Praktik Terbaik Orientasi Karyawan

Setiap perusahaan yang sedang berkembang memiliki departemen SDM (sumber daya manusia) yang kokoh sebagai panitia penyambutan mereka untuk karyawan baru. Suasana yang menyenangkan dan nyaman di tempat kerja tergantung pada seberapa baik orang-orang ini mengelola proses yang memakan waktu dan mahal di dalam bisnis.

Sementara banyak dari mereka berpikir bahwa mereka sudah memiliki praktik yang mapan, orientasi karyawan bisa sangat membosankan dan meninggalkan mereka dengan setumpuk dokumen untuk setiap karyawan.

Proses orientasi melibatkan proses perekrutan baru manual yang penting untuk pencelupan karyawan baru ke budaya perusahaan, di samping tugas pekerjaan tertentu dan harapan kerja. Ini membantu karyawan, milenium atau pekerja berpengalaman, menilai apakah perusahaan cocok untuk mereka.

Menurut sebuah studi yang diterbitkan dalam Journal of Applied Psychology, pengetahuan dan penyesuaian terhadap budaya perusahaan ditemukan terkait dengan peningkatan kepuasan kerja, komitmen, dan peningkatan kinerja dan pergantian.

Mulai transisi yang mulus dari rekrutan baru ke dalam perusahaan dengan praktik terbaik orientasi karyawan yang bebas repot ini.

Bangun Diagram Informasi

Sebuah penelitian tahun 2005 yang ditampilkan di MIT Sloan Management Review mengakui bahwa lebih dari 25% populasi pekerja di Amerika Serikat berganti pekerjaan dan memiliki masa kerja kurang dari satu tahun di sebuah perusahaan. Mengingat angka yang mengkhawatirkan ini, orientasi karyawan harus tetap menjadi prioritas departemen SDM setelah rekrutmen dan seleksi yang efektif.

Proses orientasi karyawan yang terstruktur dengan baik dapat membuat perbedaan dengan memperhatikan sebagian besar pelajar visual.

Selama proses orientasi, karyawan baru belajar lebih baik ketika kata-kata disertai dengan diagram. Alat bantu visual ini memandu mereka dalam bersosialisasi dengan budaya perusahaan lebih cepat. Selain itu, menambahkan visual dapat menghemat waktu dan uang perusahaan karena manajer SDM dapat menggunakannya secara rutin untuk karyawan baru.

Orientasi Karyawan Dimulai Sebelum Hari Pertama

Orientasi karyawan yang efektif memerlukan persiapan sebelum hari pertama karyawan baru untuk menciptakan kesan pertama yang baik. Menurut Society for Human Resource Management, hari terpenting karyawan baru di tempat kerja adalah hari pertamanya.

Selesaikan agenda untuk minggu pertama sehingga Anda memiliki segalanya setelah karyawan melapor untuk bekerja. Buat mereka merasa nyaman dengan ruang kerja yang lengkap. Jeff Caron, Digital Director di FREE Branding & Advertising, menyarankan, “Mulailah dengan membersihkan area kerja dan menyimpan persediaan dan alat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka pada hari pertama, seperti komputer dengan program perangkat lunak yang diinstal, daftar email yang relevan, log-in kredensial, pena, kertas, diagram organisasi, dan sejenisnya. Semakin siap Anda, semakin mulus transisinya.”

Ini adalah contoh bagan organisasi yang bagus namun sederhana yang dapat Anda masukkan ke dalam "paket selamat datang" karyawan baru Anda (pena, buku catatan, binder).

Tingkatkan Produktivitas dengan Platform Kolaborasi Sosial

Percepat proses orientasi karyawan dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek dan produktivitas serta pantau aktivitas atau status tugas di dalam perusahaan. Melalui aplikasi ini, Anda dapat menyampaikan pesan kepada rekrutan Anda bagaimana organisasi bekerja, pada saat yang sama, menetapkan etos kerja yang terorganisir di mana semuanya transparan.

Selain alur kerja yang efisien dan terkonsolidasi, platform ini dapat mengoptimalkan produktivitas yang dihasilkan dari perasaan karyawan bahwa masukan mereka diterima dan tim menjadi lebih baik ketika semua orang bekerja sama.

Pastikan semua karyawan Anda termasuk yang baru berada di halaman yang sama dengan penggunaan platform kolaborasi sosial seperti Basecamp, Asana, dan Trello.

Dari Dokumen ke Proses Elektronik

Singkirkan proses lanjutan dari onboarding berbasis kertas tradisional. Jika Anda menginginkan proses orientasi yang lebih mudah, lakukan tanpa kertas. Onboarding online memberikan konsistensi terhadap informasi yang disebarluaskan dan catatan digital permanen. Ini juga membantu untuk memastikan bahwa formulir yang diperlukan diselesaikan tepat waktu. Beralih ke awan data seperti Google Drive dan Dropbox dapat membuat orientasi lebih efisien untuk kedua belah pihak.

Penyimpanan online yang aman dan layanan berbagi file, Google Drive, memungkinkan Anda membuat dokumen, berbagi file, dan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya. Dropbox adalah layanan hosting file lain yang mencakup perangkat lunak klien, penyimpanan cloud data, dan sinkronisasi file di seluruh perangkat komputer dan ponsel.

Aplikasi ini berfungsi sebagai toko serba ada, lokasi terpusat di mana semua file dan dokumen terkait dapat dibagikan dan disimpan. Mengapa membuang-buang waktu mencari dokumen yang berantakan ketika Anda dapat menemukan dan mencari semuanya di satu tempat? Hemat waktu dan cepat cari sumber daya dan materi perusahaan untuk bantuan tugas yang lebih baik. Perbarui file dengan mudah tanpa harus mencetak halaman dan mengirimkan salinannya kepada karyawan.

Belajar Melalui Orang Lain

Orientasi strategis tidak terjadi secara instan. Taktik yang efektif adalah menugaskan seorang mentor atau teman untuk karyawan baru Anda. Pendekatan 1:1 ini sangat meningkatkan pengalaman orientasi karena karyawan baru memperoleh kesempatan belajar yang dapat diterapkan pada pekerjaan sehari-hari.

Teman kantor adalah sesama karyawan yang dapat memberikan saran dan bimbingan langsung selain manajer. Paul Grant, CEO Royal Essence, menekankan bahwa, “Setiap karyawan baru harus memiliki orang yang tepat selain bosnya. Orang yang masuk itu harus memiliki pemahaman penuh tentang seluk beluk budaya organisasi dan tujuan perusahaan, ”tambahnya.

Selanjutnya, mentor ini akan membantu karyawan baru membangun jaringan sumber daya individu untuk penyediaan pengetahuan yang lebih baik di seluruh perusahaan. Lebih banyak koneksi menerjemahkan integrasi dan retensi perusahaan. Menurut International Journal of Science and Research, salah satu alasan mengapa karyawan menyukai kesempatan pelatihan adalah karena mereka dapat berada di sekitar rekan kerja lain dan membangun persahabatan.

Mengelola 90 Hari Pertama

Kerangka kerja untuk sukses dimulai dengan tujuan yang ditetapkan perusahaan. Jumlah waktu yang Anda miliki untuk memotivasi karyawan baru ini terbatas, jadi menyusun rencana konkret sangat penting. Tetapkan dasar untuk kemajuan karir karyawan Anda dengan tujuan berikut:

• Dalam 30 hari, karyawan baru diharapkan untuk mempelajari sistem atau alat manajemen konten, terlibat dalam makan siang tim mingguan, menghadiri pelatihan perusahaan, dan menyelesaikan proyek kecil dengan memantau percakapan online dan membiasakan diri dengan platform media sosial.
• Setelah 60 hari, karyawan harus mengambil tanggung jawab jangka panjang, menyelesaikan proyek besar, membiasakan diri dengan rapat mingguan dan tugas harian, serta berkolaborasi dengan berbagai departemen.
• Pada hari ^ke- 90, kerjakan proyek secara mandiri, ambil alih tugas yang lebih besar seperti pengembangan proyek, dan kelola semua tanggung jawab, pada saat yang sama, sesuai jadwal.

Berikut adalah contoh penetapan tujuan oleh pemilik Computerized AutoPro, Todd Eskow. Dia berkata, “Saya baru saja merekrut tenaga penjualan baru dan pada akhir bulan pertamanya, saya berharap dia menangani pelanggan dengan percaya diri secara langsung atau melalui telepon. Dalam dua bulan, dia harus melakukan penawaran dan kesepakatan dengan sempurna, dan dalam empat bulan atau lebih, dia harus mandiri dalam semua aspek bisnis, berurusan dengan pemasok, dan menghasilkan klien baru.”

Itu Akan Membayar

Karyawan mengalami berbagai jenis orientasi. Beberapa gagal melakukan proses biasa, sementara yang lain berhasil mempertahankan individu yang lebih baik. Dengan mendefinisikan proses orientasi perusahaan Anda dengan benar, Anda merancang rekrutan yang sesuai dan berhasil mengintegrasikan mereka ke dalam angkatan kerja.

Sebagai gantinya, ini membuka jalan menuju pengembangan bisnis yang lebih mantap, kolaborasi tim yang harmonis, efisiensi dan implementasi yang lebih akurat dan konkret, dan pada akhirnya, bisnis yang berkembang pesat dan kesuksesan jangka panjang.

Bio:

Jane Dizon adalah seorang pemasar dan penulis digital di siang hari, dan seorang ibu ninja di malam hari. Dia memegang gelar Sarjana Keperawatan tetapi hasratnya yang sebenarnya adalah menulis. Dia suka menulis tentang apa saja dan segalanya, termasuk penjualan dan pemasaran, kesehatan dan kebugaran, kencan dan hubungan, dan peretasan produktivitas. Posting ini ditulis bekerja sama dengan Paul Grant, mantan petugas rekrutmen dan sekarang pemilik Royal Essence, sebuah perusahaan lilin cincin.