Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Sistem Pelacakan Pelamar

Rangkuman: ATS, atau Sistem Pelacakan Pelamar, adalah alat ampuh yang merampingkan proses rekrutmen untuk pemberi kerja. Kami akan memberikan pemahaman yang komprehensif tentang apa itu ATS, manfaatnya, dan bagaimana ATS dapat merevolusi proses rekrutmen Anda.

Apakah Anda lelah menghabiskan waktu berjam-jam memilah-milah tumpukan resume dan melakukan wawancara tanpa henti, hanya untuk mengetahui bahwa tidak ada kandidat yang cocok untuk perusahaan Anda? Jika demikian, Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) mungkin saja menjadi solusi yang Anda cari.

Menurut JobScan, lebih dari 95% perusahaan Fortune 500 menggunakan ATS. Selain itu, studi ini menemukan bahwa 66% organisasi besar dan 35% organisasi kecil mengandalkan ATS untuk proses rekrutmen mereka. Data ini cukup menyoroti adopsi luas teknologi ATS di berbagai industri.

Dalam panduan komprehensif ini, kita akan berbicara tentang apa itu ATS, cara kerjanya, dan terutama bagaimana Anda dapat membuat resume yang dioptimalkan ATS untuk melakukan wawancara berikutnya.

Apa itu ATS?

Profesional SDM harus berurusan dengan ratusan, bahkan ribuan, resume setiap hari. Untuk mengurangi beban kerja dan merampingkan proses perekrutan mereka, mereka mulai menggunakan ATS.

Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) adalah perangkat lunak yang membantu mengelola seluruh alur kerja perekrutan - mulai dari menerima dan menyortir resume hingga menjadwalkan wawancara dan membuat tawaran pekerjaan. Tujuan utama ATS adalah untuk memusatkan semua data terkait perekrutan di satu tempat, sehingga memudahkan perekrut dan manajer perekrutan untuk melacak dan mengevaluasi kandidat.

Bagaimana Sistem Pelacakan Pelamar Bekerja?

Perangkat lunak ATS bekerja dengan memindai dan menyortir resume secara elektronik berdasarkan kata kunci tertentu, kualifikasi, dan kriteria lain yang ditetapkan oleh pemberi kerja.

Ketika Anda mengirimkan resume Anda melalui portal aplikasi online, itu akan diuraikan dan disimpan dalam database ATS. Sistem kemudian menganalisis resume Anda terhadap deskripsi pekerjaan untuk menentukan apakah Anda memenuhi persyaratan minimum untuk pertimbangan lebih lanjut.

Misalnya, jika sebuah perusahaan mencari kandidat dengan keterampilan komunikasi yang kuat, ATS akan mencari kata-kata seperti komunikasi, interpersonal, atau berbicara di depan umum dalam resume yang dikirimkan. Jika resume pelamar menyertakan kata kunci ini, itu akan dicatat sebagai calon yang cocok untuk lowongan pekerjaan. Selanjutnya, aplikasi akan diteruskan ke manajer perekrutan untuk diperiksa lebih lanjut.

Langkah-langkah dalam Proses ATS

Pada dasarnya ada empat langkah yang terlibat dalam proses ATS.

1. ATS menerima permintaan pekerjaan yang berisi perincian tentang suatu posisi, termasuk jabatan, keterampilan yang diinginkan, dan pengalaman yang diperlukan.
2. Itu menghasilkan profil untuk kandidat yang sempurna menggunakan informasi itu.
3. Saat pelamar mengirimkan resume mereka, ATS menganalisis, mengatur, dan mengevaluasinya berdasarkan kesesuaiannya dengan profil.
4. Selanjutnya, manajer perekrutan mengidentifikasi kandidat yang paling kompeten dan meneruskannya ke prosedur perekrutan.

Catatan: Perekrut sering kali menggunakan keterampilan utama dan jabatan sebagai kriteria untuk memfilter resume

Pentingnya Kata Kunci yang Relevan dalam Resume Anda

Kata kunci adalah komponen penting dari proses pencarian kerja. Dengan memasukkan kata kunci yang relevan dalam resume mereka, kandidat meningkatkan peluang mereka untuk diperhatikan oleh sistem pelacakan pelamar (ATS) dan perekrut manusia.

