Ketahui Perbedaannya: Purchase Order (PO), Packing Slip, dan Invoice

Untuk pengecer dan penjual eCommerce, mengetahui perbedaan antara pesanan pembelian, slip pengepakan, dan faktur sangat penting untuk operasi yang efisien.

Dimulai dari proses pembelian. Lagi pula, Anda tidak bisa menjual apa yang tidak Anda miliki!

Antara memesan, mengirim, dan menerima, ada kurva pembelajaran yang harus diatasi oleh penjual agar berhasil. Pengungkapan penuh: ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Namun, dengan melakukan penelitian dan beberapa percobaan dan kesalahan kuno yang bagus, Anda bisa menjadi profesional dalam waktu singkat.

Penjual harus belajar cara membeli secara efisien dan mencari tahu apa yang cocok untuk bisnis mereka. Posting ini akan membantu meredakan kekhawatiran yang mungkin Anda miliki tentang proses pembelian dengan membahas dasar-dasar pesanan pembelian, faktur, dan slip pengepakan.

Apa itu pesanan pembelian?

Pesanan pembelian (PO) adalah permintaan pesanan yang dikirim dari pembeli ke penjual. Dokumen ini berisi rincian tentang jenis dan jumlah barang yang dipesan.

Ini juga akan menguraikan harga pembelian yang telah disepakati dan persyaratan pembayaran.

Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk memastikan produk yang datang memang produk yang mereka pesan.

Sejak diperkenalkannya pesanan pembelian di industri ritel, proses pembelian menjadi lebih efisien dan memungkinkan pelacakan inventaris dan pembayaran yang lebih baik.

Untuk mengirimkan pesanan pembelian, pembeli biasanya menggunakan sistem perangkat lunak elektronik yang memungkinkan pelacakan dan pengiriman elektronik yang lebih baik ke pemasok.

Pesanan pembelian memberikan perincian yang diperlukan yang digunakan penjual dan pembeli untuk menyimpan data akurat tentang penjualan atau pembelian sebelumnya.

Pesanan pembelian meliputi:

• Nomor PO
• Tanggal pengiriman
• Alamat tagihan
• Alamat pengiriman
• Item yang diminta, jumlah, dan harga
• Ketentuan

Contoh pesanan pembelian:

Jika Anda memerlukan template pesanan pembelian, berikut adalah beberapa tempat Anda dapat menemukan template gratis untuk pesanan pembelian:

• Lab Templat
• Lembar Cerdas
• Template Hukum

Perangkat lunak manajemen inventaris kami, SkuVault , dapat secara otomatis menghasilkan Pesanan Pembelian berdasarkan tingkat pengisian yang telah ditentukan sebelumnya dan menarik informasi kontak vendor langsung ke dalam templat pesanan pembelian. Ini dapat menghemat banyak waktu.

Mengapa pesanan pembelian penting?

Setelah pembeli mengeluarkan pesanan pembelian dan diterima oleh penjual, itu menjadi dokumen yang mengatur penjualan.

Purchase order memberikan janji untuk membayar, berdasarkan syarat-syarat kesepakatan dari pembeli. Ini memberi penjual kepercayaan diri untuk menyediakan barang.

Sebagai bagian dari perjanjian penjualan secara keseluruhan, ini bisa menjadi kontrak yang mengikat antara pihak-pihak yang memitigasi risiko penjual dan memberikan beberapa perlindungan hukum jika pembeli wanprestasi.

Nomor pesanan pembelian sangat berguna untuk pelacakan. Penjual dapat menggunakan PO untuk mencocokkan pengiriman dengan pembelian menggunakan nomor pesanan pembelian. PO juga menyertakan informasi pembeli dan penjual untuk membantu memudahkan rekonsiliasi semua pihak.

Transparansi inventaris instan

Terapkan IMS untuk mendapatkan kontrol inventaris yang lebih besar, dan kesalahan pengiriman yang lebih murah.

Unduh

Apa itu faktur?

Penjual menyiapkan faktur untuk pembeli setelah pembeli mengirimkan pesanan pembelian.

Faktur adalah dokumen yang tidak dapat dinegosiasikan . Ini berarti bahwa penjual menerima persyaratan dan setuju untuk menyediakan barang atau jasa yang dipesan tetapi tidak bersedia melakukan perubahan atau menegosiasikan persyaratan.

Perlu mulai dari awal? Lihat panduan kami tentang cara membuat faktur .

Sementara pesanan pembelian dikeluarkan oleh pembeli, faktur berasal dari pihak penjual. Ini mengidentifikasi pembeli dan penjual dan harus mereferensikan pesanan pembelian.

Ini menjelaskan – dan menghitung – barang yang dijual, menunjukkan tanggal pengiriman, biaya unit dan diskon apa pun yang diterapkan, waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran. Ini juga dapat mencakup informasi tentang pengiriman dan moda transportasi.

Contoh faktur:

Jika Anda memerlukan templat faktur, berikut adalah beberapa tempat Anda dapat menemukan templat faktur gratis:

• Rumah Faktur
• Faktur Sederhana
• Pembuat faktur

Templat faktur gratis dapat berfungsi untuk operasi yang sangat kecil yang hanya sesekali harus membuat faktur.

Jika Anda menginginkan sesuatu yang lebih disederhanakan, Anda dapat membuat faktur secara otomatis dari SkuVault yang dapat menjadi bagian dari pelacakan inventaris melalui proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman .

Faktur dan PO memberikan banyak detail yang sama. Ini masuk akal karena faktur bertindak sebagai tagihan untuk pesanan untuk meminta pembayaran.

Dengan demikian, sangat penting bahwa kedua dokumen tersebut berisi informasi yang sama sehingga masing-masing pihak dapat mencocokkan PO dan Faktur untuk akurasi.

Apa perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur?

Perbedaan utama antara pesanan pembelian dan faktur adalah tujuan dari dokumen dan detail teknis yang ada di PO yang tidak termasuk dalam faktur.

Bagi penjual, faktur berfungsi sebagai cara yang sopan untuk meminta uang yang harus dibayar pembeli untuk produk yang telah mereka kirimkan. Faktur adalah pengingat yang ramah bahwa barang yang dikirim masih belum dibayar. Seperti metode penagihan lainnya, invoice terkadang memungkinkan perpanjangan pembayaran.

Perusahaan biasanya hanya menggunakan invoice dalam transaksi B2B. Transaksi barang antar bisnis lebih kredibel daripada penjualan B2C, sehingga penjual yakin mereka akan menerima pembayaran saat pembeli dapat melakukannya.

Sebagai pemasok untuk pengecer atau bisnis eCommerce, barang biasanya dijual dengan markup oleh pembeli. Ini menciptakan arus kas yang membuat penjual asli lebih yakin bahwa mereka akan dibayar.

Mengapa faktur penting?

Faktur penting bagi penjual sebagai cara untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Dengan mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian, ini memungkinkan transaksi yang lebih mulus. Intinya, ini menutup celah antara pesanan dan permintaan pembayaran.

Faktur juga memberikan bukti bahwa produk atau layanan telah dikirimkan. Hal ini menunjukkan bahwa penjual telah memenuhi syarat-syarat perjanjian dan menetapkan hak penjual atas pembayaran . Jika pembeli tidak membayar, ini memberikan bukti tambahan bahwa penjual telah memenuhi pesanan.

Dari sudut pandang akuntansi, faktur mencatat transaksi sebagai piutang sampai semua utang telah dibayar.

Apa itu slip pengepakan?

Slip pengepakan adalah dokumen pengiriman yang disertakan dengan pesanan di dalam paket pengiriman atau diselipkan di dalam kantong pengiriman yang dilampirkan pada paket.

Kadang-kadang disebut sebagai waybill, daftar pengepakan, atau daftar pengiriman – slip pengepakan merinci detail produk sehingga penerima dapat memastikan barang dalam pengiriman sesuai dengan yang mereka pesan.

Apa perbedaan antara slip pengepakan dan faktur?

Faktur dan slip pengepakan dikirim ke pembeli dari penjual, tetapi mereka melayani tujuan yang sama sekali berbeda. Semua bisnis menggunakan faktur, tetapi tidak semua bisnis menggunakan slip pengepakan.

Misalnya, bisnis berbasis jasa tidak menggunakan slip pengepakan karena alasan yang sangat jelas: mereka tidak menjual produk. Sebaliknya, mereka hanya mengeluarkan faktur.

Slip pengepakan hanya diperlukan jika ada produk yang dikirim dan diterima untuk dijual.

Perbedaan lain antara faktur dan slip pengepakan adalah siapa yang menerima dokumen.

Jika Anda yang mengirimkan dokumen-dokumen ini, penting untuk diingat siapa yang harus menerimanya. Faktur harus dikirim ke orang yang bertanggung jawab atas pembayaran.Ini mungkin departemen akuntansi, misalnya.

Slip pengepakan akan dikirim ke departemen yang menerima barang sehingga mereka dapat mencatat barang yang masuk.Dalam beberapa kasus, ini mungkin orang yang sama tetapi kemungkinan besar area bisnis yang berbeda, terutama di gudang atau operasi skala besar.

Di dunia nyata, ada banyak masalah dengan bisnis pemula atau hubungan baru ketika slip pengepakan dan faktur dikirim ke orang yang salah.

Setiap pengiriman harus menyertakan slip pengepakan. Detail pada slip pengepakan akan disesuaikan berdasarkan bisnis dan barang yang dijual.

