Cara Meningkatkan Komunikasi Tim dengan Kolaborasi Visual

Satu kesamaan yang dimiliki oleh semua tim berkinerja tinggi adalah komunikasi yang efektif.

Komunikasi tim yang efektif adalah kunci untuk tetap produktif, menghindari konflik, membangun kepercayaan, dan pada akhirnya mencapai tujuan organisasi secara tepat waktu.

Sebuah tim yang tidak berkomunikasi secara efektif satu sama lain dapat menyebabkan kekacauan, stres, penundaan, dan konflik yang tidak diinginkan.

Yang membawa kita ke pertanyaan berikutnya. Bagaimana cara meningkatkan komunikasi tim? Strategi komunikasi tim banyak, tetapi kita tidak akan fokus pada salah satu dari mereka hari ini. Sebagai gantinya, kita akan berbicara tentang kolaborasi visual dan bagaimana hal itu dapat membantu Anda berkomunikasi lebih baik dengan tim Anda, baik mereka berada di lokasi, jarak jauh, atau campuran keduanya.

Anda mungkin menggaruk-garuk kepala pada awalnya, tetapi bersabarlah bersama kami. Pada akhir posting blog ini, Anda akan mengangguk setuju.

Mari kita menggali.

Apa itu Kolaborasi Visual?

Kolaborasi visual memerlukan bekerja bersama menggunakan sarana visual seperti kanvas atau papan tulis, konferensi video, diagram, simbol, gambar, sketsa, dll.

Ini dimanfaatkan oleh tim yang berlokasi bersama dan jarak jauh untuk berbagai tujuan termasuk manajemen pertemuan, perencanaan proyek, pembuatan prototipe, brainstorming, pemikiran desain, dan perencanaan sprint.

Mengapa kolaborasi visual

Berbicara satu sama lain tampaknya cukup mudah, namun, proyek gagal, kesalahan terjadi, dan orang-orang tertinggal dan sering bingung- semua karena komunikasi yang tidak efektif.

Dengan banyaknya tim yang beralih ke bekerja dari jarak jauh, di mana tim lebih banyak menulis untuk berkomunikasi daripada berbicara, tantangan komunikasi telah berlipat ganda.

Solusi efektif untuk mengatasi tantangan umum ini adalah penggunaan visual, dalam materi komunikasi Anda, dan selama kolaborasi. Daripada hanya berkomunikasi satu sama lain menggunakan kata-kata (dalam format lisan atau tertulis), lampirkan visual untuk lebih menguraikannya.

Menggunakan visual telah terbukti meningkatkan pemahaman dan membantu memproses informasi lebih baik dan lebih cepat. Penelitian menunjukkan bahwa manusia dapat memproses visual 60.000 kali lebih cepat daripada teks dan mereka cenderung mengingat 80% dari apa yang mereka lihat, sedangkan hanya 20% dari apa yang mereka baca dan 10% dari apa yang mereka dengar. Inilah sebabnya mengapa menyertai pesan Anda dengan visual akan menyisakan lebih sedikit ruang untuk kebingungan dan membawa pesan pulang lebih cepat.

Misalnya, jika Anda ingin menjelaskan cara kerja suatu proses, gunakan diagram alur untuk memudahkan penerima memahaminya.

Contoh kolaborasi visual

Mari kita coba memahami bagaimana kolaborasi visual dapat membantu meningkatkan komunikasi dengan sebuah contoh.

Brainstorming kelompok. Teknik kreatif ini sangat bagus untuk mengumpulkan solusi untuk suatu masalah atau menghasilkan ide-ide baru yang inovatif untuk proyek, dengan tim Anda.

Salah satu hambatan untuk sesi brainstorming yang efektif adalah menjaga momentum dan membiarkan semua orang berkontribusi secara setara. Juga, ketika banyak ide dilontarkan ke seluruh ruangan pada saat yang sama, beberapa mungkin tidak pernah berhasil mencapai daftar akhir.

Larutan; curah pendapat menggunakan peta pikiran, alat visual untuk menangkap ide, dan mengaturnya. Jika Anda menggunakan kanvas online yang dapat memberi semua orang (bahkan mereka yang bergabung dari jarak jauh) akses ke ruang yang sama untuk berkolaborasi di sekitar peta pikiran, semua individu dapat berkontribusi sama untuk membangunnya saat mereka menambahkan ide mereka. Mereka juga dapat menggunakan gambar atau simbol alih-alih kata-kata. Bagian terbaiknya adalah, tidak seorang pun harus berbicara; semua ide akan dikomunikasikan dan dicatat.

Peta pikiran terakhir akan dengan jelas mendefinisikan semua ide dan sub-ide, bagaimana mereka terkait satu sama lain, dan bagaimana mereka membantu memecahkan masalah yang dihadapi. Anda juga dapat berbagi kanvas dengan pemangku kepentingan Anda ketika saatnya untuk mendapatkan masukan mereka.

Ruang Kerja Visual Online

Sebagian besar tim bekerja dari jarak jauh akhir-akhir ini, atau setidaknya memiliki beberapa anggota yang melakukannya. Untuk memungkinkan semua orang berpartisipasi secara setara dalam berkolaborasi dan mengomunikasikan ide secara visual, Anda memerlukan ruang kerja online yang mendukung pengeditan sinkron, konferensi video, komentar, pelacakan mouse waktu nyata, dan pratinjau perubahan.

Di sinilah alat seperti Creately dapat membantu. Ini menyediakan kanvas online tak terbatas yang dapat digunakan tim untuk berkomunikasi dan berkolaborasi seputar rencana, proyek, strategi, dan ide mereka. Ini menawarkan kemampuan kolaborasi waktu nyata yang memungkinkan tim untuk bekerja sama seolah-olah mereka berada di ruangan yang sama.

Metode Kolaborasi Visual untuk Komunikasi Tim yang Efektif

Sekarang setelah Anda siap untuk berpikir, bekerja, dan berkomunikasi secara visual, inilah saatnya untuk mempertimbangkan dari mana harus memulai. Dengan kanvas yang tak terbatas, ada kemungkinan tak terbatas, juga kebingungan harus mulai dari mana. Untuk membantu Anda mempersempitnya dan menghasilkan hasil terbaik, kami telah mencantumkan beberapa metode di bawah ini bersama dengan template.

Perencanaan strategis

Perencanaan strategis mengharuskan Anda untuk menilai di mana Anda berada dan di mana Anda ingin menjadi dan menetapkan arah bisnis Anda sesuai dengan itu. Tidak diragukan lagi, prosesnya terdiri dari banyak komunikasi bolak-balik antara anggota tim dan pemangku kepentingan.

Dengan membawa semuanya dan semua orang ke dalam satu kanvas, Anda dapat menghindari banyak kebingungan yang umumnya muncul dengan metode komunikasi dan kolaborasi non-visual seperti utas email, panggilan konferensi tanpa akhir, utas obrolan, dll.

Pemetaan perjalanan pelanggan

Pemetaan perjalanan pelanggan melibatkan menguraikan dan menganalisis perjalanan pelanggan Anda saat mereka berinteraksi dengan merek Anda. Ini mengungkapkan tindakan pelanggan, emosi, poin rasa sakit, dan harapan sepanjang perjalanan mereka.

Anda dapat secara efektif menyederhanakan komunikasi seputar proses ini dengan berkolaborasi secara visual dengan tim Anda.

Menjalankan Rapat

Rapat melibatkan banyak diskusi, dan untuk membuat sesuatu yang produktif dari semua yang dikomunikasikan, Anda perlu mengatur dan merekam ide-ide yang dibagikan, memprioritaskannya, dan membuat rencana aksi.

Kanvas ini dibuat di sekitar komponen dasar dalam rapat seperti curah pendapat, prioritas ide, perencanaan tindakan, dll. Edit atau tambahkan elemen lain ke kanvas seperlunya untuk menjalankan rapat Anda secara efektif.

Lihat panduan kami untuk menjalankan rapat yang efektif untuk mempelajari lebih lanjut.

Perencanaan lari cepat

Perencanaan sprint juga melibatkan banyak diskusi yang bertujuan untuk menentukan apa yang dapat dilakukan selama Sprint dan bagaimana pekerjaan yang dipilih akan diselesaikan. Dengan menyatukan semua elemen ini ke dalam satu kanvas, Anda dapat melihatnya berdampingan dan mendapatkan gambaran umum singkat tentang semuanya.

Siap Mencoba Kolaborasi Visual untuk Komunikasi Tim yang Efektif?

Sebuah gambar bernilai seribu kata. Alih-alih mengucapkan ribuan kata untuk menjelaskan ide-ide unik di kepala Anda, Anda dapat mengubahnya menjadi sesuatu yang visual dan nyata dengan diagram atau sketsa sederhana, untuk membantu orang lain memahaminya dengan lebih baik dan lebih cepat.

Anda dapat dengan mudah mencapai komunikasi tim yang efektif dengan memasukkan kanvas ke dalam pertemuan harian Anda, di mana para peserta dapat berbagi dan membangun ide-ide mereka dalam bentuk visual (yaitu diagram alur, peta pikiran, infografis, dll.) untuk menjelaskannya dengan lebih baik kepada orang lain.

Punya tips untuk meningkatkan komunikasi tim? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.