Bagaimana Pemberi Hibah Pemerintah Menciptakan Pengalaman Warga Negara yang Positif

Seperti hubungan apa pun, pengalaman warga negara terhadap program pemerintah terdiri dari serangkaian detail kecil yang membangun atau mengikis kepercayaan. Taruhannya besar—setiap interaksi dengan program hibah pemerintah merupakan titik data bagi masyarakat yang secara umum membentuk hubungan mereka dengan lembaga publik.

Para pemberi hibah dari pemerintah sangat menyadari peran mereka dalam hubungan ini. Itu sebabnya banyak orang yang melakukan transformasi digital. Mereka ingin bertemu warga di mana pun mereka berada, sehingga bisa membuat program yang memberikan dampak nyata.

Saat mereka melakukan transisi ini, pemberi hibah pemerintah harus memperhatikan detail-detail yang membentuk pengalaman warga negara, dengan kesadaran tentang bagaimana detail-detail tersebut sesuai dengan tujuan budaya dan operasional yang lebih luas.

Biarkan konstituen membimbing Anda

Warga negara sendirilah yang paling tahu apa yang mereka butuhkan. Carilah masukan dari anggota komunitas dan tindak lanjuti dengan memasukkan masukan mereka ke dalam program Anda.

Melakukan hal ini dapat membantu Anda mengambil pendekatan kolaboratif dalam tata kelola, yang pada gilirannya akan membantu Anda menciptakan program hibah yang lebih mudah diakses dan akan dipercaya oleh masyarakat. Selain itu, hal ini juga menciptakan dinamika positif yang membuat masyarakat terinspirasi untuk tetap terlibat dalam kehidupan sipil.

Jangan menunggu untuk memulai penjangkauan. Bangun keterlibatan masyarakat dalam program hibah sekarang sehingga Anda dapat mendengar apa yang diinginkan dan dibutuhkan masyarakat sebelum kebutuhan mereka menjadi mendesak. Di New York City, dewan kota memperkenalkan penganggaran partisipatif, yang memungkinkan anggota masyarakat mempengaruhi secara langsung bagaimana anggaran publik dialokasikan. Putaran umpan balik semacam ini memastikan bahwa masukan publik secara konsisten dimasukkan ke dalam proses pengambilan keputusan dan tidak hanya dilakukan satu kali saja.

Saat Anda mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan komunitas, Anda dapat membuat program hibah yang dapat diterapkan sejak awal. Tanpa wawasan mereka, Anda berisiko memulai jalan yang salah dan mempersiapkan diri Anda untuk melakukan koreksi arah di kemudian hari.

Program federal untuk menyelamatkan rumah sakit pedesaan adalah contoh utama. Meskipun tujuan keseluruhannya selaras dengan apa yang dibutuhkan masyarakat, namun rinciannya tidak sejalan. Tidak banyak rumah sakit yang ikut serta dalam program ini karena memaksa masyarakat untuk mengorbankan beberapa hal yang sangat mereka butuhkan, seperti layanan rawat inap.

Sekarang, administrator program mencoba mengubah persyaratan untuk menarik lebih banyak pelamar. Namun begitu peluncuran Anda gagal seperti ini, akan sulit untuk memulihkannya. Sentimen publik memburuk dan anggota komunitas tidak tertarik untuk berkolaborasi ketika mereka merasa pengelola program tidak selaras dengan kenyataan sehari-hari.

Mencari masukan dari komunitas sejak dini akan menempatkan tim Anda di jalur yang benar. Dan memastikan Anda siap menghadapi lonjakan kebutuhan yang tiba-tiba ketika krisis melanda.

Berhentilah mencoba melakukannya sendiri

Masyarakat sering kali tidak mengetahui rincian pembagian lembaga dan departemen. Banyak yang melihat interaksi mereka dengan program pemerintah tertentu sebagai bagian dari satu hubungan. Jika departemen dan program tidak terhubung, pengalaman masyarakat akan terputus-putus dan membuat frustrasi. Anggota komunitas yang berinteraksi dengan berbagai lembaga mungkin mulai merasa seolah-olah salah satu pihak tidak mengetahui apa yang dilakukan pihak lain.

Cobalah untuk menghilangkan kesenjangan antar program dan menyelaraskan upaya Anda dengan lembaga publik lainnya. Di Houston, para pejabat membentuk koalisi antara badan-badan publik dan organisasi nirlaba lokal dan regional dengan tujuan mengakhiri tunawisma di kota tersebut. Artinya, daripada masing-masing organisasi berupaya menyelesaikan masalah besar ini sendirian, mereka bisa berkolaborasi dan berbagi sumber daya.

Koalisi ini bekerja sama untuk memudahkan warga yang menghadapi tunawisma untuk mengakses layanan. Warga negara ini tidak harus menghadapi kebijakan dan proses yang saling bertentangan antar lembaga atau mengatasi kesenjangan yang pasti akan terbuka ketika program tidak terkoordinasi. Pendekatan ini telah memberikan dampak yang besar, membantu mengurangi jumlah tunawisma di kota hingga hampir dua pertiganya.

Memberikan masyarakat pengalaman yang konsisten di seluruh program membantu mereka memahami apa yang diharapkan ketika mereka terlibat dengan lembaga pemerintah. Seiring berjalannya waktu, mereka akan mengembangkan kompetensi mengenai cara kerja program publik di wilayah mereka, sehingga memudahkan mereka untuk terlibat dan tetap terlibat.

Saat Anda ingin mengadopsi perangkat lunak pengelolaan hibah pemerintah, cari tahu apakah satu solusi dapat melayani banyak departemen dan lembaga. Hal ini memberi warga pengalaman yang konsisten dan memungkinkan Anda berbagi pengetahuan dan temuan antar tim. Untuk memperlancar transisi, pertimbangkan untuk menggunakan satu program sebagai tempat pengujian dan kemudian memperluas solusinya.

Pilih detail back-end yang tepat

Pada titik ini, sebagian besar lembaga pemerintah memahami perlunya transformasi digital. Namun agar dapat melakukannya dengan baik, sistem pengelolaan hibah Anda perlu menyertakan teknologi back-end yang tepat untuk menciptakan pengalaman front-end yang luar biasa bagi masyarakat.

Sasaran #1: Memberikan kejelasan

Ketika proses permohonan hibah membingungkan dan rumit, masyarakat tidak mau repot mengajukan permohonan atau tidak mendapatkan apa yang mereka butuhkan.

Tidak ada yang bisa menggambarkan risiko yang lebih besar daripada orang Amerika yang sedang berjuang untuk mendapatkan bantuan bencana dari pemerintah federal. Banyak dari mereka mengalami kesulitan dalam memenuhi persyaratan untuk program-program ini, yang berarti bahwa ketika mereka sangat membutuhkan, mereka tidak mendapatkan bantuan. Akibatnya, banyak orang menjadi tunawisma.

Proses yang rumit juga dapat melanggengkan ketidakadilan. Itulah salah satu alasan mengapa program pemulihan federal menguntungkan pemilik rumah kulit putih yang kaya.

Saat Anda mengadopsi perangkat lunak baru, bertujuan untuk menyederhanakan aplikasi dan memberikan kejelasan kepada masyarakat tentang apa sebenarnya yang perlu mereka lakukan di setiap tahap agar memenuhi syarat untuk mendapatkan pendanaan.

Fitur yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen hibah

• Platform yang mudah dinavigasi dengan instruksi yang jelas di depan
• Kemampuan untuk mengunduh seluruh formulir
• Kuis kelayakan untuk mencegah pelamar yang tidak memenuhi syarat menghabiskan waktu pada lamaran
• Komunikasi dalam aplikasi

Sasaran #2: Memprioritaskan aksesibilitas

Aksesibilitas memastikan bahwa setiap orang yang seharusnya dapat mengakses dana hibah memang dapat mengaksesnya. Pada dasarnya, aksesibilitas dalam sistem pengelolaan hibah adalah tentang mencentang kotak yang memastikan semua orang dengan segala kemampuan memiliki akses yang mereka perlukan. Hal hebatnya adalah ketika Anda meningkatkan aksesibilitas bagi sebagian orang, Anda meningkatkan kegunaan bagi semua orang.

Namun aksesibilitas sebenarnya lebih dari sekadar pendekatan biasa untuk bertemu orang-orang di mana pun mereka berada. Hal ini mengharuskan Anda untuk memahami bagaimana situasi unik masyarakat membentuk pengalaman mereka terhadap program Anda. Misalnya, kemampuan seseorang untuk mengakses program Anda dapat dipengaruhi oleh ketidakamanan perumahan, bencana alam yang terjadi baru-baru ini, penyakit, cedera, atau sejumlah faktor lainnya. Ketika Anda menyadari keadaan ini, Anda dapat melakukan bagian Anda untuk menciptakan kebutuhan warga di jalur landai.

Fitur yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen hibah

• Aplikasi ramah seluler
• Lokalisasi untuk komunitas tertentu
• Kolaborasi waktu nyata
• Dukungan teknis langsung untuk pelamar

Sasaran #3: Mengurangi pajak waktu

“Pajak waktu” adalah jumlah waktu yang dibutuhkan warga negara untuk terlibat dalam program pemerintah. Ini mencakup semua waktu yang dihabiskan untuk mencari peluang pendanaan, mengisi aplikasi, dan menunggu pembayaran.

Mengurangi pajak waktu akan mengurangi beban masyarakat dan organisasi yang mencoba mendapatkan pendanaan, dan meningkatkan pengalaman bagi semua orang.

Program Pekerja Garis Depan Minnesota adalah contoh bagaimana teknologi dapat membantu mengurangi waktu pajak yang terkait dengan suatu program. Departemen Tenaga Kerja dan Industri, Departemen Ketenagakerjaan dan Pembangunan Ekonomi, dan Departemen Pendapatan semuanya bekerja sama untuk memberikan lebih dari $500 juta kepada para pekerja garis depan.

Dengan mitra perangkat lunak yang tepat, mereka dapat meluncurkan program, meninjau lebih dari 1,2 juta aplikasi, dan mendistribusikan dana dalam waktu kurang dari enam bulan. Portal pelamar mudah diakses dan memudahkan pengiriman. Karena pengalaman masyarakat yang positif, program ini memenangkan penghargaan dan dirayakan sebagai kisah sukses bipartisan.

Fitur yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen hibah

• Sistem masuk tunggal untuk pelamar
• Isi otomatis formulir cerdas
• Draf yang disimpan
• Penyaluran dana ACH

Sasaran #4 Bebaskan tim Anda untuk melangkah lebih dalam

Meskipun permohonan hibah Anda yang bersifat publik harus bersifat lugas dan mudah digunakan, pengalaman masyarakat juga bergantung pada betapa mudahnya tim Anda mengelolanya. Jika tim Anda menghabiskan sebagian besar waktunya terjebak dalam tugas-tugas administratif, mereka tidak akan memiliki bandwidth untuk melakukan banyak hal lain.

Waktu yang Anda hemat untuk tugas-tugas administratif memberi Anda kebebasan untuk melakukan hal-hal seperti penjangkauan masyarakat, pengembangan program, dan perencanaan strategis—semuanya penting untuk menciptakan pengalaman warga negara yang positif.

Fitur yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen hibah

• Bentuk yang mudah dibuat dan disesuaikan
• Otomatisasi alur kerja
• Kemampuan untuk menyesuaikan formulir secara mandiri setelah program ditayangkan
• Pelaporan dan kepatuhan yang komprehensif
• Pakar implementasi untuk membantu memandu Anda

Menghubungkan titik-titik

Transformasi digital bukan tentang hal itu mengadopsi perangkat lunak baru untuk mendapatkan daftar fitur baru. Ini tentang menghubungkan titik-titik untuk memahami bagaimana setiap fitur baru meningkatkan pengalaman warga. Mengambil pendekatan yang lebih holistik akan membantu Anda membangun kepercayaan dan mendorong keterlibatan yang lebih kuat dari anggota komunitas.

Sebagai perangkat lunak pengelolaan hibah paling tepercaya untuk pemerintah, Submittable dibuat untuk membantu Anda memberikan pengalaman warga negara yang luar biasa untuk setiap program yang Anda jalankan.