Cuti Karyawan: Kebijakan, Aturan & Dampak (dengan Solusi Praktis)

Tidak ada bisnis yang kebal dari kemungkinan seorang karyawan mengambil cuti, umumnya untuk waktu yang lama. Cuti dalam arti jauh lebih bermasalah daripada pengurangan, karena perusahaan tidak dapat mempekerjakan pengganti untuk karyawan tersebut.

Sangat penting bagi perusahaan untuk mengelola kebijakan cuti mereka dengan hati-hati dan sesuai dengan undang-undang yang ada. Kebijakan cuti yang cacat atau tidak ditentukan dapat menyebabkan inefisiensi operasional, pengurangan karyawan yang lebih tinggi, kelebihan staf, atau kekurangan staf.

Ada banyak hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk merencanakan dan mengelola absensi karyawan secara efisien. Artikel ini bertujuan untuk membicarakan semua alasan utama cuti karyawan. Terakhir, kami juga akan memberi tahu Anda bagaimana Anda harus menyusun kebijakan cuti Anda untuk prosedur yang lancar dan untuk mengurangi dampaknya terhadap operasi bisnis.

Sebelum kita masuk ke rumusan masalah dan solusinya, mari kita pahami lebih dalam tentang cuti karyawan yang tidak pasti dan perbedaannya dengan jenis cuti lainnya.

Apa itu Cuti Absen?

Cuti adalah istirahat yang disetujui dari pekerjaan, relatif untuk jangka waktu yang lebih lama yang diambil karyawan karena beberapa keadaan luar biasa. Tidak seperti jenis ketidakhadiran karyawan lainnya, seperti liburan, PTO, atau hari sakit, umumnya belum pernah terjadi sebelumnya dan sebagian besar tidak dibayar atau dibayar sebagian. Namun, dalam beberapa kasus cuti diketahui sebelumnya dan dapat dibayar tergantung pada keadaan dan sifat pekerjaan seperti cuti panjang.

Juga, cuti dapat berupa sukarela atau tidak sukarela. Cuti sukarela biasanya diambil untuk alasan pribadi, seperti untuk mengurus orang tua atau mengambil cuti panjang yang telah direncanakan. Cuti paksa adalah cuti yang dipaksakan oleh pemberi kerja, biasanya akibat keadaan yang tidak terduga, seperti penyelidikan yang sedang berlangsung atau tindakan disipliner.

Bagaimana Cara Kerja Cuti Absen?

Proses absensi cuti sedikit berbeda dengan cuti lain seperti PTO karena sebagian besar membutuhkan tinjauan manual. Setiap organisasi memiliki kebijakan dan proses untuk mengatur cuti karyawan.

• Permintaan cuti: Langkah pertama umumnya bagi karyawan untuk meminta cuti dari majikan mereka. Ini umumnya dilakukan melalui surat atau Sistem Manajemen Cuti (LMS), tergantung pada kebijakan perusahaan. Permohonan harus mencantumkan tanggal dan alasan permohonan cuti yang diajukan.
• Persetujuan Manajer/SDM: Setelah permintaan diterima, pemberi kerja biasanya akan menyetujui atau menolak cuti berdasarkan keadaan, kebijakan, riwayat karyawan. Mereka juga dapat mempertimbangkan apakah mereka memiliki staf yang cukup untuk menutupi tugas karyawan yang tidak hadir atau tidak.
• Pada Persetujuan: Jika disetujui, majikan akan bekerja dengan karyawan untuk menentukan cara terbaik untuk menutupi tugas mereka saat mereka pergi. Ini mungkin melibatkan penugasan kembali tugas kepada karyawan lain, mempekerjakan pekerja sementara, atau hanya mengelola tanpa seseorang dalam peran itu sampai karyawan tersebut kembali.
• Tentang Penolakan: Jika ditolak, pemberi kerja biasanya akan memberikan alasan atas keputusan mereka dan menawarkan alternatif jika memungkinkan. Misalnya, mereka mungkin menyarankan agar karyawan tersebut dapat mengambil pekerjaan dari rumah atau mengubah hari libur mereka. Ini akan memastikan bahwa mereka masih dapat memiliki waktu luang dari pekerjaan tanpa terlalu banyak mengganggu operasi bisnis.
• Bayar Selama Cuti: Apakah seorang karyawan dibayar selama cuti mereka umumnya tergantung sepenuhnya pada kebijakan perusahaan. Majikan juga dapat mempertimbangkan keadaan lain, riwayat karyawan, penunjukan, kepentingan, dan dampak karyawan.
• Komunikasi: Setelah semuanya selesai, penting untuk mengomunikasikan rencana ini kepada semua pihak yang terlibat. Ini termasuk manajer, rekan kerja, dan pelanggan yang mungkin terpengaruh oleh perubahan staf. Ini memastikan bahwa setiap anggota tim mengetahui kendala yang akan datang dan dapat mengambil pendekatan proaktif untuk meminimalkan gangguan.

Jenis-Jenis Cuti

Ada beberapa jenis cuti yang berbeda, masing-masing dengan penyebab dan dampak yang berbeda. Berikut adalah ikhtisar singkat tentang jenis cuti yang paling umum:

• Komplikasi Medis: Sementara sebagian besar perusahaan menawarkan hari libur sakit kepada setiap karyawan, kondisi medis yang serius, penyakit kronis, dan komplikasi jangka panjang tidak diperhitungkan oleh organisasi. Karyawan tersebut mungkin tidak dapat bekerja atau memutuskan untuk mengambil cuti untuk waktu yang lebih lama baik untuk kondisi medis mereka sendiri atau untuk merawat seseorang dalam keluarga mereka.
• Sabbaticals: Sabbaticals biasanya diambil untuk kesempatan pengembangan pribadi atau profesional seperti program studi di luar negeri, proyek penelitian, atau magang. Cuti panjang umumnya dibayar sebagian tetapi dapat dibayar atau tidak dibayar, tergantung pada kebijakan perusahaan, riwayat kerja, dan kesepakatan.
• Cuti Hamil/Paternity: Cuti hamil adalah wajib bagi setiap organisasi dan bisa berlangsung dari mana saja antara 6-16 minggu dengan bayaran. Sebagian besar perusahaan juga menawarkan beberapa bentuk cuti paternitas berbayar untuk memungkinkan karyawan pria menjalin ikatan dengan anak-anak mereka.
• Cuti Berkabung: Jika terjadi kematian dalam keluarga, banyak majikan akan menawarkan cuti duka untuk memberikan waktu bagi karyawan untuk berduka dan merencanakan.
• Cuti Kesehatan Mental: Terkadang karyawan membutuhkan waktu istirahat untuk kesehatan mental dan kesejahteraan. Jenis cuti ini bisa bersifat sukarela dan tidak sukarela dan bisa karena berbagai alasan seperti kecemasan, depresi, kelelahan, atau trauma.

Mungkin ada banyak alasan lain untuk cuti seperti Tugas Juri, Tugas Militer, atau layanan Masyarakat tergantung pada negara atau negara bagian tempat organisasi Anda beroperasi.

Dampak Cuti Bagi Bisnis

Daun yang belum pernah terjadi sebelumnya dapat meninggalkan dampak negatif dan positif pada bisnis Anda. Berikut adalah beberapa efek utama dari cuti pada bisnis:

• Operasional: Bergantung pada jenis dan durasi cuti, bisnis mungkin harus menyesuaikan operasi mereka untuk mengakomodasi karyawan. Ini bisa termasuk mempekerjakan pengganti sementara, menugaskan kembali tugas ke karyawan lain, atau membuat perubahan pada proses atau jadwal.
• Keuangan: Jika seorang karyawan dibayar selama cuti mereka, ini dapat membebani anggaran perusahaan. Atau, jika seorang karyawan tidak dibayar selama cuti mereka, mereka mungkin tertinggal dalam tagihan atau tidak dapat memenuhi kewajiban keuangan pribadi mereka.
• Reputasi: Dalam beberapa kasus, cuti juga dapat berdampak pada reputasi bisnis. Misalnya, jika seorang karyawan mengambil cuti panjang untuk peluang pengembangan pribadi, ini dapat mencerminkan bisnis secara positif dan meningkatkan reputasinya.

