5 langkah penting untuk mendisiplinkan karyawan

Apa langkah-langkah utama dalam mendisiplinkan seorang karyawan? Manajer harus mendisiplinkan karyawan mereka dari waktu ke waktu dan tidak ada cara untuk menghindarinya – masalah dengan kinerja dan masalah perilaku terjadi setiap hari di tempat kerja. Departemen Sumber Daya Manusia perusahaan harus memiliki prosedur disiplin dan menggunakannya untuk semua contoh perilaku yang tidak dapat diterima. Baca artikel untuk mengetahui lebih lanjut tentang proses pendisiplinan.

Langkah-langkah mendisiplinkan karyawan – daftar isi:

1. Alasan mendisiplinkan karyawan
2. Sebelum mendisiplinkan seorang karyawan
3. Langkah-langkah mendisiplinkan karyawan
4. Ringkasan

Alasan mendisiplinkan karyawan

Di tempat kerja ada beberapa alasan untuk mendisiplinkan karyawan dan kebanyakan dari mereka terkait dengan masalah perilaku atau indikator kinerja. Penting agar semua karyawan memahami, apa yang diharapkan dari mereka secara khusus – mereka harus tahu pasti perilaku seperti apa yang tidak akan diterima. Tidak masalah, seberapa baik kebijakan Anda ditulis akan ada alasan untuk mendisiplinkan karyawan Anda. Alasan paling terkenal untuk melakukannya meliputi:

• penipuan , pencurian, penggelapan
• kepemilikan atau penggunaan obat- obatan
• penggunaan alkohol
• ketidakhadiran
• kinerja rendah
• salah penanganan properti
• penyalahgunaan internet
• intimidasi, pelecehan seksual, diskriminasi

Ada beberapa metode untuk mendisiplinkan seorang karyawan, tetapi dalam situasi pelanggaran paling berat dan pelanggaran besar, pemutusan kontrak mungkin merupakan satu-satunya pilihan yang dipertanyakan.

Sebelum mendisiplinkan seorang karyawan

Beberapa tindakan yang tidak dapat diterima terjadi di antara karyawan – itu berarti manajer mereka mungkin tidak pernah memiliki kesempatan untuk mengamati sendiri perilaku yang tidak pantas. Dalam situasi seperti itu biasanya salah satu karyawan mengajukan keluhan terhadap yang lain baik secara lisan maupun dalam bentuk tertulis.

Ada langkah-langkah yang harus diikuti setiap manajer, ketika menerima keluhan dari salah satu karyawan. Perusahaan harus memiliki prosedur untuk mengisi pengaduan, di mana bentuk pengaduan itu sendiri harus dijelaskan, serta cara menanganinya. Setiap keluhan yang diterima oleh manajer harus ditangani dengan cara yang sama jika tidak, perusahaan dapat menghadapi tindakan hukum karena diskriminasi. Langkah-langkah yang harus dilakukan setiap manajer ketika menangani keluhan adalah:

Meninjau pengaduan yang diajukan – sesuai dengan prosedur yang harus dimiliki perusahaan, manajer yang menerima pengaduan harus meninjaunya secara menyeluruh. Biasanya pertemuan spesialis SDM dan karyawan diperlukan untuk membahas masalah secara lebih rinci. Ini membantu ketika lebih dari satu orang terlibat – mereka mungkin harus bersaksi di pengadilan di masa depan.

Investigasi – setiap pengaduan harus diselidiki secara rinci. Tidak semua tuduhan harus benar. Manajer harus berbicara dengan anggota perusahaan lainnya dan menemukan saksi dari perilaku yang tidak dapat diterima. Manajer harus mengumpulkan semua dokumentasi yang relevan seperti: formulir pengaduan, email, catatan, laporan, kesaksian serta: catatan terkait peringatan lisan, peringatan tertulis, catatan rapat dengan karyawan, dan pemberitahuan pemutusan hubungan kerja. . Semua dokumen yang relevan harus disimpan rapi terorganisir dalam file.

Bicaralah dengan karyawan tentang tuduhan – karyawan, yang perilakunya sedang diselidiki memiliki hak untuk menyampaikan sudut pandangnya dan menanggapi keluhan. Pada tahap ini mediasi antara dua karyawan dimungkinkan (jika situasi memungkinkan). Jika ada solusi untuk masalah tersebut, masalah tersebut harus diselesaikan pada tahap ini.

Keputusan – setelah sidang kedua belah pihak ada waktu untuk mengambil keputusan. Mungkin ada kebutuhan untuk memulai prosedur disipliner atau menjatuhkan sanksi. Ingat semua tindakan Anda harus diungkapkan hanya kepada individu yang terlibat, prosedur disiplin adalah masalah rahasia yang tidak semua orang di kantor harus dengar. Perbarui file dan tambahkan dokumen yang terkait dengan keputusan Anda ke file.

Tahap banding – karyawan memiliki hak untuk mengajukan banding atas keputusan Anda. Formulir permohonan banding karyawan harus direvisi oleh departemen SDM. Dalam beberapa kasus hukuman dapat dicabut atau diubah sedikit. Keputusan tergantung pada banyak faktor, tetapi dalam semua kasus harus disampaikan secara tertulis.

Langkah-langkah mendisiplinkan karyawan

Peringatan verbal – langkah pertama dalam mendisiplinkan karyawan adalah peringatan verbal. Itu bisa halus dan bijaksana, tetapi mungkin lebih langsung dan keras, tergantung pada situasi dan hubungan antara karyawan dan manajer. Peringatan verbal harus digunakan setiap kali karyawan menunjukkan perilaku negatif.

Peringatan tertulis – ketika peringatan lisan tidak berhasil, biasanya bentuk tertulis diperlukan. Dokumen tersebut harus ditulis dengan hati-hati, karena mungkin ada beberapa implikasi hukum dalam kasus proses lebih lanjut atau tuntutan hukum. Semua dokumen harus ditandatangani oleh manajer, saksi, dan karyawan. Salinan dokumen harus diberikan kepada karyawan, sedangkan set lengkap dokumen harus disimpan di kantor untuk referensi di masa mendatang. Dalam peringatan tertulis harus dinyatakan dengan jelas, apa yang harus dilakukan karyawan untuk memperbaiki perilakunya dan apa akibatnya jika karyawan tidak mengubah apa pun.

Peringatan terakhir – setelah mengeluarkan beberapa peringatan lisan (biasanya lebih dari satu) dan peringatan tertulis, ada waktu untuk peringatan terakhir. Peringatan terakhir harus disampaikan dalam bentuk tertulis, dan pada umumnya bentuknya sangat mirip dengan peringatan tertulis lainnya. Semua contoh perilaku buruk harus dijelaskan secara rinci lagi, bersama dengan metode perbaikan. Dalam peringatan terakhir harus dijelaskan bahwa pemutusan hubungan kerja dimungkinkan jika tidak ada perubahan dalam perilaku karyawan.

Masa percobaan – sebagian besar pemberi kerja biasanya memutuskan hubungan kerja setelah peringatan terakhir, mungkin tidak ada cara untuk mengubah pendekatan karyawan dan perilaku yang tidak dapat diterima tetap ada. Tetapi masih ada manajer yang mungkin ingin menawarkan kesempatan terakhir kepada karyawan mereka untuk berubah. Proses ini disebut masa percobaan dan dapat mencakup tindakan disipliner seperti: pengurangan gaji, pelatihan yang menuntut atau pengawasan ketat . Semua elemen dapat diterapkan secara bersamaan.

Pemutusan Hubungan Kerja – langkah terakhir dalam mendisiplinkan seorang karyawan adalah pemutusan hubungan kerja. Semua dokumentasi yang dikumpulkan selama proses pendisiplinan (peringatan tertulis, dokumen yang berkaitan dengan masa percobaan) harus didiskusikan kembali dengan karyawan tersebut sehingga mereka memahami dengan jelas alasan pemutusan hubungan kerja.

Ringkasan

Manajer harus mendisiplinkan karyawan mereka dari waktu ke waktu dan tidak ada cara untuk menghindarinya – masalah dengan kinerja dan masalah perilaku terjadi setiap hari di tempat kerja. Departemen Sumber Daya Manusia perusahaan harus memiliki prosedur disiplin dan menggunakannya untuk semua contoh perilaku yang tidak dapat diterima.

Ada beberapa langkah pendisiplinan karyawan, antara lain: teguran lisan dan tertulis, teguran terakhir, masa percobaan, dan pemutusan kontrak. Langkah-langkah tersebut merupakan bagian dari satu proses pendisiplinan dan harus diterapkan secara tertib. Setiap peringatan harus didokumentasikan dengan baik untuk referensi di masa mendatang jika terjadi proses hukum. Prosedur pendisiplinan yang terorganisir dengan baik dan dilakukan dengan baik adalah perlindungan terbaik yang dimiliki majikan terhadap pertempuran hukum terkait dengan gugatan pemutusan hubungan kerja yang melanggar hukum .

Baca juga: Kaitan antara manajemen keragaman dan kesempatan kerja yang setara di tempat kerja

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia senang melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting