8 Tips Manajemen Email untuk Menjaga Kotak Masuk Anda Tetap Bersih

Apakah Anda merasa menjaga kotak masuk email Anda tetap bersih adalah sebuah kekalahan? Untuk membantu Anda, ahli strategi pemasaran konten Zoe Devitto membagikan beberapa kiat manajemen email di bawah ini.

Di dunia sekarang ini, tampaknya semua orang dan burung beo mereka memiliki akun email.

Mungkin Anda bahkan memiliki beberapa alamat email untuk tujuan yang berbeda (bersalah di sini). Namun terlepas dari berapa banyak akun email yang saya buat, saya bangga mengatakan bahwa kotak masuk saya selalu rapi dan rapi.

Tapi tidak selalu seperti ini (oh, tidak!).

Saya juga pernah ke sana. Tempat gelap itu ketika Anda kehilangan kendali atas semua langganan yang Anda daftarkan untuk ditukar dengan barang gratis yang tak tertahankan. Atau ketika corong email mencoba meyakinkan Anda untuk membeli barang yang telah Anda tinggalkan di dalam keranjang belanja Anda.

Bahkan mungkin pesan penting sesekali dari klien yang tersesat di antara keuntungan ( no bueno ).

Kiat manajemen email: cara merapikan kotak masuk Anda

Tapi hari-hari yang memakan waktu itu sekarang sudah berlalu. Saya telah mempelajari kiat-kiat manajemen email yang secara teratur menjaga kotak masuk saya tetap bersih dengan sedikit usaha dari pihak saya.

Saya suka menyebutnya 'Metode Nol Kotak Masuk'. Sebuah sistem di mana saya mengatur email ke dalam file untuk menghindari membuang-buang waktu. Dengan cara ini, saya dapat menanggapi email yang relevan sambil menyingkirkan sampah visual.

Terkait: Pelajari cara menghasilkan lebih banyak penjualan dari email Anda dengan kursus pemasaran email gratis ini

Apakah kotak masuk Anda terasa berlebihan? Saya memiliki beberapa tips manajemen email yang baik dan saya membagikannya di bawah ini.

Mari kita mulai.

#1. Buat akun email terpisah untuk tujuan tertentu

Dengan tersedianya banyak penyedia email gratis yang luar biasa, saat ini jarang menemukan siapa pun dengan satu akun email.

Memiliki banyak akun (yaitu, satu untuk email kantor, akun lain untuk email pribadi, dan akun ketiga untuk layanan online, seperti mengunduh gratisan) mempermudah pengaturan email.

Akun email kerja

Lindungi akun ini dari email yang tidak perlu dengan cara apa pun. Ini berarti jangan berbagi dengan teman dan keluarga. Jangan pernah berlangganan buletin dengan akun email ini.

Akun email keluarga dan teman

Akun email khusus yang dibuat hanya untuk sahabat dan anggota keluarga dekat Anda. Anda juga dapat menggunakannya untuk keadaan darurat pribadi dan formulir kontak.

Akun email sosial

Ini akan menjadi akun email Anda yang paling fleksibel – dan kemungkinan besar, akun dengan email yang paling banyak belum dibuka.

Jika Anda menggunakan penyedia email yang berbeda untuk setiap akun, memiliki klien email dapat membantu. Klien email adalah aplikasi berbasis web atau desktop yang memungkinkan Anda mengelola pesan email dari penyedia layanan email yang berbeda.

#2. Pisahkan email Anda ke dalam zona

Sebagian besar penyedia layanan email, seperti Outlook dan Gmail, memungkinkan Anda menyetel fitur yang memisahkan email ke dalam kategori berdasarkan prioritas dan urgensi.

Bintang dan bendera

Anda dapat melakukannya dengan mengatur fitur seperti bintang dan ikon bendera, yang memungkinkan Anda membedakan email masuk berdasarkan kriteria yang ditentukan (yaitu, urgensi rendah, sedang, atau tinggi).

Atur akun Anda agar email yang berkilau bintangnya selalu muncul di bagian atas dan tidak tersesat.

Tapi pengguna berhati-hatilah! Jangan terbawa oleh penandaan dan bintangi email Anda. Ketika sebagian besar korespondensi Anda dikategorikan, akan sangat sulit untuk menentukan mana yang penting.

Label dan folder

Saat mengatur akun Anda, tujuan Anda adalah memiliki kotak masuk yang bersih, jadi cobalah untuk menghapus pesan sebanyak mungkin. Kuncinya di sini adalah sering melakukannya untuk menghindari efek bola salju di mana Anda kehilangan kendali.

Tapi bagaimana dengan yang tidak bisa langsung Anda hapus? Solusinya cukup sederhana: pelajari cara mengatur email dengan mudah menggunakan file dan label.

File bertindak seperti laci. Anda menyimpan email Anda sehingga tidak menyebabkan polusi visual. Dan Anda melanjutkannya dengan membuat banyak file dan mendedikasikan masing-masing ke email tertentu.

Kategori bisa berupa:

• email yang berhubungan dengan pekerjaan
• pemberitahuan media sosial
• atau email dari teman dan keluarga.

Kotak masuk Anda harus menjadi folder utama dengan semua kategori yang berbeda ini.

Kiat bonus: Apakah kotak masuk Anda dibanjiri ratusan, bahkan mungkin ribuan, email spam?

Saya punya solusi yang tidak perlu membuat akun email lain.

Buat file dan beri label 'Diarsipkan'. Kemudian, pilih semua pesan di kotak masuk Anda dan pindahkan ke file ini. Dengan cara ini, kotak masuk Anda akan tetap bersih dan Anda tidak akan kehilangan atau melewatkan email sebelumnya.

Demikian juga, label mirip dengan folder. Saat Anda memilih istilah, Anda akan melihat semua email dengan label tersebut. Tetapi label berbeda dari file karena digunakan untuk menetapkan kategori ke email kotak masuk Anda, tanpa benar-benar memindahkannya ke file tertentu.

Dengan cara ini, satu pesan dapat memiliki banyak label tetapi hanya ada dalam satu file. Ini adalah bentuk menemukan pesan Anda dengan cepat saat Anda membutuhkannya dengan menggunakan kata kunci yang ditetapkan yang sesuai dengan kontennya.

#3. Berhenti berlangganan dari daftar email yang tidak Anda perlukan

Ini mungkin tampak seperti tidak perlu dipikirkan lagi, tetapi yang mengejutkan, banyak orang terus menghapus email promosi secara teratur, tetapi tidak pernah keluar dari buletin semacam itu.

Mengapa kita melakukan ini pada diri kita sendiri?

Pastikan untuk berhenti berlangganan dari milis dan email promosi yang tidak pernah Anda buka. Juga, berhenti berlangganan dari lansiran media sosial apa pun yang tidak Anda perlukan.

Atau, Anda dapat menggunakan akun email terpisah untuk email promosi sehingga Anda dapat menyimpan email penting di akun utama Anda.

Langganan yang tidak diinginkan adalah nomor Anda. 1 musuh saat Anda mencoba mencapai Inbox Zero. Dari buletin hingga iklan, pesan-pesan ini dapat dengan mudah membanjiri kotak masuk Anda dan mempersulit untuk menemukan pesan penting.

Saat melihat melalui kotak masuk sosial/massal Anda untuk sesuatu untuk dibaca, jangan hanya melewati hal-hal yang tidak menarik. Keluarkan mereka dari api penyucian email dan hapus mereka dari hidup Anda selamanya.

Dapat dimengerti, berhenti berlangganan dari daftar email juga bisa memakan waktu, jadi ingatlah bahwa pencegahan lebih baik daripada pengobatan apa pun. Jangan berlangganan kecuali Anda tahu Anda menginginkannya di kotak masuk Anda.

Jadwalkan lebih banyak waktu seminggu sekali untuk melakukan beberapa organisasi kotak masuk yang lebih bersih, seperti membuat dan menggunakan file dan label.

#4. Gunakan grup atau daftar distribusi

Apakah Anda mendapatkan CC dalam percakapan yang tidak perlu Anda perbarui? Atau apakah Anda menemukan diri Anda terjebak dalam utas email balas-semua? Sama seperti pesan teks seluler dalam obrolan grup, Anda memiliki opsi untuk mematikan utas itu.

Untuk melakukannya di Google dan Outlook, buka pesan apa pun di utas, klik tiga titik di bagian atas layar (di atas baris subjek). Pilih "Bungkam" dari opsi tarik-turun (di Gmail) atau "Abaikan" (jika Anda menggunakan Outlook).

Bergantung pada gaya hidup Anda, Anda mungkin juga dibanjiri email acara (dan balasan grup tanpa akhir) untuk teman bermain, rapat kerja, dan acara sosial. Gunakan Google Kalender untuk melacak semua acara Anda dan menghapus email undangan acara segera setelah Anda melihatnya di kalender.

#5. Gunakan matriks Eisenhower

Banyak profesional membuang begitu banyak energi dan waktu untuk mencoba memutuskan tugas apa yang harus ditangani terlebih dahulu. Dan ketika Anda memiliki banyak hal, memprioritaskan apa yang harus dilakukan (dan dalam urutan apa) sangat membantu.

Tetapi ketika daftar tugas Anda tampak lebih panjang daripada karpet Grammy, bagaimana Anda bisa memutuskan tugas mana yang harus diprioritaskan? Selain mengandalkan alat manajemen tugas Anda yang biasa, ada satu trik lagi yang bisa Anda lakukan.

Masukkan Matriks Eisenhower. Sistem yang memungkinkan Anda dengan cepat memahami tugas dan keputusan apa yang harus didekati terlebih dahulu. Ini adalah alat pengambilan keputusan sederhana yang membagi tugas menjadi empat kotak dan memprioritaskan tugas mana yang harus Anda fokuskan terlebih dahulu dan mana yang harus Anda delegasikan atau hapus.

Jadi, ketika Anda merasa ragu terhadap berbagai email, tanyakan pada diri sendiri:

• Apakah itu penting?
• Atau mendesak?

Ironisnya, manusia memiliki kecenderungan untuk memprioritaskan tugas-tugas yang mendesak tetapi kemampuan yang mengejutkan untuk menunda-nunda yang penting. Tujuan dari triase email adalah untuk mengidentifikasi email-email yang Anda tahu mendesak – bukan yang memiliki baris subjek paling dramatis.

Matriks Eisenhower meningkatkan produktivitas dengan mengajari Anda cara memprioritaskan yang lebih baik. Teknik ini membantu Anda mempelajari aktivitas mana yang sepadan dengan waktu dan usaha Anda dan mana yang tidak. Dan di dunia di mana kita semua terburu-buru untuk mengikuti jadwal kita, itu adalah keterampilan yang tak ternilai harganya.

Dengan menggunakan Matriks Eisenhower, Anda dapat memisahkan email Anda menjadi empat kategori:

• Mendesak dan Penting (lakukan sekarang)
• Mendesak dan Tidak Penting (delegasi)
• Tidak mendesak dan Penting (tunda)
• Tidak mendesak dan tidak penting (hapus)

#6. Periksa email Anda hal pertama di pagi hari

Ini tidak hanya merupakan tip manajemen email utama, tetapi akan membuat Anda lebih produktif dengan menghilangkan gangguan. Karena email dapat tiba kapan saja dalam sehari, mudah tergoda untuk memeriksanya – bahkan ketika Anda sedang mengerjakan sesuatu.

Memeriksa email saya segera setelah saya bangun membantu saya mempersiapkan hari saya. Saya dapat memastikan tidak ada keadaan darurat yang harus saya tangani – atau merencanakannya dalam hari saya jika ada. Juga, saya dapat mengejar pekerjaan apa yang telah dilakukan rekan-rekan saya dalam semalam. Sangat berguna saat bekerja dalam tim jarak jauh dengan rekan kerja di seluruh dunia.

Saya biasanya tidak membalas email apa pun di pagi hari, tetapi memeriksa kotak masuk saya membantu saya mempersiapkan diri untuk hari yang akan datang.

Saat Anda melakukan salah satu pemeriksaan kotak masuk biasa, hanya tangani email yang dapat Anda tangani dengan cepat. Jika email membutuhkan tanggapan cepat, buka dan jawab saat Anda membaca pesan. Namun jika email yang masuk membutuhkan waktu lebih lama untuk ditanggapi, sisihkan beberapa saat kemudian.

Cara yang baik untuk melanjutkan tentang ini adalah dengan memanfaatkan fitur snooze untuk menerima email pada waktu yang lebih nyaman (ya, itu masalahnya).

Jadwalkan juga waktu pemeriksaan email di siang hari

Jika Anda tidak perlu mencari email atau pengumuman penting, jadwalkan beberapa waktu singkat di siang hari untuk memeriksa email Anda. Jadi, daripada membaca setiap pesan segera setelah Anda menerimanya, sisihkan waktu setiap hari untuk menjawab email dan membersihkannya.

Anda bisa melakukannya di pagi hari, saat mulai bekerja, untuk meredakan rasa penasaran itu begitu bangun tidur. Kemudian, sebelum dan sesudah makan siang. Dan terakhir, di penghujung hari.

Rahasianya di sini adalah menahan godaan. Jadi, setiap kali Anda menemukan diri Anda di tengah-tengah tugas yang ingin dengan santai melirik Gmail Anda, katakan pada diri sendiri untuk menahan keinginan itu sampai slot waktu Anda berikutnya, yang didedikasikan untuk ini.

Selain itu, jauhi kotak surat Anda.

#7. Gunakan balasan otomatis bila perlu

Nama Autoresponder mengatakan itu semua. Ini adalah pesan yang keluar secara otomatis ke pelanggan berdasarkan waktu yang ditetapkan atau label acara tertentu. Dan memanfaatkan penjawab otomatis dengan benar dapat menjadi strategi yang ampuh untuk kampanye pemasaran email.

Jadi, katakanlah Anda tidak nyaman menutup jendela email karena Anda khawatir seseorang mungkin menghubungi Anda dengan permintaan mendesak, dan keterlambatan Anda untuk membalas dapat memengaruhi bisnis Anda.

Solusinya? Siapkan pesan OOO (di luar kantor) atau balasan otomatis yang mengatakan sesuatu seperti:

"Hai, yang di sana,

Terima kasih atas email Anda.

Saya keluar kantor dari mm/dd ke mm/dd dan akan memiliki akses terbatas ke email saya / tidak akan memiliki akses ke email saya.

Jika ini mendesak, silakan hubungi [NAME] di [EMAIL] atau [PHONE]. Saya akan melakukan yang terbaik untuk segera menanggapi email Anda ketika saya kembali.

Salam,

[NAMA]"

#8. Kosongkansampahnya

Pikirkan pembersihan mendalam kotak masuk Anda sebagai pembersihan musim semi untuk kehidupan digital Anda. Tujuannya di sini adalah untuk meninjau seluruh strategi penataan ulang email Anda dan menghilangkan kekacauan kotak masuk yang menyebabkan Anda membuang waktu.

Dan ini juga berarti tempat sampah elektronik Anda (sesuatu yang diabaikan kebanyakan orang). Email yang Anda terima tidak disimpan di komputer atau ponsel Anda, tetapi disimpan dari jarak jauh di cloud. Meskipun sepertinya ada kapasitas data yang tidak ada habisnya, jika Anda kehabisan ruang di Gmail, ada baiknya mengosongkan folder Sampah akun Anda.

Selain itu, jangan lupa untuk membersihkan pesan yang diarsipkan dari waktu ke waktu untuk mengosongkan ruang penyimpanan. Anda dapat mengarsipkan pesan secara manual atau, sebagai alternatif, mengonfigurasi pembersih kotak masuk otomatis untuk menghapus pesan yang lebih lama dari 30 hari.

Tapi hati-hati dan hanya hapus pesan yang Anda yakin 100% tidak akan dibutuhkan lagi. Jika Anda mengeklik 'Empty Trash' atau 'Empty Recycle Bin', Anda tidak akan dapat memulihkan pesan apa pun.

Hilang sudah. Adis, selamat! Anda tidak hanya tidak dapat memulihkan konten sampah Anda, tetapi Anda tidak akan memiliki indikasi apa pun di sana untuk memulai.

Kendalikan kotak masuk email Anda

Jaga kotak masuk Anda tetap terkendali. Apa pun peretasan manajemen email Anda, buka email Anda setiap hari untuk menghindari kotak masuk yang terlalu jenuh.

Berikut adalah beberapa tip cepat yang perlu diingat:

1. Buka surat Anda pada waktu-waktu tertentu yang telah ditentukan sebelumnya dalam sehari.

2. Terapkan prinsip Pareto: prioritaskan 20% email Anda dan tunda sisanya.

3. Miliki folder “Balas pada Hari XX”.

4. Sadarilah bahwa Anda tidak perlu membalas setiap email.

5. Bersikaplah kejam dan tekan tombol Hapus. Jangan terikat pada surat sampah.

Pilih pesan dan tugas Anda yang paling berprioritas tinggi, hindari gangguan, dan selami langsung. Dan setelah kotak masuk Anda dijinakkan, ingatlah untuk memberi selamat pada diri sendiri.

Mengelola email membutuhkan pengaturan aturan strategis dan menjaga disiplin. Itu mungkin memakan waktu cukup lama – dan itu baik-baik saja. Mempelajari cara menguasai ini sangat mirip dengan mengembangkan kebiasaan baru. Beri waktu, dan Anda akan mulai menemukan prosesnya dengan lebih mudah.

Ingatlah untuk tidak khawatir melakukan ini semua sekaligus. Sejujurnya, mengatur dan mengatur ulang kotak masuk yang kacau dalam semalam sama melelahkannya dengan berurusan dengan yang penuh sesak. Sesuaikan beberapa kebiasaan positif sedikit demi sedikit.

Lakukan beberapa tindakan berkala, seperti mengosongkan sampah atau menghapus email terkirim secara massal, untuk membantu Anda merasa membuat kemajuan.

Saya harap panduan singkat ini membantu Anda meningkatkan alur kerja email dan meningkatkan produktivitas Anda.

Dan ingat, jika ragu, arsipkan.

Penulis: Zoe Devitto adalah ahli strategi pemasaran konten untuk merek SaaS seperti FollowUpBoss, Mention.com, dan banyak lagi. Di sisi pribadi, Zoe adalah penggemar pho dan suka bepergian ke seluruh dunia sebagai nomaden digital.