Definisi sukses dalam manajemen proyek | #9 Memulai manajemen proyek

Apa artinya sebuah proyek berhasil? Apakah satu-satunya kriterianya adalah penyampaian hasil dalam waktu yang ditentukan dan penutupan biaya dalam anggaran yang direncanakan? Tetapi bagaimana jika tujuan proyek yang direalisasikan tidak memenuhi harapan klien? Atau sebaliknya, meleset dari kriteria yang dianggap penting oleh pemangku kepentingan? Pada artikel hari ini, kita membahas definisi sukses dalam manajemen proyek.

Definisi sukses dalam manajemen proyek – daftar isi:

1. pengantar
2. Definisi keberhasilan proyek
3. Definisi penyelesaian vs. kriteria penerimaan
4. KPIS. Indikator tertinggal
5. Ringkasan

pengantar

Setiap proyek diatur oleh hukumnya sendiri. Oleh karena itu, selain metode pelaksanaan proyek – kita perlu memilih dan menyesuaikan kriteria keberhasilan, setiap kali dengan spesifikasi proyek tertentu. Di satu sisi, mungkin penting untuk membuat definisi teknis penyelesaian, di sisi lain – kriteria penerimaan dirumuskan dari sudut pandang penerima hasil proyek. Untuk banyak proyek, di sisi lain, sama pentingnya untuk membuat KPI yang sesuai, yaitu indikator kinerja utama, yang memungkinkan penilaian multidimensi pelaksanaan proyek.

Definisi keberhasilan proyek

Saat mengerjakan visi proyek, para pemangku kepentingan bertanya-tanya apa definisi kesuksesan nantinya. Untuk banyak proyek, waktu akan menjadi kunci – lagipula, apa gunanya mengadakan pesta Natal yang mewah bagi investor jika diadakan di bulan Januari? Mungkin melebihi anggaran akan menjadi kurang penting dalam hal ini daripada slip waktu satu hari.

Dalam hal pelaksanaan bola amal, mungkin justru sebaliknya - kami dapat menunda tanggal acara untuk mengurangi biaya sewa aula. Jika lagi-lagi kita mengadakan pesta yang bertujuan untuk mencicipi produk lokal, baik waktu maupun biaya pelaksanaannya kalah dengan mengutamakan kualitas. Kita perlu menyeimbangkan pengaturan dengan ketersediaan makanan musiman terbaik.

Setelah semua, menurut PMBOK, penentu yang paling penting dari keberhasilan proyek adalah hasil yang dilihat dari perspektif klien atau, dalam kasus proyek internal, dari perspektif pengguna akhir. Tetapi bagaimana membuat definisi sukses dalam manajemen proyek sehingga dapat menemani tim proyek saat mengerjakan tugas-tugas terperinci, dan pada saat yang sama menjadi jelas bagi pemangku kepentingan?

Definisi penyelesaian vs. kriteria penerimaan

Definisi sukses dalam manajemen proyek biasanya dibuat oleh Manajer Proyek bekerja sama dengan para pemangku kepentingan. Merekalah yang harus setuju untuk menetapkan kriteria yang harus dipenuhi oleh hasil akhir untuk dianggap sukses. Pendapat mereka juga penting saat mengevaluasi hasilnya.

Oleh karena itu, penting bahwa ketika memulai sebuah proyek sejelas mungkin tidak hanya apa hasilnya, tetapi juga bagaimana akan diperiksa untuk melihat apakah memenuhi kriteria keberhasilan. Untuk memperjelas poin ini, kami akan menggunakan terminologi yang digunakan dalam proyek Scrum. Ini adalah "definisi penyelesaian" dan "kriteria penerimaan." Perbedaan antara keduanya dapat dilihat dengan sempurna ketika kita mempertimbangkan contoh proyek yang ditujukan untuk membuat situs web perusahaan.

Definisi penyelesaian akan memberikan deskripsi teknis situs: itu akan diamankan dengan benar, itu akan terdiri dari halaman beranda dan empat subhalaman, dan akan ada panel login untuk klien di header. Dengan kata lain, dengan definisi penyelesaian, tim proyek tahu apa yang akan diterapkan.

Di sisi lain, dengan mendefinisikan kriteria penerimaan secara jelas, tim proyek mengetahui mengapa melakukan semua aktivitas ini dan bagaimana pekerjaan yang dilakukan akan diterjemahkan ke dalam nilai bisnis. Kriteria penerimaan dengan demikian akan digunakan untuk memeriksa apakah hasil proyek memuaskan dari sudut pandang pengguna. Dengan menggunakan contoh di atas, situs web akan ditampilkan dengan mudah di berbagai perangkat dan memungkinkan pengguna untuk masuk ke panel pelanggan setelah memasukkan nama pengguna dan kata sandi.

Kembali sejenak ke contoh pengorganisasian acara, definisi penyelesaian proyek mungkin termasuk, misalnya:

• tanggal dan tempat acara,
• jumlah tamu yang tempat telah disiapkan,
• Tidak bisa,
• iringan musik disediakan.

Kriteria penerimaan, di sisi lain, mungkin terkait dengan pengalaman yang diharapkan dari peserta pesta , misalnya:

• luasnya tempat,
• kualitas minuman yang disajikan,
• penyajian makanan secara bersamaan untuk semua tamu yang duduk di satu meja.

KPIS. Indikator tertinggal

Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah penentu utama keberhasilan dalam manajemen proyek untuk menilai apakah tujuan dasarnya terpenuhi. Indikator lagging dapat digunakan untuk menilai keberhasilan implementasi proyek. Memprediksi nilai akhir KPI memungkinkan untuk menentukan kriteria minimum yang harus dipenuhi untuk berbicara tentang keberhasilan proyek. Namun, mereka hanya cocok untuk mengevaluasi hasil yang terukur seperti:

• biaya pelaksanaan tugas
• ketepatan waktu pelaksanaan
• jumlah jam kerja atau sumber daya lain yang digunakan untuk mengimplementasikan proyek
• beban lingkungan
• menerjemahkan masukan tenaga kerja menjadi keuntungan bagi organisasi.

Ada ratusan indikator yang digunakan dalam praktik manajemen untuk tujuan ini, oleh karena itu pemilihannya di awal proyek merupakan salah satu tugas penting Manajer Proyek. Bagaimanapun, intinya bukanlah mengukur segalanya, tetapi hanya apa yang benar-benar memberikan informasi yang relevan tentang status proyek dan keberhasilan dalam manajemen proyek. Jumlahnya tidak boleh lebih dari 20, sedangkan untuk proyek yang lebih kecil jumlahnya tidak boleh lebih dari 5.

Ringkasan

Keberhasilan dalam manajemen proyek tidak hanya bergantung pada upaya yang dilakukan, situasi pasar, dan kepemimpinan yang efektif. Penting juga untuk secara akurat mendefinisikan apa yang kita anggap sukses. Dan bahkan faktor tambahan yang tidak dapat diprediksi. Lagi pula, dari sudut pandang pelanggan, solusi improvisasi di menit-menit terakhir bisa sangat memuaskan. Namun, mari kita lebih baik meninggalkan improvisasi di antara strategi keberanian menyimpan proyek sampai menit terakhir yang berada dalam bahaya kegagalan, daripada menerapkan definisi keberhasilan dan penyelesaian proyek yang bijaksana, dan kriteria penerimaan yang dirumuskan dengan baik setiap hari.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek yang rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek