Daftar Periksa untuk Implementasi ERP yang Berhasil & Aman: Tantangan & Praktik Terbaik

Implementasi ERP jarang akan sempurna, tetapi dengan perencanaan dan pemahaman yang cermat, Anda dapat memastikannya sesuai dengan waktu dan anggaran Anda. Ini mungkin tampak menakutkan, tetapi menggunakan daftar periksa di bawah ini akan membuat prosesnya berjalan lancar.

Ekspektasi ERP Teratas dari Setiap Bisnis

Saat ini, solusi perangkat lunak ERP tersedia untuk hampir semua jenis bisnis. Secara umum, setiap perusahaan memiliki ekspektasi tersendiri dari perangkat lunak ERP.

• Proses bisnis yang disederhanakan: Dengan mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis Anda, sistem ERP meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya dan waktu tenaga kerja. Seiring pertumbuhan bisnis, menjadi perlu untuk meningkatkan sistem perusahaan sehingga akan membutuhkan lebih sedikit tenaga kerja manual. Ini akan memberi anggota tim lebih banyak waktu untuk menangani keluhan yang kompleks daripada menanggapi pertanyaan sederhana satu per satu.

• Analisis data yang lebih baik: ERP diharapkan dapat mengubah cara bisnis mengumpulkan dan menganalisis datanya. Ini akan membantu manajemen dan pemimpin untuk secara akurat mengidentifikasi wawasan dari seluruh operasi bisnis mereka dengan cepat.

• Operasi bisnis yang lebih efektif: Sistem ERP modern mendorong efisiensi bisnis dengan membuat kolaborasi lebih cepat dan mudah. Anda dapat memenuhi kebutuhan mitra dan pemangku kepentingan Anda dengan sistem ERP, dan dapat meningkatkan produktivitas dan moral karyawan dengan mengotomatiskan tugas yang berulang.

Tantangan Implementasi ERP Utama yang Dihadapi Manajemen

Tantangan implementasi ERP yang dapat memberikan waktu yang sulit bagi manajemen dan pengguna akhir, jika dibiarkan tanpa pengawasan.

• Persetujuan dari manajemen puncak

  Implementasi ERP seringkali memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan karena respon yang lambat dari otoritas yang lebih tinggi. Manajemen puncak harus benar-benar terlibat dalam proses implementasi ERP yang aman.

• Proses integrasi

  Saat mengimplementasikan aplikasi ERP, salah satu tantangan utama adalah menentukan proses mana yang akan diintegrasikan. Adalah umum bagi perusahaan dengan banyak divisi untuk menghadapi jenis tantangan ini.

• Pelatihan yang tepat

  Mendidik staf tentang sistem ERP yang baru sangat penting sebelum dan sesudah diimplementasikan. Pada awalnya, karyawan mungkin merasa kesal karena mengadopsi perangkat lunak ERP yang baru. Namun, pelatihan dan motivasi yang memadai dapat mengatasi masalah tersebut.

• Tantangan dengan migrasi data

  Karena sistem ERP menggantikan sistem lama, hal itu menyebabkan tantangan migrasi data. Mungkin ada ketidaksesuaian antara data sistem lama dan sistem ERP.

  Rencana implementasi yang tepat dapat mengatasi masalah ini. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang berbagai modifikasi yang mungkin diperlukan untuk sistem baru.

• Masalah Fleksibilitas

  Sistem ERP terkadang tidak cukup fleksibel. Artinya tidak bisa diatur sesuai dengan proses bisnis saat ini. Sebuah perusahaan saat ini perlu melangkah mundur dan menyesuaikan dengan kebutuhan sistem ERP. Anda dapat menghilangkan masalah tersebut dengan memilih perangkat lunak ERP yang sesuai untuk bisnis Anda.

• Biaya implementasi & peningkatan ERP

  Pembaruan sistem ERP sering kali diperlukan untuk mengikuti perubahan kebutuhan bisnis. Di sinilah vendor memainkan peran penting. Cari vendor yang menawarkan pembaruan gratis tanpa melibatkan biaya tersembunyi apa pun pada saat pembelian.

• Penerimaan pengguna yang tertunda

  Meskipun telah mendapatkan pelatihan yang sesuai, beberapa karyawan mungkin masih kesulitan untuk menyesuaikan diri dengan perangkat lunak ERP yang baru. Oleh karena itu, proses implementasi dapat direncanakan dengan cara yang disesuaikan.

• Persyaratan perangkat keras

  Agar dapat berjalan secara efisien, sistem ERP mungkin memerlukan perangkat keras yang canggih. Oleh karena itu, disarankan untuk berinvestasi dalam perangkat keras yang sesuai untuk sistem ERP yang ingin diterapkan oleh pengguna.

Disarankan Baca: Daftar Perangkat Lunak ERP Gratis & Sumber Terbuka Terbaik India

Pertimbangan Pembelian untuk Perangkat Lunak ERP

Apakah Anda siap untuk berinvestasi dalam perangkat lunak ERP yang baik? Tunggu, pastikan Anda mempertimbangkan faktor-faktor ini untuk kelancaran implementasi.

Jangka waktu

• Apa timeline yang diharapkan untuk implementasi ERP yang sukses dan aman?
• Bagaimana tampilan jadwal yang terperinci?
• Sumber daya apa yang harus disediakan dan kapan?
• Di mana gangguan operasional dapat terjadi, dan kapan?

Kustomisasi

• Berapa banyak penyesuaian yang dapat diharapkan dari sistem?
• Apakah penyedia benar-benar memahami kebutuhan dan proses bisnis unik Anda?

Manajemen proyek

• Bagaimana proyek Anda akan dikelola oleh penyedia?
• Apakah Anda akan mendapatkan satu titik kontak yang berpengalaman dan responsif?
• Anggota tim Anda yang mana yang harus terlibat dalam proses implementasi?

Kegunaan

• Implementasi ERP yang sukses dan aman sangat bergantung pada adopsi pengguna.
• Evaluasi intuisi aplikasi dan kemudahan penggunaan di berbagai peran.

Biaya Berlangganan

• Bagaimana struktur biaya pengaturan berlangganan?
• Berapa biaya di muka?
• Berapa biaya bulanannya, dan apakah itu fleksibel?

Biaya Proyek

• Apakah ada biaya tambahan yang terlibat?
• Apakah ada sesuatu yang Anda harus sangat berhati-hati untuk memahami ruang lingkup ERP Anda?

Migrasi data

• Apa saja hal-hal yang harus Anda ketahui tentang migrasi data yang ada?
• Apakah Anda selaras dengan penyedia ERP Anda untuk menilai tantangan yang terlibat dalam migrasi dari sistem lama, menghapus data usang atau berlebihan, membersihkan data, dan sebagainya?

Pemeliharaan dan Pembaruan

• Bagaimana Anda dapat melakukan modifikasi pada sistem ERP setelah diimplementasikan?
• Kegiatan apa yang memerlukan bantuan dari penyedia layanan atau programmer atau konsultan spesialis?

Pelatihan

• Apakah ada demo atau sumber pelatihan yang ditawarkan?
• Apakah ada biayanya, atau ditawarkan gratis?

Siklus atau Fase Implementasi ERP

Pemahaman yang adil tentang fase implementasi ERP ini akan membantu perencanaan dan pelaksanaan yang lebih baik.

• Langkah 1: Pemilihan paket

  Pertama dan terpenting, Anda harus memilih perangkat lunak ERP yang tepat untuk bisnis Anda dengan semua modul penting. Ada berbagai macam pilihan yang tersedia di pasar, dan memilih yang tepat untuk bisnis Anda bisa menjadi tantangan. Langkah ini menghilangkan modul ERP yang tidak relevan dengan bisnis Anda.

• Langkah 2: Perencanaan proyek

  Sebuah proyek harus direncanakan dengan baik sebelum diluncurkan untuk menghindari kejutan dalam proses implementasi. Dari memilih sumber daya yang tepat hingga menetapkan tugas, perencanaan sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP.

• Langkah 3: Analisis GAP

  Fase penting lainnya dalam siklus hidup implementasi ERP, analisis GAP dilakukan untuk menganalisis sistem organisasi saat ini. Dengan melakukannya, Anda dapat dengan mudah menentukan proses mana dalam perencanaan sumber daya perusahaan Anda yang paling membutuhkan perhatian.

• Langkah 4: Rekayasa ulang

  Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas suatu proses, digunakan rekayasa ulang. Ini melibatkan berbagai pergantian dan perubahan berdasarkan perencanaan proyek dan analisis kesenjangan.

• Langkah 5: Pelatihan

  Karena penerapan sistem baru, karyawan harus menjalani pelatihan yang sesuai sebelum mereka dapat mulai menggunakannya dengan lancar.

• Langkah 6: Pengujian

  Ini adalah langkah penting lainnya dalam siklus hidup implementasi ERP. Pada dasarnya pengujian dilakukan untuk mengetahui kesalahan-kesalahan agar dapat diselesaikan sebelum mengimplementasikan proses aplikasi yang sebenarnya.

• Langkah 7: Aplikasi

  Selama fase inilah sistem ERP benar-benar diimplementasikan. Setelah mengumpulkan, menganalisis, dan mengubah semua data untuk dimasukkan ke dalam sistem baru, sistem lama dibuang dan diganti dengan yang baru.

• Langkah 8: Pemeliharaan

  Sebagai bagian dari siklus hidup ERP, pemeliharaan adalah langkah terakhir. Setelah sistem baru diterapkan, karyawan yang mengerjakannya harus mengikuti perkembangan teknologi terkini. Selain itu, karyawan harus terbiasa dengan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan sistem dan membuatnya tetap beroperasi.

Disarankan Baca: Daftar Software ERP Terbaik untuk Real Estat di India

Daftar Periksa Implementasi ERP yang Berhasil & Aman

Patuhi daftar periksa implementasi ERP ini untuk memastikan tidak ada yang salah di setiap langkah.

Rencana

• Pasca pembelian, kembangkan tim proyek untuk implementasi ERP.
• Identifikasi masalah umum dan langkah-langkah yang tidak diperlukan dalam proses bisnis dengan mendokumentasikan dan mengevaluasi keadaan mereka saat ini.
• Atur pertemuan berulang dan panggilan pembuka.
• Identifikasi ruang lingkup dan tujuan proyek implementasi ERP Anda yang aman sebelum Anda mulai mengembangkan rencana proyek Anda.

Mempersiapkan

• Tim proyek ERP harus menyelesaikan rencana proyek.
• Verifikasi kesiapan rencana proyek untuk implementasi dengan mendapatkan persetujuan dari komite pengarah dan tim proyek.
• Pastikan data bersih dan kompatibel dengan sistem ERP baru dengan mengembangkan strategi migrasi data.
• Siapkan strategi cadangan dan rencana kelangsungan bisnis untuk data.
• Tetapkan strategi pemberdayaan pengguna untuk melatih semua pengguna dan grup pengguna.

Kereta

• Melakukan pelatihan untuk pengguna akhir sesuai dengan rencana pelatihan sebagaimana ditentukan dalam rencana manajemen perubahan.
• Pertemuan transisi pelanggan harus dilakukan dengan vendor setelah pelatihan untuk membantu pelanggan dalam mengadopsi dan memiliki sistem baru.

Install

• Instal perangkat lunak ERP yang relevan dengan proses bisnis baru yang dikembangkan sebagai hasil dari proses perencanaan.
• Mulai migrasi data statis awal.
• Jika diperlukan, siapkan hosting dan infrastruktur perangkat keras dan buat rencana untuk berbagi data antar departemen.
• Selesai menginstal perangkat lunak dan menyesuaikan sistem.

Pastikan Aliran Data

• Validasi keakuratan data yang dimigrasikan, dan pastikan data tersebut bersih dan akurat, tanpa duplikat atau data yang salah.
• Menetapkan proses pemetaan data untuk memastikan kelancaran aliran data antara area bisnis dan departemen sebagai bagian dari proses pengujian dan go-live.

Evaluasi

• Menguji semua input dan output yang berkaitan dengan data pengguna sehingga proses dapat dipahami dengan jelas.
• Pastikan bahwa semua kelompok pengguna dan fungsi beroperasi sesuai rencana dengan mengonfirmasi validitas proses bisnis.
• Identifikasi dan atasi masalah kesalahan yang tidak diketahui yang mungkin terjadi selama pengujian infrastruktur atau solusi Anda.

Dapatkan Dukungan

• Menutup proyek dengan tim dukungan dan transisi ke dukungan pasca-implementasi.
• Terus memelihara dan mendukung perangkat lunak melalui pelatihan pengguna.

Disarankan Baca: Software ERP Terbaik Terbaru Untuk Sekolah di India

Bagaimana Perangkat Lunak DataNote Memastikan Keamanan ERP?

Solusi perangkat lunak perusahaan DataNote adalah sistem ERP berbasis cloud yang memungkinkan bisnis mengelola data mereka tanpa mengorbankan keamanan data. Kerangka kerja OpenLogic miliknya yang membedakannya dari implementasi ERP tradisional. Penggunanya tidak perlu membagikan data bisnis, rahasia dagang, atau logika bisnis apa pun sambil merampingkan proses yang berbeda.

DataNote ERP menyederhanakan proses lintas departemen dan memusatkan informasi untuk keamanan. Ini mempertahankan persyaratan keamanan standar dan menyediakan akses terbatas untuk mengelola, mengedit, dan menulis bersama.

Kesimpulan

Sistem ERP telah mendapatkan pengakuan global atas kemampuan mereka untuk memberikan keunggulan kompetitif dengan peningkatan merger yang belum pernah terjadi sebelumnya serta benteng atas pesaing. Sistem ERP yang berhasil direncanakan dan dikelola dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan kepuasan pelanggan. Dengan demikian, secara efektif dapat meningkatkan keuntungan dengan menggunakan sumber daya yang rendah.