Panduan Lengkap untuk Pemenuhan Pesanan eCommerce

Pemenuhan pesanan dapat membuat atau menghancurkan bisnis eCommerce Anda.

Lagi pula, jika Anda tidak dapat mengirimkan produk Anda ke pelanggan secara tepat waktu dan efisien, kemungkinan besar mereka akan pergi ke tempat lain. Namun di sisi lain, pemenuhan pesanan yang baik dapat menghasilkan ulasan yang baik dan bisnis yang berulang.

Terlebih lagi, pemenuhan eCommerce semakin kompleks seiring pertumbuhan industri. Dengan teknologi baru dan opsi pengiriman yang muncul setiap saat, akan sulit untuk mengikutinya, terutama dengan raksasa perdagangan seperti Amazon yang menetapkan standar industri begitu tinggi.

Itulah mengapa kami menyusun panduan lengkap ini untuk pemenuhan pesanan. Di sini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang cara memenuhi pesanan dari awal hingga akhir.

Kami akan membahas topik seperti:

• Pemenuhan pesanan in-house vs outsourcing
• 3PL dan layanan pemenuhan pesanan lainnya
• Proses pemenuhan pesanan

Di akhir panduan ini, Anda akan memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang diperlukan untuk memenuhi pesanan dengan sukses. Jadi mari kita mulai!

Apa itu pemenuhan pesanan?

Pemenuhan pesanan adalah proses mendapatkan produk dari gudang Anda ke pelanggan Anda. Meskipun definisinya sederhana, mekanisme membuatnya bekerja dengan lancar sama sekali tidak.

Pemenuhan pesanan dimulai segera setelah pesanan masuk. Pada saat itu, Anda harus memilih, mengemas, dan mengirimkan produk ke pelanggan. Bergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin juga perlu menangani pengembalian dan penukaran.

Ada beberapa cara berbeda untuk memenuhi pesanan, yang akan kita bahas lebih detail nanti. Namun secara umum, Anda dapat melakukannya sendiri (in-house) atau mengalihdayakannya ke penyedia pihak ketiga.

Mengapa pemenuhan pesanan begitu penting?

Sekarang setelah kita menetapkan apa itu pemenuhan pesanan, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa ini penting. Pemenuhan pesanan benar-benar merupakan inti dari seluruh operasi logistik Anda.

Bukan untuk melebih-lebihkan yang sudah jelas, tetapi tanpa pemenuhan pesanan, pelanggan tidak mendapatkan produk, dan Anda tidak dibayar.

Tanpanya, operasi backroom Anda akan runtuh, hubungan pelanggan akan rusak, dan banyak dari pelanggan yang sama akan pergi ke pesaing yang memberikan layanan yang lebih baik.

Berikut adalah beberapa manfaat lain dari strategi pemenuhan pesanan yang disempurnakan:

1: Mengurangi biaya

Tidak jarang bisnis eCommerce meremehkan biaya pemenuhan pesanan. Lagi pula, menerima pesanan, mencetak label, dan mengemas semuanya membutuhkan biaya. Belum lagi jam kerja sebenarnya yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut.

Proses pemenuhan pesanan yang efisien akan memungkinkan Anda melihat lebih dekat setiap komponen operasi Anda dan menemukan cara untuk mengurangi biaya. Ini akan berdampak langsung pada bottom line bisnis Anda.

2: Meningkatkan tingkat layanan pelanggan

Pelanggan Anda adalah sumber kehidupan bisnis Anda, jadi membuat mereka senang adalah segalanya. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memastikan bahwa pesanan mereka dipenuhi dengan segera dan akurat.

Dengan cara ini, Anda dapat menghindari konsekuensi negatif dari pengiriman yang terlambat atau salah, seperti pelanggan yang marah, tolak bayar, dan pengembalian.

3: Tingkatkan reputasi perusahaan Anda

Proses pemenuhan pesanan Anda adalah cerminan dari merek Anda. Jika Anda memberikan pengalaman yang positif, pelanggan Anda akan mengingatnya dan kemungkinan besar akan kembali lagi.

Di sisi lain, jika Anda terus-menerus membuat kesalahan dengan pesanan, reputasi bisnis Anda akan cepat berkembang menjadi buruk. Dalam jangka panjang, ini akan menyabot keuntungan Anda dan potensi pertumbuhan bisnis.

