“Dari Penghalang Menuju Jembatan”: 6 Hal yang Dapat Dipetik untuk Pengelolaan Hibah yang Lebih Baik dari Percakapan Kami dengan Tiga Persatuan Lokal

Selama bertahun-tahun, Submittable telah menjadi mitra bangga bagi banyak organisasi lokal United Way yang menggunakan teknologi pemberian hibah Submittable untuk mengelola investasi mereka di organisasi nirlaba di komunitas mereka melalui pemberian hibah yang kompetitif.

Kami baru-baru ini mengundang tiga pelanggan United Way untuk bergabung dengan VP Dampak Sosial Submittable, Sam Caplan, untuk berbincang dengan rekan-rekan mereka tentang apa yang telah mereka pelajari dalam menerapkan strategi modern dan berpusat pada komunitas dengan Submittable.

Jika Anda ingin menciptakan hubungan yang lebih kuat di komunitas Anda melalui hibah, percakapan ini cocok untuk Anda. Berikut adalah kesimpulan utama, dengan kata-kata mereka sendiri.

Dalam percakapan:

• Jeff Howell, Chief Program Officer di United Way of the Greater Triangle
• Craig Shoemaker, Direktur Teknologi & Operasi di United Way of Greenville County
• Christopher Nicholas, CFO/CTO/COO di United Way of Greenville County
• Sabra Williams, Analis Sistem di United Way of Greater Philadelphia dan Southern New Jersey
• Sam Caplan, Wakil Presiden Dampak Sosial di Submittable

1. Jangan takut untuk mengubah cara Anda selalu melakukannya

United Way telah ada selama lebih dari seratus tahun. Meskipun sejarah ini menjadikan organisasi ini sebagai pilar yang mapan di banyak komunitas, hal ini juga dapat menimbulkan rasa kelembaman. Segala upaya untuk melakukan perubahan akan menghadapi tantangan “cara yang selalu kita lakukan.”

Bagi Craig Shoemaker, Direktur Teknologi & Operasional, dan Christopher Nicholas, CIO di United Way of Greenville County, proses pemberian hibah yang sudah ketinggalan zaman sangat menyulitkan semua orang yang terlibat. Mereka siap mengguncangnya.

Seperti yang dijelaskan Craig, mereka ingin menerapkan cara baru: berani dan sederhana . Putar klipnya untuk mendengarnya.

Dengan menyederhanakan aplikasi itu sendiri dan teknologi aplikasi dengan peralihan ke Submittable, mereka dapat mencapai tujuannya.

Seperti yang dijelaskan Craig dalam klip tersebut, di masa lalu, “Perangkat lunaknya kikuk. Itu sulit. Kami harus melakukan pelatihan yang secara khusus berfokus pada proses lamaran saja, bukan membicarakan tentang konten apa yang dibutuhkan atau apa yang kami cari dari pelamar. Jadi, [untuk menjadi] berani dan sederhana, kami benar-benar menginginkan alat yang membantu memfasilitasi dan tidak menjadi penghalang yang menghalangi pendanaan seperti yang terjadi di masa lalu .”

2. Perlakukan pengalaman lamaran Anda sebagai awal hubungan Anda dengan penerima hibah

Bagi Jeff Howell, Chief Program Officer di United Way of the Greater Triangle, yang melayani segitiga penelitian di sekitar Raleigh, Durham, dan Chapel Hill di North Carolina, platform pengelolaan hibah lebih dari sekadar produk. Ini adalah alat untuk membangun kepercayaan. Dia menjelaskan dalam klip itu.

Seperti yang dikatakan Jeff dalam klip tersebut, “Saya pikir dari sudut pandang kami, investasi pada sesuatu seperti Submittable adalah kami berinvestasi dalam pengalaman pertama dengan United Way of the Greater Triangle.”

Dengan memulai hubungan tersebut dengan baik, Jeff kemudian belajar bahwa para pelamar “bersedia bekerja sama dengan Anda dalam beberapa hal dan lebih bersandar pada hubungan tersebut .”

3. Pusatkan rasa kemanusiaan pelamar Anda

Saran lebih lanjut dari Jeff? Untuk membangun hubungan nyata dengan pelamar, bukan sekedar transaksi, fokuslah pada pemusatan rasa kemanusiaan mereka. Submittable menawarkan pengunggahan file yang mudah untuk mendukung berbagai jenis file video dan audio yang dapat membantu Anda melakukan hal ini. Dengarkan Jeff menanggapi pertanyaan Sam Caplan tentang hal ini di klip.

Seperti yang dijelaskan Jeff, memanfaatkan unggahan file memungkinkan United Way of the Greater Triangle untuk:

• Lebih dekat dengan pekerjaan pelamar. Seperti yang dikatakan Jeff, “Kami dapat melihat seperti apa karya ini, rasanya, dan suaranya setiap hari.”
• Siapkan pengulas mereka untuk menjadi pendukung yang kuat. Jeff menjelaskan, “Peninjau kami melihat bahwa mereka mampu membangun hubungan pribadi dengan organisasi di mana mereka dapat menjadi pendukung pekerjaan mereka. Saya pikir bahkan setelah proses pemberian hibah, mereka merasa lebih terhubung dengan ruang tersebut.”
• Berikan lebih banyak ruang kepada lembaga nonprofit untuk fokus pada pekerjaan mereka. Dalam kata-kata Jeff: “Kami dapat mengizinkan mereka melakukan permohonan ini semudah mungkin dan membiarkan mereka kembali melakukan apa yang mereka lakukan dengan sangat baik dan apa yang kami sebagai penyandang dana di bidang ini ingin mereka fokuskan. Ini adalah kemenangan besar bagi kami sebagai komunitas.”

4. Ciptakan pengalaman pengulas yang lebih ramah bagi para sukarelawan

Sabra Williams, Analis Sistem untuk United Way of Greater Philadelphia dan Southern New Jersey, seperti banyak United Ways lokal lainnya, mempraktikkan pemberian hibah partisipatif. Artinya, ia sengaja mengundang relawan dari komunitasnya untuk berpartisipasi aktif dalam proses peninjauan. Dengan strategi ini, pengalaman pengulas yang positif—atau negatif—dapat berdampak pada reputasi mereka di komunitas.

Oleh karena itu, menjelang siklus pemberian hibah terbarunya, Sabra berfokus pada peningkatan pengalaman pengulas. Dia tahu ini akan menghemat waktu dia dan pengulasnya. Namun pada akhirnya memberikan banyak manfaat lainnya. Sabra menjelaskan dalam klip itu.

Saat dia merinci dalam klip tersebut, sebagian besar manfaatnya berakar pada fitur ulasan berdampingan yang intuitif di Submittable, yang menghasilkan:

• Lebih sedikit waktu yang diinvestasikan dalam tinjauan pelatihan. Sabra mengatakan, “Pada tahun-tahun sebelumnya, Anda tahu, kami telah menawarkan beberapa sesi pelatihan. Kami mencetak segala macam barang. Kami membuat pengikat dengan semua aplikasi. Kami mengadakan diskusi panel. Tidak kali ini.”
• Peningkatan partisipasi. Dengan bantuan alat yang mudah digunakan, dia menjelaskan, “Secara keseluruhan, kami mempunyai partisipasi yang sangat baik dengan para sukarelawan kami.”
• Proses peninjauan yang lebih cepat dan tepat waktu. Sabra berkata, “Karena sistem ini sangat ramah pengguna dan mudah digunakan, para pengulas dapat menyelesaikan tugas mereka tepat waktu, dengan sedikit pertanyaan atau masalah.”
• Mengurangi frustrasi pengulas. Tinjauan berdampingan yang intuitif dari Submittable berarti lebih sedikit sakit kepala. Seperti yang dijelaskan Sabra, “Saya pikir [itu] adalah kunci dalam menghemat waktu dan mengurangi frustrasi. Saya tahu hal itu merupakan keluhan pada siklus sebelumnya.”

5.Membuat pelaporan semudah mungkin

Submittable tidak muncul begitu saja dalam proses lamaran Anda dan hilang begitu saja. Sebaliknya, ini adalah alat yang dapat Anda dan pemohon gunakan sepanjang siklus hibah untuk berkomunikasi dengan mudah dan melacak dokumen, kunjungan lapangan, pemeriksaan verbal—segala sesuatu yang masuk ke dalam kemitraan hibah.

Bagi Sabra, alat yang konsisten di seluruh siklus hibah memberikan hasil yang sangat memuaskan dalam partisipasi pelaporan. Dengarkan kata-katanya di klip.

Saat dia menjelaskan:

“Kami sangat gembira karena keseratus lembaga tersebut menyerahkan laporan mereka . Saya rasa hal itu belum pernah terjadi pada kami sebelumnya. Kami sudah pernah menerima semuanya. Dan faktanya, sebagian besar datang tepat waktu. Jadi itu juga merupakan kejutan yang menyenangkan.”

Bagaimana mereka melakukannya?

“Saya pikir, Anda tahu, memiliki sistem yang sangat mudah digunakan, yang sudah mereka kenal, sangat membantu kami memastikan semua orang mendapatkan laporannya,” kata Sabra.

6. Kembalikan reputasi Anda dengan menerima perubahan

Kembali ke Craig dan Christopher di United Way of Greenville County, filosofi baru mereka yang berani dan sederhana ternyata menghasilkan lebih dari sekadar menyederhanakan proses. Ini memperkuat reputasi mereka . Christopher menjelaskan dalam klip itu.

Anda mungkin bertanya-tanya, bagaimana mengadaptasi sistem pengelolaan hibah yang baru bisa memberikan dampak yang begitu besar?

Seperti yang dikatakan Christopher, proses hibah itu sendiri harus dilakukan “dari hambatan menjadi jembatan .” Ia ingin proses ini berubah dari yang tadinya terasa seperti “ hambatan pendanaan menjadi cara yang mudah untuk mendapatkan akses terhadap modal yang dapat diinvestasikan kembali di komunitas kita .”

Submittable juga memungkinkan tim United Way of Greenville County bergerak lebih cepat. Bagi organisasi nirlaba yang mengharapkan pendanaan, hal ini dapat membuat perbedaan besar. Dalam kasus mereka, perubahan-perubahan ini pada akhirnya meningkatkan reputasi organisasi. Seperti yang dijelaskan Christopher,

“Bagi beberapa mitra kami, kami merupakan sumber pendapatan mereka yang signifikan selama setahun. Jadi dengan menyederhanakan proses tersebut, hal ini memungkinkan kami untuk benar-benar membantu mereka membuat keputusan anggaran, membantu mereka membuat keputusan strategis, dan mereka dapat mengambil keputusan tersebut dengan cepat dan pada akhirnya membantu reputasi kami sebagai penyelenggara, sebagai fasilitator, sebagai pemberi dana, dan sebagai pemberi dana. tidak seperti ini, kita harus melewati semua rintangan ini dan mudah-mudahan mereka mengabulkan, Anda tahu, uang yang kita minta.”

Ambil langkah pertama menuju perubahan

Banyak pemberi hibah menyadari bahwa inilah saatnya untuk menerima perubahan, namun mereka tidak yakin bagaimana mengambil langkah pertama. Mencari organisasi lain yang telah melakukan transisi besar dapat membantu Anda mengembangkan strategi yang masuk akal bagi tim dan komunitas Anda.

Masih banyak lagi kata-kata mutiara yang dikemas dalam percakapan selama satu jam ini. Untuk mendengarkan Christopher mengungkapkan alat mana yang membantu “menyelamatkan pernikahan [nya]” (petunjuk: alat yang sama yang dikatakan Jeff jika kita menyingkirkannya, kita akan menghadapi “pemberontakan”) dengarkan percakapan selengkapnya.

Jika Anda siap mempelajari lebih lanjut tentang Submittable, kami ingin berbicara dengan Anda. Hubungi tim kami hari ini!