Pemodelan Proses Bisnis: Pengertian, Manfaat dan Tekniknya

Diterbitkan: 2014-05-16

Dengan banyaknya definisi yang beredar dan berbagai cara untuk melakukannya, pemodelan proses bisnis (BPM) dapat sedikit membingungkan, terutama bagi seorang pemula. Tetapi ketika Anda masuk lebih dalam, Anda akan menyadari bahwa tidak banyak perbedaan dalam kebanyakan pendekatan. Tutorial pemodelan proses bisnis ini akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang berbagai definisi, fitur, sejarah di balik BPM. Dan kita akan secara singkat menyentuh berbagai teknik pemodelan proses bisnis juga.

Definisi Pemodelan Proses Bisnis

Di antara banyak definisi yang tersedia online untuk Pemodelan Proses Bisnis, berikut adalah beberapa yang menarik perhatian kami;

  • BPM adalah mekanisme untuk menggambarkan dan mengkomunikasikan keadaan saat ini atau masa depan yang dimaksudkan dari proses bisnis.
  • BPM merupakan sarana untuk merepresentasikan langkah-langkah, partisipan dan logika keputusan dalam proses bisnis.
  • BPM adalah metode untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas organisasi. Awal mulanya adalah bisnis yang dipimpin oleh modal/laba, tetapi metodologinya dapat diterapkan pada setiap aktivitas yang terorganisir.
  • BPM bertujuan untuk meningkatkan kinerja bisnis dengan mengoptimalkan efisiensi kegiatan penghubung dalam penyediaan suatu produk atau layanan.
  • BPM adalah seperangkat kegiatan untuk mewakili proses bisnis secara formal yang memungkinkan analisis dan peningkatan lebih lanjut dari proses ini.
  • Pemodelan Proses Bisnis adalah kombinasi dari berbagai langkah terkait proses seperti Pemetaan Proses, Penemuan Proses, Simulasi Proses, Analisis Proses, dan Peningkatan Proses.

Dengan semua hal di atas benar, ini dapat diringkas sebagai bagaimana pekerjaan diselesaikan di Perusahaan atau organisasi .

Bagaimana BPM Berkembang

BPM telah muncul dengan cepat selama dua hingga tiga dekade terakhir, dan telah menggantikan praktik efisiensi organisasi sebelumnya seperti Time and Motion Study (TMS) atau Total Quality Management (TQM). Tuntutan BPM tersebut merupakan akibat dari,

  • Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas semua organisasi termasuk layanan publik dan pemerintah
  • Peningkatan penggunaan sistem informasi dan komunikasi
  • Kompleksitas bisnis modern

BPM dapat dianggap sebagai alat manajemen mutu karena I) sifat teknisnya, 2) penekanan proses dan 3) pendekatan analitis & tanggung jawab yang timbul dalam peningkatan kualitas, di pasar. Pemodelan proses bisnis sangat berguna dalam manajemen perubahan organisasi.

Fitur Pemodelan Proses Bisnis Terkemuka

Daftar ringkasan fitur BPM adalah sebagai berikut;

  • BPM umumnya diagram yang mewakili urutan kegiatan. Ini biasanya menunjukkan peristiwa, tindakan, dan tautan atau titik koneksi, dalam urutan dari ujung ke ujung.
  • Ini terutama berfokus pada proses, tindakan dan aktivitas, dll.
  • Model Proses Bisnis mencakup proses TI dan proses orang.
  • Pemodelan Proses Bisnis bersifat lintas fungsi, biasanya menggabungkan pekerjaan dan dokumentasi lebih dari satu departemen dalam organisasi.
  • Fitur sumber daya dalam BPM dalam hal bagaimana mereka diproses.
  • Orang (tim, departemen, dll) ditampilkan dalam BPM dalam kaitannya dengan apa yang mereka lakukan, untuk apa, dan biasanya kapan dan untuk alasan apa, terutama ketika ada kemungkinan atau opsi yang berbeda, seperti dalam diagram alir.
  • Pemodelan Proses Bisnis juga dapat mencakup aktivitas proses dan sistem organisasi eksternal yang dimasukkan ke dalam proses utama.
  • Dalam operasi organisasi besar Model Proses Bisnis cenderung dianalisis dan diwakili secara lebih rinci daripada di organisasi kecil, karena skala dan kompleksitas.
  • Pemodelan Proses Bisnis sampai batas tertentu juga ditentukan oleh berbagai alat atau perangkat lunak terkomputerisasi yang digunakan dalam menerapkan metodenya. Alat-alat ini berkembang dengan perubahan waktu dan oleh karena itu disarankan untuk tetap berpikiran terbuka tentang bagaimana BPM dapat digunakan.