4: Optimalkan dan skalakan bisnis Anda

Proses pemenuhan pesanan yang disederhanakan juga dapat membantu Anda mengoptimalkan dan menskalakan bisnis Anda dengan lebih efektif. Ketika Anda memiliki pegangan pada pemenuhan Anda, Anda dapat memperkirakan kebutuhan inventaris dengan lebih baik dan merencanakan pertumbuhan di masa depan.

Terlebih lagi, Anda akan dapat menerima pesanan yang lebih besar tanpa harus khawatir untuk memenuhinya secara akurat.

Selain itu, jika Anda memiliki strategi pemenuhan pesanan yang terdokumentasi dan terencana dengan baik, akan jauh lebih mudah untuk menskalakan proses tersebut ke beberapa gudang atau basis karyawan yang berkembang.

5: Meningkatkan penjualan

Last but not least, proses pemenuhan pesanan yang dijalankan dengan baik dapat membantu Anda meningkatkan penjualan.

Bagaimana? Dengan memastikan bahwa pelanggan Anda menerima pesanan mereka dengan cepat dan tanpa masalah, Anda akan mendorong mereka untuk membeli dari Anda lagi di masa mendatang.

Terlebih lagi, pelanggan yang senang juga lebih mungkin memberi tahu teman dan keluarga mereka tentang bisnis Anda, yang dapat menghasilkan lebih banyak penjualan.

Sekarang setelah kita membahas beberapa manfaat utama pemenuhan pesanan, mari kita lihat lebih dekat proses itu sendiri.

Bagaimana cara kerja pemenuhan pesanan?

Yang benar adalah bahwa proses pemenuhan pesanan dapat bervariasi dan bergantung pada model bisnis Anda. Bisnis print-on-demand akan memenuhi pesanan jauh berbeda dari bisnis dropshipping.

(Kami akan berbicara lebih banyak tentang model bisnis khusus ini nanti di pos.)

Tetapi untuk memberi Anda gambaran umum, inilah cara kerja proses pemenuhan pesanan untuk sebagian besar bisnis.

Langkah prasyarat pemenuhan pesanan adalah mendapatkan produk yang Anda pesan dari pemasok. Aturan praktisnya adalah mengatur jadwal pengiriman dengan pemasok Anda untuk mengirimkan barang ke gudang Anda.

Setelah menerima inventaris, Anda akan mengklasifikasikan dan menyimpan barang di gudang Anda. Perlu dicatat bahwa klasifikasi stok Anda berperan penting dalam proses pemenuhan pesanan karena memastikan keakuratan dan kecepatan proses.

Anda juga harus mengklasifikasikan produk berdasarkan pendapatan yang dihasilkannya untuk bisnis Anda, dengan item terlaris yang diatur di dekat meja pengepakan.

Salah satu cara klasifikasi stok yang paling populer dan efektif adalah metode inventarisasi ABC .

Sekarang, setelah Anda menerima produk dari produsen dan mengklasifikasikannya menurut nilainya, Anda siap untuk keberhasilan pemenuhan pesanan.

Berikut adalah perincian langkah demi langkah dari setiap bagian dari proses pemenuhan pesanan.

Langkah 1: Menerima pesanan pelanggan

Langkah pertama adalah menerima pesanan pelanggan. Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti online, melalui telepon, atau secara langsung.

Jika Anda menggunakan strategi inventaris multisaluran , pastikan untuk menggunakan perangkat lunak pengelolaan inventaris untuk mengintegrasikan semua saluran Anda ke satu tempat.

Dengan begitu, Anda dapat melihat semua pesanan yang Anda terima dari dasbor yang nyaman.

Setelah Anda menerima pesanan, Anda harus memverifikasi bahwa pesanan tersebut lengkap dan akurat. Ini penting karena kesalahan apa pun pada tahap ini dapat menyebabkan masalah besar di kemudian hari.

Misalnya, jika Anda tidak sengaja mengirimkan produk yang salah ke pelanggan, akan sangat sulit (dan mahal) untuk memperbaiki masalah tersebut.

Langkah 2: Pilih dan kemas produk

Setelah memverifikasi bahwa pesanan sudah lengkap dan akurat, saatnya memilih dan mengemas produk.

Ini melibatkan menemukan produk di gudang Anda dan mengemasnya, sehingga siap dikirim.

Jika Anda memiliki bisnis kecil, Anda mungkin dapat melakukannya sendiri. Tetapi jika Anda mengirimkan pesanan dalam jumlah besar, sebaiknya investasikan bantuan.

Anda dapat mempekerjakan karyawan untuk melakukan ini untuk Anda atau mengalihdayakan tugas tersebut ke perusahaan lain. Ini disebut pemenuhan pihak ketiga, atau 3PL.

Bagaimanapun, penting untuk memastikan bahwa produk Anda dikemas dengan benar dan aman. Jika tidak, Anda akan mendapatkan banyak barang rusak – dan pelanggan yang marah.

Baru mengenal 3PL? Lihat panduan kami tentang sistem inventaris 3PL dan berapa biaya 3PL untuk memulai.

Langkah 3: Kirim produk

Setelah produk Anda dipilih dan dikemas, saatnya mengirimkannya ke pelanggan Anda.

Untuk melakukannya, Anda harus membuat label pengiriman dan memilih metode pengiriman.

Jika Anda menggunakan perusahaan pemenuhan, mereka biasanya akan mengurus ini untuk Anda. Namun jika Anda memenuhi pesanan sendiri, Anda harus memastikan bahwa Anda menggunakan metode pengiriman yang tepat untuk setiap pesanan.

Misalnya, jika Anda mengirimkan barang ringan ke pelanggan yang tinggal di dekat Anda, Anda dapat memilih untuk mengirimkannya melalui USPS First Class. Namun jika Anda mengirimkan barang berat ke pelanggan yang tinggal di seluruh negeri, Anda mungkin ingin menggunakan UPS Ground.

Setelah memilih metode pengiriman, Anda harus membuat label pengiriman. Ini dapat dilakukan secara online melalui situs web perusahaan pengiriman Anda.

Setelah Anda memiliki label pengiriman, yang perlu Anda lakukan hanyalah menempelkannya pada paket dan menyerahkannya di kantor pos atau pusat pengiriman.

Dan itu saja! Pelanggan Anda akan menerima pesanan mereka dalam beberapa hari (tergantung pada metode pengiriman yang Anda pilih).

Langkah 4: Lacak pesanan dan perbarui pelanggan

Langkah terakhir dalam proses pemenuhan pesanan adalah melacak pesanan dan memperbarui pelanggan.

Ini melibatkan mengawasi pesanan Anda saat mereka melewati proses pengiriman dan memperbarui pelanggan Anda tentang status pesanan mereka.

Jika Anda menggunakan perusahaan pemenuhan, mereka biasanya akan memberi Anda informasi pelacakan untuk setiap pesanan. Namun jika Anda memenuhi pesanan sendiri, Anda harus membuat nomor pelacakan dan memperbarui pelanggan secara manual.

Apa pun itu, penting untuk terus memberi tahu pelanggan Anda tentang status pesanan mereka. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah mereka terkejut ketika pesanan mereka tiba (atau tidak sampai).

Jadi pastikan untuk mengirimi mereka informasi pelacakan segera setelah pesanan mereka dikirimkan. Dan jika ada penundaan, pastikan untuk segera memberi tahu mereka.

Mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar cara memenuhi pesanan, mari kita lihat beberapa cara untuk mengoptimalkan proses Anda.

1. Gunakan perangkat lunak manajemen inventaris

Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris, sekarang saatnya untuk memulai.

Perangkat lunak manajemen inventaris seperti SkuVault akan membantu Anda melacak inventaris Anda secara waktu nyata, sehingga Anda selalu tahu apa yang tersedia dan apa yang perlu dipesan.

Ini juga akan membantu Anda mengotomatiskan proses pemesanan Anda, sehingga Anda dapat mengisi kembali produk Anda dengan cepat dan mudah.

2. Gunakan perusahaan pemenuhan

Jika Anda mengirimkan pesanan dalam jumlah besar dan tidak ingin berurusan dengan logistik, mungkin sebaiknya Anda mengalihdayakan pemenuhan pesanan Anda ke 3PL.

Perusahaan pemenuhan berspesialisasi dalam penyimpanan dan pengiriman produk, sehingga mereka dapat menangani semua detail untuk Anda. Ini akan membebaskan waktu Anda sehingga Anda dapat fokus menjalankan bisnis Anda.

Plus, sebagian besar perusahaan pemenuhan menawarkan potongan harga pengiriman, sehingga Anda dapat menghemat uang untuk biaya pengiriman.

3. Tawarkan pengiriman gratis

Pengiriman gratis adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan penjualan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Faktanya, sebuah studi oleh Comscore menemukan bahwa pengiriman gratis adalah faktor nomor satu yang memengaruhi pembeli online.

Jadi, jika Anda belum menawarkan pengiriman gratis, sekarang saatnya untuk memulai.

4. Gunakan pengiriman flat-rate

Jika Anda tidak dapat menawarkan pengiriman gratis, hal terbaik berikutnya adalah menggunakan pengiriman dengan tarif tetap.

Pengiriman dengan tarif tetap adalah saat Anda membebankan satu harga tetap untuk pengiriman, terlepas dari berat atau tujuan pesanan.

Ini adalah cara yang bagus untuk menyederhanakan proses pengiriman Anda dan membuatnya lebih terjangkau bagi pelanggan Anda.

5. Menganalisis setiap bagian dari proses pemenuhan pesanan

Cara terakhir untuk mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan Anda adalah dengan menempatkan setiap bagian dari proses di bawah mikroskop.

Ini berarti mencermati setiap aspek dari proses Anda dan menemukan cara untuk memperbaikinya.

Misalnya, Anda mungkin ingin menyelidiki operator pengiriman yang berbeda untuk melihat apakah Anda dapat menemukan satu dengan tarif lebih murah. Atau Anda mungkin ingin mengubah cara Anda mengemas produk untuk menghemat biaya pengiriman.

Intinya adalah selalu ada ruang untuk perbaikan. Jadi perhatikan baik-baik proses Anda dan lihat di mana Anda dapat membuat beberapa perubahan.

Jenis pemenuhan pesanan

Agar bisnis Anda mencapai pemenuhan pesanan yang berhasil, Anda perlu membuat pilihan yang tepat tentang bagaimana Anda akan memenuhi pesanan.

Jadi, bagaimana Anda menemukan hak pemenuhan pesanan – atau bagaimana Anda mendefinisikan “hak”? Tanyakan para pemimpin bisnis, dan masing-masing akan merekomendasikan proses yang berbeda.

Yang benar adalah bahwa tidak ada solusi sempurna untuk semua bisnis. Setiap organisasi akan memiliki kebutuhan pemenuhan yang berbeda, jadi hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mengevaluasi bisnis Anda dan menemukan proses yang paling sesuai untuk Anda.

Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat, kami telah menyusun daftar jenis pemenuhan pesanan yang paling umum.

1. Pemenuhan pesanan di rumah

Pemenuhan pesanan internal adalah saat Anda memenuhi pesanan menggunakan staf dan sumber daya Anda sendiri.

Ini adalah jenis pemenuhan pesanan yang paling umum, dan seringkali merupakan pilihan terbaik untuk usaha kecil.

Dengan pemenuhan pesanan internal, Anda memiliki kendali penuh atas setiap aspek proses. Dan karena Anda tidak mengandalkan perusahaan pihak ketiga, biasanya lebih terjangkau.

Kelemahan dari pemenuhan pesanan in-house adalah dapat memakan waktu dan mahal untuk diukur. Jadi jika Anda mengharapkan banyak pertumbuhan dalam waktu dekat, ini mungkin bukan pilihan terbaik untuk Anda.

2. Pemenuhan pesanan yang dialihdayakan

Pemenuhan pesanan outsourcing adalah saat Anda menggunakan perusahaan pihak ketiga untuk menyimpan dan mengirimkan produk Anda.

Ini adalah opsi yang bagus untuk bisnis yang tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk menangani sendiri pemenuhannya. Ini juga merupakan pilihan yang baik jika Anda mengharapkan banyak pertumbuhan karena sebagian besar perusahaan pemenuhan dapat menskalakan dengan cepat untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Kelemahan dari pemenuhan pesanan outsourcing adalah harganya bisa lebih mahal daripada pemenuhan pesanan di rumah. Dan karena Anda mengandalkan pihak ketiga, Anda mungkin memiliki sedikit kendali atas prosesnya.

3. Pengiriman drop

Dropshipping adalah jenis outsourcing di mana perusahaan pemenuhan mengirimkan produk langsung ke pelanggan Anda atas nama Anda.

Ini adalah opsi bagus untuk bisnis yang tidak ingin membawa inventaris apa pun. Dan karena Anda tidak mengirimkan produk sendiri, biasanya lebih terjangkau daripada outsourcing tradisional.

Kelemahan dari dropshipping adalah sulitnya menemukan pemasok yang memiliki reputasi dan dapat diandalkan. Dan karena Anda tidak mengontrol proses pengiriman, waktu pengiriman tidak dapat diprediksi.

4. Pemenuhan pesanan hibrid

Pemenuhan pesanan hibrid adalah campuran pemenuhan in-house dan outsourcing.

Ini adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang menginginkan yang terbaik dari kedua dunia. Dengan pemenuhan hybrid, Anda dapat mengalihdayakan beberapa aspek proses (seperti penyimpanan dan pengiriman) sambil tetap mempertahankan kendali atas yang lain (seperti layanan pelanggan).

Kelemahan dari pemenuhan hybrid adalah harganya bisa lebih mahal daripada outsourcing tradisional. Dan jika Anda tidak berhati-hati, akan sulit untuk melacak tingkat inventaris Anda.

5. Buat sesuai pesanan

Make-to-order adalah jenis manufaktur di mana produk dibuat setelah pesanan dilakukan.

Ini adalah opsi yang bagus untuk bisnis yang menjual produk khusus atau yang dipersonalisasi. Dan karena Anda tidak membawa inventaris, biasanya lebih terjangkau daripada produksi tradisional.

Kelemahan dari make-to-order adalah memakan waktu dan mahal untuk skala. Dan karena Anda membuat produk sesuai pesanan, waktu pengiriman bisa lebih lama dibandingkan jenis manufaktur lainnya.

6. Perakitan sesuai permintaan

Perakitan berdasarkan permintaan adalah jenis manufaktur di mana produk dirakit setelah pesanan dilakukan.

Ini adalah pilihan yang bagus untuk bisnis yang menjual produk yang perlu dirakit (seperti furnitur). Dan karena Anda tidak membawa inventaris, biasanya lebih terjangkau daripada produksi tradisional.

Kelemahan dari perakitan berdasarkan permintaan adalah dapat memakan waktu dan mahal untuk diukur. Dan seperti pemenuhan pesanan, waktu pengiriman bisa lebih lama dibandingkan dengan jenis manufaktur lainnya.

7. Cetak sesuai permintaan

Print-on-demand adalah jenis manufaktur di mana produk dicetak setelah pesanan dilakukan.

Ini adalah opsi yang bagus untuk bisnis yang menjual produk khusus atau yang dipersonalisasi. Dan karena Anda tidak membawa inventaris, biasanya lebih terjangkau daripada produksi tradisional.

Kelemahan dari print-on-demand adalah Anda terikat pada perusahaan percetakan apa pun yang Anda pekerjakan. Jika perusahaan itu mengalami masalah saluran pipa (atau bahkan bangkrut), seluruh bisnis Anda dapat ikut tenggelam bersamanya.

Memastikan pemenuhan pesanan yang berhasil memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat .

Ada banyak jenis pemenuhan pesanan, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya.

Jenis pemenuhan pesanan yang Anda pilih akan bergantung pada produk, model bisnis, dan anggaran Anda.

Apa pun metodologi yang Anda adopsi, penting untuk memiliki strategi manajemen inventaris yang kuat dan sistem manajemen inventaris untuk melacak pesanan Anda, menjaga kontrol kualitas, dan memperkirakan penjualan Anda di masa mendatang.

SkuVault melakukan semua hal ini dan lebih banyak lagi, dan kami telah membantu ratusan pemilik bisnis eCommerce tumbuh dan berkembang melalui manajemen inventaris yang sangat baik.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana SkuVault membantu, daftar demo gratis atau lihat halaman fitur kami .