Apa itu Reputasi Email Domain? Langkah-Langkah untuk Memeriksa & Meningkatkan

Punya reputasi email yang buruk?

Ini bukanlah lagu punk gagah yang dinyanyikan oleh Joan Jett — memiliki reputasi domain email yang buruk adalah berita buruk.

Kabar baiknya adalah Anda bisa memperbaikinya! Dalam artikel ini, kami menjelaskan cara memeriksa dan meningkatkan reputasi domain Anda dengan saran dari para ahli:

• Olivia Carden - Manajer Produk di Cognism (Sebelumnya, Dukungan Teknis & Pemimpin Tim Implementasi)
• Marianne Dupuy - Manajer Implementasi di HiBob (Sebelumnya, Kepala Dukungan di Cognism )

Mari kita bahas

Apa itu reputasi domain?

Reputasi domain adalah “kesehatan” domain bermerek Anda secara keseluruhan, berdasarkan faktor-faktor seperti keterlibatan, keluhan spam, jebakan, dan pentalan.

Dikenal juga sebagai reputasi pengirim, ini merupakan faktor penting yang digunakan ESP (penyedia layanan email) untuk menentukan apakah sebuah email harus dikirim ke kotak masuk penerima atau ditandai sebagai spam. Ini adalah ukuran kepercayaan dan keandalan domain pengirim.

Atau, seperti yang dikatakan Olivia:

“Ini adalah ukuran praktik pengiriman email Anda dan seberapa dekat Anda mengikuti standar yang ditetapkan oleh berbagai server/penyedia kotak surat seperti Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, dll.”

Bagaimana cara kerja reputasi domain email?

Reputasi email domain Anda didasarkan pada sepuluh faktor:

Faktor satu: lima hari pertama

Seperti reputasi Anda sendiri, perlu waktu untuk membangunnya, sehingga semua domain email baru akan langsung dianggap mencurigakan selama lima hari pertama.

Faktor kedua: klasifikasi web

Domain email Anda mendapat klasifikasi di web yang dapat mencakup apa saja mulai dari pendidikan, bisnis, keuangan atau kencan, dan masih banyak lagi.

Memahami reputasi domain Anda sangat penting untuk pemasaran email yang sukses. Penyedia layanan email Anda memantau dengan cermat cara Anda memanfaatkan domain Anda, dengan memberikan evaluasi dari 0 hingga 100.

Untuk memastikan kepercayaan, mereka akan memeriksa skor reputasi domain Anda dan memindai pesan Anda. Semakin baik skor Anda (yang dapat ditingkatkan dengan memanfaatkan server bare metal yang aman dan andal), semakin kecil kemungkinan email Anda ditolak atau ditandai sebagai domain spam.

Marianne berkata:

“Server email teratas (Gmail, Outlook, Zoho) menggunakan pendeteksi spam untuk menjaga pengirim dan penerima aman dari phishing dan perilaku jahat.”

“Jadi sebagai pengirim, Anda harus melakukan yang terbaik untuk menghindari hal ini dan memastikan konten Anda tidak ditandai secara salah.”

Skor yang lebih tinggi menunjukkan otoritas reputasi yang dapat berdampak signifikan terhadap kemampuan pengiriman dan keterlibatan email Anda. Mempertahankan skor reputasi domain yang kuat adalah kunci penempatan kotak masuk Anda.

Ketika skor Anda tinggi, kecil kemungkinan email Anda ditolak atau dikirim ke domain spam yang ditakuti, sehingga memastikan email tersebut menjangkau audiens yang Anda tuju.

Penting untuk diperhatikan:

Reputasi domain email tidak statis; ini memiliki banyak aspek dan disesuaikan dengan proses penilaian unik setiap penerima email, semuanya berkontribusi terhadap reputasi email secara keseluruhan.

Faktor ketiga: laporan spam

Mereka menunjukkan frekuensi email Anda ditandai sebagai spam. Anda dapat meminimalkan laporan spam dengan mengirimkan konten yang relevan dan berharga kepada audiens yang ditargetkan.

Faktor empat: kecepatan membaca

Email yang dibaca lebih sering berkontribusi positif terhadap reputasi domain email Anda. Tulis konten yang menarik dan baris subjek yang menarik untuk meningkatkan hasil di sini.

Faktor kelima: penghapusan email

Tingginya tingkat email terhapus yang tidak dibaca oleh penerima dapat berdampak negatif terhadap reputasi domain email Anda. Fokus pada menyusun kampanye email menarik yang mendorong keterbukaan dan membaca.

Faktor enam: rasio buka dan klik-tayang

Rasio keterbukaan dan klik-tayang yang kuat menunjukkan keterlibatan dan memengaruhi reputasi domain Anda secara positif. Personalisasikan email Anda dan gunakan ajakan bertindak yang jelas untuk meningkatkan metrik ini.

Faktor ketujuh: tingkat respons

Email yang memperoleh tanggapan dan interaksi meningkatkan skor reputasi domain Anda. Berinteraksi dengan audiens Anda melalui konten yang dibuat dengan baik dan saluran komunikasi terbuka untuk meningkatkan tingkat respons.

Faktor delapan: penerusan

Saat penerima meneruskan email Anda ke orang lain, ini menandakan kepercayaan dan relevansi. Untuk meningkatkan penerusan, pastikan email Anda berisi konten berharga dan dapat dibagikan.

Faktor sembilan: tanda “bukan spam”.

Email yang ditandai sebagai “Bukan Spam” memperkuat kepercayaan dan kredibilitas, memperkuat kesehatan domain email Anda.

Faktor sepuluh: pantulan keras

Rasio pentalan keras yang tinggi dapat merusak reputasi domain Anda. Selalu perbarui daftar email Anda untuk meminimalkan hard bouncing.

Untuk meringkas:

Anda harus fokus untuk memberikan nilai kepada pelanggan Anda dan terus menyempurnakan strategi email Anda berdasarkan data kinerja. Jika Anda melakukannya dengan benar — sisanya akan mengikuti, dan menerapkan poin-poin lainnya yang telah kami sebutkan akan memerlukan sedikit atau tanpa usaha.

Apa yang terjadi jika Anda memiliki reputasi email yang buruk?

Jika Anda memiliki reputasi domain email yang buruk, email Anda akan langsung masuk ke spam.

77% dari sebagian besar masalah keterkiriman email disebabkan oleh reputasi domain yang buruk.

Konsekuensinya meliputi:

1. Masalah keterkiriman email

Dampak paling langsung dan signifikan dari reputasi email yang buruk adalah berkurangnya kemampuan pengiriman email.

Penyedia layanan email (ESP) lebih cenderung mengalihkan email Anda ke folder spam penerima atau, dalam beberapa kasus, menolaknya sama sekali jika mereka mencurigai domain Anda memiliki reputasi buruk.

Olivia menjelaskan:

“Domain yang buruk akan mulai masuk ke filter spam seiring berjalannya waktu, dan email tidak akan lagi masuk ke kotak masuk penerima. Anda mungkin menemukan bahwa Anda masuk ke satu filter spam tetapi tidak yang lain, karena penyedia kotak surat memfilternya secara berbeda menggunakan algoritme unik.”

2. Menurunkan tarif terbuka

Ketika email masuk ke folder spam penerima, kecil kemungkinannya untuk dibuka. Hal ini mengakibatkan tingkat pembukaan yang lebih rendah untuk kampanye pemasaran email Anda, sehingga mengurangi efektivitasnya.

3. Mengurangi rasio klik-tayang

Meskipun beberapa penerima menemukan email Anda di folder spam dan membukanya, kecil kemungkinannya mereka mengeklik tautan di dalam email.

Coba pikirkan — apakah menurut Anda email yang ditandai sebagai "spam" dapat diandalkan?

4. Peningkatan berhenti berlangganan

Penerima mungkin merasa frustrasi karena menerima email yang tidak diinginkan atau tidak relevan dan berhenti berlangganan dari daftar Anda. Hasilnya, Anda dapat dengan cepat melihat daftar email Anda menyusut seperti sweter wol yang dicuci.

5. Rusaknya reputasi merek

Reputasi domain email yang buruk dapat berdampak negatif terhadap merek Anda. Pelanggan mungkin menganggap organisasi Anda tidak dapat dipercaya, sehingga memengaruhi reputasi merek Anda secara keseluruhan.

6. Hilangnya pendapatan

Pada akhirnya, reputasi domain email yang buruk dapat menyebabkan hilangnya peluang penjualan dan hilangnya pendapatan, terutama bagi bisnis yang mengandalkan pemasaran email untuk keterlibatan pelanggan dan konversi penjualan.

Masalah reputasi email yang sedang berlangsung dapat menyebabkan organisasi pemantau spam dan ISP memasukkan alamat IP dan domain pengirim Anda ke dalam daftar hitam. Hal ini dapat mengakibatkan email Anda diblokir di banyak penerima.

Marianne berkata:

“Penting untuk terus memantau hal ini dan menyelidiki daftar hitam untuk melihat apakah hal ini akan berdampak buruk. Anda dapat memeriksa domain dan IP Anda menggunakan situs web seperti MXToolbox.”

Membangun kembali reputasi domain email yang positif bisa menjadi proses yang lambat dan menantang. Anda harus mengidentifikasi dan mengatasi akar penyebab masalah reputasi Anda, diikuti dengan periode praktik email yang positif dan konsisten untuk membangun kembali kepercayaan.

Bagaimana cara memeriksa reputasi domain Anda?

Ikuti enam langkah berikut untuk memeriksa reputasi email domain:

1. Gunakan alat pengiriman email

Sangat sulit untuk mengetahui skor domain Anda, karena algoritme yang digunakan untuk menentukannya sangat rahasia. Hal ini mencegah penipu dan pengirim jahat lainnya menggunakan data ini untuk keuntungan mereka.

Namun, ada beberapa alat yang dapat Anda coba untuk mengukur gambaran reputasi domain Anda, namun perlu diingat - jika Anda tidak dapat menemukan terlalu banyak informasi tentang domain Anda, mungkin ini merupakan kabar baik untuk skor Anda!

Berikut empat alat yang dapat membantu Anda memeriksa reputasi email Anda:

1. SenderScore - jika Anda menginginkan laporan terperinci, Anda harus mendaftar, tetapi Anda dapat melihat peringkat domain Anda tanpa akun.
2. Talos Intelligence - Layanan Cisco, alat ini dapat memberi tahu Anda apakah peringkat Anda baik, netral atau buruk dan apakah Anda memiliki peringkat menguntungkan atau tidak menguntungkan.
3. BarracudaCentral - diperbarui secara berkala, ini adalah alat yang sangat sederhana yang memberi tahu Anda apakah Anda masuk daftar hitam atau tidak, serta kategori domain Anda saat ini.
4. Alat Google Postmaster - digunakan untuk memeriksa domain Google, memberi Anda gambaran mendetail tentang segala hal mulai dari tingkat spam, domain, dan reputasi IP hingga kesalahan pengiriman dan tingkat otoritas reputasi.

2. Putaran umpan balik ISP

Mendaftarlah untuk mendapatkan umpan balik (FBL) yang disediakan oleh penyedia layanan email utama (misalnya, Gmail, Yahoo, Microsoft). FBL memungkinkan Anda menerima pemberitahuan ketika penerima menandai email Anda sebagai spam.

Mereka memberikan wawasan tentang bagaimana email Anda dipandang, membantu Anda mengambil tindakan perbaikan.

3. Gunakan pemeriksa reputasi domain online

Beberapa alat dan layanan online dapat menilai reputasi email Anda. Ini mungkin termasuk layanan seperti Senderbase, Talos Intelligence, dan alat pencarian DNSBL (Daftar Hitam Sistem Nama Domain).

4. Daftar hitam anti-spam

Periksa apakah ada daftar hitam email, seperti Spamhaus atau SURBL, yang mencantumkan domain Anda.

Terdaftar di daftar hitam ini dapat berdampak negatif terhadap reputasi domain email Anda.

6. Pantau metrik email Anda

Tinjau metrik pemasaran email secara teratur seperti rasio buka, rasio klik-tayang, rasio pentalan, dan rasio berhenti berlangganan. Perubahan mendadak pada metrik ini mungkin mengindikasikan masalah reputasi.

Bagaimana cara meningkatkan reputasi domain Anda?

Reputasi domain Anda mungkin sulit dipulihkan. Pertama, pahami alasan utama yang menghalangi domain Anda mencapai reputasi yang lebih tinggi:

Olivia berkata:

“Jika sebuah domain masuk ke spam, meningkatkan reputasi membutuhkan waktu dan kesabaran. Prosesnya mungkin lebih mudah tergantung pada penyedia layanan yang Anda gunakan, serta filter spam yang Anda gunakan.”

Selanjutnya, ikuti tiga belas praktik terbaik berikut untuk secara proaktif mengelola dan mempertahankan reputasi email yang positif:

1. Libatkan sumber terpercaya untuk membangun kembali kepercayaan

Membangun kembali kepercayaan seringkali merupakan langkah pertama. Mulailah dengan mengirimkan beberapa email ke sumber tepercaya dan minta mereka menandai email Anda sebagai “Bukan Spam” atau membalas pesan Anda.

Tindakan ini memberi sinyal kepada penyedia layanan email (ESP) bahwa email Anda diinginkan.

2. Perkaya daftar Anda

Untuk menjaga reputasi yang bersih, tinjau daftar email Anda secara rutin. Hapus siapa saja yang berhenti berlangganan atau mereka yang tidak lagi berinteraksi dengan email Anda. Berikan perhatian khusus pada pantulan lembut dan keras.

Membersihkan daftar Anda akan meningkatkan reputasi domain email Anda dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum.

Anda dapat dengan mudah membersihkan daftar email dengan alat pengayaan prospek. Mereka dirancang untuk mengurangi waktu pencarian calon pelanggan dengan membersihkan daftar yang ada yang terintegrasi dengan CRM Anda. Kognisme adalah salah satu alat tersebut - Tharsus menggunakannya untuk memperkaya database mereka, sehingga menghasilkan peningkatan tarif terbuka sebesar 2-6% hingga 60%.

3. Validasi domain Anda

Anda harus memastikan bahwa Anda telah menyiapkan autentikasi domain dengan benar. SPF (Sender Policy Framework) adalah landasan yang memverifikasi identitas Anda.

Selain itu, konfigurasikan DKIM (DomainKeys Identified Mail) dan DMARC (Otentikasi, Pelaporan, dan Kesesuaian Pesan Berbasis Domain) untuk lebih lanjut mengautentikasi keabsahan domain Anda.

4. Tingkatkan volume secara bertahap

Saat mengirim email, mulailah dari yang kecil dan tingkatkan volumenya secara bertahap.

Pendekatan ini sangat penting terutama untuk domain baru, karena domain tersebut pada awalnya mungkin dipandang skeptis oleh ESP. Pertumbuhan yang lambat dan stabil membantu membangun reputasi domain yang positif.

5. Targetkan pembeli yang berminat

Prospek email dingin massal yang tidak sesuai dengan TAM Anda tidak efektif untuk penjualan B2B dan dapat menjadi tiket satu arah untuk menandai domain email Anda sebagai spam.

Daripada mengirim spam ke penerima, segmentasikan audiens Anda dan fokuslah pada mereka yang benar-benar sesuai dengan target pasar Anda.

6. Pilih IP khusus (Jika memungkinkan)

Untuk pengirim dalam jumlah besar, alamat IP khusus dapat menjadi penentu. Ini mencegah reputasi Anda terpengaruh oleh tindakan orang lain.

Namun, jika Anda mengirim kurang dari 10.000 email per hari, IP bersama bisa menghemat biaya. Pastikan penyedia layanan email Anda menjaga reputasi kumpulan IP bersama.

7. Membuat konten yang berkualitas dan mematuhi peraturan

Hindari konten email yang meneriakkan “spam”. Gunakan huruf kapital yang tepat, hindari tanda seru yang berlebihan, dan hindari kata-kata pemicu seperti 'gratis', 'menang', dan 'uang tunai'.

Email Anda harus selalu menyertakan opsi untuk tidak ikut serta; ini menjamin kepatuhan terhadap peraturan global.

8. Manfaatkan putaran umpan balik

Jika email Anda tidak sampai ke kotak masuk, manfaatkan umpan balik yang disediakan oleh ESP. Alat berharga ini memungkinkan Anda menemukan masalah pengiriman dengan segera, memperbaikinya, dan menjaga reputasi email Anda.

9. Pastikan pola pengiriman yang konsisten

Mempertahankan jadwal pengiriman email yang dapat diprediksi sangatlah penting. Pola pengiriman email yang tidak menentu dapat menimbulkan kecurigaan pada ESP.

Untuk menumbuhkan reputasi email yang positif, pastikan frekuensi pengiriman Anda sesuai dengan harapan pelanggan Anda.

10. Uji baris subjek

Buat baris subjek yang informatif dan menarik. Baris subjek uji A/B untuk menemukan mana yang paling sesuai dengan audiens Anda.

Hindari baris subjek yang dapat memicu filter spam dan menghambat otoritas reputasi email Anda.

11. Kewaspadaan dengan daftar hitam email

Pantau daftar hitam email untuk memverifikasi bahwa domain Anda tetap tidak terdaftar. Berada dalam daftar hitam dapat berdampak signifikan terhadap kemampuan pengiriman email Anda.

Jika Anda menemukan domain Anda terdaftar, segera atasi masalahnya dan minta penghapusan.

12. Pengoptimalan seluler untuk pengiriman email yang lebih baik

Mengingat menjamurnya perangkat seluler, pastikan email Anda ramah seluler. ESP mempertimbangkan daya tanggap seluler saat menilai penempatan email, yang merupakan aspek penting dalam menjaga reputasi domain email yang positif.

13. Kurangi penyingkat URL

Berhati-hatilah saat menggunakan penyingkat URL di email Anda. Beberapa penyingkat URL dikaitkan dengan pelaku spam, sehingga dapat berdampak buruk pada hasil pemeriksaan reputasi domain email Anda.

Pilihlah tautan yang lengkap dan deskriptif jika memungkinkan.

Bagaimana data dapat membantu Anda menghindari reputasi email yang buruk

Data dapat memainkan peran penting dalam membantu Anda menghindari dan memperbaiki reputasi email yang buruk.

Saat Anda menggunakan penyedia data yang serius mengenai kualitas dan kepatuhan, Anda akan menurunkan rasio pentalan secara signifikan, hanya menjangkau mereka yang ingin dihubungi, dan dengan mudah memperbarui database Anda untuk mendapatkan akurasi.

Misalnya, Plandek menggunakan Kognisme untuk:

• Meningkatkan kualitas dan pengayaan data sebesar 85%.
• Dapatkan tingkat keterkiriman email yang konsisten sebesar 95%.

Mereka berkata:

“Dengan perangkat lunak lain yang kami uji, semuanya tampak bagus di permukaan, tetapi saya akan mencari karyawan di perusahaan saya, dan saya akan berjumlah tiga orang, misalnya, dan detailnya juga salah. Jadi secara langsung kita bisa melihat perbedaannya.”

“Kami ditawari banyak add-on, tapi satu hal yang kami butuhkan adalah data yang andal. Anda dapat menambahkan banyak hal, tetapi jika datanya tidak mutakhir dan berkualitas tinggi, maka tujuan keseluruhannya akan hilang.”

Mereka dapat mencari prospek dengan percaya diri, mengetahui bahwa data yang buruk tidak akan berdampak negatif terhadap kesehatan domain email mereka.

Cara lain data B2B dapat memengaruhi otoritas email Anda adalah dengan mempersonalisasi dan mengelompokkan daftar email berdasarkan berbagai kriteria, seperti demografi, lokasi, riwayat pembelian, atau tingkat keterlibatan.

Hal ini memungkinkan Anda mengirim konten yang ditargetkan dan relevan ke grup tertentu, sehingga mengurangi kemungkinan penerima menandai email Anda sebagai spam.

Selain itu, dengan menyertakan data B2B, seperti nama calon pelanggan dan jabatan, Anda dapat membuatnya lebih personal. Email yang dipersonalisasi memiliki tingkat keterlibatan yang lebih tinggi, dan kecil kemungkinannya bagi penerima untuk menandainya sebagai spam.

Selalu pastikan Anda memiliki izin eksplisit untuk mengirim email ke penerima Anda. Ada beberapa undang-undang anti-spam, seperti UU CAN-SPAM dan GDPR, untuk memberikan jaminan kepada calon pembeli bahwa mereka tidak akan dibombardir dengan email spam.

SmartFrame terkesan dengan banyaknya data yang sesuai dengan Cognism yang tersedia. Mereka berkata:

“Sangat berguna bagi kami untuk dapat mengakses data ini tanpa melanggar pedoman GDPR.”

“Tingkat keterkirimannya adalah 93%, persis seperti yang dijanjikan Cognism. Tingkat pembukaan HTML kami adalah 25-30%, di atas standar industri.”

“Sebelum Cognism, tarif terbuka kami untuk email teks biasa berkisar antara 15-20%. Sejak menggunakan Cognism, tingkat keterbukaan kami adalah 40-50% dan, dalam beberapa kasus, 70%.”

“Tingkat keterlibatannya sangat bagus''

Data pemasaran dapat membantu Anda menyimpan catatan keikutsertaan dan preferensi, menunjukkan komitmen Anda untuk menghormati pilihan mereka dan mengurangi kemungkinan email Anda menjadi sampah.

Dengan memanfaatkan data untuk menjaga daftar email yang bersih, menarik, dan tepat sasaran serta mengikuti praktik terbaik, Anda dapat menghindari reputasi email yang buruk dan meningkatkan efektivitas upaya pemasaran email Anda.

Ingatlah bahwa reputasi email yang positif adalah upaya berkelanjutan yang memerlukan pemantauan dan adaptasi terus-menerus berdasarkan wawasan yang diberikan oleh data.

Hindari reputasi email yang buruk dengan Cognism

Jika Anda khawatir untuk mendalami pemasaran email, mengapa tidak mencari bantuan dari para ahli dan menghindari kerusakan reputasi email saat Anda melakukannya?

Panduan 'Apa Pun Selain Dasar' untuk Pemasaran Email memiliki semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat dan mengirim email yang berkonversi dan tidak masuk ke spam.

Ayo, bacalah dan mulailah menjangkau orang-orang yang berminat pada waktu yang tepat