Dokumen tersebut harus mencantumkan tanggal pemesanan, produk yang termasuk dalam pesanan, dan jumlah setiap produk. Bergantung pada bisnisnya, berat produk juga dapat disertakan. Detail seperti ini penting bagi banyak pembeli yang menggunakan slip pengepakan sebagai panduan saat membuka kemasan pesanan mereka.

Contoh slip pengepakan

Berikut adalah contoh tampilan slip pengepakan yang khas dan detail yang dikandungnya:

Jika Anda memerlukan template slip pengepakan, berikut adalah beberapa tempat Anda dapat menemukan template gratis untuk slip pengepakan:

• Arsip Templat
• Microsoft Office
• Faktur Berry

Jika Anda melakukan bisnis volume rendah, template gratis ini mungkin cocok untuk Anda.

Untuk bisnis atau operasi gudang yang lebih kuat, Anda mungkin ingin membuat slip pengepakan menggunakan sistem manajemen inventaris , seperti SkuVault , untuk mengotomatiskan daftar pengambilan yang dapat berfungsi ganda sebagai slip pengepakan atau menggunakan lompatan pengepakan yang dibuat oleh perangkat lunak pengiriman Anda.

SkuVault terintegrasi dengan semua solusi pengiriman populer , termasuk ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks, dan Temando.

Mengapa slip pengepakan itu penting?

Slip pengepakan penting karena berbagai alasan.

Untuk penjual, slip pengepakan memberikan hitungan akurat dari barang yang dikirim. Mereka dapat berfungsi sebagai pemeriksaan selama fase kontrol kualitas untuk memenuhi pesanan untuk memastikan barang yang tepat dan jumlah yang tepat keluar dari pintu.

Untuk pembeli, slip pengepakan bekerja dengan cara yang sama di pihak mereka untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan yang tertulis di slip pengepakan.

Menangkap ketidaksesuaian sebelum mereka meninggalkan fasilitas penjual itu penting.

Dengan mengidentifikasi dengan jelas isi paket, orang yang menerimanya dapat mencentang barang-barang tersebut di daftar. Waktu terbaik bagi pembeli untuk mengetahui masalah dengan pesanan yang masuk adalah saat mereka pertama kali tiba.

Sementara faktur harus disimpan oleh pembeli dan penjual untuk dicatat, setelah barang diterima dan diperiksa, slip pengepakan tidak lagi diperlukan.

Pesanan pembelian vs. slip pengepakan vs. faktur – Cara kerjanya

Pesanan pembelian, faktur, dan slip pengepakan semuanya melayani tujuan yang berbeda, tetapi mereka bekerja sama. Baik pembeli maupun penjual sama-sama menang saat mereka melakukan transaksi ini dengan benar.

Penjual mendapat untung dari pembeli, dan, pada gilirannya, pembeli mendapat untung dari pelanggan mereka, yang pada akhirnya membeli produk. Berkat pesanan pembelian, faktur, dan slip pengepakan, proses ini berjalan lancar dan efisien.

Contoh dunia nyata

Mari kita lihat contoh dunia nyata tentang cara kerja seluruh proses pembelian dari awal hingga akhir dan bagaimana dokumen-dokumen ini bekerja sama:

1. Pembuatan pesanan pembelian: Perusahaan A kehabisan stok untuk salah satu produk terlarisnya.Mereka perlu menyusun ulang agar penjualan tetap mengalir. Perusahaan A membuat pesanan pembelian dengan jumlah dan persyaratan khusus untuk produk tersebut. Pesanan pembelian ini dikirim ke pemasok, Perusahaan B.
2. Pesanan pembelian diterima : Perusahaan B menerima pesanan pembelian dan mengonfirmasi bahwa mereka dapat memasok produk dengan spesifikasi yang diperlukan.
3. Pesanan dikirim : Perusahaan B kemudian mengirimkan produk ke pembeli dan menyertakan slip pengepakan.Mereka juga mengirimkan invoice yang meminta pembayaran atas barang yang telah dikirimkan.
4. Pesanan diterima : Perusahaan A menggunakan slip pengepakan untuk memastikan pesanan sudah benar dan mereferensi silang pesanan pembelian, slip pengepakan, dan faktur untuk memastikan semuanya sesuai.Setelah semuanya beres, faktur diproses untuk pembayaran.
5. Pesanan dicatat : Setelah menerima barang ke dalam stok, Perusahaan A akan memasukkan informasi ini ke dalam sistem manajemen inventaris mereka untuk menjaga keakuratan catatan.

Perusahaan A adalah pembeli dalam skenario ini, tetapi mereka juga dapat menjadi penjual. Ketika konsumen selanjutnya membeli produk dari Perusahaan A, perusahaan ini akan membuat slip pengepakan sendiri untuk dikirim bersama produk.

Sebelum pengiriman, Perusahaan A akan mengonfirmasi bahwa mereka mengirimkan barang yang tepat dengan membandingkan slip pengepakan dengan pesanan pembelian. Langkah ini saja untuk menghindari kemungkinan transaksi yang mengakibatkan mis-ship.

Perusahaan A kemudian mengirimkan produk mereka kepada pelanggan bersama dengan slip pengepakan. Setelah pelanggan menerima produk, mereka kemudian akan menggunakan slip pengepakan untuk mengonfirmasi pembelian mereka.

Keseluruhan proses pembelian dan penjualan ini dapat dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau dokumen Word, namun rawan error dan sulit dilacak.

Dengan menggunakan inventaris dan perangkat lunak manajemen gudang SkuVault, Anda dapat mengelola seluruh proses dengan lebih andal dari awal hingga akhir . Anda dapat menghemat waktu dengan mengotomatiskan proses dan memastikan penghitungan inventaris yang akurat di seluruh proses pembelian dan penjualan.

Pertanyaan umum tentang pesanan pembelian, slip pengepakan, dan faktur

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang pesanan pembelian, slip pengepakan, dan faktur.

Apakah ada berbagai jenis pesanan pembelian?

Ya. Pemasok akan menerima pesanan pembelian standar, seperti yang dibuat oleh SkuVault, tetapi mungkin ada kalanya Anda ingin menggunakan PO yang berbeda untuk tujuan tertentu, seperti:

• Kontrak : Pesanan pembelian kontrak adalah untuk jangka waktu tertentu.Anda mungkin, misalnya, memiliki PO untuk pemasok yang bagus selama setahun. Detail pesanan dan kerangka waktu tertentu dapat bervariasi.
• Blanket : Blanket purchase order terkadang digunakan untuk memesan item tertentu tanpa jadwal pengiriman atau untuk membuat "rekening terbuka" untuk memesan ulang pada jadwal reguler atau tidak teratur sesuai kebutuhan.
• Direncanakan : Pesanan pembelian yang direncanakan digunakan ketika item, jumlah, dan harga diketahui tetapi tanggal pengiriman tidak dapat diprediksi.

Apa perbedaan antara faktur dan tagihan?

Sementara orang cenderung menggunakan "faktur" dan "tagihan" secara bergantian, mereka memiliki arti yang berbeda.

Tagihan adalah daftar yang disederhanakan dan umumnya meminta pembayaran segera – seperti yang Anda dapatkan setelah makan di restoran. Faktur adalah perincian yang lebih rinci dari barang atau jasa yang telah Anda pesan dan menentukan syarat dan kewajiban pembayaran.

Apa perbedaan antara faktur penjualan dan tanda terima?

Faktur adalah permintaan pembayaran. Kwitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah dilakukan.

Apa itu pernyataan?

Faktur dikeluarkan sebagai permintaan pembayaran berdasarkan pengiriman tertentu atau barang yang dikirim.

Pernyataan dikeluarkan sebagai ringkasan dari semua tagihan yang belum dibayar sebagai bagian dari proses penagihan.

Biasanya, faktur dikirim saat barang dikirim atau dikirim. Laporan biasanya dikirim setiap bulan sebagai pengingat semua faktur yang belum dibayar dan aktivitas akun.

Apa perbedaan antara slip pengepakan dan bill of lading?

Bill of lading (BOL) adalah dokumen yang mentransfer kepemilikan barang dari penjual ke pembeli. BOL adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai konfirmasi bahwa kiriman barang telah dikirimkan.

Slip pengepakan menunjukkan barang aktual yang dikirim dalam pengiriman.

Apa itu pesanan pembelian selimut?

Blanket purchase order adalah jenis perjanjian jangka panjang antara pembeli dan pemasok, di mana pembeli setuju untuk membeli produk atau layanan dalam jumlah tertentu dari pemasok selama jangka waktu tertentu.

Jenis pengaturan ini dapat bermanfaat bagi kedua belah pihak, karena merampingkan proses pengadaan dan memberi pemasok aliran pesanan yang stabil dan dapat diprediksi.

Kesimpulan

Saat menjalankan bisnis atau gudang, sangat penting untuk mengetahui perbedaan dan peran dokumen-dokumen ini dalam proses pembelian.

Pembelian untuk bisnis bisa menjadi proses yang membuat stres bagi sebagian orang. Mempelajari cara menempatkan dan menerima pesanan dengan benar bisa jadi rumit, terutama jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya.

Namun, itu adalah sesuatu yang harus Anda pelajari untuk melakukannya dengan benar, dan setelah Anda memahaminya, pembelian bisa menjadi proses yang lancar dan mulus.

Ingat dasar-dasar ini dan kendalikan bisnis Anda.