Praktik terbaik dan contoh email konfirmasi

Diterbitkan: 2021-11-25

Bayangkan bahwa setelah melakukan pemesanan sepatu kets baru favorit Anda, Anda tidak mendapatkan konfirmasi pesanan.

Anda baru saja diteruskan ke layar umum "Terima kasih atas pesanan Anda" dan tidak ada yang lain. Tidak ada rekap cepat pesanan Anda, tidak ada email konfirmasi, tidak ada detail pengiriman, info pelacakan, nada. Semua yang dikonfirmasi adalah uang yang diambil dari akun Anda.

Bagaimana perasaan Anda?

Ini gila untuk berpikir pada tahun 2021 beberapa perusahaan mengabaikan pentingnya konfirmasi email yang kuat. Loyalitas pelanggan dan rujukan terjadi ketika Anda menghilangkan sebanyak mungkin kekhawatiran dari benak pelanggan Anda. Itulah yang dilakukan konfirmasi yang baik.

Dalam artikel berikut, kami akan memandu Anda melalui:

Apa itu konfirmasi email?
Berbagai jenis email konfirmasi
Mengapa email konfirmasi penting
4 praktik terbaik email konfirmasi
Cara mengatur email konfirmasi
8 contoh email konfirmasi yang bisa kamu pinjam

Mari kita melompat masuk.

Apa itu konfirmasi email?

Email konfirmasi adalah email transaksional yang dikirim ke pelanggan Anda setelah mereka menyelesaikan tindakan tertentu, memenuhi kondisi tertentu.

Anda biasanya menerima email konfirmasi saat melakukan pemesanan online, berlangganan buletin, atau mendaftar untuk layanan baru.

Ini termasuk mendaftar untuk buletin, membeli produk, memesan tempat duduk mereka di webinar, dll.

Tujuan utama email ini adalah untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda telah mengakui mereka. Tujuan kedua dari konfirmasi email ini adalah untuk memberi tahu mereka apa langkah selanjutnya, dan tujuan ketiga adalah untuk membangun hubungan yang kuat dengan mereka lebih awal.

4 jenis email konfirmasi

1. Email konfirmasi pesanan

Segera setelah pelanggan memesan di situs web Anda, mereka akan menerima email konfirmasi pesanan. Email ini merangkum pembelian mereka dan memberi mereka ketenangan pikiran bahwa Anda telah menerima pesanan mereka.

2. Email konfirmasi pendaftaran

Ketika seseorang mendaftar untuk produk atau layanan di situs web Anda, mereka akan menerima email konfirmasi pendaftaran.

Jika Anda menjalankan webinar, misalnya, Anda akan mengirimkan konfirmasi kepada setiap pendaftar dengan tanggal & waktu webinar, tautan untuk bergabung, dan informasi tentang persiapan pra-webinar, jika ada. Ini juga merupakan kesempatan bagus untuk membuat kepribadian Anda bersinar dan membuat orang lain bersemangat tentang Anda!

3. Email konfirmasi pemesanan

Email konfirmasi pemesanan merangkum pembelian pelanggan dan bertindak sebagai ucapan terima kasih kepada mereka karena telah memilih bisnis Anda. Anda mengirim email konfirmasi jenis ini setelah memesan penerbangan, tiket konser, tur, dan banyak lagi!

4. Email konfirmasi berlangganan

Konfirmasi berlangganan adalah email yang dikirim ke pengguna setelah mereka berlangganan buletin Anda setelah menyatakan minat untuk menerima email Anda.

Sekali lagi, Anda memiliki kesempatan untuk menunjukkan kepribadian Anda dengan menyambut mereka ke daftar email Anda dengan pesan konfirmasi yang menarik.

Mengapa email konfirmasi penting?

Email konfirmasi meyakinkan. Saat Anda mengirimnya, ini akan memberi tahu pengguna bahwa Anda telah mengakuinya.

Saat Anda membuat pengguna merasa nyaman, Anda memulai awal yang cemerlang dalam membangun hubungan yang kuat dengan mereka.

Dengan email konfirmasi, Anda menetapkan nada sebagai merek yang menghargai komunikasi yang proaktif dan jelas.

Selain aspek komunikasi, email konfirmasi memberikan pola perilaku/preferensi pelanggan. Mereka dapat meningkatkan rasio klik-tayang Anda karena mengandung informasi pelanggan yang penting. Dan mereka memberi Anda kesempatan untuk menjual produk/layanan di samping pesan konfirmasi.

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana email konfirmasi yang berbeda melakukan ini:

Email konfirmasi pesanan secara dramatis meredakan kecemasan pasca-pembelian dengan ringkasan yang jelas tentang pesanan pelanggan. Jika Anda ingin mereka terus membeli produk dari Anda, email konfirmasi pesanan adalah bagian penting dari komunikasi.
Email konfirmasi pendaftaran membuat pengguna bersemangat tentang acara mendatang Anda. Kegembiraan adalah bagian penting dalam menciptakan basis penggemar setia yang akan terlibat dengan acara Anda di masa mendatang.
Email konfirmasi berlangganan juga penting untuk membangun kegembiraan untuk konten Anda selanjutnya. Atur nada yang tepat dengan pesan konfirmasi sambutan hangat untuk pelanggan baru Anda.
Email konfirmasi pemesanan adalah pembangun kegembiraan lainnya. Pikirkan tentang liburan terakhir yang Anda jalani. Apakah Anda ingat betapa lebih semangat yang Anda rasakan setelah melihat email konfirmasi pemesanan di kotak masuk Anda? Itulah jenis perasaan positif yang ingin Anda bangkitkan dalam diri pelanggan Anda.

Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya setiap jenis email konfirmasi, mari kita lihat 4 pilar email konfirmasi berkinerja tinggi.

4 praktik terbaik email konfirmasi

Pesan dalam email konfirmasi Anda akan bervariasi tergantung pada jenis konfirmasi yang Anda kirim. Namun, penting untuk mengingat pilar berikut terlepas dari jenis email konfirmasinya:

1. Tetap pendek dan manis

2. Merek penting

3. Jadilah mobile-friendly

4. Sertakan ajakan bertindak yang jelas dan kuat

1. Tetap pendek dan manis

Langsung ke intinya. Jangan buang waktu pelanggan Anda dengan pesan yang panjang atau tidak relevan. Buat email konfirmasi Anda tetap ringkas dengan hanya menyertakan informasi penting.

Ini tidak berarti bahwa Anda harus membosankan. Anda dapat menanamkan kepribadian sambil tetap singkat dengan menggunakan baris subjek yang menyenangkan atau salinan informal di badan email.

2. Merek penting

Email konfirmasi bermerek menunjukkan profesionalisme. Ini membuat pelanggan Anda tahu bahwa mereka berurusan dengan seseorang yang menganggap serius persepsi merek mereka.

Anda tidak perlu menghabiskan berjam-jam bergulat dengan perangkat lunak yang rumit untuk melakukan ini. Ada banyak penyedia email teratas yang membuat pembuatan email bermerek menjadi mudah.

3. Jadilah mobile-friendly

Kita hidup di dunia yang mengutamakan seluler. Responsif dan transisi mulus dari layar besar ke layar yang lebih kecil adalah hal yang biasa sekarang.

Pastikan email Anda ramah seluler dan hindari kehilangan pelanggan berharga karena pengalaman pengguna yang buruk. Uji email sebelumnya dan pastikan dimuat dengan cepat, teksnya terbaca dan mudah dibaca.

4. Sertakan ajakan bertindak yang jelas dan kuat

Jangan biarkan pelanggan Anda menggantung dan bertanya-tanya apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadikan pengalaman mereka dengan Anda mudah dengan memberikan instruksi sederhana di email konfirmasi Anda. Ajakan bertindak yang kuat meliputi:

Meminta mereka untuk merujuk teman dan keluarga
Meminta mereka untuk mengikuti Anda di media sosial
Membantu mereka mengklaim penawaran diskon khusus untuk item sebagai hadiah

Cara mengatur email konfirmasi (dalam 5 langkah)

Sebelum mengirim email konfirmasi yang luar biasa, Anda harus mendaftar ke perangkat lunak pemasaran email. Berikut panduan praktis untuk menyiapkan Anda dalam waktu singkat.

Langkah 1: Buat daftar email keikutsertaan

Anda dapat memiliki daftar yang berbeda tergantung pada formulir tempat pengunjung situs web Anda berlangganan.

Membuat daftar keikutsertaan dapat membantu Anda menghubungkan formulir situs web yang ada ke daftar email tertentu. Ini memungkinkan Anda untuk memisahkan pengguna baru (yang akan Anda kirimi email konfirmasi) dari pengguna lain.

Langkah 2: Pilih pemicu email Anda

Anda dapat membuat email konfirmasi yang dipersonalisasi dan otomatis yang dipicu saat pengguna mengambil tindakan yang diinginkan. Ini bisa jadi:

Saat pengguna ditambahkan ke daftar
Saat pengguna mengklik tautan di email
Saat pengguna mengirimkan formulir di situs web Anda
Dan banyak lagi!

Menyiapkan email otomatis membutuhkan waktu untuk membiasakan diri, tetapi Anda akan senang jika sudah menguasainya. Mereka menghemat waktu Anda dan dengan mudah dipersonalisasi sehingga pengguna Anda tidak mendapatkan email umum yang tidak terinspirasi.

Langkah 3: Buat email Anda

Saatnya membuat email konfirmasi Anda!

Bagaimana Anda membuat pesan konfirmasi yang kuat? Subjek apa yang harus Anda gunakan? Apakah emoji penting? Berapa lama pesannya? Nada formal atau informal?

Dapatkan beberapa jawaban dan inspirasi dari pakar pemasaran email di Mailchimp dengan panduan ini.

Langkah 4: Otomatiskan email pertama

Selamat telah menulis email konfirmasi pertama Anda. Saatnya untuk mengotomatiskannya sehingga padam segera setelah pengguna mengambil tindakan yang diinginkan.

Perangkat lunak pemasaran email Anda akan memungkinkan Anda untuk mengatur waktu rilis email Anda berdasarkan zona waktu dan spesifikasi lain yang Anda miliki.

Langkah 5: Otomatiskan email lebih lanjut berdasarkan ketentuan

Menyetel ketentuan, seperti keikutsertaan ganda, memberi Anda wawasan tentang perilaku pengguna baru Anda. Jika Anda menyertakan tombol konfirmasi di email pertama, Anda akan dapat melihat siapa yang membuka email konfirmasi, siapa yang mengklik tombol, dan siapa yang tidak.

Misalnya, bagi mereka yang membuka email pertama tetapi tidak mengonfirmasi, Anda dapat mengirimkan email pengingat kepada mereka.

Jika mereka tidak membuka email pertama, Anda dapat mencoba baris subjek yang berbeda.

Jika keduanya dibuka dan dikonfirmasi, maka Anda dapat menggunakan email orientasi lainnya.

Kampanye email otomatis memudahkan untuk menyesuaikan email yang dikirim ke setiap orang di daftar email Anda berdasarkan perilaku unik mereka.

Berikut panduan mendetail tentang alur kerja otomatisasi yang telah terbukti yang dapat Anda gunakan.