Karena kata kunci ini bertindak sebagai filter selama proses penyaringan awal, penting bagi pelamar untuk menyesuaikan resume mereka dengan hati-hati dengan kata kunci yang tepat untuk menunjukkan kesesuaian mereka dengan peran tersebut.

Untuk mengidentifikasi kata kunci yang tepat, Anda dapat membaca deskripsi pekerjaan dengan cermat dan mencari istilah dan frasa umum yang digunakan di seluruh. Namun, penting untuk menggunakan kata kunci ini secara otentik dan hanya jika kata kunci tersebut benar-benar mencerminkan keahlian dan pengalaman Anda.

Catatan: Mengoptimalkan resume Anda dengan kata kunci yang relevan meningkatkan peluang Anda untuk menarik perhatian perekrut.

Mengoptimalkan Resume Anda untuk ATS

Mengoptimalkan resume Anda untuk ATS (Sistem Pelacakan Pelamar) sangat penting untuk meningkatkan peluang Anda diperhatikan oleh pemberi kerja. Berikut adalah beberapa tip untuk memastikan resume Anda ramah ATS:

• Gunakan format resume standar, seperti Word atau PDF, untuk mempertahankan kompatibilitas dengan sebagian besar sistem ATS
• Hindari penggunaan gambar, bagan, atau grafik yang dapat menghalangi kemampuan perangkat lunak ATS untuk membaca resume Anda
• Optimalkan pemformatan resume Anda menggunakan judul yang jelas, poin-poin, dan font standar
• Masukkan kata kunci yang relevan secara strategis di seluruh resume Anda
• Sesuaikan resume Anda untuk setiap aplikasi agar sesuai dengan persyaratan pekerjaan tertentu
• Gunakan judul bagian standar seperti “Pengalaman Kerja”, “Pendidikan”, dan “Keterampilan” untuk membantu ATS mengkategorikan informasi Anda dengan benar
• Kesalahan ketik dan ejaan dapat membahayakan peluang Anda melewati layar ATS, jadi periksa kembali kesalahan sebelum mengirimkan resume Anda
• Tetap berpegang pada tata letak yang bersih dan sederhana dengan font standar dan hindari penggunaan grafik atau tabel yang dapat membingungkan kemampuan penguraian sistem

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat meningkatkan kemungkinan resume Anda melewati penyaringan ATS dan sampai ke tangan manajer perekrutan.

Catatan: Masukkan kata kunci yang relevan secara strategis di seluruh resume Anda untuk meningkatkan visibilitasnya dan meningkatkan peluang Anda untuk lulus seleksi ATS.

ATS vs CRM: Memahami Perbedaannya

Saat merekrut kandidat, SDM menggunakan dua sistem berbeda:

• Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), dan
• Sistem Pelacakan Pelamar (ATS)

Mari kita bicarakan dengan cepat tentang masing-masing sistem.

ATS, atau Sistem Pelacakan Pelamar , membantu merampingkan dan mengotomatiskan proses rekrutmen. Ini memungkinkan tim SDM untuk memposting lowongan pekerjaan, melacak kandidat, mengelola resume, dan menjadwalkan wawancara. Di sisi lain, sistem CRM adalah alat yang digunakan dalam rekrutmen untuk menemukan dan terhubung dengan kandidat potensial yang belum melamar pekerjaan di perusahaan Anda.

Solusi CRM menawarkan fitur seperti pemasaran email, penjadwalan, dan alat komunikasi yang membantu membangun hubungan dengan kandidat tersebut. Dengan menggunakan sistem CRM, perekrut dapat menjangkau kandidat potensial dan membuat koneksi bahkan sebelum mereka melamar pekerjaan.

Fitur Utama dari Sistem Pelacakan Pelamar

ATS hadir dengan berbagai fitur yang membantu pemberi kerja mengoptimalkan upaya rekrutmen mereka. Beberapa fitur utama perangkat lunak ATS meliputi:

• Pemindaian Kata Kunci: Solusi ATS menggunakan algoritme pencocokan kata kunci untuk membandingkan konten deskripsi pekerjaan dengan resume. Solusi ini membantu mengidentifikasi kandidat yang keterampilan dan pengalamannya sangat cocok dengan persyaratan pekerjaan.
• Resume Parsing: Sistem ini dapat mengekstrak informasi yang relevan dari resume dan mengaturnya ke dalam format standar, sehingga memudahkan perekrut untuk meninjau dan menciutkan kandidat.
• Penyaringan Otomatis: ATS mengotomatiskan proses penyaringan awal dengan menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Ini menghemat waktu dan tenaga perekrut dengan berfokus pada pelamar yang memenuhi syarat.
• Pelaporan dan Analitik: Ini dapat menghasilkan laporan dan analitik pada berbagai aspek proses perekrutan, seperti waktu pengisian, efektivitas sumber, metrik keragaman, dll. Wawasan ini membantu perekrut mengukur keberhasilan upaya perekrutan mereka dan membuat berbasis data keputusan.
• Komunikasi dan Kolaborasi: Alat ATS sering menyertakan alat komunikasi dan kolaborasi, seperti templat email, penjadwalan wawancara, dan fitur perpesanan kandidat. Ini merampingkan komunikasi antara perekrut, manajer perekrutan, dan kandidat selama proses perekrutan.
• CRM bawaan: Beberapa sistem ATS tingkat lanjut menyertakan modul manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk mengelola hubungan dengan kandidat potensial yang mungkin belum aktif melamar peran.
• Sumber multi-platform: Alat ini membantu perekrut untuk mencari kandidat potensial melalui berbagai saluran, termasuk papan pekerjaan, platform media sosial, dan rujukan karyawan. Ini memperluas jangkauan dan kumpulan pelamar potensial, membuatnya lebih mudah untuk menemukan kandidat yang memenuhi syarat.

Catatan: Integrasi ATS dengan papan pekerjaan memperluas jangkauan posting pekerjaan, menarik lebih banyak pelamar.

Akurasi Perangkat Lunak ATS

Perangkat lunak ATS (Sistem Pelacakan Pelamar) telah mendapatkan popularitas luar biasa dalam proses perekrutan, menawarkan efisiensi dan kenyamanan perekrut. Namun, keakuratannya masih menjadi pertanyaan.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review mengungkapkan bahwa 88% perekrut merasa bahwa sistem mengabaikan kandidat yang memenuhi syarat yang tidak selaras dengan kriteria kata kunci yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan.

Ketergantungan yang besar pada kata kunci ini sering mengakibatkan keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi yang berharga dari kandidat potensial diabaikan, menyebabkan hilangnya peluang baik bagi pelamar maupun pemberi kerja.

Meskipun ATS memiliki manfaat, masih ada banyak ruang untuk perbaikan guna memastikan praktik perekrutan yang adil dan inklusif.

Catatan: Pengusaha dapat menonjol dari persaingan dengan memanfaatkan integrasi ATS untuk perekrutan yang cepat dan efektif.

Siapa yang Menggunakan ATS

Perangkat lunak ATS banyak digunakan oleh perusahaan dari semua ukuran dan industri untuk merampingkan proses rekrutmen mereka. Dari bisnis kecil hingga perusahaan besar, perangkat lunak ATS membantu departemen SDM, dan manajer perekrutan mengelola masuknya resume dan lamaran kerja secara efektif. Berikut ini beberapa di antaranya:

• Perekrut dan profesional SDM
• Mempekerjakan manajer
• Pemilik usaha kecil
• Perusahaan besar
• Agen kepegawaian

Perangkat lunak ATS membantu mengelola masuknya resume dan lamaran pekerjaan. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti penguraian resume, penyaringan kandidat, dan penjadwalan wawancara, solusi ATS menghemat waktu dan sumber daya sambil memastikan proses rekrutmen yang adil dan efisien.

Mengapa Pengusaha Menggunakan ATS

ATS membantu pemberi kerja menghemat waktu dan tenaga dalam meninjau aplikasi. Dengan meningkatnya jumlah pelamar untuk setiap posisi, menyaring resume secara manual akan menjadi tugas yang berat. Bisnis dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan sistem otomatis ini, yang merampingkan proses perekrutan.

Pengusaha menggunakan perangkat lunak ATS karena membantu dalam hal berikut:

• Memfasilitasi komunikasi tanpa batas antara manajer perekrutan
• Mempercepat proses penyaringan pelamar
• Meminimalkan waktu yang terbuang untuk tugas yang berulang
• Meningkatkan skor perekrutan bersih
• Meningkatkan keterlibatan kandidat
• Memperoleh gambaran aplikasi yang lebih jelas
• Menyederhanakan posting pekerjaan
• Menurunkan biaya per sewa
• Meningkatkan kualitas perekrutan secara keseluruhan

Catatan: Perangkat lunak ATS membuat perekrutan menjadi lebih efisien dan mempercepatnya, menghasilkan penghematan waktu dan biaya untuk bisnis.

Masa Depan ATS

Kecerdasan buatan (AI) merevolusi sistem pelacakan pelamar (ATS) di dunia perekrutan yang selalu berubah.

Dengan AI yang mahir dalam menyaring resume, menemukan kandidat potensial, dan bahkan melakukan wawancara awal, masa depan menjanjikan lebih banyak integrasi. ATS akan bergabung dengan mulus dengan platform media sosial, seperti LinkedIn. Ini akan membantu mengidentifikasi kandidat aktif dan pasif yang sangat cocok untuk posisi terbuka.

Selain itu, pengenalan chatbots bertenaga AI akan memberikan respons cepat dan wawasan berharga selama proses aplikasi. Dengan merangkul AI, rekrutmen pasti bergerak menjadi lebih cepat, lebih mudah, dan sangat efisien untuk semua pihak yang terlibat.

Catatan: Biarkan ATS Anda melakukan pekerjaan berat – otomatiskan tugas berulang untuk menghemat waktu dan sumber daya.

Membuat Resume yang Dioptimalkan ATS

Untuk berhasil menavigasi ATS dan mengamankan wawancara kerja, sangat penting untuk membuat resume yang dibuat dengan baik. Ini memperhitungkan algoritme ATS dan perekrut manusia yang mengoperasikan sistem.

Berikut adalah panduan langsung kami untuk membuat resume yang Dioptimalkan ATS :

1. Sesuaikan resume Anda untuk setiap lamaran pekerjaan agar selaras dengan deskripsi pekerjaan.
2. Optimalkan resume Anda dengan kata kunci yang relevan dalam bentuk panjang dan versi akronim untuk pencarian yang lebih baik. (Misalnya, Gunakan "Sarjana Administrasi Bisnis" dan BBA, jika memungkinkan)
3. Gunakan format resume kronologis atau hibrid daripada format fungsional.
4. Hindari penggunaan tabel atau kolom untuk mencegah kesalahan penguraian.
5. Pilih font resume tradisional seperti Georgia, Helvetica, dan Garamond.
6. Tetap berpegang pada judul bagian resume standar untuk kejelasan dan kesederhanaan.

Catatan: Sesuaikan resume Anda untuk memasukkan kata kunci yang relevan dan tunjukkan pencapaian terukur untuk aplikasi ramah-ATS.

Kekurangan dan Keterbatasan ATS

Meskipun ATS merampingkan proses perekrutan secara signifikan, ini bukanlah sistem yang sempurna. Kandidat harus mengetahui batasannya, seperti potensi negatif atau positif palsu. Di bawah ini adalah beberapa keterbatasan perangkat lunak ATS:

1. Ketergantungan kata kunci: Sistem ATS sangat bergantung pada kata kunci, yang dapat mengabaikan kandidat yang memenuhi syarat yang mungkin menggunakan terminologi berbeda.
2. Kendala pemformatan: Pemformatan kompleks atau resume kreatif mungkin tidak diuraikan dengan benar oleh ATS, yang menyebabkan hilangnya dampak visual bagi kandidat.
3. Potensi bias: Jika tidak dikalibrasi dengan benar, perangkat lunak ATS mungkin menimbulkan bias berdasarkan faktor seperti jenis kelamin, ras, atau tingkat pendidikan.
4. Ketidakmampuan untuk mengevaluasi soft skill: Sistem ATS terutama berfokus pada hard skill dan kecocokan kata kunci, sehingga menantang untuk menilai soft skill kandidat, seperti kemampuan interpersonal dan komunikasi.
5. Gangguan teknis: Seperti perangkat lunak apa pun, sistem ATS dapat mengalami masalah teknis yang mengakibatkan aplikasi tertunda atau salah penanganan.

FAQ Terkait Sistem Pelacakan Pelamar (ATS)