5 Alat Analisis Kesenjangan untuk Mengidentifikasi dan Menutup Kesenjangan dalam Bisnis Anda
Diterbitkan: 2018-03-06Seberapa jauh Anda dari pekerjaan yang Anda rencanakan di awal tahun? Apakah Anda tahu apa yang berhasil dan apa yang tidak? Dan mengapa?
Analisis kesenjangan dapat membantu Anda membandingkan kinerja aktual bisnis atau proyek Anda dengan kinerja yang Anda rencanakan. Dengan cara ini Anda dapat mengetahui apa yang benar-benar berhasil untuk Anda dan apa yang tidak.
Kami telah mencantumkan 5 alat analisis kesenjangan yang dapat Anda gunakan saat melakukan analisis kesenjangan. Gulir ke bawah untuk mengetahuinya,
- Apa itu Analisis Kesenjangan?
- Bagaimana Melakukan Analisis Kesenjangan
- Alat untuk Analisis Kesenjangan
- KERJA KERAS
- Tulang ikan
- McKinsey 7S
- Nadler-Tushman
- Model Kausal Burke-Litwin
Apa itu Analisis Kesenjangan?
Analisis kesenjangan digunakan untuk membandingkan posisi Anda dengan posisi yang Anda inginkan. Ini membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan antara dua keadaan ini, dan menghasilkan rencana aksi untuk menutupnya.
Pada dasarnya, ini membantu Anda menemukan solusi untuk masalah yang menghambat Anda untuk berkembang sebagai bisnis.
Itu dapat dilakukan pada
- Tingkat strategis – membandingkan kondisi bisnis Anda dengan kondisi industri
- Tingkat operasional – membandingkan keadaan kinerja bisnis Anda saat ini dengan keadaan yang Anda inginkan
Catatan: Ini juga dikenal sebagai analisis kesenjangan kebutuhan, analisis kebutuhan, atau penilaian kebutuhan
Bagaimana Melakukan Analisis Kesenjangan
Tidak ada proses standar untuk melakukan analisis Kesenjangan karena biasanya harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Tapi inilah langkah-langkah yang akan diikuti oleh analisis Gap.
Langkah 1: Pilih Area untuk Fokus
Pertama-tama, Anda perlu tahu di mana harus fokus selama analisis.
Baik itu dari keuangan, kualitas produk, pemasaran, dll., pilih area masalah spesifik yang perlu Anda telusuri. Misalnya, jika itu pemasaran, area tertentu adalah pemasaran media sosial.
Menjadi spesifik akan membantu Anda fokus lebih baik selama analisis Kesenjangan.
Langkah 2: Apa Target/Tujuan Anda?
Sekarang setelah Anda mengetahui area yang perlu Anda tingkatkan, saatnya untuk menetapkan tujuan atau target. Tidak hanya tujuan ini yang harus realistis, yang berarti bahwa mereka harus dapat dicapai dalam batas waktu tertentu yang Anda tetapkan, tetapi juga harus selaras dengan tujuan bisnis Anda.
Sasaran yang Anda tetapkan ini akan membantu Anda menentukan keadaan masa depan dalam langkah ke- 4.
Langkah 3: Tentukan Keadaan Saat Ini
Sebelum Anda melangkah maju, Anda perlu tahu di mana Anda berdiri. Pada langkah ini, Anda akan mengetahui keadaan saat ini.
Dengan melihat laporan atau dokumentasi proses, melakukan wawancara, curah pendapat, dll., kumpulkan data sebanyak mungkin untuk memperjelas kinerja Anda saat ini.
Langkah 4: Tentukan Keadaan Masa Depan
Ingat tujuan yang Anda tetapkan di langkah 2? Mencapai tujuan ini akan membantu Anda mencapai keadaan masa depan atau situasi yang diinginkan yang Anda inginkan untuk bisnis Anda.
Tentukan apa parameter keadaan ideal bisnis Anda.
Langkah 5: Identifikasi Kesenjangan antara Kedua Negara
Sekarang Anda memiliki pemahaman tentang atribut keadaan Anda saat ini dan keadaan masa depan, lebih mudah untuk mengidentifikasi apa yang menghentikan Anda dari mencapai tujuan Anda.
Setelah mengidentifikasi celah-celah ini, buatlah langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menutupnya.
Alat Analisis Kesenjangan
Setelah Anda mengidentifikasi apa kesenjangannya, Anda perlu melihat mengapa kesenjangan itu ada dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya. Ada beberapa model analisis kesenjangan yang dapat Anda gunakan untuk tugas ini. Berikut ini kami telah membuat daftar beberapa alat analisis Gap yang dapat Anda gunakan.
KERJA KERAS
Analisis SWOT berfokus pada Kekuatan dan Kelemahan di lingkungan internal dan Peluang dan Ancaman di lingkungan eksternal. Ini membantu Anda menentukan posisi Anda dalam industri atau pasar Anda.
Bagaimana cara melakukannya;
- Berkumpul di sekitar tim dari tim/departemen terkait
- Buat matriks analisis SWOT; Anda dapat menggunakan salah satu di bawah ini atau memilih dari contoh analisis SWOT ini
- Buat daftar kekuatan dan kelemahan internal bisnis Anda
- Catat peluang dan ancaman yang ada di industri/pasar
- Atur ulang setiap poin poin dalam urutan prioritas tertinggi di bagian atas, dan terendah di bagian bawah
- Analisis bagaimana Anda dapat menggunakan kekuatan Anda untuk meminimalkan kelemahan dan melawan ancaman, dan bagaimana Anda dapat menggunakan peluang untuk menghindari ancaman dan menyingkirkan kelemahan
Lihat sumber daya ini untuk mempelajari cara menggunakan analisis SWOT secara efektif.
(Klik template untuk mengeditnya secara online)
Tulang ikan
Diagram tulang ikan, juga dikenal sebagai diagram sebab dan akibat atau diagram Ishikawa, membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah atau akibat. Ini daftar 6 Ms (tercantum dalam diagram di bawah) dan membantu Anda melihat bagaimana mereka berhubungan dengan masalah utama.
Bagaimana cara melakukannya;
Berikut adalah panduan singkat tentang diagram tulang ikan untuk membantu Anda memahami bagaimana melakukan analisis sebab dan akibat.
Klik untuk mengedit template secara online
Dapatkan lebih banyak contoh diagram tulang ikan.
McKinsey 7S
McKinsey 7S dapat membantu Anda dengan salah satu tujuan berikut:
- Untuk membantu memahami kesenjangan yang mungkin muncul dalam bisnis
- Identifikasi area mana yang harus dioptimalkan untuk meningkatkan kinerja bisnis
- Menyelaraskan proses dan departemen selama merger atau akuisisi
- Periksa hasil perubahan masa depan dalam bisnis
Angka 7 mengacu pada elemen kunci yang saling terkait dari suatu organisasi. Mereka adalah sebagai berikut,
(Klik template untuk mengeditnya secara online)
Unsur-unsur ini dibagi menjadi dua kelompok; elemen keras, yang berwujud karena dapat dikendalikan, dan elemen lunak yang tidak berwujud karena tidak dapat dikendalikan.
Elemen keras
- Strategi – rencana tindakan yang akan membantu bisnis Anda mendapatkan keunggulan kompetitif
- Struktur – struktur organisasi
- Sistem – bisnis dan infrastruktur teknis yang digunakan karyawan untuk melakukan tugas sehari-hari
Elemen lembut
- Nilai-nilai bersama – seperangkat keyakinan atau sifat yang dijunjung tinggi oleh organisasi
- Gaya – gaya kepemimpinan organisasi dan budaya interaksi
- Staf – staf umum
- Keterampilan – keterampilan utama karyawan
Bagaimana menerapkannya;
- Berkumpul di sekitar tim yang kompeten
- Periksa apakah elemen-elemen tersebut selaras satu sama lain dengan benar (cari celah dan kelemahan dalam hubungan antar elemen)
- Tentukan keadaan di mana elemen-elemen ini akan disejajarkan secara optimal
- Buatlah rencana aksi untuk menyelaraskan kembali elemen-elemennya
- Terapkan perubahan dan terus tinjau 7s, bergerak maju
Berikut tampilan lebih detail cara mengaplikasikan model McKinsey 7s.
Model Kesesuaian Nadler-Tushman
Model keselarasan Nadler-Tushman digunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja dalam suatu organisasi.
Hal ini didasarkan pada prinsip bahwa kinerja bisnis adalah hasil dari 4 elemen ini; pekerjaan, orang, struktur dan budaya. Semakin tinggi kompatibilitas di antara elemen-elemen ini, semakin besar kinerjanya.
(Klik template untuk mengeditnya secara online)
Bagaimana menerapkannya;
- Kumpulkan semua data yang menunjukkan gejala kinerja yang buruk
- Tentukan dan analisis masukan yang mencakup lingkungan, sumber daya, dan riwayat. Dan tentukan strategi organisasi Anda.
- Identifikasi keluaran mana yang diperlukan pada tingkat individu, kelompok dan organisasi untuk memenuhi tujuan strategis
- Cari tahu kesenjangan antara output yang diinginkan dan aktual dan masalah yang terkait dengannya (dan tandai juga biaya yang terkait dengannya)
- Kumpulkan data dan jelaskan sifat dasar dari 4 komponen utama organisasi
- Nilailah derajat kesesuaian di antara komponen-komponen ini
- Lihat bagaimana kongruensi yang buruk dan masalah yang terkait dengan output berkorelasi. Periksa apakah 'kesesuaian' yang buruk dari 4 komponen utama terkait dengan masalah
- Munculkan langkah-langkah tindakan untuk mengatasi penyebab masalah
Lihat sumber daya ini untuk instruksi lebih mendalam tentang cara menerapkan model Kongruensi.
Model Kausal Burke-Litwin
Alat ini membantu Anda memahami berbagai komponen organisasi yang saling berhubungan satu sama lain saat melewati periode perubahan. Ada 12 komponen yang saling terkait dan mereka adalah sebagai berikut,
Klik template untuk mengeditnya secara online
Cara menerapkannya:
- Cari tahu dari mana kebutuhan akan perubahan berasal; baik dari lingkungan eksternal, faktor transformasional dll.
- Identifikasi elemen mana dalam setiap kelompok yang bertanggung jawab atas situasi tersebut
- Periksa elemen kunci bersama dengan 11 elemen lainnya; berikan perhatian khusus pada mereka yang terkait erat dengan elemen yang diidentifikasi
- Cari tahu perubahan yang perlu Anda buat pada elemen utama bersama dengan beberapa elemen lain yang terkait erat dengannya
Pelajari lebih lanjut tentang 12 pendorong perubahan, sorotan Burke-Litwin di sini.
Apa Pendapat Anda tentang Alat Analisis Kesenjangan?
Analisis kesenjangan adalah cara yang bagus untuk mengetahui parameter proyek Anda berikutnya atau upaya peningkatan proses Anda. Kami telah membahas 5 jenis alat analisis Kesenjangan yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam bisnis Anda dan menentukan apa yang harus Anda lakukan selanjutnya.
Beri tahu kami alat analisis Kesenjangan lain yang Anda gunakan selama proses analisis Kesenjangan di organisasi Anda.
Dan jika Anda mencari template analisis Gap, kami siap membantu Anda! Lihat kompilasi template analisis Kesenjangan yang berguna ini yang dapat Anda gunakan untuk beberapa skenario