Lima Email Kasar yang Anda Kirim Tanpa Menyadarinya
Diterbitkan: 2018-01-13Menulis Email yang Muncul Seperti yang Anda Lakukan Secara Langsung Adalah Seni Rupa
Bahkan yang paling menyenangkan dan sopan di antara kita masih bisa terlihat seperti orang brengsek di email. Menulis email yang muncul seperti yang Anda lakukan secara langsung adalah seni yang bagus.
Selama percakapan, Anda menyesuaikan nada, ekspresi wajah, gerak tubuh, dan postur agar sesuai dengan suasana hati dari apa yang Anda sampaikan. Anda melakukan ini karena orang cenderung jauh lebih responsif terhadap cara Anda mengatakan sesuatu daripada apa yang sebenarnya Anda katakan.
Email menghapus percakapan. Ini efisien, tetapi sebaliknya mengubah interaksi yang mudah menjadi salah tafsir yang berantakan. Tanpa ekspresi wajah dan postur tubuh untuk memandu pesan Anda, orang melihat setiap kata yang Anda ketik sebagai indikator nada dan suasana hati.
Sebagian besar kesalahan yang dilakukan orang dalam email mereka benar-benar dapat dihindari. Daftar berikut menggali kesalahan halus dan kesalahan tersembunyi ini.
CC Kompulsif Dan Balas Semua
Mem-CC orang sepanjang waktu adalah salah satu hal paling menjengkelkan yang dapat Anda lakukan melalui email. Saya akan mengatakan itu yang paling menjengkelkan, tetapi kehormatan ini diberikan kepada "balas semua" yang berlebihan. Jika seseorang mengirim email kepada Anda dan sekelompok orang lain, apakah menurut Anda setiap penerima perlu mendapatkan email lain dari Anda untuk mengucapkan "terima kasih"? Mereka tidak melakukannya, dan ketika Anda melakukan ini, itu membuat orang memanjat tembok.
Trik untuk mengetahui kapan harus CC seseorang adalah memperlakukan email Anda seolah-olah itu adalah pertemuan langsung. Pertanyaannya kemudian menjadi ini: "Apakah perlu atau membantu orang ini datang ke pertemuan?" Jika jawabannya tidak, maka jangan buang waktu dengan email. Adapun untuk membalas semua, jangan lakukan itu. Bahkan jika orang lain di utas membalas semua, Anda masih mengganggu semua orang sampai mati ketika Anda bergabung. Jika Anda memiliki sesuatu untuk dikatakan, lebih baik kirimkan ini secara langsung (dan secara pribadi) ke pengirim asli dan biarkan dia memutuskan apakah grup juga harus mengetahuinya.
Jalan-Terlalu-Singkat
Terlalu sering, penyebab konflik email adalah ketidakseimbangan antara upaya dalam email awal dan upaya dalam menanggapi email itu. Ketika seseorang mengetik paragraf terperinci yang menguraikan masalah penting, mereka mengharapkan Anda untuk merespons dengan hati-hati. Mengirim kembali "Mengerti" atau "Tercatat" tidak berhasil. Tanpa mengetahui maksud dan nada bicara Anda, tanggapan singkat akan dianggap apatis dan bahkan sarkastis bagi penerima. Hal ini sangat disayangkan karena ini jarang menjadi niat pengirim.
Direkomendasikan untukmu:
Bagaimana Metaverse Akan Mengubah Industri Otomotif India
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Startup India Mengambil Jalan Pintas Dalam Mengejar Pendanaan
Platform Pemasaran Digital Logicserve Bags Pendanaan INR 80 Cr, Berganti Nama Sebagai LS Dig...
Cara terbaik untuk menghindari disalahartikan dalam tanggapan singkat adalah dengan menyampaikan maksud Anda. Bahkan menanggapi dengan "Saya sedikit sibuk tetapi harus bisa membacanya akhir minggu ini" jauh lebih baik daripada "Mengerti," yang akan ditafsirkan banyak orang sebagai ketidakpedulian.
Baris Subjek "URGENT"
Baris subjek yang mengatakan "URGENT" atau "ASAP" menunjukkan pengabaian total terhadap penerima. Jika email Anda sangat mendesak, angkat telepon dan hubungi orang tersebut. Bahkan dalam kasus yang jarang terjadi ketika email benar-benar mendesak, pelabelan seperti itu di baris subjek tidak perlu dan menetapkan nada negatif yang kuat.
Kunci untuk menghindari baris subjek "URGENT" ada dua. Pertama, jika masalah paling baik ditangani dalam bentuk apa pun selain email, maka begitulah cara Anda harus menghadapinya. Kedua, jika tidak demikian, maka masalahnya terletak pada kemampuan Anda untuk membuat baris subjek yang kuat. Lagi pula, orang sering memeriksa email mereka, jadi selama baris subjek Anda menarik perhatian mereka, itu akan menyelesaikan pekerjaan. Alih-alih melabeli email sebagai mendesak, tanyakan pada diri sendiri mengapa email itu mendesak. Jawaban atas pertanyaan ini adalah baris subjek baru Anda. Jika klien membutuhkan jawaban hari ini, cukup buat baris subjek Anda "Klien Membutuhkan Respons Hari Ini." Ini mempertahankan rasa urgensi tanpa menetapkan nada kasar dan putus asa.
Debbie Downer
Mengirim email yang secara konsisten memberi tahu orang-orang apa yang mereka lakukan salah dan apa yang seharusnya tidak mereka lakukan benar-benar memakan korban. Bahkan jika Anda mencoba untuk memberikan kritik yang membangun, Anda harus menghindari hal negatif dalam email Anda dengan segala cara. Karena orang tidak dapat mendengar nada Anda secara langsung, mereka membaca konotasi kata-kata dan menciptakan nada di kepala mereka seiring berjalannya waktu. Negatif menjadi sangat negatif dalam bentuk email.
Kapan pun Anda mendapati diri Anda menggunakan kata-kata negatif seperti “jangan”, “tidak bisa”, “tidak mau”, atau “tidak bisa”, ubahlah menjadi positif. Membuat perubahan ini mengubah seluruh nada pesan. Misalnya, alih-alih mengatakan, “Anda tidak dapat menyelesaikan laporan seperti ini di masa mendatang,” katakan, “Lain kali Anda menyelesaikan laporan, tolong…” Ketika Anda harus memberikan umpan balik negatif, jangan lakukan melalui email. Hanya naik telepon atau berjalan menyusuri lorong.
Robot
Sangat mudah untuk menganggap email sebagai cara untuk menyelesaikan sesuatu dengan cepat, tetapi ketika Anda melakukan ini secara ekstrem, Anda akan dianggap tidak manusiawi. Anda tidak akan masuk ke kantor seseorang dan menyerahkan laporan kepada mereka untuk dilakukan tanpa memberi tahu mereka. Melompat langsung ke seluk beluk mungkin tampak seperti hal yang paling efektif untuk dilakukan, tetapi meninggalkan kesan negatif yang bertahan lama.
Memperbaiki yang satu ini sederhana. Luangkan waktu ekstra untuk menyapa orang yang Anda kirimi surat. Anda tidak perlu bertanya kepada penerima tentang akhir pekannya. Hanya pengakuan sederhana dari individu sebagai manusia adalah semua yang diperlukan. Ini membuat nada jauh lebih hormat daripada jika Anda hanya mengirim tugas.
Menyatukan Semuanya
Hal tersulit tentang mengirim email adalah memastikan bahwa orang-orang memahami pesan Anda seperti yang Anda inginkan. Anda harus sadar sosial untuk melakukan ini. Artinya, bersedia meluangkan waktu untuk mempertimbangkan bagaimana hal-hal terlihat dari perspektif penerima Anda sebelum Anda menekan "kirim."
Tentang Penulis
Dr. Travis Bradberry adalah penulis bersama pemenang penghargaan dari buku terlaris #1, Kecerdasan Emosional 2.0, dan salah satu pendiri TalentSmart, penyedia tes dan pelatihan kecerdasan emosional terkemuka di dunia, melayani lebih dari 75% perusahaan Fortune 500. Buku terlarisnya telah diterjemahkan ke dalam 25 bahasa dan tersedia di lebih dari 150 negara. Dr. Bradberry telah menulis untuk, atau telah diliput oleh, Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post, dan The Harvard Business Review.