Panduan Komprehensif tentang Menyusun Rencana Pelatihan Karyawan

Jika Anda seorang pemilik bisnis, Anda mungkin memahami bahwa kesuksesan komersial adalah tentang menyeimbangkan kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja Anda dengan persyaratan setiap karyawan.

Memaksimalkan produktivitas tidak serta merta langsung atau mudah diukur. Tetapi tentu saja ada sejumlah alat dan proses yang dapat membantu. Ini bisa berupa solusi berbasis teknologi, seperti penggunaan teknologi tenaga kerja otomatis, atau lebih banyak solusi organisasi, seperti desain program pendidikan karyawan.

Sebagian besar perusahaan akan mengandalkan beberapa bentuk skema pelatihan untuk memastikan bahwa setiap karyawan dilengkapi dengan keterampilan dan pengetahuan yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Inilah panduan cara kami untuk membantu Anda membuat satu untuk perusahaan Anda.

Apa itu Rencana Pelatihan Karyawan?

Mengelola pelatihan dan pengembangan profesional berkelanjutan dari pelajar perusahaan pasti menjadi lebih rumit bagi perusahaan dengan banyak karyawan. Pelatihan di departemen akuntansi tidak diragukan lagi akan terlihat sangat berbeda dari pelatihan di departemen pemasaran.

Membuat rencana pelatihan untuk setiap karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing sambil tetap berpegang pada standar penting di seluruh perusahaan adalah cara terbaik dan paling efisien untuk memastikan semua orang mendapatkan pelatihan yang mereka butuhkan.

Rencana pelatihan harus mudah diakses baik oleh peserta pelatihan maupun manajemen, sehingga setiap orang dapat memperoleh gambaran tentang kemajuan karyawan.

Bagi mereka yang dilatih, peta jalan yang jelas akan membantu mereka tetap di atas tugas dan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Bagi mereka yang mengawasi pelatihan, rencana yang baik membantu melacak kemajuan individu dan keahlian yang dimiliki seluruh tenaga kerja perusahaan Anda.

Sumber

Merancang Skema Pelatihan Anda

Saat menyusun rencana pelatihan karyawan, ada lima hal utama yang perlu Anda ingat.

1. Memasukkan Kebutuhan Bisnis Ke Dalam Rencana Pelatihan Anda

Pertanyaan tentang apa yang dibutuhkan bisnis Anda dari karyawan tertentu akan banyak berkaitan dengan jabatan mereka, dan mengapa peran mereka diciptakan sejak awal. Menetapkan apa yang dibutuhkan dari seorang karyawan harus menjadi bagian pertama dari rencana pelatihan apa pun, karena itu adalah tujuan akhir dari semua pelatihan.

Industri tempat bisnis Anda berada adalah faktor kunci lain yang perlu dipertimbangkan. Kebutuhan sebuah tech brand akan sangat berbeda dengan kebutuhan sebuah fashion brand misalnya.

Sebagian besar bisnis biasanya menggunakan periode orientasi untuk membantu anggota staf baru mendapatkan kecepatan. Proses pelatihan ini cenderung seragam, kecuali jika karyawan memiliki peran teknis, dalam hal ini periode pelatihan biasanya akan lebih lama

Misalnya, jika Anda mempekerjakan manajer proyek baru, salah satu hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah memastikan mereka memahami dan dapat menggunakan alat penjadwalan dan perencanaan proyek apa pun yang mereka perlukan.

Dalam hal pengembangan keterampilan untuk karyawan yang sudah ada sebelumnya, mengintegrasikan kebutuhan bisnis ke dalam rencana pelatihan adalah masalah menimbang sumber daya pelatihan yang tersedia terhadap area tertentu di mana keterampilan bisnis Anda kurang.

2. Merancang Rencana Untuk Kebutuhan Pribadi Karyawan Anda

Selain memahami kebutuhan bisnis Anda, rencana pelatihan karyawan Anda juga harus memperhitungkan kebutuhan pribadi masing-masing karyawan.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan melibatkan karyawan Anda dalam merancang rencana pelatihan mereka sendiri. Sebagian besar karyawan memiliki beberapa gagasan tentang cara terbaik untuk belajar, sehingga akan meningkatkan kecepatan dan efektivitas pelatihan untuk melibatkan mereka sejak awal.

