Syarat dan ketentuan: skenario penting yang mungkin tidak Anda pertimbangkan

Diterbitkan: 2018-08-11

Anda punya perasaan tenggelam di usus Anda.

Proyek ini tidak berjalan dengan baik.

Klien Anda terus berubah pikiran dan Anda menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang Anda izinkan.

Mereka tidak bisa mengharapkan Anda untuk melakukan semua pekerjaan tambahan ini tanpa biaya, bukan?

Nah, kecuali Anda memberi tahu klien Anda bahwa situasi ini tidak tercakup dalam kutipan Anda – ya, mereka bisa.

Masukkan: syarat dan ketentuan Anda (terkadang disebut, syarat layanan) .

Syarat dan ketentuan sangat mirip dengan aturan permainan. Mereka membiarkan semua orang tahu parameter dasar di mana mereka harus beroperasi dan bagaimana semua pemain berinteraksi.

Ketika saya memulai Copywrite Matters, saya memiliki sekitar lima syarat dan ketentuan yang diambil, maksud saya 'terinspirasi oleh', contoh yang saya temukan online. Saat saya bekerja dengan semakin banyak klien, saya menemukan skenario khusus yang mendorong hubungan ke perairan keruh.

Saya mendambakan kejelasan. Harapan yang jelas membuat hidup jauh lebih mudah. Setiap situasi suram yang saya temui menghasilkan tambahan baru pada istilah saya.

Manfaat syarat dan ketentuan

Jika Anda pernah bertanya-tanya apakah Anda benar- benar membutuhkan syarat dan ketentuan, berikut adalah tiga alasan utama mengapa syarat dan ketentuan itu harus dipenuhi.

Mereka membuat inklusi dan pengecualian layanan Anda jelas sehingga Anda tidak akan pernah dibiarkan menjelaskan mengapa Anda setuju dengan revisi tanpa akhir.
Mereka mengklarifikasi apa yang terjadi dalam skenario yang menantang (seperti terlalu banyak revisi) yang membantu menyelesaikan perselisihan lebih cepat dan lebih damai.
Mereka meningkatkan citra profesional Anda berkat lebih sedikit proyek yang berakhir dengan perselisihan.

Berikut adalah beberapa tip untuk membuat syarat dan ketentuan Anda sendiri (atau persyaratan layanan) dan beberapa skenario yang mungkin tidak Anda pertimbangkan.

Kiat untuk membuat T&C Anda

Pastikan mereka jelas. Ini bukan waktu yang tepat untuk menguasai bahasa Anda dan berpura-pura menjadi rajawali yang sah. Jika Anda memiliki kesempatan untuk meminta perwakilan hukum memeriksanya, lakukanlah tetapi pada akhirnya, Anda hanya perlu klien Anda untuk memahami tanggung jawab mereka. Dan punya anda.

Pastikan mereka komprehensif. Anda tidak perlu menutupi setiap skenario yang mungkin, tetapi Anda harus mencakup area perubahan atau tantangan yang paling umum.

Sertakan beberapa definisi.

Klien berarti orang atau perusahaan yang secara resmi menandatangani perjanjian. (Itu kamu)

Copywrite Matters mengacu pada perdagangan entitas bisnis sebagai Copywrite Matters, ABN xx xxx xxxxx. (Itu aku)

Kutipan berarti dokumen proposal formal atau perkiraan harga yang diberikan melalui telepon atau email.

Ringkasan copywriting yang disetujui berarti bahan dari mana pekerjaan itu akan didasarkan, tunduk pada persetujuan Klien.

Pekerjaan mendesak berarti pekerjaan copywriting diperlukan (diselesaikan) dalam waktu 7 hari.

Proyek yang lebih besar berarti proyek yang membutuhkan lebih dari 25 jam kerja.

Berikut adalah beberapa skenario yang mungkin tidak Anda pertimbangkan.

#1 Apakah ada batasan pada kutipan yang Anda berikan?

