Cara Menggunakan Siklus PDCA untuk Mempercepat Sesi Pemecahan Masalah Tim

Siklus PDCA adalah alat yang hebat untuk membantu menjaga tim Anda tetap sejalan; untuk membantu mengatur pikiran dan tindakan mereka. Terlalu sering banyak tim cenderung keluar jalur ketika mereka berada di tahap awal kerja tim dan hanya tahu sedikit atau tidak sama sekali tentang peningkatan kualitas. Di sinilah Siklus PDCA dapat membantu.

Siklus PDCA tampaknya cukup mudah dipahami, tetapi ada banyak lapisan di dalamnya. Dalam posting ini, kami akan membahas setiap langkah dari rencana melakukan siklus tindakan cek dan memberi Anda alat yang dapat Anda gunakan untuk mempercepat siklus.

Mari cari tahu bagaimana Anda dapat menggunakan teknik yang kuat ini untuk meningkatkan sesi pemecahan masalah tim Anda.

Apa itu PDCA?

Cara terbaik untuk menggambarkan siklus adalah melalui grafik. Siklus mengalir searah jarum jam melalui empat langkah; Rencanakan, Lakukan, Periksa, dan Bertindak. Dan itu menggambarkan proses yang akan diikuti tim saat mereka mempelajari proses dan menyusun rencana, menjalankan tes, memeriksa hasilnya, dan mengimplementasikannya dalam skala penuh.

Siklus Plan-Do-Check-Act adalah metode manajemen empat langkah yang berulang. Ini dapat digunakan oleh tim untuk mengatasi masalah dan menemukan solusi untuk mereka, dan untuk meningkatkan proses bisnis. Banyak organisasi menggunakan model PDCA untuk mengatur upaya peningkatan kualitas mereka.

Satu hal yang perlu Anda ingat ketika menggunakan siklus PDCA adalah bahwa ini adalah proses yang berkelanjutan sebagai lawan dari proses ujung ke ujung, oleh karena itu tidak pernah berakhir; langkah-langkah tersebut perlu diulang lagi dan lagi untuk perbaikan berkelanjutan.

Setelah Anda mencapai tahap terakhir dari Act, Anda harus kembali ke awal dan memulai dari awal lagi. Senantiasa mencari masalah, memperbaiki sistem produksi dan pelayanan, serta kualitas dan produktivitas agar dapat terus menerus menekan biaya.

Bagian penting dari filosofi lean manufacturing, ini populer digunakan sebagai kerangka kerja untuk perbaikan berkelanjutan dalam manajemen dan manufaktur.

Siklus PDCA awalnya dikembangkan pada tahun 1930 oleh pakar kualitas Walter Shewart – karenanya juga dikenal sebagai Siklus Shewart. Itu kemudian diterapkan pada manajemen oleh Dr. W. Edwards Deming dan kemudian dikenal sebagai Siklus Deming.

Manfaat Menggunakan Siklus PDCA

• Metode pemecahan masalah yang menyediakan cara cepat untuk menemukan solusi yang efektif
• Pastikan peningkatan berkelanjutan yang stabil
• Dapat diimplementasikan di perusahaan dari semua ukuran dan mudah untuk beradaptasi dan diimplementasikan
• Ciptakan peluang untuk terus memantau efektivitas proyek yang diimplementasikan
• Mendeteksi risiko atau masalah tepat waktu sebelum menyebabkan kerugian finansial
• Meningkatkan kesadaran karyawan tentang proses dan peran yang mereka mainkan di dalamnya.

Namun, itu juga melibatkan beberapa kelemahan. Proses PDCA membutuhkan keterlibatan semua individu yang bertanggung jawab, yang akan terbukti cukup sulit jika mereka juga terlibat dalam proyek lain. Selain itu, ini melibatkan beberapa langkah mulai dari analisis hingga pengujian, oleh karena itu ini bukan alat yang hebat untuk memecahkan masalah yang mendesak.

Kapan menggunakan model Plan Do Check Act

• Untuk melaksanakan proyek perbaikan atau perubahan baru
• Saat merancang produk, layanan, atau proses baru
• Saat merencanakan, mengimplementasikan, dan memeriksa kepatuhan
• Untuk melacak dan memecahkan masalah
• Untuk menerapkan perbaikan berkelanjutan
• Mengevaluasi proses bisnis yang terkait dengan masalah tertentu yang sedang dipecahkan

Di sebagian besar organisasi, model ini biasanya digunakan untuk mengimplementasikan perubahan dan meningkatkan proses.

Cara Menggunakan Siklus PDCA

Siklus PDCA memiliki empat tahap. Kami telah mencantumkannya di bawah bersama dengan langkah-langkah yang terlibat.

Rencanakan – Identifikasi dan Analisis Masalah

Langkah ini diakhiri dengan rencana yang dapat ditindaklanjuti yang dapat diuji. Untuk melakukannya, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi masalah beserta proses yang perlu diperbaiki.

1. Pilih, tentukan dan jelaskan prosesnya; awal, akhir, urutan langkah-langkah di antaranya, apa yang dilakukannya, orang-orang yang terlibat, bahan peralatan dan sumber daya yang digunakan, dan kondisi lingkungan.
2. Identifikasi pemain kunci; pelanggan internal dan eksternal, pemasok, pemilik proses, dan operator
3. Memahami harapan pelanggan; mengidentifikasi kebutuhan spesifik pelanggan eksternal dan internal. Apa yang mereka inginkan, kapan, di mana, dalam jumlah berapa, dll.
4. Riset; lihat data historis yang tersedia pada proses untuk memahami kinerjanya dan mengidentifikasi data lebih lanjut yang Anda perlukan untuk memahami proses dengan benar
5. Tentukan masalah yang terkait dengan proses; misalnya, dapat disebabkan oleh kegagalan memenuhi harapan pelanggan, waktu siklus yang lebih lama, kurangnya sumber daya, dll.
6. Identifikasi akar penyebabnya; brainstorming di sekitar masalah untuk menemukan penyebab utamanya
7. Temukan solusi: Kembangkan solusi yang dapat diterapkan untuk meningkatkan proses. Prioritaskan solusi berdasarkan keefektifannya.
8. Kembangkan rencana aksi: Identifikasi langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk mengimplementasikan rencana, sumber daya yang Anda butuhkan, orang-orang yang bertanggung jawab serta tetapkan kerangka waktu

Berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan dalam langkah ini,

• Flowchart/peta proses; diagram alur dapat digunakan untuk memvisualisasikan proses dan memberikan gambaran singkat tentang aliran langkah-langkah dari awal hingga akhir. Tambahkan swimlanes, dan Anda juga dapat menyorot berbagai departemen atau pemilik yang terlibat.

• diagram afinitas; alat ini membantu mengkategorikan semua data yang Anda kumpulkan dari penelitian, survei, umpan balik, percakapan, dll. Dengan demikian, Anda akan dapat memahami tema apa pun dalam data yang mungkin berguna saat menemukan solusi.

• Diagram sebab dan akibat; alat ini berguna ketika Anda dan tim Anda harus melakukan brainstorming seputar masalah untuk mengidentifikasi penyebab utamanya.

• Matriks upaya dampak; ketika memprioritaskan solusi, Anda dapat menggunakan matriks upaya dampak untuk memprioritaskan solusi berdasarkan efek yang mereka miliki dan upaya yang diperlukan.

• Rencana Tindakan: gunakan ini untuk mengidentifikasi dan mengomunikasikan dengan cepat tugas-tugas utama, personel yang dibutuhkan, sumber daya, dan kerangka waktu untuk rencana tersebut kepada anggota tim lainnya

Lakukan – Kembangkan Solusi dan Implementasikan Rencana

Rencana yang dibuat pada langkah pertama diuji pada tahap ini.

Uji coba harus dijalankan dalam skala kecil dengan pelanggan, di laboratorium atau di tempat produksi. Dengan menerapkan proyek percontohan kecil untuk mengamati hasilnya terlebih dahulu membantu mengidentifikasi kesalahan tanpa harus menanggung biaya besar dari proyek yang sepenuhnya gagal.

Sama pentingnya untuk memiliki ukuran tertentu yang dapat Anda gunakan untuk memahami seberapa efektif solusi yang Anda pilih dalam menghilangkan masalah yang teridentifikasi.

Periksa – Evaluasi Hasil

Tim memeriksa hasil rencana pengujian yang sedang berjalan. Apakah kinerja proses meningkat? Apakah kelompok pelanggan memperhatikan perubahan tersebut?

Saat Anda mengumpulkan data dari rencana pengujian, identifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak berjalan sesuai rencana.

Analisis data dan ukur hasilnya untuk menentukan apakah solusi yang dipilih dapat diimplementasikan dalam skala besar. Jika solusinya tidak seefektif yang Anda pikirkan, Anda harus menyusun rencana untuk solusi lain dan mengulangi langkah Lakukan dan Periksa lagi.

Bertindak – Gunakan Umpan Balik untuk Meningkatkan dan Merencanakan Ulang

Pada langkah ini, implementasi penuh dari rencana tercapai. Terapkan peningkatan yang Anda temukan selama pengujian pada rencana sebelum menerapkannya.

• Mendidik seluruh organisasi tentang rencana yang ditingkatkan dan pentingnya
• Berikan pelatihan yang diperlukan kepada karyawan untuk membantu mereka mengubah peran pekerjaan mereka
• Standarisasi prosedur untuk memastikan bahwa setiap orang menggunakan format yang sama saat melakukan prosedur
• Menerapkan proses untuk memantau dan mengontrol implementasi proses yang dimodifikasi

Di sini Anda dapat melakukan kembali diagram alur status Anda saat ini dari langkah pertama untuk menunjukkan proses yang baru dan lebih baik.

Siap Merencanakan, Melakukan, Memeriksa, Bertindak?

Siklus Deming atau siklus PDCA adalah alat yang hebat untuk memandu kegiatan peningkatan organisasi. Langkah-langkah yang diilustrasikan di atas cukup mudah diikuti, dan Anda akan menghasilkan hasil yang efektif jika Anda mematuhinya.

Punya sesuatu untuk dibagikan dengan kami, beri tahu kami di bagian komentar di bawah.