi juga sepanjang tahun depan (jika pengeluaran dan sumber pendapatan Anda tidak akan banyak berubah).

Tentu saja, tetap penting untuk meninjaunya dari waktu ke waktu, membuat perubahan bila perlu. Namun, proses peninjauan tidak akan serumit pembuatan rencana anggaran dari awal.

Langkah-Langkah Utama dalam Menyusun Anggaran

Jika Anda belum pernah membuat rencana anggaran sebelumnya, Anda bisa membuat beberapa kesalahan penganggaran. Namun, jika menyangkut perencanaan keuangan, kesalahan sekecil apa pun bisa berdampak negatif. Kiat-kiat berikut dapat membantu Anda menghindari sebagian besar kesalahan dengan mudah, sehingga membuat rencana anggaran Anda lebih realistis.

• Cobalah untuk mengambilnya perlahan

Semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk penganggaran, semakin baik bagi Anda. Sulit untuk membuat rencana anggaran yang sempurna dengan cepat: ada kemungkinan besar Anda melewatkan sesuatu. Itulah mengapa sangat penting untuk memastikan bahwa Anda telah mencantumkan semua sumber pendapatan dan pengeluaran Anda, dan dipersiapkan dengan baik.

• Anda dapat menggunakan data tahun lalu

Data tahun lalu dapat membantu Anda melihat gambaran keseluruhan dengan lebih baik: Anda dapat membandingkannya dengan data tahun ini, mencari tahu apakah penghasilan Anda meningkat atau menurun. Namun, Anda harus menggunakannya hanya untuk membandingkan dan sebagai panduan. Anda memiliki tujuan dan sumber daya baru tahun ini, dan lingkungan tempat Anda bekerja juga telah berubah, jadi perencanaan dan strategi Anda saat ini harus berbeda dari yang Anda gunakan tahun lalu.

• Pastikan anggarannya realistis

Hal terpenting tentang rencana anggaran adalah bahwa ia harus mencakup tidak hanya biaya yang dapat diprediksi tetapi juga yang kurang dapat diprediksi. Tentu saja, membuat prediksi itu sulit tetapi menggunakan data sebelumnya bersama dengan beberapa rencana bisnis lain sebagai contoh dapat membuat seluruh proses menjadi lebih mudah.

Anggaran juga harus dirinci: informasi yang dikandungnya harus memungkinkan Anda memantau semua detail utama bisnis Anda, baik itu penjualan, biaya, dan sebagainya. Anda juga dapat menggunakan beberapa perangkat lunak akuntansi untuk manajemen yang lebih efektif.

• Tidak apa-apa untuk melibatkan orang

Jika bisnis Anda cukup besar, Anda mungkin memiliki beberapa karyawan yang bertanggung jawab atas sebagian dari operasi keuangan. Ada baiknya untuk melibatkan mereka dalam proses pembuatan anggaran juga, menggunakan pengetahuan dan pengalaman mereka untuk memprediksi beberapa pengeluaran, misalnya. Jika orang yang Anda libatkan cukup berpengalaman, kombinasi profesionalisme dan pengetahuan Anda akan membuat anggaran lebih realistis dan efektif.

• Visualisasi membantu

Berbagai bagan dan diagram sangat populer dalam bisnis karena suatu alasan: mereka memungkinkan pelacakan pendapatan dan pengeluaran Anda dengan mudah. Misalnya, Anda dapat membuat satu bagan berdasarkan rencana Anda dan bagan lain berdasarkan anggaran aktual dan membandingkannya selama revisi yang direncanakan untuk melihat apakah rencana anggaran Anda berfungsi seperti yang diharapkan atau tidak.

Seperti yang saya sebutkan di atas, lebih mudah untuk mengontrol keuangan ketika Anda menjalankan bisnis kecil. Bisnis semacam itu hanya membutuhkan satu anggaran yang dibuat untuk periode tertentu – dalam banyak kasus, selama satu tahun. Bisnis yang lebih besar, bagaimanapun, membutuhkan sesuatu yang lain. Mereka memiliki berbagai departemen, jadi lebih baik membuat beberapa anggaran sekaligus, menyesuaikan masing-masing dengan kebutuhan departemen tertentu.

Jangan Lupa untuk Meninjau!

Saya telah menyebutkan bahwa tinjauan adalah proses penting dari setiap perencanaan dan penganggaran bisnis. Tidak peduli seberapa bagus rencana Anda, tidak mungkin untuk memprediksi semuanya dengan akurasi 100 persen. Bisnis Anda akan tumbuh dan lingkungan di sekitarnya akan berubah, jadi semakin cepat Anda bereaksi terhadap perubahan tersebut, semakin baik bagi Anda.

Itulah mengapa Anda harus menjadwalkan tinjauan anggaran dari waktu ke waktu. Saya sarankan mulai dengan meninjaunya setiap bulan dan kemudian beralih ke jadwal yang lebih nyaman. Tinjauan setiap bulan dapat membantu Anda melihat kekurangan dari rencana Anda (yang sangat penting jika Anda tidak memiliki banyak pengalaman dalam hal semacam ini) serta memahami seberapa stabil bisnis Anda.

Jika Anda melihat bahwa Anda tidak perlu sering membuat perubahan, Anda dapat mulai meninjau rencana Anda setiap tiga atau enam bulan (namun, saya sarankan melakukannya lebih sering).

Anda dapat menggunakan berbagai diagram umum untuk membantu Anda. Hal terbaik tentang diagram adalah diagram membantu memvisualisasikan data dengan baik, yang sangat penting ketika Anda perlu melihat keseluruhan gambar dengan lebih jelas – dan ini sering terjadi selama perencanaan anggaran. Misalnya, diagram atau bagan pendapatan perusahaan Anda dapat menunjukkan seberapa besar pertumbuhan keuangan Anda selama periode tertentu. Selain itu, jika Anda melihat penurunan tertentu dalam grafik (yang tidak diprediksi), Anda akan dapat bereaksi dengan cepat, memperbaiki hal-hal yang salah.

Apa yang perlu Anda pertimbangkan selama seluruh proses peninjauan? Pertama, penghasilan Anda yang sebenarnya. Mungkin akan berbeda setiap bulannya: setiap bisnis memiliki periode penjualan puncak dan penurunan penjualannya sendiri, dan Anda harus menemukannya dan mengingatnya untuk perencanaan yang lebih efektif tahun depan. Penting untuk memeriksa apakah pendapatan sesuai dengan yang Anda prediksi atau tidak: jika tidak, Anda harus mencari tahu mengapa itu terjadi.

Kedua, Anda harus mengevaluasi pengeluaran Anda yang sebenarnya. Lihat apakah mereka berbeda dari anggaran Anda, seberapa besar pengaruhnya, mengapa melebihi harapan Anda (jika memang demikian), dan seterusnya.

Mungkin hal terbaik tentang meninjau adalah memungkinkan Anda untuk bereaksi terhadap semua situasi tak terduga dengan cepat, menyelamatkan bisnis Anda dari potensi masalah dan kejatuhan. Jadi pastikan untuk tidak melewatkannya.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, menulis rencana bisnis adalah proses yang kompleks. Anda harus sangat perhatian, untuk merencanakan segala sesuatu, mulai dengan tujuan Anda dan berakhir dengan pengeluaran Anda, untuk mempertimbangkan banyak hal dan melibatkan orang lain dalam perencanaan jika memungkinkan. Selain itu, Anda juga harus belajar setiap saat, meninjau kembali rencana Anda, membuat perubahan, menemukan cara untuk bereaksi terhadap situasi yang tidak terduga.

Tetapi meskipun ini mungkin terlihat sulit untuk dilakukan, ini sangat nyaman bagi semua orang yang ingin mengelola bisnis mereka dengan sukses. Perencanaan mengambil banyak dari bahu Anda dan membuat seluruh proses bisnis berjalan lebih mudah. Anda dapat mengevaluasi efektivitas bisnis Anda dengan melihat peningkatan pendapatan bulanan, tujuan yang ingin Anda capai, dan sebagainya. Anda juga dapat memprediksi potensi kejatuhan bisnis Anda dan menggunakan alat yang Anda miliki untuk meminimalkan semua risiko.

Anda dapat mengevaluasi efektivitas bisnis Anda dengan melihat peningkatan pendapatan bulanan, tujuan yang ingin Anda capai, dan sebagainya. Anda juga dapat memprediksi potensi kejatuhan bisnis Anda dan menggunakan alat yang Anda miliki untuk meminimalkan semua risiko.

Saya berharap panduan ini akan membantu Anda membuat anggaran dan rencana bisnis yang kuat dan realistis, serta berhasil menerapkannya dalam menjalankan bisnis Anda. Jika Anda memiliki beberapa tips tentang perencanaan bisnis dan anggaran yang ingin Anda bagikan, silakan lakukan di bagian komentar di bawah!

Biodata Penulis:

Kevin Nelson memulai karirnya sebagai analis riset dan telah mengubah bidang aktivitasnya menjadi layanan penulisan dan pemasaran konten. Selain menulis, ia menghabiskan banyak waktu membaca literatur psikologi dan manajemen untuk mencari kunci ide motivasi. Jangan ragu untuk terhubung dengannya di Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.