Bagaimana Membuat Kebijakan Permintaan Cuti Bagi Karyawan?

Kebijakan permintaan cuti akan bervariasi dari bisnis ke bisnis tergantung pada kebutuhan dan sumber daya organisasi. Berikut adalah beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan saat menyusun kebijakan permintaan cuti, seperti:

• Tujuan dan jenis daun

Tujuan dari kebijakan permintaan cuti harus dinyatakan dengan jelas sehingga karyawan mengetahui apa yang tercakup dalam kebijakan tersebut dan mengapa kebijakan tersebut ada. Ini harus mencakup keadaan yang diramalkan dan tidak terduga yang mungkin terjadi dalam kehidupan karyawan.

Umumnya, sebagian besar perusahaan mengizinkan cuti untuk komplikasi medis, berkabung, cuti panjang, dan bersalin / ayah.

• kelayakan

Kriteria kelayakan untuk mengambil cuti harus digariskan dalam kebijakan sehingga karyawan mengetahui siapa yang dapat dan tidak dapat mengambil keuntungan dari manfaat tersebut. Ini dapat mencakup masa kerja, peran pekerjaan, dan kinerja. Namun, sebagian besar perusahaan mengizinkan staf manajerial untuk mengambil cuti panjang setelah 5 tahun bekerja.

• Prosedur

Prosedur untuk meminta cuti harus diatur dengan jelas sehingga karyawan tahu bagaimana melakukannya. Ini bisa melibatkan mengirimkan formulir atau mengirim email ke HR dengan informasi yang relevan. Penting juga untuk mencatat jangka waktu di mana karyawan harus mengajukan permintaan mereka berdasarkan sifat cuti.

Permintaan cuti melahirkan/ paternitas umumnya harus diajukan 1-2 bulan sebelumnya, sedangkan keadaan tak terduga lainnya umumnya diajukan pada hari itu sendiri. Begitu pula dengan cuti perlu diinformasikan sedini mungkin, umumnya 3-6 bulan sebelum cuti.

• Durasi

Jangka waktu pemberian cuti juga harus diatur dalam polis. Hal ini penting agar karyawan tahu berapa lama mereka bisa pergi dari pekerjaan dan membuat rencana yang sesuai.

Umumnya, cuti medis hanya dapat diberikan untuk jangka waktu 6-12 minggu. Daun lainnya seperti cuti hamil/bersalin dapat berkisar antara 9-18 minggu sementara cuti panjang dapat diberikan hingga 1 tahun.

• Kompensasi

Kebijakan tersebut juga harus menyatakan apakah karyawan akan dibayar selama cuti mereka. Mungkin juga ada cuti bersyarat dan dibayar sebagian tergantung pada kesepakatan dengan karyawan.

Sebagian besar perusahaan membayar karyawan selama cuti hamil / ayah, tetapi beberapa mungkin menawarkan kompensasi parsial. Perusahaan bahkan dapat menandatangani ikatan dengan karyawan sebelum menyetujui cuti Sabat berbayar, memastikan bahwa karyawan tersebut bekerja untuk jangka waktu tertentu bahkan setelah menyelesaikan studinya.

• Pedoman

Pedoman seputar cuti juga harus dimasukkan dalam kebijakan. Ini dapat mencakup hal-hal seperti apakah karyawan perlu tetap berhubungan dengan perusahaan selama cuti mereka. Atau jika mereka diizinkan bekerja untuk organisasi lain selama cuti mereka, dan apakah mereka diharuskan membayar kembali uang yang diterima dari perusahaan selama cuti mereka.

Sertakan elemen-elemen kunci ini dalam kebijakan permintaan cuti Anda untuk memastikan bahwa baik pemberi kerja maupun karyawan mengetahui hak dan tanggung jawab mereka dalam hal mengambil cuti kerja.

Cara Meminimalkan Dampak Cuti Absen dalam Operasi Bisnis

Ketidakhadiran dapat menyebabkan kekacauan dalam tatanan bisnis yang sudah mapan. Khususnya di bisnis kecil dan posisi manajemen senior, cuti yang diperpanjang dapat berdampak signifikan terhadap operasi perusahaan. Setiap organisasi harus memiliki rencana darurat untuk menutupi cuti karyawan.

Ada beberapa cara utama agar bisnis dapat meminimalkan dampak cuti pada operasi mereka.

• Merencanakan Terlebih Dahulu

Jika Anda tahu bahwa seorang karyawan akan mengambil cuti, cobalah untuk merencanakannya terlebih dahulu sehingga Anda dapat meminta orang lain untuk menutupi tugas mereka saat mereka pergi. Ini bisa melibatkan pelatihan anggota staf lain untuk melakukan pekerjaan itu, mempekerjakan pengganti sementara, atau mengatur ulang jadwal kerja sehingga karyawan lain dapat mengambil alih.

• Ganti Rugi untuk Bimbingan

Cara lain untuk meminimalkan dampak cuti adalah memastikan bahwa karyawan diberi kompensasi yang memadai dan dapat dihubungi selama waktu mereka tidak bekerja. Ini bisa melibatkan membayar mereka gaji penuh atau sebagian sebagai imbalan untuk mengelola dan membimbing bawahan selama waktu mereka pergi.

• Bangun Tim Multi-Fungsional

Organisasi harus membangun tim dengan setiap anggota mampu melakukan banyak peran. Anggota tim lainnya harus dapat menutupi karyawan yang tidak hadir.

Misalnya, jika Anda memiliki tim penjualan, harus ada seseorang di tim yang dapat mengelola pertanyaan layanan pelanggan jika perwakilan pelanggan tidak tersedia.

Bagaimana Cara Meninggalkan Perangkat Lunak Manajemen Membantu?

Cuti tidak masuk mempengaruhi operasi perusahaan di semua industri. Sangat penting untuk mengambil pendekatan proaktif untuk mengelolanya. Salah satu cara untuk mengelola cuti secara terorganisir adalah melalui perangkat lunak.

Perangkat Lunak Manajemen Cuti Karyawan (ELMS) memungkinkan Anda menetapkan kebijakan, mengirimkan pengingat, melacak kehadiran, dan mengelola proses cuti dengan mudah. ELMS dapat membantu Anda menghindari masalah ketidakhadiran dengan melacak ketidakhadiran, memastikan bahwa karyawan menerima tunjangan cuti, dan menyediakan kemampuan untuk mengirimkan pemberitahuan kepada manajemen tentang ketidakhadiran karyawan.

Kesimpulan

Cuti tidak jarang terjadi, setiap organisasi mengalami hal ini. Bisnis perlu memiliki kebijakan cuti absen yang efisien dan wajar untuk mengelola absensi karyawan dan memastikan bahwa operasi bisnis terkena dampak minimal. Karyawan harus mengambil pendekatan proaktif untuk melawan cuti yang tidak pasti ini dan menyiapkan rencana darurat.

FAQ

Kategori Terkait: Sistem Manajemen Penggajian Karyawan | Alat Manajemen Sumber Daya Manusia | Sistem Manajemen Kehadiran Karyawan | Perangkat Lunak Pelacakan Pemohon