Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek | #41 Memulai manajemen proyek

Bagan Gantt adalah salah satu alat paling populer dalam perencanaan manajemen proyek. Meskipun dirancang pada abad ke-19 oleh insinyur Polandia Karol Adamiecki, ini dikaitkan hampir secara eksklusif dengan Henry Gantt, seorang insinyur Amerika dan konsultan manajemen proyek. Dia membantu mempopulerkan alat sederhana namun sangat efektif ini.

Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Untuk apa bagan Gantt digunakan?
3. Apa yang harus diingat saat membuat bagan Gantt?
4. Peralatan
5. Konsistensi
6. Kesederhanaan
7. Ringkasan

Perkenalan

Bagan Gantt adalah bagan batang yang berisi informasi tentang jadwal proyek. Tugas individu berada pada sumbu vertikal, sedangkan tanggal penyelesaian yang dijadwalkan berada pada sumbu horizontal. Bilah horizontal menunjukkan durasi aktivitas dengan menghubungkan tanggal mulai dan berakhirnya. Alat ini memungkinkan Manajer Proyek dan anggota tim untuk dengan cepat melihat jadwal tugas, ketergantungan di antara mereka dan memberikan gambaran yang jelas tentang status kemajuan proyek.

Untuk apa bagan Gantt digunakan?

Bagan Gantt memungkinkan Anda memvisualisasikan informasi proyek berikut dengan mudah:

• daftar tugas yang membentuk proyek,
• tanggal mulai dan berakhirnya setiap tugas,
• ketergantungan antar tugas,
• jadwal,
• kemajuan setiap tugas,
• orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugas.

Penerapan lain yang sering dilakukan dari bagan Gantt adalah untuk mengidentifikasi Jalur Kritis suatu proyek. Ini adalah rangkaian tugas terpanjang yang mungkin dalam sebuah proyek, di mana setiap tugas bergantung pada tugas sebelumnya dan tidak dapat ditunda tanpa mempengaruhi tenggat waktu proyek akhir. Bagan memungkinkan Anda dengan mudah menganalisis secara visual semua keterkaitan antara tugas dan menentukan mana yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Apa yang harus diingat saat membuat bagan Gantt?

Saat membuat bagan Gantt untuk proyek baru, Anda perlu memperhatikan tiga aspek:

• Memilih alat yang tepat – yang akan kita gunakan di seluruh proyek,
• Pelabelan tugas yang konsisten – memberikan skema penamaan berulang dan warna yang mudah dibedakan,
• Mengurangi tingkat kerumitan bagan.

1. Alat

Untuk membuat dan kemudian menggunakan bagan Gantt dengan mudah, memilih alat yang tepat sangatlah penting. Menemukan aksesori yang paling cocok untuk kebutuhan kita perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

• ukuran proyek,
• jumlah anggota tim,
• kompleksitas proyek, dan
• frekuensi pembaruan.

Semakin kompleks proyeknya, semakin kuat alat yang kita butuhkan. Untuk proyek kecil, alat online sederhana seperti Canva, Gantt online, atau termagant sudah cukup. Untuk proyek yang lebih kompleks, ada baiknya menggunakan perangkat lunak manajemen proyek (seperti Firmbee) atau spreadsheet, di mana kita dapat mengumpulkan semua data tentang proyek yang sedang berlangsung dalam satu dokumen.

Jika proyeknya sangat canggih dan berisi banyak tugas dengan saling ketergantungan yang rumit, Anda harus mempertimbangkan untuk mengambil pendekatan visualisasi yang berbeda. Dalam hal ini, lebih baik mengadopsi alat seperti diagram PERT (Program Evaluation and Review Technique).

2. Konsistensi

Sejak awal, sebaiknya terapkan warna secara konsisten untuk menandai tugas yang membentuk keseluruhan yang lebih besar. "Kode warna" akan membantu mengidentifikasi tugas tertentu, fase proyek, atau menyorot tugas utama. Ini juga dapat menarik perhatian pada saat-saat tersulit dalam proyek, seperti tenggat waktu singkat untuk tugas terkait. Ini membantu dengan cepat mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

3. Kesederhanaan

Saat Anda menyertakan terlalu banyak detail, bagan Gantt dapat dengan cepat menjadi luar biasa dan rumit bagi audiens. Jadi ada baiknya mempertimbangkan tugas mana yang perlu dimasukkan agar tidak melupakan keseluruhan visi proyek. Yang lain dapat ditulis ke dalam dokumen, tetapi dihapus dari bagan, membuat bagan yang dihasilkan sederhana dan berfokus pada hal yang paling penting.

Lebih disukai, soroti tugas-tugas utama, poin-poin penting serta tenggat waktu, dan pastikan setiap orang yang terlibat memahami bagan dan tujuannya. Jika perlu, perbaiki bagan dan jelaskan singkatan dan sebutan yang digunakan kepada anggota tim sampai semua keraguan teratasi.

Ringkasan

Bagan Gantt adalah salah satu alat paling populer dalam manajemen proyek. Ini membantu Anda menyajikan informasi secara visual tentang penjadwalan tugas dan kemajuan proyek. Menggunakan bagan Gantt dapat meningkatkan efisiensi penjadwalan dan meningkatkan kolaborasi tim jarak jauh dan pendelegasian tugas yang efisien. Ini juga memberikan representasi visual dari proyek, yang memudahkan Manajer Proyek dan anggota tim untuk menyesuaikan diri sambil mengejar tujuan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek