Sumber dan bidang perubahan dalam proyek | #47 Memulai manajemen proyek

Indeks istilah pada bagian akhir buku PMBOK memuat sebanyak 22 masukan untuk perubahan proyek. Ini berkisar dari biaya dan budaya perubahan dalam organisasi hingga permintaan perubahan. Lalu apa yang membuat perubahan begitu penting dalam proyek dan bagaimana menghadapinya? Apa itu manajemen perubahan?

Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek? - Daftar isi:

1. Perkenalan
2. Apa itu perubahan dan manajemen perubahan?
3. Area perubahan dalam proyek
4. Perubahan selama perencanaan proyek
5. Perubahan selama implementasi proyek
6. Sumber perubahan dalam proyek
7. Luar
8. Intern
9. Ringkasan

Perkenalan

Perubahan selama proyek hampir tak terelakkan, namun banyak organisasi tampaknya masih mengabaikan hal tersebut. Terlepas dari umurnya, apakah itu tiga bulan, satu tahun atau tiga, setiap proyek mengandung faktor risiko yang dapat menyebabkan Manajer Proyek menegosiasikan ulang pelaksanaannya dengan para pemangku kepentingan. Sebaliknya, jika tim proyek mempelajari pelajaran secara berkelanjutan dari tugas-tugas yang ada, perbaikan dan perubahan dalam organisasi kerja yang dihasilkan dari pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan pemangku kepentingan juga dapat terjadi.

Apa itu perubahan dan manajemen perubahan?

PMBOK mendefinisikan perubahan sebagai:

"Modifikasi untuk pengiriman yang dikontrol secara formal, komponen rencana manajemen proyek, dokumen proyek."

Ini mungkin termasuk modifikasi mengenai:

• tujuan proyek,
• prioritas,
• jadwal,
• tonggak proyek, atau
• pembagian kerja dalam tim proyek.

Manajemen perubahan, di sisi lain, didefinisikan sebagai:

“Pendekatan yang komprehensif, bersiklus, dan terstruktur untuk mentransisikan individu, kelompok, dan organisasi dari kondisi saat ini ke kondisi masa depan dengan manfaat bisnis yang diinginkan.”

Tetapi bidang proyek apa yang paling harus diperhatikan oleh Manajer Proyek untuk mempersiapkan manajemen perubahan?

Area perubahan dalam proyek

Perubahan pada proyek dapat terjadi pada setiap tahap siklus hidupnya, tetapi Anda harus memberi perhatian paling besar pada perubahan yang terjadi selama tahap perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Perubahan selama perencanaan proyek

Menurut PMBOK, pada tahap perencanaan, tim proyek bersama dengan Manajer Proyek harus menyiapkan garis besar proses untuk menyesuaikan kegiatan saat ini dengan perubahan dan perkembangan yang muncul. Dengan kata lain, mereka harus merancang bagaimana mengimplementasikannya. Ini mungkin termasuk:

• perubahan alur kerja,
• merombak prioritas tugas yang termasuk dalam backlog, dan bahkan proyeksi untuk resolusi radikal seperti
• membentuk kembali tujuan proyek utama

Perubahan selama implementasi proyek

Perubahan yang terjadi selama fase implementasi proyek harus mengikuti metodologi yang diadopsi, masing-masing:

• Waterfall – penyesuaian memerlukan proses persetujuan formal dan amandemen terhadap dokumentasi proyek,
• Agile – mereka adalah bagian alami dari proses dan diperkenalkan secara berkelanjutan dengan memperbarui backlog dan menyesuaikan aktivitas tim,
• Scrum – sebagai salah satu metodologi Agile, Scrum juga menganggap bahwa transformasi tidak dapat dihindari. Namun sebelum mengambil tindakan, tim harus memenuhi tujuan Sprint yang dimulainya,
• Prince2 – di sini rencana proyek harus ditentukan dengan hati-hati sejak awal dan perubahan diminimalkan dengan desain. Namun, jika Anda harus melakukan transisi, pastikan untuk mendokumentasikan dengan benar dan berkonsultasi dengan pemangku kepentingan.

Manajer Proyek harus menyadari bahwa semua penyesuaian akan memengaruhi elemen proyek lainnya, terkadang tidak dapat diprediksi. Misalnya, pengenalan solusi teknis yang membuat satu tugas lebih mudah dapat memperumit pelaksanaan tugas lainnya secara signifikan, sehingga meningkatkan biaya, mengubah ruang lingkup pekerjaan, dan pada akhirnya memengaruhi kualitas pelaksanaan.

Sumber perubahan dalam proyek

Ketika dinamika lingkungan bisnis dan inovasi yang diproyeksikan meningkat, modifikasi dapat mengubah hampir setiap bidang pelaksanaan tugas. Sumber mereka terbagi dalam dua kategori utama:

• Eksternal – berasal dari luar tim proyek, dan
• Internal – dihasilkan dari proses yang terjadi selama pelaksanaan tugas tertentu.

Luar

Sumber perubahan desain eksternal yang paling umum adalah:

1. Perubahan kebutuhan pelanggan. Persyaratan pelanggan adalah komponen kunci dari setiap proyek. Mereka dapat bergeser karena perkembangan lingkungan bisnis, munculnya kebutuhan atau persaingan baru. Ketika persyaratan pelanggan berubah, Manajer Proyek harus menganalisis dengan hati-hati bagaimana hal itu dapat memengaruhi proyek dan apakah mungkin melakukan penyesuaian tanpa mengurangi kualitas, waktu, atau biaya. Misalnya, jika klien memutuskan untuk merombak persyaratan antarmuka pengguna, itu dapat membentuk kembali struktur kode, yang pada gilirannya dapat mengatur ulang jadwal dan meningkatkan biaya.
2. Pemotongan anggaran. Pengurangan anggaran dapat diakibatkan oleh situasi keuangan organisasi yang sulit, pergeseran prioritas atau munculnya proyek baru. Dalam kasus pemotongan anggaran, Manajer Proyek harus berusaha mencapai tujuan dengan biaya lebih sedikit. Ini mungkin berarti:
• pengurangan ruang lingkup pekerjaan,
• memperpendek jadwal,
• perampingan,
• penggunaan outsourcing, atau
• penggunaan lain dari sumber daya organisasi yang ada.
3. Perubahan lingkungan bisnis. Modifikasi diperkenalkan dalam undang-undang, munculnya tren baru atau konversi pesaing semua dapat mempengaruhi tujuan proyek atau kebutuhan klien. Jika terjadi perubahan yang sulit diprediksi, Manajer Proyek harus menetapkan tindakan pencegahan untuk meminimalkan dampak perubahan pada proyek dan meningkatkan pencapaian tujuan.

Intern

Perubahan internal disebabkan oleh faktor terkait tugas. Yang paling signifikan meliputi:

1. Pembelajaran anggota tim. Perubahan internal dalam sebuah proyek dapat berasal dari proses anggota tim memperoleh pengetahuan baru. Semakin berpengalaman tim, semakin besar kemungkinan mereka mengembangkan keterampilan yang memungkinkan mereka tampil lebih baik.

Contohnya adalah ketika seorang programmer memperhatikan bahwa kodenya tidak terlalu mudah dibaca dan memutuskan untuk mengeksplorasi penulisan yang bersih. Akhirnya, ia dapat mengusulkan modifikasi yang secara positif akan mempengaruhi kualitas proyek.


2. Pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan pelanggan dan spesifikasi produk. Selama proyek berlangsung, pemahaman tim tentang ekspektasi pengguna dapat berkembang. Hal ini dapat mengakibatkan keinginan untuk mengubah ruang lingkup pekerjaan atau mengadaptasi teknologi untuk memenuhi kebutuhan klien yang teridentifikasi. Misalnya, setelah melakukan survei pengguna, tim proyek dapat memutuskan untuk memperkenalkan fungsionalitas baru yang telah diminta oleh orang yang disurvei.
3. Ubah organisasi kerja setelah belajar dari alur kerja saat ini. Sebagai hasil dari memperoleh pengetahuan baru, ide-ide dapat muncul untuk meningkatkan proses, memperkenalkan solusi inovatif atau memodifikasi jadwal. Dengan menganalisis alur kerja saat ini, tim proyek dapat mengidentifikasi kesalahan serta kemungkinan perbaikan, kemudian membuat perubahan untuk mempercepat pekerjaan. Misalnya, mereka mungkin menemukan alat manajemen proyek berbeda yang lebih cocok untuk merampingkan proses dan meningkatkan produktivitas.

Ringkasan

Manajemen perubahan sangat penting untuk keberhasilan proyek. Perubahan proyek tidak dapat dihindari dan berasal dari sumber eksternal dan internal. Bergantung pada tahapan siklus hidup proyek, Anda harus menyusun rencana yang tepat untuk menyesuaikan aktivitas saat ini dengan perubahan yang muncul. Manajemen perubahan memerlukan proses komunikasi dan koordinasi yang efektif di seluruh tim proyek dan dengan pemangku kepentingan. Oleh karena itu, Manajer Proyek memiliki hal yang sulit untuk dipecahkan: tetap fleksibel dan terbuka terhadap perubahan, namun pada saat yang sama tetap memegang kendali untuk menghindari efek negatif pada proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek