6 metode hebat untuk menangani faktur yang hilang, salah, tidak lengkap
Diterbitkan: 2022-08-01Faktur yang hilang, salah, dan tidak lengkap adalah kutukan dari setiap akuntan dan pemilik bisnis. Anda mungkin menjual produk terbaik atau memberikan layanan hebat, tetapi jika faktur Anda memiliki kesalahan, Anda mungkin tidak mendapatkan uang tepat waktu. Penerbitan faktur yang salah membuat proses pembayaran lebih lama dan lebih rumit. Anda tidak akan mendapatkan pembayaran apa pun jika faktur Anda hilang. Bagaimana Anda menghindari masalah seperti itu? Cara mengatasi invoice yang hilang, salah, atau tidak lengkap. Baca artikel untuk mengetahui lebih lanjut.
Faktur yang hilang, salah, tidak lengkap – daftar isi:
- Faktur hilang – konsekuensi
- Bagaimana menghindari kehilangan faktur
- Apa yang terjadi, ketika klien Anda mendapatkan faktur yang salah?
- Bagaimana cara menghindari penerbitan faktur yang salah?
- Faktur tidak lengkap – masalah seperti apa yang diharapkan?
- Bagaimana cara menghindari penerbitan faktur yang tidak lengkap?
Faktur hilang – konsekuensi
Apa itu faktur yang hilang? Ini adalah dokumen, yang belum pernah sampai ke klien. Mungkin ada banyak alasan berbeda untuk situasi seperti itu. Alasan yang paling sering adalah:
- Data alamat salah
- Mengirim faktur ke klien yang salah
- Faktur tidak diterbitkan
- Surat itu hilang oleh perusahaan surat
Konsekuensi dari kehilangan faktur adalah kurangnya pembayaran dari klien. Klien, yang belum menerima dokumen dari Anda tidak akan membayar. Tidak mudah untuk mengetahui bahwa faktur Anda belum dibayar – satu-satunya cara adalah mengumpulkan konfirmasi dari klien Anda secara berkelanjutan jika tidak, satu-satunya tanda faktur yang belum dibayar adalah kurangnya pembayaran di akun Anda. Dalam situasi seperti itu, Anda akan dipaksa untuk mengirim kembali dokumen yang hilang dengan batas waktu pembayaran yang baru. Ini berarti Anda harus menunggu lama untuk uang Anda.
Bagaimana menghindari kehilangan faktur
Jika Anda menggunakan bentuk surat tradisional, cobalah untuk memilih surat tercatat atau surat dengan konfirmasi tanda terima. Ini akan meyakinkan Anda bahwa dokumen Anda telah mencapai tujuan mereka. Periksa dengan seksama alamat klien Anda sebelum mengirim surat Anda untuk memastikan bahwa faktur akan dikirimkan kepadanya. Faktur elektronik adalah pilihan yang lebih baik, Anda dapat mengirimnya melalui email dan solusinya jauh lebih cepat daripada surat biasa. Ada opsi tanda terima di sistem email yang memungkinkan Anda menerima konfirmasi surat Anda. Dengan opsi seperti itu, Anda akan segera mengetahui bahwa faktur Anda telah sampai ke orang yang tepat.
Bagaimana cara menghindari kesalahan dalam alamat email? Perangkat lunak faktur sangat berguna dalam situasi seperti itu. Anda harus memasukkan data klien yang benar sekali saja untuk memastikan bahwa alamatnya selalu benar. Perangkat lunak faktur akan membantu Anda mengeluarkan faktur berulang dan umumnya akan membantu Anda mengatur dokumen dengan lebih baik.
Apa yang terjadi, ketika klien Anda mendapatkan faktur yang salah?
Setiap faktur harus dengan jelas menyatakan apa yang menjadi objek utama transaksi. Pembeli seharusnya tidak memiliki keraguan tentang untuk apa faktur itu. Penentuan objek transaksi yang tidak tepat dapat membuat proses pembayaran menjadi lebih lama. Anda mungkin memahami semua istilah dan frasa yang digunakan dalam dokumen Anda, tetapi klien Anda mungkin tidak memahaminya, terutama jika Anda cenderung menggunakan jargon atau kata-kata yang tidak tepat.
Ungkapan " layanan no 5 " hanya dapat dimengerti oleh Anda, tetapi perusahaan, yang membuat pesanan untuk puluhan atau ratusan produk akan memiliki masalah besar dengan identifikasi produk atau layanan dari faktur. Kata-kata seperti itu dapat menimbulkan banyak keraguan – di sini bahkan tidak jelas apakah angka 5 menggambarkan penjual atau pembeli. Tidak ada informasi tentang objek layanan juga.
Demikian pula ungkapan “ barang sesuai pesanan no 5 ” tidak jelas. Kami tidak tahu banyak tentang barang, jumlah, jenis, pengiriman, atau harganya. Faktur tersebut akan beredar di seluruh departemen perusahaan pembeli dan Anda tidak akan dibayar sampai semua masalah diselesaikan.
Beberapa kesalahan mungkin terjadi mengenai kata-kata yang digunakan sehubungan dengan bagian pembayaran. Jangan gunakan frasa: setelah menerima, pada akhir bulan, hari kerja terakhir – ini dapat menyebabkan kesalahan. Klien Anda mungkin memahami ekspresi seperti itu dengan caranya sendiri. Informasi yang tidak tepat tentang jangka waktu pembayaran dapat menyebabkan penundaan pembayaran – Anda tidak akan mendapatkan uang Anda saat diharapkan.
Bagaimana cara menghindari penerbitan faktur yang salah?
Satu-satunya solusi adalah kata-kata yang tepat dan benar. Faktur yang mudah dipahami membuat proses pembayaran menjadi lebih cepat. Pada faktur Anda gunakan kata-kata yang sama dengan pesanan klien. Demikian pula, jika Anda memiliki perjanjian dengan klien Anda, gunakan kata-kata dari perjanjian tersebut. Berkat ini, klien Anda tidak perlu berpikir dua kali tentang item pada faktur.
Bagaimana jika Anda tidak memiliki perintah atau perjanjian? Coba gunakan nomor EAN (European Article Number) atau nomor GTIN (Global Trade Item Number) – nomor tersebut mengidentifikasi barang yang dijual dengan tegas. Bagaimana dengan layanan – jelaskan dengan tepat, berikan tanggal pemberian.
Jika Anda mengeluarkan sebagian faktur, sertakan informasi tambahan. Ini akan membantu klien Anda untuk memeriksa kebenaran faktur. Ini bisa berupa daftar terperinci yang menyajikan ruang lingkup tugas yang dilakukan. Salah satu praktik yang baik adalah memasukkan beberapa ketentuan kontrak. Semakin transparan dan mudah dipahami dokumen, semakin cepat perjalanannya ke departemen pembayaran.
Menetapkan tanggal pembayaran memberikan hari yang tepat di mana faktur Anda akan jatuh tempo. Informasikan tentang rabat untuk pembayaran sebelumnya, jika Anda menggunakannya. Informasikan tentang biaya untuk pembayaran yang tertunda. Klien Anda harus tahu sebelumnya apa yang diharapkan – ini membantu mereka mengelola jadwal pembayaran mereka. Manajemen faktur yang hati-hati seperti itu akan membawa banyak manfaat bagi klien Anda dan Anda juga – rekonsiliasi faktur pasti akan jauh lebih mudah.
Faktur tidak lengkap – masalah seperti apa yang diharapkan?
Faktur yang tidak lengkap memperlambat proses pembuatan faktur karena penambahan data membutuhkan waktu. Faktur yang tidak lengkap biasanya dipindahkan di akhir antrian pembayaran. Sangat tidak mungkin bahwa faktur yang tidak lengkap akan dibayar oleh klien. Informasi yang hilang harus ditemukan dan dijelaskan. Seseorang harus berurusan dengan masalah ini. Klien tidak suka membuang waktu mereka yang berharga untuk menangani masalah seperti itu. Umumnya, jika faktur Anda tidak lengkap setelah itu tidak menjadi masalah, tetapi kesalahan yang sering terjadi dapat mendorong klien Anda untuk berhenti bekerja sama dengan Anda. Faktur yang tidak lengkap berbicara buruk tentang keadaan manajemen Anda. Kesalahan dalam dokumen yang bernilai dan penting seperti faktur menimbulkan keraguan pada klien dan pertanyaan. Anda tidak dapat menyimpan pesanan dalam faktur, oleh karena itu tidak ada pesanan di tempat lain di perusahaan Anda.
Bagaimana cara menghindari penerbitan faktur yang tidak lengkap?
Sebelum mengirim faktur Anda, periksa kembali semua data penting. Perhatikan baik-baik tanggal dan cara pembayaran. Data yang tidak lengkap akan mengakibatkan tidak adanya pembayaran pada tanggal yang telah ditentukan. Lebih baik untuk menghindari kejadian yang tidak menyenangkan seperti itu. Gunakan templat yang sudah jadi untuk menerbitkan faktur Anda. Sebuah template nilai yang baik harus memiliki semua elemen yang diperlukan yang disyaratkan oleh hukum. Sangat bermanfaat untuk menggunakan perangkat lunak faktur dengan template yang dibuat secara profesional oleh spesialis. Dengan template seperti itu, faktur Anda harus rapi, rapi, dan lengkap. Proses pembuatan faktur harus diatur dengan baik dan faktur Anda harus sempurna dan bebas dari kesalahan.
Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Pengarang: Andy Nicols
Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.