Dokumen proposal Anda sering kali pertama kali calon klien Anda membaca persyaratan layanan Anda. Itu menjadikannya tempat yang baik untuk menguraikan batas-batas kutipan Anda. Saya menentukan bahwa kutipan saya akan dikonfirmasi setelah naskah copywriting disetujui (karena saat itulah saya mengetahui segalanya tentang proyek) dan perkiraan sebelumnya tidak lagi valid. Saya juga menentukan berapa lama kuotasi berlaku (30 hari).

Contoh:

Kutipan berlaku selama 30 hari sejak tanggal pengiriman.
Investasi copywriting akan dikonfirmasikan setelah menerima brief copywriting yang disetujui dari 'Klien' ketika sebagian besar kerumitan proyek diketahui. Jika 'Klien' memilih untuk tidak melanjutkan, waktu yang dihabiskan untuk copywriting brief akan ditagih (hanya).
Perkiraan proyek apa pun yang diberikan sebelum 'Klien' menyetujui ringkasan copywriting bukanlah jaminan pengiriman dan tidak boleh dianggap demikian.
Proposal ini mencakup 2 set revisi. Revisi tambahan dibebankan pada waktu dan bahan @ $nnn + GST per jam.

#2 Apakah klien Anda perlu mengirimi Anda sesuatu sebelum pekerjaan dapat dimulai?

Beberapa contoh adalah persetujuan tertulis atas penawaran Anda, deposit atau pembayaran lain sebelum Anda mulai bekerja, ringkasan proyek yang telah ditinjau atau disetujui, informasi spesifik tentang bisnis, atau orang yang dapat dihubungi yang ditunjuk.

Contoh:

Persetujuan copywriting brief harus melalui email atau akan diasumsikan ketika 'klien' mengirimkan copywriting brief yang diubah ke Copywrite Matters. Persetujuan copywriting itu sendiri, adalah melalui formulir persetujuan online. Jika formulir ini tidak dapat diisi, persetujuan harus diberikan secara tertulis oleh 'klien.

Saya juga menyertakan pernyataan bahwa “Semua materi yang disediakan oleh 'Klien' dianggap sah dan akurat.”

#3 Apa yang terjadi jika ruang lingkup proyek berubah?

Saat Anda dan klien Anda mulai menggali ke dalam ringkasan dan ide-ide mulai muncul ke permukaan, perubahan ruang lingkup proyek dapat memasuki gambaran. Saya meminta hak untuk mengutip ulang berdasarkan persyaratan proyek baru. Kuncinya adalah memberi tahu klien Anda bahwa ide baru mereka yang menarik tidak dilakukan secara gratis!

Contoh

Jumlah waktu revisi yang ditetapkan disertakan dalam setiap kutipan. Jika tujuan dan persyaratan proyek berubah yang mengharuskan pekerjaan yang disediakan untuk diubah secara signifikan, Copywrite Matters berhak untuk membebankan biaya penulisan tambahan berdasarkan waktu dan bahan.

#4 Apa yang terjadi jika proyek dibatalkan setelah pekerjaan dimulai?

Ada berbagai macam alasan mengapa sebuah proyek dapat dibatalkan. Anda mungkin menagih klien Anda untuk jumlah penuh, atau pro rata untuk pekerjaan yang sudah selesai. Saya merekomendasikan opsi kedua karena Anda dapat berpisah dengan baik tanpa kehilangan uang untuk pekerjaan yang telah Anda lakukan.

Contoh:

'Klien' dapat menghentikan pekerjaan kapan saja. Dalam hal ini, Copywrite Matters akan menagih waktu yang dihabiskan dan pekerjaan yang diselesaikan hingga saat ini.

#5 Apa syarat pembayaran Anda?

T&C Anda adalah tempat yang tepat untuk menguraikan persyaratan pembayaran Anda, terutama apa yang terjadi jika klien tidak membayar dalam waktu yang ditentukan dan apa yang terjadi jika Anda berhutang sebagai bagian dari pekerjaan penagihan utang Anda.

Contoh:

Biaya permulaan yang tidak dapat dikembalikan sebesar 50% dari total jumlah yang dikutip diperlukan pada penerimaan penawaran oleh 'Klien'.
Deposit dimuka yang dibayarkan akan dipotong dari sisa (50%) yang jatuh tempo 14 hari setelah draft pertama dikirimkan. Semua revisi akan diselesaikan sesuai kesepakatan kami.
Pembayaran dapat dilakukan dengan deposit langsung atau PayPal. 'Klien' diharuskan membayar biaya PayPal dan transaksi PayPal akan dikenakan biaya tambahan sebesar 3,4%.
Kecuali pengaturan sebelumnya dibuat, pembayaran yang tidak diterima dalam jangka waktu pembayaran yang ditentukan akan dikenakan biaya keterlambatan sebesar $25.
Jika pembayaran default, Copywrite Matters dapat mencantumkan 'Klien' dengan penagihan utang dan agen pelaporan kredit yang sesuai.

#6 Apakah ada keadaan atau biaya khusus untuk permintaan kerja "mendesak"?

Ini cukup umum untuk membebankan biaya tambahan untuk pekerjaan "mendesak", menawarkan dua manfaat. Pertama, klien mungkin hanya memikirkan kembali betapa "mendesak" pekerjaan itu, menghilangkan tekanan dari Anda dan, kedua, Anda diberi kompensasi untuk pekerjaan apa pun yang harus Anda tunda.

Contoh:

Pekerjaan mendesak akan dikenakan biaya tambahan 25%. Mengapa? Karena proyek-proyek lain bergeser untuk mengakomodasi.

#7 Apakah ada pengecualian yang harus diketahui klien Anda?

Kutipan Copywrite Matters tidak termasuk hubungan dengan agen lain seperti desainer grafis, pengembang web dan sebagainya, atau pertemuan di luar brief awal. Ini mungkin tampak seperti hal-hal kecil tetapi mereka benar-benar dapat menghabiskan waktu Anda jika meledak.

Contoh:

Proposal ini tidak mencakup hubungan dengan agen lain seperti desainer grafis atau pengembang web kecuali ditentukan, atau pertemuan di luar ringkasan materi iklan awal. Waktu perjalanan akan dirinci pada faktur untuk pertemuan tambahan di tempat.
Setiap biaya yang ditambahkan ke layanan yang dipesan (termasuk kurir, media lain, dan biaya perjalanan) merupakan tambahan dari jumlah yang dikutip dan akan dibebankan kepada 'Klien' sebagaimana diperlukan. Biaya ini akan dirinci secara terpisah dalam faktur.

#8 Apakah Anda memiliki batasan kerangka waktu, seperti berapa lama waktu yang dibutuhkan klien untuk merespons dengan persetujuan atau revisi?

Copywrite Matters memiliki batas 14 hari untuk revisi untuk memastikan setiap proyek selesai tepat waktu. Batas waktu ini membantu semua orang yang terlibat, copywriter dan klien, tetap cukup fokus untuk memastikan hasil akhirnya menakjubkan.

Contoh:

Proofreading akan diselesaikan setelah persetujuan untuk copywriting telah diserahkan atau pada versi tiga dari copywriting.
Revisi harus diserahkan dalam waktu 14 hari sejak draf pertama dikirimkan. Jika revisi tidak diterima, persetujuan copywriting akan diasumsikan dan proyek diselesaikan.

#9 Apa yang terjadi jika Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu yang disepakati (untuk alasan apa pun)?

Tanggapan umum untuk yang satu ini adalah memberi tahu klien secara tertulis segera setelah situasinya diketahui, dengan tanggal pengiriman yang direvisi. Klien Anda mungkin menginginkan imbalan atas keterlambatan pengiriman, jadi bersiaplah untuk menangani ini.

# 10 Apakah Anda senang bekerja dengan tim atau Anda lebih suka satu orang penghubung?

Saya meminta satu orang penghubung dicalonkan untuk memusatkan kontak dan revisi proyek. Yang ini muncul setelah saya mendapatkan panggilan telepon dan permintaan konstan untuk pembaruan dari lima orang yang berbeda. Revisi oleh panitia adalah yang terburuk!

Contoh:

'Klien' diminta untuk menominasikan satu kontak utama untuk memusatkan semua revisi dan kontak di seluruh proyek.

# 11 Apakah Anda menawarkan jaminan hasil? Jika tidak, jelaskan ini.

Saya tidak menawarkan jaminan apa pun untuk konversi atau lalu lintas, dll. Ini karena ada begitu banyak faktor yang berkontribusi pada keberhasilan pemasaran– mulai dari desain grafis dan distribusi hingga aktivitas pemasaran lainnya dan betapa baiknya resepsionis saat orang menelepon.

Contoh:

Dengan begitu banyak faktor yang berkontribusi pada keberhasilan sebuah copywriting, Copywrite Matters tidak dapat menjamin kinerja salinan yang dibuat untuk 'Klien'.
Karena sifat kompleks dari peringkat mesin pencari, Copywrite Matters tidak dapat menjamin peringkat tertentu sebagai hasil dari penerbitan copywriting yang dioptimalkan.
Copywrite Matters tidak bertanggung jawab atau berkewajiban atas tindakan apa pun yang diambil oleh 'Klien' yang menyebabkan situs web 'Klien' dihukum atau dilarang dari Mesin Pencari mana pun.

# 12 Apakah Anda bekerja dengan subkontraktor?

Jika ya, sebaiknya beri tahu klien Anda dalam T&C Anda dan beri mereka jaminan kontrol kualitas Anda. Anda mungkin ingin menjelaskan apakah klien Anda dapat, atau tidak dapat, menghubungi subkontraktor.

Contoh

Copywrite Matters berhak untuk menugaskan pekerjaan kepada subkontraktor untuk memastikan hasil proyek terpenuhi. Semua subkontraktor mematuhi standar dan gaya copywriting Matters Copywrite. “Klien” tidak boleh melakukan kontak langsung dengan subkontraktor tanpa wewenang Copywrite Matters.

# 13 Apakah Anda menyerahkan atau mempertahankan hak cipta dari pekerjaan yang dilakukan? Jika Anda menyerahkannya, pada titik apa?

Copywrite Matters mempertahankan hak cipta dari semua karya yang dihasilkan sampai tagihan akhir dibayar. Sampai saat itu, salinan tidak dapat digunakan.

Contoh:

Disepakati bahwa hak cipta untuk setiap karya yang dikirimkan ke 'Klien' tetap menjadi kekayaan intelektual dari Copywrite Matters sampai semua uang yang jatuh tempo telah dibayarkan.

# 14 Apakah Anda bertanggung jawab atas bagaimana pekerjaan Anda digunakan?

Penting untuk memiliki pernyataan yang melindungi Anda dari klaim, biaya, dan pengeluaran yang timbul sebagai akibat dari pekerjaan yang kami lakukan atas permintaan klien. Saya tidak yakin bagaimana itu akan berdiri di pengadilan tetapi saya tahu perusahaan asuransi ganti rugi menyukainya!

Contoh:

Masalah Copywrite tidak bertanggung jawab atas bagaimana materi yang dihasilkan digunakan setelah 'Klien' telah menyetujui draft akhir.
'Klien' setuju untuk mengganti kerugian dan membebaskan Masalah Copywrite terhadap setiap dan semua klaim, biaya, dan pengeluaran, termasuk biaya pengacara, karena materi yang disertakan dalam pekerjaan apa pun yang dilakukan atas permintaan 'Klien'.

Jadi begitulah – 14 skenario yang mungkin membantu Anda menyempurnakan persyaratan layanan dan contoh yang diambil dari persyaratan dan ketentuan saya sendiri. Saya ingin tahu apakah Anda menutupi skenario yang berbeda dalam S&K Anda.

Belinda