Dengan mengobrol dengan setiap karyawan tentang gaya belajar dan tujuan karir mereka, Anda dapat membuat penyesuaian yang diperlukan untuk rencana tersebut untuk memenuhi kebutuhan karyawan.

Sumber

Kebutuhan ini mungkin bersifat teknis. Seorang karyawan mungkin mengatakan bahwa mereka kesulitan mengoperasikan perangkat lunak pertemuan online gratis pilihan perusahaan Anda, misalnya. Jika ini masalahnya, instruksi khusus untuk alat yang diperlukan dapat dimasukkan ke dalam rencana pelatihan mereka.

Kebutuhan pribadi karyawan mungkin juga bersifat struktural. Pekerja paruh waktu akan memiliki lebih sedikit waktu untuk pelatihan daripada pekerja penuh waktu. Jika skema pelatihan profesional Anda melibatkan program mentoring, pencocokan mentor dengan mentee juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan.

3. Menentukan Tujuan Pelatihan Setiap Rencana

Setelah tujuan pelatihan ditetapkan, kebutuhan bisnis dan kebutuhan pribadi dapat digunakan untuk menentukan tujuan pelatihan tertentu.

Tujuan yang paling umum adalah peningkatan keterampilan yang diperlukan. Apa ini akan bervariasi dari bisnis ke bisnis dan dari peran ke peran. Untuk toko Shopify, pengembang dan desainer web perlu mempelajari seluk beluk platform Shopify, dan pelatihan mereka harus membuat mereka tetap up to date dengan sistem ini.

Namun, dalam bisnis yang sama, sumber produk mungkin tidak memerlukan keterampilan ini. Pelatihan mereka kemungkinan akan mencakup manajemen rantai pasokan, yang tidak perlu dikhawatirkan oleh pengembang.

Penting untuk membuat urutan yang jelas dalam rencana pelatihan yang mengomunikasikan prioritas target pembelajaran yang berbeda kepada karyawan Anda. Artinya sederhana; tujuan elemen pelatihan mana yang harus mereka fokuskan terlebih dahulu.

Rencana pelatihan yang lebih komprehensif yang dilakukan dalam jangka panjang kemungkinan akan dibagi menjadi modul dan kursus. Karena ini kemungkinan akan terhubung satu sama lain, pastikan urutan penyelesaiannya memungkinkan pelajar untuk membangun pengetahuan mereka secara kumulatif. Mulailah dengan fondasi yang kuat dan arahkan ke tujuan pelatihan yang lebih maju bila perlu.

Meskipun penting untuk menyusun jalur pembelajaran dalam urutan yang logis, terlalu banyak fokus pada satu topik sekaligus dapat menyebabkan informasi yang berlebihan. Hindari ini dengan mencampuradukkan urutan peserta didik menyelesaikan tujuan mereka, memberi mereka waktu untuk mencerna materi dari bagian lain dari pelatihan mereka sebelum kembali ke topik.

Sumber

4. Menemukan dan Melacak Metrik Sukses

Bagaimana Anda tahu jika rencana pelatihan karyawan Anda berhasil? Untuk rencana pelatihan karyawan baru dan skema orientasi, biasanya mengukur kemajuan dengan tes dan ujian akhir unit. Jika karyawan baru lulus tes dan menunjukkan keterampilan yang telah mereka pelajari, itu adalah tanda bahwa program pelatihan efektif.

Untuk pengembangan profesional dan tes pelatihan yang berkelanjutan juga dapat berperan, tetapi Anda juga ingin melacak kinerja pekerja sehari-hari. Untuk melakukan ini, Anda akan ingin menunjukkan indikator kinerja utama (KPI) untuk setiap peran.

KPI tentu saja akan bervariasi dari satu peran ke peran lainnya. Seorang karyawan yang bertanggung jawab atas manajemen pemenuhan pesanan kemungkinan akan mengukur kinerja mereka dengan tingkat dan efisiensi pemenuhan pesanan. Jika, setelah pelatihan, persentase pesanan yang dipenuhi meningkat, atau waktu rata-rata untuk menyelesaikan pesanan berkurang, ini adalah tanda bahwa pelatihan telah berhasil.

Dalam kasus manajemen persediaan, di sisi lain, KPI akan berbeda. Staf di area bisnis Anda ini dapat dinilai lebih baik dengan mengukur seberapa sering kehabisan stok atau pemborosan apa yang ada di gudang. Hal-hal ini akan menjadi penting bagi mereka karena mereka secara langsung dipengaruhi oleh kinerja mereka sendiri, dan begitu juga bagaimana mereka mengukur keberhasilan mereka.

5. Tetapkan Mekanisme Umpan Balik

Umpan balik bukan hanya prosedur peninjauan untuk bisnis e-niaga yang menjual di Amazon, ini adalah bagian penting dari proses pelatihan apa pun. Ketika kami menerima umpan balik, itu memungkinkan kami untuk mengetahui di mana kami telah melakukannya dengan baik dan area mana yang perlu kami tingkatkan.
Bagaimana umpan balik disampaikan dapat menjadi perbedaan antara skema pelatihan yang mendukung yang mendorong karyawan untuk meningkat, dan skema yang menimbulkan kebencian dan menghasilkan suasana profesional yang beracun.

Sumber

Untuk memberi insentif kepada semua pekerja, umpan balik umumnya harus positif. Umpan balik berdasarkan nilai ujian dapat digunakan untuk menciptakan persaingan yang sehat di antara rekan kerja, tetapi penting untuk memastikan bahwa mereka yang tidak mencapai nilai tertinggi tidak merasa telah kalah dengan cara apa pun.

Bahkan hasil tes yang buruk bisa menjadi hasil yang baik dari program pelatihan, karena hal itu menyoroti kesulitan yang mungkin dialami seorang karyawan. Setelah disorot, pelatihan lebih lanjut dapat diatur, atau jika hasil buruk diamati oleh banyak karyawan, itu mungkin merupakan tanda bahwa program tersebut perlu ditingkatkan.

Jika tim Anda bekerja dari jarak jauh, sangat penting untuk memberikan umpan balik yang mendetail. Tetapi hindari mengirimkan laporan umpan balik tanpa komunikasi tatap muka untuk melengkapinya. Pastikan Anda memperhatikan tanggapan karyawan Anda dan mendengarkan setiap kekhawatiran yang mungkin mereka miliki.

Terakhir, selalu ingat bahwa umpan balik harus menjadi proses melingkar. Karyawan harus menerima umpan balik dari staf pelatihan, yang pada gilirannya harus menerima umpan balik dari peserta pelatihan.

Pertumbuhan Karyawan yang Stabil dan Berkelanjutan

Sistem apa pun untuk melatih tenaga kerja Anda dapat memperoleh manfaat dari memiliki rencana pelatihan karyawan yang efektif. Tim pelatihan internal harus bertanggung jawab untuk membuat dan mengimplementasikannya sehingga pelatihan tersedia untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Daripada hanya kursus wajib yang harus diselesaikan oleh rekrutan baru untuk bisnis Anda, pikirkan rencana pelatihan sebagai alat karir yang berguna yang dapat diterapkan dalam berbagai cara untuk staf di semua tingkatan.

Sumber

Yang terbaik adalah menganggap pelatihan sebagai senjata komersial bermata dua. Di satu sisi, ini merupakan aspek penting dari operasi bisnis yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja Anda. Di sisi lain, ini adalah investasi yang berharga dalam pengembangan profesional jangka panjang karyawan Anda yang akan membantu karir mereka tumbuh dan membawa mereka ke kepuasan kerja yang lebih besar.

Pada akhirnya, karyawan yang bahagia dan terlibat akan meningkatkan tingkat retensi staf Anda dan berkontribusi pada budaya kerja yang sehat yang menguntungkan semua orang. Dengan pemikiran ini, pertimbangkan untuk memperkenalkan atau menyesuaikan rencana pelatihan karyawan Anda hari ini.