Hirarki Model Proses Bisnis

Hirarki berikut terutama digunakan dalam pemodelan proses untuk perusahaan besar. Ini mengkategorikan semua proses organisasi ke dalam lima tingkat sehingga lebih mudah untuk merampingkan hasilnya.

Tutorial BPMN - Hirarki BPM

Sejarah Pemodelan Proses Bisnis

Asal-usul BPM berjalan berabad-abad yang lalu. Jadi mari kita lihat ringkasan sejarahnya.

Pada zaman dahulu, produksi dalam industri rumahan dilakukan oleh satu orang yang membuat satu barang dari awal hingga akhir. Ketika pabrik menjadi standar, banyak karyawan yang membuat satu item pada satu waktu terbukti memakan waktu dan tidak efisien.

Pada tahun 1776 “Division of Labour” – Adam Smith berpendapat bahwa memecah proses produksi dan menciptakan tugas-tugas khusus hanya akan mempercepat proses. Dia menunjukkan bahwa jika tahapan pembuatan yang berbeda diselesaikan oleh orang yang berbeda dalam suatu rantai aktivitas, hasilnya akan jauh lebih efisien. Maka lahirlah proses bisnis.

Awal 1900-an "Waktu dan Gerak" – Berpikir ke depan, Frederik Winslow Taylor menggabungkan "studi waktu" dengan "studi gerak" Frank & L. Gilbreth, yang menghasilkan metode manajemen ilmiah baru (1911) dan 'waktu dan gerak' yang terkenal. studi. Studi-studi ini mendokumentasikan dan menganalisis proses kerja dengan tujuan mengurangi waktu yang dibutuhkan dan jumlah tindakan yang terlibat dalam setiap proses, meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerja. Hal ini disambut dengan antusias oleh para majikan dan dipandang dengan sinis dan permusuhan oleh para pekerja.

Awal hingga pertengahan 1900-an “satu cara terbaik” – Frank Gilbreth mengembangkan metode pertama untuk mendokumentasikan aliran proses. Dia mempresentasikan makalahnya 'Bagan Proses – Langkah Pertama untuk Menemukan Satu Cara Terbaik' kepada American Society for Mechanical Engineers (ASME) pada tahun 1921. Pada tahun 1947, Standar ASME untuk Bagan Proses diadopsi secara universal, menggunakan notasi asli Gilbreth.

Pada tahun 1930-an kekecewaan dengan jalur perakitan – Pada dekade pertama abad ke- 20, 'waktu dan gerak' adalah konsep yang akrab, selaras dengan zaman 'ilmiah' modern. Namun, pada tahun 1936, kekecewaan mulai muncul, tercermin dalam film Modern Times karya Charlie Chaplin. Film ini menyindir produksi massal dan jalur perakitan, menggemakan kekecewaan budaya dengan pekerjaan membosankan industri selama depresi besar. Mungkin bukan kebetulan bahwa teori untuk mengoptimalkan produktivitas, dan mereka yang paling diuntungkan darinya, lebih banyak dipertanyakan atau dikritik ketika siklus ekonomi bergerak ke dalam resesi.

Alur kerja pertengahan 1970 -an – Penelitian dan pengembangan otomatisasi kantor berkembang antara tahun 1975 dan 1985. Teknologi alur kerja spesialis dan istilah 'alur kerja' didirikan. Sementara BPM memiliki asal sejarah dalam alur kerja, ada dua perbedaan utama:

  • Proses berbasis dokumen yang dilakukan oleh orang-orang adalah fokus sistem alur kerja, sementara BPM berfokus pada orang dan proses sistem.
  • Alur kerja berkaitan dengan proses dalam departemen sementara BPM membahas proses yang mencakup seluruh organisasi.

Pada 1980-an, era kualitas – Quality atau Total Quality Management (TQM) adalah teori manajemen dan proses bisnis yang modis, yang diperjuangkan oleh Deming dan Juran. Digunakan pada awalnya di bidang teknik dan manufaktur, ini didasarkan pada filosofi Jepang Kaizen atau perbaikan berkelanjutan. Tujuannya adalah untuk mencapai peningkatan bertahap pada proses biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan.

Aspek kunci dari Total Quality Management kini telah menjadi arus utama dan berhasil diadaptasi agar sesuai dengan bisnis tahun 2000-an. Six Sigma dan Lean manufacturing adalah yang paling terkenal dari metodologi ini.

Pada tahun 1990-an, Business Process Re-engineering (BPR)

Pada awal 1990-an, Business Process Re-engineering muncul dan mulai mendapatkan momentum di komunitas bisnis. Sementara TQM (saat ini menghadapi penurunan popularitas) bertujuan untuk meningkatkan proses bisnis secara bertahap, BPR menuntut perubahan radikal pada proses dan kinerja bisnis.

Pada tahun 1993, Michael Hammer dan James Champy mengembangkan konsep tersebut dalam buku mereka 'Re-engineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution'. Mereka menyatakan bahwa proses itu revolusioner, jalur cepat dan drastis daripada evolusioner dan inkremental. Itu sukses besar dan organisasi serta konsultan menyambutnya dengan semangat. Industri rekayasa ulang tumbuh dan menang sebelum mulai berkurang.

Pada akhir 1990-an, BPR sebagai pendekatan seluruh organisasi telah secara dramatis tidak disukai lagi. Ini terbukti terlalu bertele-tele untuk sebagian besar organisasi, oleh karena itu dilaksanakan dengan buruk dan akibatnya telah dikesampingkan sebagai pendekatan seluruh organisasi.

Kritik terhadap metodologi 'sapu baru' ini akan mengatakan bahwa tidak mungkin untuk memulai dari awal yang bersih dalam organisasi yang sudah mapan. Kritik lainnya adalah bahwa itu tidak manusiawi dan mekanistik, berfokus pada tindakan daripada orang (Taylorisme).

Yang terpenting, ini terkait dengan istilah 'penundaan', 'restrukturisasi' dan 'perampingan' organisasi, semuanya disatukan sebagai eufemisme untuk PHK. Tidak seperti yang dibayangkan Hammer dan Champy.

Pada tahun 2000-an, Business Process Modeling (BPM)

Prinsip-prinsip terbaik dari Rekayasa Ulang Proses Bisnis masih bertahan di BPM, pada skala yang tidak terlalu drastis, tidak terlalu brutal, dan lebih mudah dikelola. Dengan pelajaran yang telah dipelajari, Pemodelan Proses Bisnis dapat dan berhasil, tetapi harus diperlakukan dengan hati-hati. Kuncinya ada di implementasi. Jika dilakukan dan diimplementasikan secara sensitif dan inklusif, hal itu bisa baik bagi perusahaan dan stafnya.

Untuk tenaga kerja yang tenggelam dalam administrasi, sebagian besar diulang atau dimasukkan kembali ke banyak basis data, BPM bisa menjadi hal yang hebat. Ini dapat membebaskan waktu untuk fokus pada tugas 'bernilai tambah' yang memberdayakan dan bermanfaat: berbicara dan mendengarkan pelanggan, membuat keputusan atau melakukan apa yang mereka kuasai daripada berurusan dengan tugas yang membosankan dan tidak berarti.

BPM efektif seperti metodologi lainnya. Di tangan yang salah ia dapat mencekik dan menghalangi sebuah organisasi dan orang-orangnya. Alat tidak memberikan hasil – yang penting adalah, bagaimana Anda menggunakannya.

Berbagai Teknik Pemodelan Proses Bisnis

Dalam Menerapkan Pemodelan Proses Bisnis, ada banyak teknik yang telah dicoba dan diuji selama bertahun-tahun. Beberapa mungkin memiliki sedikit kekurangan dan beberapa terbukti berhasil.

  1. Teknik Diagram Alir
  2. Diagram aliran data—Teknik Yourdon
  3. Diagram Aktivitas Peran (RAD)
  4. Diagram Interaksi Peran (RID)
  5. Bagan Gantt
  6. Definisi Terintegrasi untuk Pemodelan Fungsi (IDEF)
  7. Petri-net berwarna (CPN)
  8. Metode Berorientasi Objek (OO)
  9. Teknik alur kerja
  10. Simulasi
  11. Notasi Pemodelan Proses Bisnis (BPMN)
  12. Diagram Aktivitas UML

Pandangan rinci tentang teknik BPM di atas akan dibahas dalam artikel kami berikutnya. Creately mendukung sebagian besar teknik yang disebutkan dalam daftar di atas.

Pendapat Anda tentang Tutorial Pemodelan Proses Bisnis ini

Umpan balik Anda adalah apa yang membuat kami terus maju dan membantu kami memenuhi konten kami untuk melayani kebutuhan Anda dengan lebih baik. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang artikel ini, tinggalkan komentar dan kami akan membalas Anda sesegera mungkin.

Dan nantikan artikel kami berikutnya di mana kami akan membahas berbagai teknik BPM secara rinci.

Lebih Banyak Tutorial Diagram

  • Tutorial Diagram Urutan: Panduan Lengkap dengan Contoh
  • Panduan Flowchart Ultimate ( Tutorial Flowchart Lengkap dengan Contoh )
  • Tutorial Use Case Diagram ( Panduan dengan Contoh )