Bagaimana cara berkolaborasi dengan klien saat bekerja dari jarak jauh?

Pandemi COVID-19 telah mengubah cara banyak bisnis dan organisasi beroperasi, terutama karena “pemaksaan” menjalankan tugasnya dari luar kantor. Namun, dengan cepat diketahui bahwa pekerjaan jarak jauh memiliki beberapa manfaat, memberikan karyawan fleksibilitas yang lebih besar, penghematan waktu dan pengurangan biaya perjalanan, dan pemberi kerja dengan kemampuan untuk mencari bakat di area yang lebih luas, di antara manfaat lainnya.

Namun, perubahan jenis ini bukannya tanpa tantangan, terutama karena kurangnya kontak langsung dengan mitra bisnis. Di bawah ini, kami menjelaskan cara bekerja dengan klien di era pekerjaan jarak jauh yang meluas untuk memastikan Anda mencapai hasil yang sama seperti sebelumnya.

Kontak konstan – dasar kolaborasi yang sukses dengan klien

Salah satu aspek terpenting saat bekerja dengan klien adalah tetap berhubungan dengan mereka setiap saat sehingga mereka tahu kapan saja pada tahap apa pekerjaan itu, menerima jawaban atas pertanyaan segera atau tidak khawatir tentang hasil akhir. Dalam kasus pekerjaan jarak jauh, kontak langsung dapat dengan mudah diganti dengan rapat online reguler (pada pesan instan yang dipilih), bertukar email atau panggilan telepon.

Bagi kedua belah pihak, jenis peluang ini memberikan kenyamanan yang cukup besar, karena menghemat waktu dan sumber daya keuangan (misalnya dihabiskan untuk perjalanan ke tempat mitra) – sambil mencapai hasil yang sama. Dalam hal ini, akan sangat membantu jika menetapkan tanggal tetap untuk rapat (misalnya mingguan, dua mingguan, bulanan) bergantung pada kebutuhan dan bentuk kolaborasi dengan klien. Dengan cara ini, kontrol atas aktivitas dipastikan bersama dengan umpan balik yang konstan.

Menetapkan tujuan bersama – untuk menjaga kedua belah pihak dalam berkolaborasi dengan klien

Untuk pekerjaan di tempat dan jarak jauh, penting untuk secara jelas menentukan tujuan dan harapan kedua belah pihak. Oleh karena itu, sebelum bekerja dengan klien (dan mulai mengimplementasikan aktivitas), perlu untuk membahas secara menyeluruh persyaratan, ruang lingkup pekerjaan, dan hasil yang diharapkan – dan yang paling penting, tanggal penyelesaian dan pencapaian. Ini akan menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu, memungkinkan Anda melacak kemajuan dan memastikan bahwa produk akhir dikirimkan seperti yang diharapkan.

Untuk tujuan ini, ada baiknya, pertama, berbagi berbagai jenis dokumen, prototipe, atau maket secara teratur, sehingga satu pihak dapat melacak pekerjaan, dan pihak lain dapat menerima umpan balik terus-menerus (saran untuk perubahan, persetujuan arah pengembangan, dll.) yang akan meningkatkan pelaksanaan kegiatan.

Alat online – untuk mempercepat proses yang diterapkan

Untuk memfasilitasi kolaborasi dengan klien saat bekerja dari jarak jauh, ada baiknya juga menggunakan alat manajemen proyek khusus (seperti Firmbee). Solusi semacam itu memungkinkan setiap orang yang berwenang untuk melacak kemajuan pekerjaan, bertukar informasi, berkomunikasi, berbagi file, menjadwalkan rapat, dan melakukan beberapa proses lain untuk merampingkan kontak harian.

Sedemikian rupa Anda dapat dengan mudah mengatur jadwal proyek, menetapkan tugas, memantau pelaksanaannya dan memelihara komunikasi yang berkelanjutan. Itu semua menjadi kemudahan besar bagi semua orang yang terlibat dalam topik tersebut dan akan meminimalkan jumlah pertanyaan dan keraguan yang muncul.

Waktu respons yang cepat – untuk menginspirasi kepercayaan diri

Ingin memastikan kolaborasi yang efektif dengan klien dari jarak jauh, Anda juga harus ingat untuk mencoba tersedia bagi mitra Anda dan tidak menunda menanggapi pesan mereka (tentu saja dengan keseimbangan kehidupan kerja). Jika Anda tidak dapat segera memberikan tanggapan penuh, beri tahu mereka, pastikan bahwa Anda telah menerima pesan tersebut dan akan membalasnya dengan umpan balik sesegera mungkin. Melakukan hal itu akan memperkuat kepercayaan pasangan Anda pada Anda dan tim Anda dan juga meminimalkan kemungkinan kekhawatiran tentang aktivitas yang sedang berlangsung.

Terlebih lagi, menunjukkan minat dan empati terhadap kebutuhan yang ditunjukkan, mendengarkan dan memahami perspektif yang berbeda, dan menanggapi ekspektasi (terutama mengenai koreksi atau arahan untuk pengembangan lebih lanjut) membantu membangun hubungan yang langgeng. Mengingat sifat lingkungan yang jauh, ada baiknya mendekati aspek-aspek ini dengan perhatian dan perhatian yang tepat.

Berkolaborasi dengan klien – ringkasan

Berkolaborasi dengan klien saat bekerja dari jarak jauh bisa sama bermanfaatnya dengan pekerjaan di tempat yang melibatkan kontak tatap muka – selama Anda memastikan pasangan Anda dijaga dengan baik seperti sebelumnya (walaupun dalam bentuk yang berbeda). Anda pasti akan dibantu oleh berbagai jenis pesan instan dan alat yang telah dikembangkan dengan mempertimbangkan situasi seperti itu (terutama memfasilitasi pembangunan hubungan jarak jauh).

Meskipun demikian, ingatlah bahwa yang terpenting adalah tetap fleksibel terhadap kebutuhan yang dilaporkan dan siap beradaptasi dengan situasi yang berubah. Upaya terus-menerus untuk meningkatkan proses Anda untuk memastikan layanan berkualitas – terlepas dari lokasi, bentuk kontak, dan cara Anda menjalankan tugas – adalah kunci untuk berkolaborasi secara efektif dengan klien.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia suka melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting