Mengumpulkan faktur yang belum dibayar dalam 5 langkah mudah

Saat menjalankan bisnis Anda sendiri, cepat atau lambat, Anda akan menemukan situasi ketika klien Anda tidak membayar Anda tepat waktu. Kemudian, banyak pertanyaan mungkin berputar di kepala Anda. Langkah apa yang harus Anda ambil untuk mendapatkan bayaran? Apakah bantuan pengacara diperlukan? Atau, apakah ada yang bisa Anda lakukan sendiri? Jangan khawatir. Dalam artikel berikut, kami menanggapi pertanyaan-pertanyaan ini. Baca tentang mengumpulkan faktur yang belum dibayar dalam 5 langkah mudah.

Mengumpulkan faktur yang belum dibayar – daftar isi:

1. Periksa detail pada faktur Anda
2. Kirim pengingat ramah
3. Kirim permintaan pembayaran
4. Kirim permintaan terakhir untuk pembayaran
5. Jangkau secara legal

Periksa detail pada faktur Anda

Sebelum Anda mengambil langkah apa pun untuk mengumpulkan faktur yang belum dibayar, pastikan Anda tidak melakukan kesalahan apa pun. Kita hanya manusia dan semua orang membuat kesalahan. Oleh karena itu, periksa kembali apakah Anda telah mengeluarkan faktur dengan benar. Kesalahan ketik pada nomor rekening bank mungkin membuat pelanggan Anda enggan, terlepas dari niat tulus mereka, untuk membayar faktur.

Ini bukan satu-satunya hal yang perlu Anda verifikasi. Penting untuk memeriksa apakah faktur telah diterbitkan sesuai dengan pesanan. Jika jumlah di faktur lebih tinggi daripada di kontrak, tidak heran pelanggan Anda tidak mau membayarnya. Dalam kasus seperti itu, Anda perlu mengeluarkan nota kredit.

Situasi serupa terjadi ketika pelanggan Anda tidak menerima pekerjaan yang dilakukan. Dalam hal ini, Anda harus melakukan koreksi. Juga, periksa apakah Anda memasukkan detail pelanggan yang benar pada faktur dan apakah sudah dikirim ke alamat yang sesuai. Perhatikan tanggal invoice dan metode pembayaran. Jika Anda yakin bahwa informasi yang diberikan dalam faktur ini sudah lengkap dan benar, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Kirim pengingat ramah

Kurangnya pembayaran mungkin hanya kelalaian yang disayangkan dan kesalahpahaman sederhana. Itu bisa terjadi pada semua orang. Karena itu, pengingat pembayaran pertama harus ramah. Anda tidak harus memanggil senjata besar langsung. Jaga hubungan baik dengan kontraktor Anda.

Apa yang harus Anda sertakan dalam pengingat seperti itu? Berikan informasi yang jelas dan faktual di dalamnya. Sampaikan fakta dengan cara yang sopan, tetapi tegas. Tulis pekerjaan apa yang telah dilakukan atau barang apa yang telah Anda jual kepada pelanggan Anda. Anda juga dapat melampirkan salinan faktur ke pengingat Anda karena klien Anda mungkin telah kehilangannya. Tunjukkan kapan jangka waktu pembayaran berakhir, tetapi jangan menetapkan jangka waktu baru dulu. Selain itu, Anda dapat menyertakan jumlah total yang harus dibayar. Tunggu reaksi pelanggan Anda selama beberapa hari, lalu kirim pengingat berikutnya.

Bagaimana cara mengirim informasi seperti itu? Sebaiknya kirimkan melalui email karena ini adalah cara tercepat dan paling efisien untuk menghubungi pelanggan Anda. Minta klien Anda untuk dengan hormat mengakui penerimaan email Anda. Ini mungkin berguna nanti. Bagaimana jika klien Anda tidak mengkonfirmasi penerimaan pesan Anda? Anda dapat menelepon mereka, dan menanyakannya secara langsung. Jika tidak berhasil, lanjutkan ke langkah berikutnya.

Kirim permintaan pembayaran

Permintaan pembayaran harus menyertakan fakta karena dapat menjadi bukti di pengadilan nanti. Untuk alasan ini, bahkan ketidakakuratan kecil dapat merugikan Anda. Pastikan untuk mempersiapkannya dengan akurat. Dokumen semacam itu harus ditulis dengan nada yang tenang, terutama ketika pelanggan Anda belum membayar tagihan untuk pertama kalinya. Bersikaplah sopan dan langsung, tetapi jangan bereaksi berlebihan agar tidak kehilangan klien Anda.

Karena ini adalah dokumen resmi, Anda harus mengirim permintaan pembayaran melalui surat tercatat. Anda juga dapat menggunakan konfirmasi tanda terima. Anda tidak perlu menggunakan layanan hukum pada tahap ini. Meskipun surat dari firma hukum mungkin lebih berdampak pada klien Anda, layanan hukum cukup mahal. Karena itu, Anda harus mencoba menulis sendiri permintaan pembayaran terlebih dahulu.

Kirim permintaan terakhir untuk pembayaran

Ini adalah langkah terakhir sebelum Anda memaksakan masalah. Permintaan terakhir Anda segera ditetapkan dan komunikasikan harapan Anda. Meskipun tidak ada contoh surat yang tersedia untuk digunakan, permintaan akhir untuk pembayaran harus menyajikan semua fakta dan data mengenai faktur yang belum dibayar.

Ingatlah untuk memasukkan semua rincian yang diperlukan seperti nomor faktur, jumlah jatuh tempo dan tanggal jatuh tempo. Surat permintaan pembayaran yang ditulis dengan baik akan menunjukkan kepada klien Anda bahwa Anda cukup serius dengan masalah ini, dan itu akan menjadi sinyal yang jelas bagi mereka bahwa Anda mungkin akan mengambil tindakan hukum segera.

Harus diakui bahwa urusan hukum mungkin mahal dan memakan waktu. Oleh karena itu, dokumen yang akan Anda kirimkan adalah metode penyelesaian kasus di luar pengadilan yang terakhir. Tunjukkan tanggal yang wajar untuk pembayaran. Biasanya, jangka waktu pembayaran standar adalah 14 hari.

Anda juga dapat melampirkan dokumen yang mengkonfirmasi hutang pelanggan. Mungkin, misalnya, tanda terima barang atau kontrak yang Anda tandatangani dengan klien Anda. Ingatlah bahwa kontrak yang dikirim melalui email sama mengikatnya dengan versi kertasnya.

Akhirnya, Anda dapat menambahkan catatan bahwa jika pembayaran tidak dilakukan dalam waktu yang disebutkan di atas, Anda akan membawa kasus ini ke pengadilan, yang akan melibatkan biaya tambahan untuk pelanggan Anda.

Dengan aplikasi faktur gratis kami, Anda dapat mengatur pengingat untuk pembayaran yang akan datang dan hanya dengan satu klik, periksa jumlah jatuh tempo dan tanggal jatuh tempo.

Jangkau secara legal

Jika klien Anda masih menghindari pembayaran, maka satu-satunya pilihan Anda adalah mengambil tindakan hukum. Pada tahap ini sebaiknya menggunakan bantuan pengacara, terutama jika jumlah yang harus dibayar adalah sejumlah besar uang. Bahkan kesalahan kecil dalam surat acara dapat membuat pengadilan membatalkan gugatan ini.

Namun, bagaimana jika jumlah tagihannya kecil? Biaya yang terkait dengan menyewa pengacara mungkin tidak sebanding dengan hutang. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat menggunakan prosedur yang disederhanakan, yang lebih murah dan tidak memerlukan keterlibatan pengacara.

Anda baru saja membaca tentang mengumpulkan faktur yang belum dibayar . Lihat artikel kami yang lain: 5 kesalahan umum faktur

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting